Zeit sinnvoll nutzen Rechnungsprüfung – Tipp 21

Als Vendor Manager:in gehört die sorgfältige Rechnungsprüfung zu deinen Kernaufgaben. Manchmal kann diese Aufgabe jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen und von anderen wichtigen Tätigkeiten ablenken.

Hast du jemals festgehalten, wie viel Zeit du für die gründliche Rechnungsprüfung benötigst? Wenn es mehr als vier Arbeitstage im Monat sind, ist es an der Zeit, etwas zu ändern. Eine ehrliche Bewertung kann hierbei helfen.

Vier Arbeitstage entsprechen etwa 20 % der Kapazität einer Vollzeitstelle. Basierend auf unserer Erfahrung bei eisq, sind höhere Zeitaufwände nur in Ausnahmefällen gerechtfertigt.

Erkenne Zeitfresser bei der Rechnungsprüfung und vermeide sie.

Wie das geht, erfährst du in dem Beitrag.

21. Tipp:

Wie viel Zeit erfordert das gewissenhafte Prüfen der Rechnung?

Als Vendor Manager:in, wie Dienstleistersteuerer:innen neuerdings immer öfter als Titel tragen, widmet man sich auch dem Prüfen von Rechnungen. Wenn diese als Rechnungsbuch ausfallen, nimmt das mitunter sehr viel Zeit in Anspruch. Zeit, die für andere Aufgaben fehlt.

Hältst du als Servicepartner-Consultant, Outsourcing Koordinator, etc. fest, wie viel Zeit du für das gewissenhafte Prüfen aufwendest? Lautet dein Ergebnis dabei, dass du dafür mehr als vier Arbeitstage im Monat benötigst, heißt es handeln. Schummeln gilt nicht. Nimm besser eine ehrliche Bewertung vor.

Vier Arbeitstage entsprechen grob 20 % der Kapazität bei einer Vollzeitstelle. Unserer Erfahrung von eisq nach, scheinen höhere Werte höchstens in Ausnahmefällen gerechtfertigt.

So kannst du Zeit sparen

Die Rechnungsprüfung ist ein kritischer Bestandteil jeder geschäftlichen Transaktion, erfordert jedoch oft einen erheblichen Zeitaufwand.

Das Identifizieren und Bewältigen von Zeitfressern in diesem Prozess kann deine Effizienz steigern und Fehler minimieren.

Rechnungsprüfung Zeit sinnvoll nutzen

Hier sind einige Ansätze, um Zeitfresser bei der Rechnungsprüfung zu erkennen:

1. Manuelle Dateneingabe: Manuelle Eingaben sind anfällig für Fehler und erfordern viel Zeit. Automatisierungstools können dir helfen, indem sie Daten direkt aus Rechnungen extrahieren übertragen.
2. Fehlende oder unvollständige Unterlagen: Zeit wird verschwendet, wenn Unterlagen fehlen oder unvollständig sind. Eine klare Kommunikation mit Lieferanten über die erforderlichen Dokumente kann dieses Problem minimieren.
3. Übermäßige Genehmigungsprozesse: Zu viele Genehmigungsstufen können zu Verzögerungen führen. Ein Überblick über den Genehmigungs-Fluss und die Identifizierung von Engpässen sind wichtig, um diesen Zeitfresser zu minimieren. Sprich uns gerne an! Wir lösen zu manchen gordischen Knoten.
4. Manuelle Prüfung jeder einzelnen Rechnung: Durch den Einsatz von prüfungsbezogenen Analysen und prädiktiven Tools können Muster identifiziert werden, um Rechnungen effizienter zu prüfen. Dies reduziert den Bedarf an manueller Prüfung jeder einzelnen Rechnung.
5. Mangelnde Integration von Systemen: Uneffektive Integration zwischen Buchhaltungssoftware und anderen relevanten Systemen kann Zeit kosten. Eine nahtlose Integration ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch.
6. Kommunikations-Engpässe: Eine klare Kommunikation zwischen den beteiligten Abteilungen ist entscheidend. Probleme können auftreten, wenn Informationen nicht reibungslos zwischen den Teams ausgetauscht werden.

Indem du diese potenziellen Zeitfresser identifizierst und entsprechende Maßnahmen ergreifst, kann die Effizienz der Rechnungsprüfung gesteigert und die Gesamtleistung des Unternehmens verbessert werden.

5 pragmatische Prüfschritte für dich

1. Lässt sich der Arbeitsaufwand des Prüfens durch andere Arbeitsweisen oder Werkzeuge verkürzen?
   Ganz simple Tricks können die helfen. Lassen sich Rechnungen mittels Texterkennung bearbeiten? Kannst du Leistungsnachweise als offene Datei anfordern? 
2. Verfügst du im Vendor Management über die erforderliche personelle Kapazität für die Aufgabe?
   Wenn nein, lass uns überlegen, wie wir Dinge simplifizieren.
3. Stimmt die Form der Zusammenarbeit mit deinem Dienstleister mit deiner Steuerungskapazität überein? Eventuell ist es sinnvoller, Management-Kapazität bei deinem Dienstleister zu beziehen und dafür mehr Risiko und Verantwortung auf deinen Partner zu übertragen. Das kostet in der Regel zwar Geld, jedoch weniger, als es nicht zu tun.
4. Passt der vertraglich verpflichtete Modus zur Aufgabe der Dienstleistung? Vgl. historisch bedingte Leistungen und Positionen spiegeln ggf. nicht den aktuellen Bedarf.
5. Wie stellen wir uns im Vendor Management ähnlich einem Besuch mit dem Auto beim TÜV auf den Prüfstand? Prüfst du einmal jährlich, ob du und dein Team noch perfekt aufgestellt seid?

Deine spezialisierten Berater von eisq lösen so manchen Knoten. Vor allem sorgen wir für das aufwandsoptimiertere Steuern. Sprich: Du setzt deine Zeit besser ein.

Mehr Lebensqualität durch Vendor Management 2.0!

Für dich – Vendor Management 2.0: damit profitierst du

-> Ganzheitlich steuern – Vendor Management 2.0

1 Nobelpreisträger und 2 Wirtschafts-Wissenschaftler

‚More is different‘ von Nobelpreisträger Prof. Philip Warren Anderson gilt als Standardwerk im Diskurs „Was ist Qualität?“. In dem Werk erklärt er, wie mehr oder weniger von etwas lediglich eine Hilfsdimension von Qualität repräsentiert. Er erklärt dies mit Beispielen aus dem Leben, der Physik und anhand von Services. Das Englische Wort Service bedeutet Dienstleistung oder Dienst.

Sein und unser Appell lautet: Wer ganzheitlich alle Aspekte eines Dienstes/einer Dienstleistung steuert, erlangt bessere Resultate.

Die beiden Wirtschafts-Wissenschaftler Robert S. Kaplan und David P. Norten schaffen mit der Balanced Scorecard (BSC) ein bis heute unerreichtes Vorgehenskonzept für Unternehmen und deren Führung. Das Konzept transferiert die Erkenntnis von ganzheitlichen Denken auf das ganzheitliche Denken im Unternehmen. Dazu formulieren Unternehmen Ziele und Kennzahlen, mit denen sie das Erreichen der Ziele messen. Die Ziele ordnen Firmen den verschiedene Perspektiven/Dimensionen zu.

Zeit sinnvoll nutzen in der Rechnungsprüfung

Die Kennzahlen für die einzelnen Perspektiven der Balanced Scorecard nennen Kaplan und Norten Key-Performance-Indicators. Der Begriff KPI lässt sich aus unserem modernen Wirtschaftswesen nicht mehr wegdenken.

Bei der klassischen Balanced Scorecard gibt es diese vier Perspektiven samt entsprechender KPI:

• Finanzen
• Kunde
• Prozesse
• Potentiale 

Heute exisitieren zahlreiche Adaptionen. 

• Die Project Scorecard als Steuerungskonzept für strategische Projekte
• Die Public-Value-Scorecard als Erweiterung der BSC um gesellschaftliche Chancen und Risiken um Unternehmensumfeld.
• Die Sustainability Balanced Scorecard mit der Ergänzung des BSC um Umweltaspekte.

Unsere Quality Scorecard im Vendor Management 2.0

Dein Steuerungswerkzeug im Outsourcing!

Dank der Quality Scorecard erzielen Unternehmen ganzheitlich bessere Resultate.

Schau – 6 Aspekte für dich als Vendor Manager:in

1. Inhalte – Wie korrekt ist das, was dein Dienstleister tut? Beispielsweise stimmen die Antworten?  
2. Prozesse – Wie gut handelt dein Dienstleister? Hält er die Prozesse ein? Wie gut nutzt er die Systeme? 
3. Kommunikation – Wie steht es um kommunikative Aspekte? Wie freundlich? 
4. Kunde – Wie lautet das Feedback der Endkunden? Wie zufrieden zeigen sich diese?
5. Finanzen – Was kostet dein Dienstleister? Was bringt dein Dienstleister? Hier stehen typischerweise Vorgangskosten oder Verkäufe.
6. Quantität – Der am leichtesten zu messende Aspekt. Wie häufig? Wie lange? ….

Die QSC im Vendor Management – dein praktisches Werkzeug, um deine Dienstleister ganzheitlich zu steuern

Bei der Quality Scorecard handelt es sich um dein ganzheitliches Kennzahlensystem. Du behältst alle Aspekte im Blick. Du wichtest, welche Punkte für dich, dein Unternehmen und deine Kunden wie wichtig sind. Dadurch setzt du Leitplanken für deinen Dienstleister.

Misst du regelmäßig, weißt du anhand der QSC, wo dein Outsourcing Service Provider steht. 

Für dich – die meistgefragten Tipps zur Rechnungsprüfung: 

Link zu den 21 Tipps

Rechnungsprüfung – blog.vendor-management

Für dich bestimmt auch interessant

Erziele bessere Resultate im Outsourcing. Prüfe direkt das Angebot Rechnungsprüfung zum Festpreis. Schon gewusst? Ab 25.000 Euro Rechnungsvolumen steht dir auch eine erfolgsorientierte Variante offen. Null Risiko für dich, dafür stehen dir alle Chancen offen.

Darum: Zeit sinnvoll nutzen Rechnungsprüfung

Falls auch du dir das Leben erleichtern möchtest und somit auch du Interesse am Managed Outsourcing hast, dann nimm deswegen direkt Kontakt auf.

Informiere dich sogleich dazu unverbindlich. Dabei kannst du nur profitieren .

Du interessierst dich dafür dein Vendor Management von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Services)?

• Lern uns doch kostenfrei kennen via Microsoft Teams .
• Oder ruf uns auch dazu gern an unter +49 541 580543-0.

Der Beitrag Zeit sinnvoll nutzen – Tipp 21 von 21 Rechnungsprüfung erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnungen zurückweisen – Dein 20. von 21 Tipp für die Rechnungsprüfung

Oder aber auch: Wie gut nutzt du die Bandbreite deiner Reaktionsmöglichkeiten?

Hier bekommst du deinen 20. von 21 Tipps für die leichtere und obendrein wirksamere Rechnungsprüfung von deiner spezialisierten Outsourcing-Beratung eisq. Außerdem liefern wir dir ein tolles und zugleich kostenfreies Webinar als Zugabe. 

Fehlerhafte Rechnungen können ganz schön nerven.

Aber keine Sorge, ich hab da ein paar Tipps für dich.

In diesem Post erfährst du, wie du mit fehlerhaften Rechnungen korrekt und zudem souverän umgehst. Dir enthülle ich dazu nämlich gleich 5  Handlungsoptionen inklusive Text-Vorlagen.

Erfolgs-Webinar!

Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept für Fluktuation beim Dienstleister

Viele Service Partner Manager:innen fragen, wie gehen Sie mit Rechnungen und speziell fehlerhaften korrekt um?

Wie gehst du mit fehlerbehafteten Rechnungen um?

Gerade fehlerhafte Rechnungen können ganz schön nervig sein.

Aber keine Sorge, ich hab da ein paar Tipps für dich.

**Zuerst heißt es dazu herausfinden, ** wann und warum eine Rechnung fehlerhaft ist.

Formelle Fehler lauten zum Beispiel:

• falsche Firmierung oder Anschrift
• fehlende Angaben zu Leistungszeitraum, Steuernummer, etc.

Sachliche Fehler wären etwa:

• falsche Positionen, Leistungen
• Rechenfehler, Dopplungen, usw. ❌

Wenn du eine fehlerhafte Rechnung erhältst, wählst du aus mehreren Optionen aus.

Welche Option du wählst, hängt von der Art des Fehlers ab. 

Unser Tipp für doch:

Nutze stets dafür stets einen ✍️ schriftlichen Kanal, um auch eine Nachvollziehbarkeit für Dritte zu gewährleisten.

Option 1. Rechnung zurückweisen

Wenn sich die Rechnung formell oder sachlich als falsch erweist, kannst du sie zurückweisen.

Das geht ganz einfach:

• Schreibe deinem Dienstleister einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre, warum du die Rechnung zurückweist.
• Fordere deinen Dienstleister auf, die Rechnung zu korrigieren.

Vorschlag:

Hallo [Name des Dienstleisters],

ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten. Offenbar ist dabei ein kleiner Irrtum unterlaufen.

Deswegen muss ich Ihnen leider mitteilen, dass ich die Rechnung aufgrund folgender Fehler zurückweise:

* Die Firmierung auf der Rechnung ist falsch.
* Der Leistungszeitraum ist nicht korrekt angegeben.

Bitte korrigieren Sie die Rechnung und senden Sie mir diese erneut zu.

Vielen Dank für Ihre Mühe.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Möglichkeit 2: Rechnung zurückstellen

Wenn du dir nicht sicher bist, ob die Rechnung fehlerhaft ist, kannst du sie auch zurückstellen.

Das geht auch ganz einfach:

• Schreibe deinem Dienstleister dazu einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre dabei, warum du die Rechnung zurückstellst.
• Fordere deinen Dienstleister dazu auf, den möglichen Fehler zu klären.

Möglicher Text:

Hallo [Name des Dienstleisters],

ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten.

Ich bin mir nicht sicher, ob die Rechnung korrekt ist. Ich habe dazu folgende Fragen:

* Sind die Positionen der Rechnung korrekt?
* Ist der Rechnungsbetrag korrekt?

Bitte klären Sie die Fragen und senden Sie mir die ggf. die korrigierte Rechnung erneut zu.

Vielen Dank für Ihre Mühe.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Oder 3: Teilbetrag freigeben

Wenn du die Leistung teilweise anerkennst, kannst du natürlich einen angemessenen Teilbetrag freigeben.

Das geht so:

• Sprich dafür mit deiner Buchhaltung ab, wie viel du freigeben möchtest.
• Schreibe dazu deinem Dienstleister einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre darin, warum du nur einen Teilbetrag freigibst.

Beispiel:

Hallo [Name des Dienstleisters],


ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten.


Bitte lassen Sie uns zeitnah über Position [Positionsnummer] sprechen, da wir hierzu möglicherweise unterschiedliche Ansichten haben.

In der Zwischenzeit habe ich die Positionen [Positionsnummern] freigegeben und zur Bezahlung weitergeleitet.

Vielen Dank für Ihre Mühe. 

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Option 4: Freigabe mit Vorbehalt

Wenn du die Rechnung mit Vorbehalt freigibst, bedeutet das, dass du die Zahlung rechtlich erst endgültig leisten wirst, wenn ein möglicher Fehler geklärt worden ist.

Das geht so:

• Schreibe dazu deinem Dienstleister einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre dabei, warum du die Rechnung mit Vorbehalt freigibst.
• Fordere deinen Dienstleister zugleich auf, den eventuellen Fehler mit dir zu klären.

Beispiel:

Hallo [Name des Dienstleisters],

ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten.

Dein Link zu den 21 Tipps

Rechnungsprüfung – blog.vendor-management

Für dich bestimmt auch interessant

Falls auch du dir das Leben erleichtern möchtest und somit auch du Interesse am Managed Outsourcing hast, dann nimm deswegen direkt Kontakt auf.

Informiere dich sogleich dazu unverbindlich. Dabei kannst du nur profitieren .

Du interessierst dich dafür dein Vendor Management von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Services)?

• Lern uns doch kostenfrei kennen via Microsoft Teams .
• Oder ruf uns auch dazu gern an unter +49 541 580543-0.

Der Beitrag Rechnungen zurückweisen – Tipp 20 von 21 Rechnungsprüfung erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Formelle und sachliche Rechnungsprüfung notwendig? Dein 19. von 21 Tipps dazu für die leichtere Rechnungsprüfung von deiner spezialisierten Outsourcing-Beratung eisq. Außerdem liefern wir dir ein tolles und zugleich kostenfreies Webinar obendrein. 

Formelle und sachliche Rechnungsprüfung: Vertrauensbruch, Vorsichtsmaßnahme oder schlicht Kontrollpflicht?

Ein Outsourcing-Koordinator meinte nämlich einst zu mir:

Schließlich vertraue ich meinen Partner nicht, wenn ich dessen Rechnungen auch prüfen muß.

Diese Aussage wirkt zunächst einmal durchaus nachvollziehbar. Schließlich bildet Vertrauen dabei die Grundlage jeder erfolgreichen Zusammenarbeit. Wenn man außerdem einem anderen nicht traut, wird es zugleich schwierig, mit ihm wirklich zusammenzuarbeiten.

Doch ist die ❓ formelle und sachliche Rechnungsprüfung ❓dabei wirklich ein Zeichen von Misstrauen? Wir vertreten dabei jedoch die Auffassung, dass das mitnichten der Fall ist. Im Gegenteil! Denn das Prüfen einer Rechnung gehört außerdem nämlich zu den Kontrollpflichten von Dienstleistersteuerer:innen. Die werden gerne auch Vendor Manager:innen oder eben Outsourcing-Koordinator:innen genannt. Daher hat das nichts mit Misstrauen zu tun. Wenn du es jedoch bevorzugst, betrachte es doch auch als Vorsichtsmaßnahme.

Formelle und sachliche Rechnungsprüfung

Bei der formellen und sachlichen Rechnungsprüfung ⚖️ geht es im Kern darum, die folgenden Punkte zu überprüfen sowie abzugleichen:

Stimmen die Leistungen und die Positionen überhaupt dabei überein? Wurden die Leistungen dazu korrekt erbracht?

Sind die Preise außerdem korrekt?

Wurden eventuell dafür vereinbarte Rabatte, Abzüge, sowie Boni nachdem Addieren korrekt berücksichtigt?

Wie steht es auch um die formellen Punkte? Dabei denken wir an Dinge wie Bestellnummern? Dazu zählen natürlich auch die korrekte Anschrift, sowie die Steuern, und so weiter und so fort.

Sobald du nämlich bei der formellen und sachlichen Rechnungsprüfung Unstimmigkeiten feststellst, handelt es sich aus unserer Sicht keineswegs um Misstrauen. Siehe dazu auch weiter vorne. Du trifft dabei lediglich eine Feststellung, ob die Rechnung korrekt ist oder nicht. Mehr gibt’s dazu nicht zu sagen. In letzten Fall bittest du deinen Dienstleister, neudeutsch auch Outsourcing Service Provider genannt, schlicht, deswegen die Rechnung ️ zu korrigieren.

Auch darum formelle und sachliche Rechnungsprüfung

Natürlich wäre es absolut wünschenswert, wenn Dienstleister ihre Rechnungen immer korrekt erstellen. Jedoch selbst bei den besten Dienstleistern kann es dabei zu Fehlern kommen. Daher ist es folglich wichtig, deswegen die Rechnungen regelmäßig zu prüfen.

Obwohl du bestimmt sofort weiterlesen möchtest, liefern wir dir außerdem einen wichtigen Hinweis. Es handelt sich um unser zudem kostenfreies Webinar am 29.11.2023. Gespannt? Dann schnapp dir gleich den Termin dazu.

Webinar! Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept für Fluktuation beim Dienstleister

Schließen sich Vertrauen und Kontrolle dabei aus?

Nein, das tun sie bestimmt nicht. Vertrauen und Kontrolle schließen sich dabei keineswegs gegenseitig aus. Vertrauen bedeutet, dass man dem anderen glaubt. Nämlich konkret, dass er dabei das Richtige tut. Kontrolle heißt, sich außerdem dazu zu vergewissern, dass der andere auch das Richtige tut.

Vertrauen und Kontrolle betrachten wir als zwei Seiten einer Medaille. Beides sorgt somit erst in der richtigen Kombination für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und gewährleistet damit diese.

eisq geht sogar einen Schritt weiter. Mit dem Anerkennen einer Zahlungspflicht ist zugleich auch das Abnehmen einer Leistung eng verbunden. Die Abnahme ️ gehört dabei auch zu den Kernpflichten von jedem Auftraggeber einer outgesourcten Dienstleistung.

Die Abnahme dient außerdem für noch mehr. Damit stellst du sicher, dass die Leistungen des Dienstleisters auch den vereinbarten Anforderungen entsprechen. Deshalb ist es nun dazu erforderlich, dass ein Auftraggeber die Leistungen des Dienstleisters auch sorgfältig überprüft . Und dadurch schließlich abnimmt.

Somit erachten wir die Abnahme also als wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Sie hilft dir zugleich dabei, auch Missverständnisse sowie Streitigkeiten zu vermeiden. Denn damit trägst du dazu bei, dass somit beide Parteien jeweils die vereinbarten Leistungen erhalten .

Aufgabe formelle und sachliche Rechnungsprüfung

Betrachte das Prüfen daher als Teil der ➡️, nämlich deiner Aufgabe. Oder wenn du dabei im Team arbeitest, als Teil eurer Aufgabe dazu im  Vendor Management. Es handelt sich dabei weder um Misstrauen. Noch geht es  darum, jemanden eins folglich auszuwischen. 

Zeige dazu deinem Dienstleister außerdem auch mit dem Prüfen der Rechnungen eins. Nämlich, dass die Dienstleistung für dich ️ und somit dein Unternehmen wichtig sind.

Bedenke zugleich! Das Abnehmen der externen Leistung erfolgt sinnvoller Weise auch durch den Personenkreis, der sich damit am intensivsten in deinem Haus damit beschäftigt. Nämlich geht es um dich dabei. Dir und deinen Kolleg:innen kommt somit dazu im Vendor Management die formelle und sachliche Rechnungsprüfung zu.

Behalte also die Balance zwischen Prüfen der Rechnung einerseits, sowie Kontrollieren der Leistung andrerseits. Somit erfüllst du deine eigentliche Aufgabe. Nämlich das Steuern. Dafür machst du das. 

3 Beispiele, was du erwarten kannst

Hannelore vertraut uns dazu im Managed Outsourcing die Rechnungsprüfung an. Folglich freut sich ihr Team über mehr Zeit mit Hannelore. Und die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern klappt zudem deutlich harmonischer und somit kostengünstiger. 

Für Julia konnten wir durchschnittlich 2,5 Arbeitstage pro Monat freischaufeln. Somit kommt heute Julia besser und zudem effizienter ihrer Kontrollpflicht nach. Das erreichten wir sogleich, indem wir die Abrechnungsgrundlagen dafür umstellten. Dadurch verfügt Julia heute über genauso viel Transparenz. Die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister klappt außerdem zudem zugleich reibungsloser. Folglich geht es Julia in ihrem Job besser und das zeigt sich auch im persönlichen Empfinden zur Zufriedenheit.

Volker genießt außerdem heute viel, viel mehr entspannte Arbeitstage als im Vergleich zu davor. Denn er führt heute viel weniger Diskussionen bezüglich abzurechnender Boni und Mali. Das erzielten wir, indem wir dazu sein Bonus-/Malus-System sanft angepasst haben. Folglich rauschen die darauf aufbauenden Rechnungen heute reibungsloser und somit entspannter durch seine Hände.  

Sehr abwechslungs- und lehrreicher Workshop, der neue Perspektiven für operative und strategische Aufgaben aufgezeigt hat. Wir haben viele neue Impulse bekommen.
Volker Messerschmidt, RheinEnergie

Für dich bestimmt auch interessant

Hast auch du Interesse am Managed Outsourcing? Dann nimm deswegen direkt Kontakt auf. Informiere dich sogleich dazu unverbindlich. Somit kannst du nur profitieren .

Du interessierst dich dafür dein Vendor Management von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Services)?

• Lern uns doch kostenfrei kennen via Microsoft Teams .
• Oder ruf uns auch dazu gern an unter +49 541 580543-0.

Der Beitrag 19. von 21 Tipps: formelle und sachliche Rechnungsprüfung erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Kontrollpflicht Rechnungsprüfung – Dein 18. Tipp: Wann prüfst du die Rechnung deiner Dienstleister? Zudem, wie geht du deiner Kontrollpflicht dabei nach?

Alles klar, oder etwa nicht? Irgendwie geht es hier also auch um Zeitmanagement und somit Prioritäten setzen. ➡️ 💡 ⏳ 📝

Tagesgeschäft hin, Termine, Meetings mit Kolleg:innen her, … der Terminplan von Partner Manager:innen, Outsourcing Koordinator:innen oder auch Dienstleistersteuerer:innen weist jedoch selten Lücken auf. ➡️ 🗓️ 📃 💻 📱 ☎️ Dazu landet meist monatlich das zu prüfende Rechnungsbuch auf der To-Do-Liste. Das sich Prioritäten deswegen aufgrund von Ereignissen verschieben, gehört außerdem zur Regel. Im Manager-Sprech heißt es dazu ‚Plan-trifft-auf-Realität‘.

Hol dir deswegen dazu hier praktische und vor allem auch realistisch umzusetzende Tipps, wie du deine Aufgaben als Partner Manager:in in punkto Rechnungsprüfung außerdem leichter wahrnehmen kannst. 📝 💡 🗂️ 

Unsere 21 Tipps umfassende Serien ergänzen wir nämlich hier um ein außerdem nützliches und folglich absolut passendes Praxisseminar für dich. Das machen wir, sodass du perfekt gerüstet bist und weil wir dich außerdem lieben. ❤️❤️❤️

Perfektes Doppel: Tipps Rechnungsprüfung und Seminar Dienstleister steuern: Durch Spezialisierung souveräner agieren!

Die Rechnungsprüfung fällt überdies in deine Kontrollpflichten und Kontrollrechte. Obwohl du bestimmt alles sehr gut machst, lohnt es sich jedoch bestimmt, die folgenden Zeilen dazu kurz zu überfliegen.🔎

Denn in unserem Praxisseminar für Vendor Manager:innen und Dienstleistersteuerer:innen Modul II: Durch Spezialisierung souveräner agierenerfährst du dazu noch mehr über deine Kontrollpflichten und außerdem Kontrollrechte. Die sind darüber hinaus von zentraler Bedeutung, um eine effiziente und somit reibungslose Zusammenarbeit mit Dienstleistern sicherzustellen. Darüber hinaus spielt die zeitnahe Wahrnehmung dieser Aufgaben eine entscheidende Rolle, um nicht nur potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen sondern folglich auch zu lösen. Deswegen ist es ratsam, sich kurz damit zu beschäftigen und dir zudem zu überlegen, was für Vorteile es dir außerdem bringen kann, an dem Praxisseminar teilzunehmen. 🤔🤔🤔

Notiere dir dazu gleich den Termin

Der nächste Termin für dieses bedeutende Seminar im Jahr 2023 ist der 14.11. – 17.11.2023. Es findet zudem online statt und dauert jeweils nur 4 Stunden, sodass du bequem von überall teilnehmen kannst.

Stelle dazu gleich deine Fragen. Sammle sie in Ruhe und kläre sie in einem Termin via 

Microsoft Teams. 

Klicke dazu und fixiere deinen Termin im Kalender 🗓️ . Zudem profitierst du von moderner Video-Telefonie 🌐.

Außerdem kannst du direkt  +49 541 580543-0 wählen. So wie du darauf klickst, verbindet dich dein Smartphone sogleich mit eisq.

Der vielleicht unrealistische Tipp in Sachen Kontrollpflicht Rechnungsprüfung vorweg

In der schicken Welt der Selbstoptimierungs-Coaches geistert nämlich die Pomodoro-Methode als Lösungsansatz umher. Lies dazu diese kleine Einleitung und erfahre außerdem, was es mit der Tomaten-Methode auf sich hat. Obwohl du dir vielleicht jetzt denkst, „Gibt es das wirklich?“, rate ich dir, das Intro dazu kurz zu lesen.

Lauras Pomodoro-Geschichte landet auf dem Bildschirm

„In einem geschäftigen Büro, wo Termine, sowie Aufgaben und Deadlines allgegenwärtig waren, arbeitete Laura, eine engagierte Mitarbeiterin. Ihr Arbeitsplatz befand sich in der Mitte des Großraumbüros, wodurch ständige Ablenkungen lauerten. Dennoch war sie fest entschlossen, ihr Zeitmanagement zu verbessern, um ihre Produktivität zu steigern.

Eines Tages, nachdem sie eine Vielzahl von Zeitmanagement-Techniken und Tipps recherchiert hatte, beschloss sie, eine neue Strategie anzuwenden. Sie begann ihren Tag, indem sie eine Liste ihrer wichtigsten Aufgaben erstellte. Daraufhin räumte sie ihren Schreibtisch auf und schaltete ihr Telefon auf „nur dringende Anrufe“. Dadurch konnte sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren, ohne von unnötigen Gesprächen abgelenkt zu werden.

Um ihre Zeit effizienter zu nutzen, nutzte Laura außerdem eine Technik namens „Pomodoro-Methode“. Sie arbeitete konzentriert für 25 Minuten, gefolgt von einer fünfminütigen Pause,um sich zu erholen. Diese kurzen Pausen nutzte sie, um sich zu dehnen und frische Luft zu schnappen. Dadurch schaffte sie es, ihre Gedanken flüssig zu strukturieren.

Des Weiteren setzte Laura Prioritäten, indem sie Aufgaben in „dringend“ und „wichtig“ unterteilte. Sie erkannte, dass nicht alles, was zudem dringend schien, auch wirklich wichtig war. Dies ermöglichte es ihr, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die jedoch langfristig den größten Nutzen brachten.

In der Folgezeit bemerkte Laura, wie ihre Produktivität stetig zunahm. Sie konnte Aufgaben schneller erledigen, ohne jedoch ständig von E-Mails, Chats oder sozialen Medien abgelenkt zu werden. Ihr Vorgesetzter bemerkte ebenfalls ihre gesteigerte Effizienz und Belastbarkeit.

Laura hatte gelernt, dass das richtige Zeitmanagement und zudem die Verwendung von Techniken wie Priorisierung und der Pomodoro-Methode dazu beitragen konnten, den hektischen Büroalltag zu bewältigen. Von diesem Zeitpunkt an war ihr Büro nicht mehr nur ein Ort der Hektik, sondern ein Raum der Effizienz und Ruhe.“
Aus dem Intro zu einem Pomodoro-Kurs

Es klingt für mich als Leser nach der goldenen Lösung für alles. Folglich frage auch ich mich, gibt es diese Tomaten-Methode wirklich? Gleichwohl was hat es zudem damit auf sich? Und außerdem, will Laura wirklich ihre Effizienz erhöhen, sodass sie eventuell noch mehr Aufgaben zu bekommt?

Ein kurzer Blick ins Netz zeigt mir jedoch, ja, die 🫑 Pomodoro-Methode gibt es. Auf Wikipedia findest du dazu außerdem im Oktober 2023 weiterhin folgende Zeilen:

Die Pomodoro-Technik (orig. pomodoro technique von italienisch pomodoro = Tomate und englisch technique = Methode, Technik) ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen. Der Name pomodoro stammt von der Küchenuhr, die Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte.Die Methode basiert auf der Idee, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern können.

Deshalb überlege ich weiter.

In der Praxis kaum komplett umzusetzen

Spontan geistern auch dir vielleicht Gedanken wie diese durch den Kopf? Wie soll ich mich jedoch 3 Tage lang komplett herausnehmen, außerdem das Telefon abschalten und zudem keine Mails beantworten?  Es gehört allerdings zu meinem Job, für meine Dienstleister und für meine internen Kolleg:innen folglich gut erreichbar zu sein. 📱💻

Das verstehen wir sehr gut. In der Praxis beobachten wir von eisq auch diese Phänomene bei deinen Mitstreiter:innen in dem Zusammenhang.

4 Phänomene dazu

• Rechnungen zeichnet die oder der Prüfende ohne weitere Kontrolle und/oder nur nach kurzem Sichten ab.
  -> In der Folge lässt sich nicht mehr guten Gewissens beantworten, ob ein Auftraggeber zu viel oder zu wenig bezahlt. Überdies entspricht dies nicht mehr wirklich einer Kontrollpflicht als Dienstleistersteuerer:in.
• Der Check der Zahlen in der Rechnung wandert schon mal gerne dazu in Randstunden. Dabei handelt es sich um Zeiten, in den die Aufmerksamkeit und zudem die Konzentrationsfähigkeit bei uns Normalsterblichen sinkt. 🔎
  -> Das bedeutet nicht nur, dass die Qualität der Rechnungsprüfung leidet und außerdem damit die Wahrscheinlichkeit, den einen oder anderen Fehler zu übersehen, steigt. Es bedeutet auch, ob ein Auftraggeber nun zu viel oder zu wenig bezahlt, deswegen niemand mehr weiß. 💰
• Die Rechnungsprüfung mutiert überdies zur Nebenbeschäftigung zwischen verschiedenen Aufgaben. Das beobachten wir allerdings sehr häufig, so daß diese wichtige Kontrollpflicht deswegen leidet.
  ->In diesem Fall steigt jedoch die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu übersehen, dazu massiv. Die Frage, ob ein Auftraggeber zudem alle beauftragten Leistungen oder gar zu viele vergütet, ist deswegen nicht fundiert zu beantworten. ❌

Wir stecken alle in der Tretmühle des Arbeitslebens. Ratschläge zum Zeitmanagement füllen deshalb dazu jedoch zig Websites, wie der oben dazu Tomaten-Tipp mit Lauras Geschichte. Wir liefern dir hier allerdings mehr als eine Pomodoro-Methode aus dem Internet. Weil wir deine Spezialisten für Outsourcing-Beratung sind, teilen wir mit dir dazu echte bewährte Praxis-Tipps, so als ob du direkt schon mit uns zusammenarbeiten würdest. 🤛🤛🤛

4 Fragen als schlecht getarnte Praxis-Tipps zur Kontrollpflicht Rechnungsprüfung

Allerdings helfen uns und eisq-Klienten diese vier Fragen ganz ausgezeichnet:

1. Wie viel Puffer planen wir uns für das Prüfen der Rechnungen dazu im Kalender ein?
   Legen wir im Zweifel jedoch lieber eine (Zeit-) Schippe drauf.
   -> Du weißt, obwohl du mehr Aufgaben gleichzeitig erledigen willst, führt das jedoch in der Regel zu mehr Fehlern. Weil das so ist, hilft deswegen konsequentes Gegensteuern.
2. Wie verteilen wir zudem die Arbeit mit Kolleg:innen? Was für eine Möglichkeit besteht außerdem, das Prüfen im Wechsel mit anderen durchzuführen?
   Wir von eisq empfehlen deswegen ausdrücklich, sich bei der Kontrolle der Rechnungen und Leistungsnachweise dazu mit Kolleg:innen abzulösen.
3. Wie sehr setzen uns interne und externe Zeitlinien zudem unter Druck? Unter Umständen leidet die Qualität während enger Zeitkorrodore unserer Arbeit darunter. Außerdem bedenken wir auch, dass das bewusste Zurückstellen einer Rechnungsfreigabe zudem ein Instrument im Vendor Management ist.
   -> Tipp: Informiere dich außerdem dazu gleich über unsere Ausbildung Operativer Vendor Manager. 💡
4. Wie viel ausreichend Zeit steht uns für das Prüfen der Rechnungen regelmäßig realistisch zur Verfügung? Fehlt uns dazu die Kapazität? Obwohl wir uns so engagieren?
   – > Weil das oft der Fall sein kann, reorganisieren und optimieren wir von eisq dazu euer Dienstleistermanagement.
   Als spezialisierte Unternehmensberatung findet eisq deswegen die für euch am besten funktionierende Lösung. Weil Mehr-Arbeit nicht die Lösung sein kann, finden wir für euch deswegen eine funktionierende.

Hilfe dazu von eisq gleich holen

Deine Outsourcing-Profis von eisq helfen dir, damit du wirksamer und aufwandsoptimierter mit Dienstleistern zusammenarbeiten kannst. Erziele außerdem bessere Resultate im Outsourcing, indem wir dich passgenau beraten und somit unterstützen.

Hol dir dazu entweder gleich deinen Termin via 

Microsoft Teams 

Klicke dazu und fixiere deinen Termin im Kalender 🗓️ . Zudem profitierst du von moderner Video-Telefonie 🌐.

Außerdem kannst du direkt +49 541 580543-0 wählen.

Denn ein Klick genügt und dein Smartphone verbindet dich mit uns, so daß du deine Fragen direkt klären kannst.

3 Beispiele, was du erwarten kannst

Hannelore vertraut uns im Managed Outsourcing die Rechnungsprüfung an. Folglich freut sich ihr Team über mehr Zeit mit Hannelore und die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern klappt deutlich harmonischer und kostengünstiger. 

Für Julia konnten wir durchschnittlich 2,5 Arbeitstage pro Monat freischaufeln, sodass heute Julia besser und zudem effizienter ihrer Kontrollpflicht nachkommt. Das erreichten wir, indem wir die Abrechnungsgrundlagen umstellen. Dadurch verfügt Julia heute über genauso viel Transparenz und die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister klappt zudem reibungsloser. Folglich geht es Julia in ihrem Job besser und das zeigt sich auch im persönlichen Empfinden zur Zufriedenheit.

Volker genießt heute viele, viele entspannte Arbeitstage im Vergleich zu davor. Denn er führt heute viel weniger Diskussionen bezüglich abzurechnender Boni und Mali. Das erzielten wir, indem wir dazu sein Bonus-/Malus-System und folglich die darauf aufbauenden Rechnungen sanft angepasst haben.  

Sehr abwechslungs- und lehrreicher Workshop, der neue Perspektiven für operative und strategische Aufgaben aufgezeigt hat. Wir haben viele neue Impulse bekommen.
Volker Messerschmidt, RheinEnergie

Hast du Interesse am Managed Outsourcing? Dann nimm deswegen direkt Kontakt auf und informiere dich dazu unverbindlich. Somit kannst du nur profitieren.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 18 Kontrollpflicht erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Dein 17. Tipp Rechnungsprüfung Durchlaufposten: klingt für mich total dröge.

🤩 Hey, wer hat gesagt, dass guter Service keinen Spaß machen darf? Heute haben wir uns auf ein Video-Interview-Abenteuer mit der Service-Pilotin Ulrike Dolle begeben. Sie ist nicht nur inspirierend, sondern auch unsere Service-Kapitän! ✈️👩‍✈️

Aber lasst uns über diese Auslagen und Reisekosten sprechen – sind das unberechenbare Überraschungen, eine angenehme Zugabe für deine Dienstleister oder wirklich nur Durchlaufposten? 🤷‍♂️💸 Die Antwort gibt’s im 17. Tipp.

In unserem passenden Seminar für Vendor Manager:innen und Dienstleistersteuerer:innen, Modul II: „Durch Spezialisierung souveräner agieren“, startet ihr praktisch durch. Darin erfahrt ihr mehr über eure Kontrollpflichten und -Rechte als Outsourcing-Manager:in. 🛠️📚 Diese sind entscheidend, um eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit mit Dienstleistern sicherzustellen. Außerdem spielt die zeitnahe Erledigung dieser Aufgaben eine wichtige Rolle, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. 🕒🔍 Das Prüfen von Rechnungen fällt da genau rein.

Markiert euch den Termin! Der letzte Ausgabe dieses wichtigen Seminars im Jahr 2023 findet vom 14. bis 17. November statt. 🗓️

Auslagen und Reisekosten – unkalkulierbare Zusatzkosten, nettes Zubrot oder wirklich Durchlaufposten?

Perfektes Match Rechnungsprüfung Durchlaufposten und Seminar Dienstleister steuern!

In unserem Praxisseminar für Vendor Manager:innen und Dienstleistersteuerer:innen Modul II: Durch Spezialisierung souveräner agierenerfährst du mehr über deine Kontrollpflichten und -Rechte. 
Denn die sind von zentraler Bedeutung, um eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit mit Dienstleistern sicherzustellen. Darüber hinaus spielt die zeitnahe Wahrnehmung dieser Aufgaben eine entscheidende Rolle, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. 

Der nächste Termin für dieses bedeutende Seminar im Jahr 2023 ist der 14.11. – 17.11.2023. 

Rechnungsbücher entstehen mitunter, weil die Anhänge für sogenannte Durchlaufposten umfangreich ausfallen. Kilometergelder, Fahrtkosten, Tickets, Hotelübernachtungen, Porti, Gebühren, Telekommunikationsaufwendungen und vieles mehr – die Liste möglicher Auslagen ist schier endlos. Hier sind der Phantasie kaum Grenzen gesetzt. 💰🌍

🤔 Doch was sind eigentlich Durchlaufposten und worauf achten wir bei der Rechnungsprüfung?

Durchlaufposten – worum geht’s und was ist das?

Ein Durchlaufposten in einer Rechnung bezieht sich auf einen Kostenpunkt oder eine Position, die zwar auf der Rechnung erscheint, jedoch nicht direkt vom Rechnungsempfänger bezahlt wird. 📤💼

Anmerkung:

Rechnungsempfänger meint hierbei den Auftraggeber, also beispielsweise dein Unternehmen.

Stattdessen handelt es sich um eine Auslage oder eine Gebühr, die der Rechnungsaussteller, hier in unserem Beispiel der Auftragnehmer, im Namen des Kunden begleicht. Normalerweise erfolgt dies im Zusammenhang mit einer outgesourcten Dienstleistung.

Durchlaufposten können dazu beitragen, die Gesamtkosten für den Auftraggeber transparent darzustellen. Dafür ist es wichtig, diese Posten sorgfältig zu identifizieren und zu verwalten, um Missverständnisse zu vermeiden und die finanzielle Klarheit in Geschäftsbeziehungen sicherzustellen. 👁️💼

Aber Vorsicht: Für den Dienstleister können Durchlaufposten auch ein nettes Zubrot sein! 💰🤝

Mittel zum Zweck?

Auf den ersten Blick dienen viele der vorgenannten Durchlaufposten lediglich als Mittel zum Zweck. Dazu musst du als erfahrene Dienstleistersteuerer:in wissen, mitunter stellen diese Leistungen auch mehr als ein nettes Zubrot für Outsourcing-Partner dar. Einige Marketing- und Eventagenturen verdienen an den Durchlaufposten jedoch mehr Marge als mit den eigenen Leistungen! Kickback-Zahlungen, Provisionen, oder sogenannten Handling-Fees sei Dank. Da stellt sich schnell die Frage, was für den Dienstleister im Vordergrund steht. Die eigene Leistung oder der Verdienst mit Provisionen?

Beim Prüfen von Durchlaufposten kannst du schnell entdecken, ob deine Partner davon prozentual profitieren, euch scheinbare Sonderangebote überteuert verkaufen, und so weiter und so fort.

Wie das funktioniert? Nehmen wir das Beispiel Agenturprovision

Nehmen wir an, eine Marketing-Agentur erwirbt für einen Kunden Bildrechte bei Adobe. Im Anschluss stellt die Agentur die Rechnung für die geleistete Arbeit und führt im Anhang den Kauf-Beleg mit den Bildrechten an.

Was im Beleg nicht auftaucht ist die Provision aus dem Adobe-Partnerprogramm. Scheinbar vergütet der Auftraggeber 1:1 das Bild. Scheinbar, weil eine Marketing-Agentur sich einen je nach Partnerprogramm einen fetten Anteil rückvergüten lässt.

Denn Adobe bietet verschiedene Partnerprogramme für Marketing-Agenturen an. Darunter fallen das Adobe Partner Connection-Programm und das Adobe Affiliate-Programm. In diesen Programmen erhalten Agenturen Provisionen für den Verkauf von Adobe-Produkten und -Dienstleistungen. 

Weitere Beispiele, warum Rechnungsprüfung Durchlaufposten so sinnvoll ist

Auch wählen viele Dienstleister in der Regel selten den wirtschaftlich besten Weg für den Auftraggeber, sondern für sich als Outsourcing-Service-Provider.

Dein Managementberater wählt vielleicht den Flug anstelle der umweltfreundlicheren und preisgünstigeren Bahnverbindung, kassiert die Flugmeilen und produziert überhöhte Reisekosten.

Der Callcenter-Dienstleister versendet ggf. alle Briefe für den Kunden mit Deutscher Post anstelle eines alternativen Dienstleisters mit niedrigerem Porto und Vorsteuerabzugsfähigkeit (In einem Fall tat das der Dienstleister, weil er eben auch für Deutsche Post an anderer Stelle arbeitete).

Der Fliesenleger bezieht eventuell deine Fliesen über ein Kundenkonto völlig überteuert beim Fachhändler und bekommt dann 25% als Treue-Rabatt rückvergütet.

Durchlaufposten können sich derart schnell schnell zu einem unkalkulierbaren Kostenblock  entwickeln.

5 konkrete Schritte in Sachen Rechnungsprüfung Durchlaufposten

Als Vendor Manager:in, die Rechnungsanhänge prüft und freigibt, nützen dir dabei fünf konkrete Schritte:

1. Faustregel anwenden: Übersteigen die Auslagen/Durchlaufposten 5% der Rechnungssumme? Dann lohnt g sich genaues Hinsehen.
2. Hinterfrage von Zeit zu Zeit Auslagen. Denn damit signalisierst du zweierlei. Einerseits zeigst du Interesse, indem du genau hinsiehst. Andererseits nutzt deine genaue Beschäftigen beispielsweise mit der Frage, warum kein alternativer Postdienstleister die Briefe zustellt, dem aktiven Kostenmanagement.
3. Nutze als Benchmark die eigene Kostenstruktur in deinem Unternehmen. Denn liegen die Fremdkosten für die sogenannten Durchlaufposten über denen in deiner Firma, hol dir die entsprechende Leistung eventuell wieder ins Haus.
4. Setze Durchlaufposten als Zubrot nur punktuell ein.
   Es kann gut sein, dass du bewusst als Belohnung deinem Dienstleister eine einmalige Belohnung zukommen lassen willst, indem dein Dienstleister beispielsweise bei einem Druckauftrag eine zusätzliche Provision erhält. Das ist die eine Sache. Tust du als Dienstleistersteuerer:in das regelmäßig, entsteht schnell ein Interessenkonflikt bei deinem Dienstleister. Am Ende arbeitet er für die Druckerei…
5. Identifiziere Schatten-Bereiche einmal jährlich auch mit Hilfe deiner Durchlaufposten. Das umfasst Ausgaben, die unabhängig von vorhandenen Zentralbereichen in deinem Unternehmen anfallen. Damit würdest du parallele Strukturen aufbauen und pflegen. Das verursacht Doppelkosten und hemmt à la longue deine gesamte Organisation. 

Rechnungen gezielt prüfen oder die Profis von eisq nutzen. Zahle nur so viel, wie wirklich vorliegt. Steuer wirksamer und aufwandsoptimierter und erleichtere damit deinen Arbeitsalltag.

Gleich Termin holen

Erhalten wir die Möglichkeit, dein Anliegen persönlich zu besprechen?

Hol dir dazu einen Termin mit Microsoft Teams oder rufe uns an unter +49 541 580543-0..

Deine 21 Tipps zur Rechnungsprüfung

Stöbere gerne auch auf unserer Webseite. Dort findest du die Serie außerdem in einer noch nicht überarbeiteten Form. 

Entdecke dazu im Blog auch weitere nützliche Tipps.

Deine Serie Rechnungsprüfung umfasst stolze 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Ursprünglich veröffentlichten wir rund um den Jahreswechsel 2020 auf 2021 die Reihe auf eisq.eu. Für den Blog bereiten wir die Ratschläge für dich neu und moderner auf.

Abschluss und vielen Dank

Erziele bessere Resultate im Outsourcing. Mit eisq steuerst du effizienter und effektiver Outsourcing-Partner.

Setze auf eisq.

Vorschau amüsanter Video-Talk mit Ulrike Dolle

Freut euch auf ein exklusives Video-Interview mit der Service-Pilotin Ulrike Dolle! Teil 1 ist bereits ab Montag auf dem Schneidetisch und wird entweder nächste oder übernächste Woche hier veröffentlicht. Taucht ein in die Welt des exzellenten Service und lasst euch von Ulrikes inspirierender Idee begeistern. Bleibt dran – das Beste kommt erst noch! 💫🎥 

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Tipp 17 von 21 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Tipp 16 Rechnungsprüfung. Stimmt die periodengerechte Zuordnung? Klingt dröge? Es beinhaltet eine gewaltige Menge Sprengkraft.

Wenn du in deiner Rolle als Dienstleistersteuerer:in, Outsourcing Koordinator:in oder im modernen Begriff Vendor Manager:in umfangreiche ausgelagerte Dienstleistungen verwaltest, dann kennst du sicherlich die Herausforderung. Oftmals befasst sich auch der Outsourcing Manager:in mit dieser Thematik. Rechnungsnachweise zuhauf landen auf deinem Schreibtisch. Es gehört zu deinen Aufgaben, diese prüfen. Zeitnah. Akribisch.

Genau genommen handelt es sich sogar um eine Kontrollpflicht.

Tipps Rechnungsprüfung – Kleine Werbeeinblendung:

In unserem Praxisseminar für Vendor Manager:innen und Dienstleistersteuerer:innen Modul II: Durch Spezialisierung souveräner agierenerfährst du mehr über deine Kontrollpflichten und -Rechte. 
Denn die sind von zentraler Bedeutung, um eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit mit Dienstleistern sicherzustellen. Darüber hinaus spielt die zeitnahe Wahrnehmung dieser Aufgaben eine entscheidende Rolle, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. 

Der nächste Termin für dieses bedeutende Seminar im Jahr 2023 ist der 14.11. – 17.11.2023. 

Mit Hilfe der 21 Tipps zur Rechnungsprüfung geht dir die Arbeit leichter von der Hand.

Oder du holst dir die Profis von eisq. Wir übernehmen das gerne für dich. 

Jetzt starten wir mit deinem 16. Tipp  Rechnungsprüfung.

Worin bestehen die Tücken der periodenfremden Rechnungen?

Als periodenfremd bezeichnen Finanz-Manager:innen Rechnungen,

• in denen Einnahmen oder Ausgaben für Leistungen oder Produkte erfasst sind,
• die zeitlich nicht in den Abrechnungszeitraum oder den Buchungszeitraum passen,
• in dem sie tatsächlich hätten erfasst werden sollen.

Dies kann zu Unstimmigkeiten in der Buchführung und in den Finanzberichten eines Unternehmens führen. Da die Buchführung normalerweise darauf abzielt, Einnahmen und Ausgaben in dem Zeitraum zu verbuchen, in dem sie tatsächlich angefallen sind, um eine genauere Darstellung der finanziellen Leistung und Position des Unternehmens zu gewährleisten.

Periodenfremde Rechnungen können verschiedene Ursachen haben,

• einschließlich Verzögerungen in der Rechnungsstellung,
• Fehlbuchungen oder absichtliche Bilanzmanipulationen.

Wem jetzt zusätzlich ‚Rechnungsabgrenzungsposten‘ und ‚Buchhaltung‘ als Stichworte in den Sinn kommen, kennt das Dilemma der Kolleg:innen im Finanzbereich. Das Ermitteln eines sogenannten periodengerechten Erfolges (einfach ausgedrückt: Was verdient deine Sparte, dein Bereich, dein Unternehmen wirklich?) mutiert mitunter zur kaum lösbaren Aufgabe.

Im Kontext der Dienstleistersteuerung resultieren aus periodenfremden Rechnungen häufig:

1. Falsche Bewertungen der Leistung des Dienstleisters
2. Beeinträchtigungen der Budgetplanung für die fremdvergebene Dienstleistung
3. Fehlentscheidungen im Vendor Management oder zumindest das Risiko von solchen Fehlentscheidungen
4. Vertrauensverlust gegenüber seinem Dienstleister

->  Es ist wichtig, solche Unstimmigkeiten frühzeitig zu identifizieren und zu korrigieren, um die Genauigkeit der (finanziellen) Berichterstattung sicherzustellen.

Operativ ergeben sich Fallen

Praxisbeispiel

Ein Klient erhielt von seinem Dienstleister Rechnungen über

• • • • 468 Installationen bei Kunden im Januar,
      • 454 im Februar,
      • 441 im März und
      • 612 im April.

Auf den ersten Blick scheint es so, als ob der Klient im April besonders erfolgreich unterwegs wäre.

Faktisch handelte sich jedoch bei 251 Stück um nachträgliche Werte für das erste Quartal.

-> Der April lief damit schlecht und weit unter den Erwartungen!

Auf der Rechnung des Dienstleisters stand zwar ‚Leistungszeitraum = April‘, doch das stimmte operativ nicht.

Die Rechnungsangaben verleiten zu falschen Entscheidungen.

Vorsicht vor Steuerbetrug und Bilanzmanipulation

Ein weiteres Problem, das in diesem Zusammenhang auftreten kann, lautet Steuerbetrug oder Bilanzmanipulation. Dies betrifft sowohl die Unternehmen, die Rechnungen ausstellen, als auch diejenigen, die sie erhalten. Beide Parteien könnten theoretisch periodenfremde Rechnungen verwenden, um ihre jeweiligen Bilanzen zu „optimieren“. Jedoch ist dies keine Praxis, die von verantwortungsbewussten Vendor Manager:innen aktiv unterstützt werden sollte.

Damit du als Dienstleistersteuerer:in oder Outsourcing-Koordinatorin und somit Leser:in dieser Tipps gefeit bist, helfen dir diese 4 Schritte:

1. Checke die Rechnungswerte jedes Mal auf Plausibilität.
   -> Vergleich sie zum Beispiel mit deinen eigenen Daten.
2. Durchforste akribisch die Leistungsnachweise, ob diese der korrekten Periode entsprechen.
3. Fordere fehlende Leistungsnachweise oder Angaben nach.
4. Nimm dir ausreichend Zeit, die Rechnung gewissenhaft zu prüfen und freizugeben.
   Denn: Periodenfremde Zuordnungen zeigen sich erfahrungsgemäß selten auf den ersten und zweiten Blick.

Effektive Steuerung als Dreh- und Angelpunkt

Wir möchten auch betonen, dass es bei der Auslagerung von Aufgaben und Dienstleistungen an externe Partner auf eine effektive Steuerung ankommt.

Die Prüfung von Rechnungen dient dir dabei als Hilfsmittel. Wenn dir und deiner Organisation die Zeit dafür fehlt, haben wir von eisq die passende Lösung für dich parat.

Managed Outsourcing by eisq – das Prüfen von Rechnung und Vertrag ist inklusive

Kennst du schon diese Fakten?

• Eine Rechnungsprüfung durch eisq refinanziert sich von selbst.
• Wir als marktführende Experten arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr. Uns offenbaren sich oft unberücksichtigte Aspekte.
• Du entlastest dich und deine Organisation. Oben spart ihr Zeit, Geld und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess der Rechnungsprüfung. Dazu fassen wir die Ergebnisse zusammen. Zusätzlich profitierst du von Tipps, Empfehlungen und Hinweisen.

Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgende Vorteile:

✔️ Wir decken Positionen auf.

Du bist gefeit vor Vorteilsannahme. 

➕ Du und deinen Unternehmen könnt den Prozess der Nachforderung aktiv gestalten.

Ist doch besser als reaktiv, oder?

Ab einem Rechnungsvolumen von 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, eine rein erfolgsbasierte Option zu wählen!

Nutze das Fachwissen von eisq. Vermeide überhöhte Kosten und erleichtere dir die Arbeit.

Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse im Outsourcing. Du kannst effektiver und ressourcenschonender deine Dienstleister steuern.

Gleich Termin holen – Tipps Rechnungsprüfung

Erhalten wir die Möglichkeit, dein Anliegen persönlich zu besprechen?

Kontaktiere uns direkt und kostenlos über Microsoft Teams oder rufe uns an unter +49 541 580543-0..

Deine 21 Tipps zur Rechnungsprüfung

 Besuche gerne unsere Webseite. Dort findest du die Serie außerdem. 

Entdecke hier im Blog weitere nützliche Tipps.

Die Serie zum Thema Rechnungsprüfung beinhaltet stolze 21 Tipps aus unserem Berateralltag. 2020 und 2021 veröffentlichten wir diese zuerst auf eisq.eu. Im Zuge unserer permanenten Web-Arbeiten aktualisieren wir den Blog für dich Schritt für Schritt.

Schluss- und Dankesworte

Erziele bessere Resultate im Outsourcing. Mit eisq steuerst du effizienter und effektiver Outsourcing-Partner.

Setze auf eisq.

Der Beitrag 21 Tipps Rechnungsprüfung: Tipp 16 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnungen von Dienstleistern leichter prüfen mit eisq.  Tipp 15 Routine

Julia, 112.000 € und ihr Lieblingswitz. 

Nächste Woche, wenn ein neuer Monat anfängt, wirst du Julia nicht erreichen. Das liegt allerdings weder daran, dass die Urlaubszeit anbricht, geschweige denn hat es etwas mit neuen Kampagnen zum Monatsstart zu tun. Als Managerin Patient Services steuert sie den externen Field Service eines Pharma-Unternehmens in Deutschland.  

Julia steht in der ersten Woche eines Monats externen Ansprechpartner:innen einfach nicht zur Verfügung. In dieser Zeit quillt ihr Schreibtisch nämlich über. Da türmen sich die Abrechnungen, Kilometer-Nachweise, Besuchsprotokolle, und Reports. Daneben liegen Listen mit Gerätenummern ausgegebener und zurückgenommener Devices, von Schulungs-Materialanforderungen sowie von außerplanmäßigen Besuchs-Anforderungen.

Julia prüft die Monatsabrechnung! Fast 112.000,00 € 2022

Julias Vorgesetzte stellte vor längerer Zeit einmal die Frage, ob die ganze Arbeit wirklich sein müsse. Ob nicht auch Stichproben reichten. Obwohl die Idee unserer Heldin gut gefiel, sollte die Managerin davor eine Excel erstellen, wie hoch die Rechnungskorrekturen pro Jahr zugunsten des Pharma-Unternehmens auf Basis von Julias Arbeit ausfallen.

Was soll ich dir sagen, für das Jahr 2022 nennt die Excel die stolze Summe von fast 112.000,00 €. Bei so einem Betrag stellt niemand in Frage, ob sich die Arbeit lohne.

Ihr größter Feind bei der Rechnungsprüfung – die Routine

„Eigentlich macht es mir Spaß, Fehler aufzuspüren. Wenn ich allerdings zum dritten Mal in Folge bei einer bestimmten Person im Außendienst die gleichen Dinge sehe, wird es langweilig.“ 
Julia, Manager Patient Services

Mit der Zeit entwickelte Julia ihre eigene Routine, wozu das Blocken der ersten Woche eines Monats gehört. So gehen ihr die Dinge leichter und schneller von der Hand. Allerdings fühlt sich sich dadurch vielleicht in eine Komfortzone eingesperrt.

Bedenke: Indem wir immer wieder dieselben Aufgaben auf dieselbe Weise erledigen, entsteht ein Mangel an Kreativität und Innovation. Wir verpassen möglicherweise neue Möglichkeiten und Erfahrungen, weil wir uns zu sehr an das Bekannte klammern. Routine kann auch zu Monotonie und Langeweile führen, was sich wiederum negativ auf unsere Motivation und unser Engagement auswirkt. Zudem kann sie uns unflexibel machen, da wir uns schwer an Veränderungen anpassen können. Wir sind weniger bereit, neue Herausforderungen anzunehmen und uns außerhalb unserer Komfortzone zu bewegen. Daher ist es wichtig, einen gesunden Ausgleich zwischen Routine und Abwechslung zu finden, um das Potenzial für persönliches Wachstum und neue Erfahrungen nicht zu vernachlässigen.

15. Tipp: Schütze dich vor Routine; Rechnungen leichter prüfen – Wie geht das?

Neuer Monat, neues Rechnungsbuch. Vendor Manager:innen, wie Dienstleistersteuerer:innen neudeutsch firmieren, wissen, was das heißt. 

Es gehört zu den Aufgaben, die eingehenden Rechnungen gewissenhaft zu prüfen. Dank der Routine geht das von Monat zu Monat leichter und schneller von der Hand.

Dabei lauert eine große Gefahr in Form der Nachteile des Routine-Effekts.

Per se bietet Routine eine Menge Vorteile…

Menschen werden in dem, was sie tun/arbeiten/erledigen immer besser. Der Grad der Ausprägung verhilft uns, erfolgreicher zu sein. Sprich, routinierte Menschen erledigen Dinge schneller und meist und cleverer. Das spart Zeit und lässt sich unter Lernkurve subsumieren.

… und kostet zeitgleich.

Routine führt umgangssprachlich zu Betriebsblindheit. Damit meint der Volksmund eine Arbeitsweise ohne Selbstkritik, ohne Blick für eigene Fehler oder Mängel. Psychologen sprechen in dem Zusammenhang vereinfacht heruntergebrochen davon, dass ‚Arbeiten ohne bewusstes Nachdenken‘ erledigt werden können.

Das birgt die oben genannten Vor- sowie einige Nachteile.

Fußballer nennen dies Automatismen. Piloten trainieren solange, bis sie ohne nachzudenken ein Flugzeug steuern. Die Nachteile liegen auf der Hand:

1. Routinearbeiten gelten als Demotivator oder Motivationsbremse.
2. Wer sich nicht mehr fragt, ob er richtig handelt, läuft Gefahr, den gleichen Fehler immer wieder zu begehen.
3. Der Pilot, der routiniert in schneller Abfolge das Flugzeug bedient, begeht möglicherweise in Krisensituationen tödliche Fehler.

Um sich als Outsourcing-Koordinator:in vor Betriebsblindheit, also der Kehrseite des Routine-Effekts zu schützen, helfen diese drei Dinge:

• Wechsel dich mit Kolleg:innen ab. Es hilft ungemein, wenn eine andere Person die Aufgabe Rechnungen prüfen für einen Monat übernimmt und kritisch rückfragt.
• Durchbreche bewusst deine Routine-Prüfprozesse. So wie Piloten in regelmäßigen Abständen ihre Lizenz mit Simulationen und sich verändernden Bedingungen erneuern, kannst auch du dich wappnen. Oft genügt es, eine Komponente anders zu gestalten und schon denkt das Gehirn wieder aktiver mit und es macht dir mehr Spaß! Nutze beispielsweise ein neues Tabellenblatt, baue eine Formel neu, vergleiche andere Zahlen…

Oder:

• Profitiere von einem neutralen unvoreingenommenen Expertenblick von außen.

Rechnung leichter prüfen – profitiere von unserem Expertenblick von außen

Deine eisq-Berater:innen liefern dir kostenfrei zusätzliche Empfehlungen.

Managed Outsourcing von eisq – Rechnungen leichter prüfen inklusive

Hast du das gewusst?

• Die Rechnungsprüfung durch eisq bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Wir als marktführende Experten arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr. Uns offenbaren sich oft unberücksichtigte Aspekte.
• Du entlastest dich und sparst Zeit, Geld und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen und geben auf Wunsch auch Empfehlungen.

Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgenden Vorteil. Nicht nur, werden wie erwähnt auch unbeachtete Positionen aufgedeckt. Sondern es bietet dir auch die Möglichkeit, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten.

Ist doch besser als reaktiv, richtig?

Ab einem Rechnungsvolumen von 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, eine rein erfolgsbasierte Option zu wählen!

Nutze das Fachwissen von eisq. Vermeide überhöhte Kosten und erleichtere dir die Arbeit.

Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse im Outsourcing. Du kannst effektiver und ressourcenschonender deine Dienstleister steuern.

Erhalten wir die Möglichkeit, dein Anliegen persönlich zu besprechen?

Kontaktiere uns direkt und kostenlos über Microsoft Teams oder rufe uns an unter +49 541 580543-0.

Rechnungen leichter prüfen – unsere Tipps zur Rechnungsprüfung

Für alle hilfreichen Tipps zur Rechnungsprüfung besuche gerne unsere Webseite. Hast du bisherige Tipps zur Rechnungsprüfung verpasst?

Finde auch hier im Blog alle weiteren Tipps zur effektiven Rechnungsprüfung.

Insgesamt umfasst unsere Serie zum Thema Rechnungsprüfung 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Die Tipps wurden zwischen 2020 und 2021 zunächst auf eisq.eu veröffentlicht und kurz darauf in unserem Blog.

Darüber hinaus harren noch 6 Stück der Aktualisierung.

Julias Lieblingswitz

Nun, bevor du gleich ein Lächeln in deinem Gesicht findest, erinnere dich daran, dass Julia bei einem Pharma-Unternehmen arbeitet.

Frage: Warum soll ich zu Risiken und Nebenwirkungen bei Medikamenten eigentlich meinen Arzt oder Apotheker fragen?
Antwort: Naja, um Gewissheit zu haben.
Und warum wissen die Hersteller darüber nix?

 

Der Beitrag 21 Tipps Rechnungen leichter prüfen: Tipp 15 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnung und Vertrag – 14. Tipp: Ist das überhaupt vertragskonform?

Bei dir als Dienstleistersteuerer:in, Outsourcing Koordinator:in oder neudeutsch Vendor Manager:in umfangreicher ausgelagerter Services landen oft bildlich gesprochen ganze Bücher voll mit Nachweisen zu Rechnungen auf dem Tisch. Manchmal trägst du auch einen Titel als Outsourcing Manager:in. 

Der Titel ändert nichts an deinen Aufgaben.

So sieht eine typische Beschreibung deiner Aufgaben auf LinkedIn aus:

• Regelmäßiges Überprüfen und Verbessern der Leistungserbringung unserer Dienstleister, um sicherzustellen, dass die Abnahme und Leistungsabrechnung vertragskonform erfolgen.
• Ansprechpartner für alle steuerungsrelevanten Anliegen im operativen Tagesgeschäft.
• Identifizieren und Priorisieren der Umsetzung von Optimierungspotenzialen unserer Dienstleister und sicherstellen der Erreichung unserer Serviceziele
• Sicherstellung der Einhaltung unserer Key Performance Indicators (KPIs) und ihrer Transparenz über alle Dienstleister-Standorte hinweg.
• Verantwortlich für Informationen im Zusammenhang mit dem Service sowie Sicherstellung von Standards für Berichtswesen, Ablage und Reports.
• Bewertung der Kosten und Preisgestaltung der Customer Contact Center unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte und Rentabilität.
• Regelung vertraglicher Themen in Zusammenarbeit mit unserer Beschaffung

Unser 14. Tipp für dich!

Die Sache mit dem Umfang von Rechnung und Vertrag

Zig Seiten dokumentieren Leistungen und Positionen, die deine Dienstleister für euch erbringen. Wer sich daran wagt, das gewissenhaft zu prüfen, vergisst leicht einen wichtigen Aspekt.
Denn der Wust an Informationen lenkt den Blick weg von der entscheidenden Frage. Ist das vertragskonform?

Gehen wir einen Schritt zurück.

Warum fallen Rechnungen oft so umfangreich aus?

Die Gründe für das Hinzufügen von Anhängen liegen neben der Transparenz  oft in den spezifischen Anforderungen des Rechnungsempfängers – sprich deiner Firma – und/oder den gesetzlichen Vorschriften im Rechnungswesen ab. Hier listen wir für dich 4 Beispiele auf.

1. Belege und Nachweise zur Transparenz: Anhänge können Belege oder Nachweise enthalten, die die in der Rechnung aufgeführten Leistungen oder Ausgaben unterstützen. Dazu können zum Beispiel Quittungen, Lieferscheine, Arbeitsberichte oder Verträge gehören. Durch das Bereitstellen dieser zusätzlichen Informationen verbessern die Autoren die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Rechnung
2. Steuerliche Anforderungen: In einigen Ländern gibt es spezifische steuerliche Vorschriften, die bestimmte Informationen oder Dokumente als Anhang zur Rechnung verlangen. Besonders knifflig wird dies im Nearhsore, wenn dein Dienstleister außerhalb der EU sitzt. Dies geht dann sofort über Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers oder die innergemeinschaftlichen Einhaltung bestimmter Dokumentationspflichten hinaus. Leistungsdatum, Abgrenzungs-Bestimmungen, Nachweise von Abgaben auf Teilleistungen, etc. müssen korrespondieren. 
3. Vertragsbedingungen: Wenn in einem Vertrag bestimmte Bedingungen oder Vereinbarungen festgelegt sind, die nicht direkt in der Rechnung selbst erfasst werden können, werden diese häufig als Anhang zur Rechnung beigefügt. Der Klassiker: Einhaltung des/der Service Level Agreements im Monatsverlauf, Zeitpunkte, wann Bestimmungen aufgehoben oder ausgesetzt werden.
   
4. Regelungen des Rechnungswesens: Je nach nationalen Rechnungslegungsstandards oder branchenspezifischen Vorschriften können bestimmte Informationen als Anhang zur Rechnung erforderlich sein. Dies kann beispielsweise die Offenlegung von Rückstellungen, Abschlüssen oder spezifischen Anforderungen zur Bilanzierung betreffen. Oder aber auch Dokumentationspflichten zu Lieferketten, Chargen-Nummern, etc. zwecks Rückverfolgbarkeit.

Aus dem Blick verloren – vertragliche Bestimmungen und Rechnung

Von außen sieht man mehr. In unseren Checks für Klienten merken wir das. Oftmals vergessen die Menschen auf beiden Seiten – sprich bei  Auftragnehmer und Auftraggeber – die vertraglichen Bestimmungen. Das passiert und gehört dazu.

4 Beispiele

• Vertragliche Termine für Reports, Rechnungen, Leistungsnachweisen weichen dem Tagesgeschäft. Das führt mitunter zu aufwändigen, teuren und vor allem sehr schwer zu durchschauenden Korrektur-, Abschlags-, Storno- und Schlussrechnungen.
  Problem! Buchhalterisches Chaos und Stress pur. 
• Leistungen, die im Vertrag anders definiert wurden, rechnen die Parteien faktisch fehlerhaft ab.
  Das führt auch zu falschen Marktdaten, mit denen der Auftraggeber arbeitet.
  Praxisfall: Ein Klient vergütete seinem Dienstleister jahrelang Termine im Außendienst und sogenannte Betreuungsanrufe. Laut Vertrag umfasst ein Termin mindestens einen Betreuungsanruf, um den Termin zu vereinbaren. Dieser Anruf ist mit dem Termin abgegolten. Da die Betreuungsanrufe jedoch alle auf der Rechnung auftauchten, glaubte die Bereichsleitung: ‚Der Außendienst des Dienstleisters würde sich viel intensiver um das Gebiet kümmern, als es der eigene Außendienst im anderen Gebiet tut.‘ 
  Problem! Zuviel bezahlt und falsche Daten intern verwendet. 
• Kosten erfahren falsche Zuordnungen.
  Das mag im operativen Tagesgeschäft nicht stören, bewirkt jedoch eine Fehlsteuerung auf Metaebene. Laut Vertrag sollte ein Dienstleister die Kosten je Produktlinie zuordnen. In der Praxis übernahm der Outsourcing Service Provider einfach stets die gleiche Vorlage. Beim Auftraggeber war man drauf und dran, eine scheinbar teurere Produktlinie aus dem Verkehr zu ziehen. Dabei ordnete der Dienstleister nur die Kosten falsch zu.
  Problem! Falsche Zuordnung führt zu falschen Schlussfolgerungen. 
• Auftraggeber bezahlen Leistungen mehrfach.
  Beide Parteien haben nicht mehr auf dem Schirm, wie lange oder welcher Umfang laut Vertrag bereits abgegolten ist. Ein IT-Dienstleister rechnete – ohne Absicht – jedes Jahr Lizenzgebühren je User:in ab. Der Vendor Manager vergaß ebenso, dass laut Vertrag nur Lizenzgebühren je Device anfallen. In dem Fall war das ärgerlich, dass weitaus weniger Devices als Mitarbeiter:innen im Einsatz waren. Der Unterschied betrug Faktor 4,3. Der fiel jedoch nicht auf, weil der Betrag Monat für Monat moderat stieg – nämlich mit jedem Wechsel einer Mitarbeiter:in.
  Problem! Kleine Ursache – große Wirkung

Nutze diese diese 3 erprobten Kniffe – Rechnung Vertrag

Mit diesen 3 Kniffen erleichtert du dir das Prüfen.

1. Wechsel dich beim Prüfen mit Kolleg:innen ab. Wer unbedarft an die Sache herangeht, entdeckt oft leichter Abweichungen.
   Kannst du nicht, weil du niemanden hast?
   Gute Nachricht: Wir helfen dir. Vereinbare gleich einen Termin für ein knackiges 20-minütiges Meeting via Microsoft Teams.
   Klicke einfach auf den Link, wähle dein gewünschtes Zeitfenster und los geht’s. Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.
   Dann vereinbaren wir für dich einen passenden Telefon- oder persönlichen Termin. 
2. Konsultiere lieber einmal öfter als nötig den Vertrag und gleiche die Positionen ab. Ja, ja, ist schon klar. Banaler Rat. Ich kenne das. Im Kopf meint man, alles beisammen zu haben. Doch die Dinge im Kopf entwickeln sich weiter und entfalten ein Eigenleben. Nachschlagen hilft.
3. Stellst du fest, dass Vertrag und Leistung nicht mehr zusammenpassen?
   Kein Ding. Das ist normal. Schließlich verändern wir uns alle jeden Tag.
   Aktualisiere den Vertrag! Schließlich regelt ein Vertrag die Zusammenarbeit und bildet die Grundlage. Dass du jetzt nicht „Hurra“ schreist, ist klar. So einen Vertrag aktualisieren kostet Zeit und Mühe. 
   Zum Glück stehen wir an deiner Seite.

Rechnung und Vertrag – profitiere von unserem Expertenblick von außen

Deine eisq-Berater:innen liefer dir kostenfrei zusätzliche Empfehlungen, worauf du bei der nächsten Vertragsgestaltung achtest. So wird deine Arbeit leichter.

Managed Outsourcing von eisq – Prüfen von Rechnung Vertrag inklusive

Hast du das gewusst?

• Die Rechnungsprüfung durch eisq bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Wir als marktführende Experten arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr. Uns offenbaren sich oft unberücksichtigte Aspekte.
• Du entlastest dich und sparst Zeit, Geld und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen und geben auf Wunsch auch Empfehlungen.

Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgenden Vorteil. Nicht nur, werden wie erwähnt auch unbeachtete Positionen aufgedeckt. Sondern es bietet dir auch die Möglichkeit, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten.

Ist doch besser als reaktiv, richtig?

Ab einem Rechnungsvolumen von 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, eine rein erfolgsbasierte Option zu wählen!

Nutze das Fachwissen von eisq. Vermeide überhöhte Kosten und erleichtere dir die Arbeit.

Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse im Outsourcing. Du kannst effektiver und ressourcenschonender deine Dienstleister steuern.

Erhalten wir die Möglichkeit, dein Anliegen persönlich zu besprechen?

Kontaktiere uns direkt und kostenlos über Microsoft Teams oder rufe uns an unter +49 541 580543-0..

Über unsere Tipps zur Rechnungsprüfung

Für alle hilfreichen Tipps zur Rechnungsprüfung besuche gerne unsere Webseite. Hast du bisherige Tipps zur Rechnungsprüfung verpasst?

Finde auch hier im Blog alle weiteren Tipps zur effektiven Rechnungsprüfung.

Insgesamt umfasst unsere Serie zum Thema Rechnungsprüfung 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Die Tipps wurden zwischen 2020 und 2021 zunächst auf eisq.eu veröffentlicht und kurz darauf in unserem Blog.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 14 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnungsprüfung bei personalintensiven fremdvergebenen Dienstleistungen erstreckt sich in der Regel auch auf Schulungskosten. Ein solcher Posten findet sich nach unserer Erfahrung über kurz oder lang immer bei unseren Auftraggebern. Dienstleistersteuerer:innen geben meist monatlich die Rechnungen frei. In den Nebenkosten tauchen dann die Schulungen auf.

Doch geht da immer alles mit rechten Dingen zu? Sage und schreibe 43 % betrug bei einem Auftraggeber der Anteil unberechtigter Schulungskosten. Das muss keine böse Absicht sein. Eventuell liegt auch nur ein Missverständnis oder Fehler vor. Unschön ist es trotzdem, finde ich.

Kann dir als Vendor Manager:in, die/der sich um die Dienstleister kümmert nicht widerfahren? Glückwunsch. 

Falls du dich gegebenenfalls absichern möchtest, nutze 4-6 Minuten, um diesen nützlichen Tipp zur Prüfung von Rechnungen dir schnell anzueignen.

Kollege Marcus recherchierte für dich und liefert eine Story zur Herkunft einer Redewendung. Als Leser:in kennst du bestimmt schon sein Faible für diese Themen.

Werbeeinblendung

Hier erscheint jetzt eine Werbeeinblendung – gemäß dem Motto „Klappern gehört zum Handwerk“. Wenn du die Werbung überspringen möchtest, klicke  einfach hier.

Achja, das Sprichwort erklären wir auch. Hier schon mal ein kleiner Hinweis in Form eines Bildes.

Sichere dir den Zugang zu unserem zweiten kostenlosen Webinar „Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept fürFluktuation beim Dienstleister“.

Gleich Platz sichern!

Dank unserem geheimen Rezept im Vendor Management profitieren unsere Klienten übrigens direkt von den folgenden drei Mehrwerten:

• Customer Experience: +6% ⇒ Bessere Kundenerlebnisse liefern bessere Bindung.
• Fluktuations-Rate im Onboarding: –16% ⇒ Das reduziert deinen Schulungsaufwand und verbessert dank besser routinierter Kolleg:innen deinen Service. Weniger Personalmangel.
• Engagement Rate:+286% ⇒ So verkaufst du mehr.

Ende der Werbeeinblendung

Dein 13. Rechnungsprüfung Tipp: Wie transparent weist dein Dienstleister Schulungsleistungen aus?

Und, hast du die Werbung übersprungen oder nicht? 

In praktisch allen personalintensiven Aufgabenfeldern entsteht wiederkehrend Schulungsbedarf. Prozesse erfahren Änderungen. Neue Arbeitsregelungen, Sicherheitsbestimmungen oder Datenschutzvorkehrungen erfordern neues Wissen. Folglich finden Outsourcing-Koordinator:innen, wie Dienstleistersteuerer:innen auch firmieren, auf Rechnungen Positionen zu Schulungen.

Tückisch erweist sich der Umstand, dass entsprechende Qualifizierungen – Ausnahmen bestätigen die Regel – außerhalb der gewohnten Systeme stattfinden. Wo im Call Center penibel jeder Anruf nachvollziehbar ist, wo in der Logistik jeder Handgriff getrackt wird, wo im Außendienst jeder Kilometer auftaucht, fehlt plötzlich die Transparenz.

Typische Konfliktlinien zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bezüglich Leistungen für Schulungen auf Rechnungen lauten:

1. Welche Schulungen beruhen auf der Einflusssphäre des Auftraggebers? Gehören betriebliche Inhalte des Dienstleisters, wie der Umgang mit einer neuen Office-Version, einem neuen Work Force Management-Tool, oder ähnliches auf die Rechnung?
   Spannende Frage, nicht wahr?
2. Wer trägt wofür die Kosten?
   Um es mal ganz platt auszudrücken.
   
3. Wer veranlasst Schulungen? Ergo, wer bestellt, zahlt.
4. Wie weist der Partner die dafür angesetzte Zeit nach?
5. Wie gehen beide Parteien damit um, wenn ein Teil der zu schulenden Personen einen Teil der Zeit gar nicht (geistig) anwesend ist?
   Passiert immer wieder.

5 Ratschläge für deine Rechnungsprüfung

Damit Vendor Manager:innen leichter Schulungsleistungen auf Rechnungen prüfen, lese diese 5 bewährten Ratschläge.

1. Vereinbare Schulungsnachweise. Vortragende und zu Schulende bestätigen jeweils mit ihrer Unterschrift die Teilnahme. Fallweise helfen natürlich auch Zeitstempel in e-Learning-Tools. Kritischer ist es schon mit einer Zoom-Schulung mitausgeschalteter Kamera.
2. Stimme ab, wer in deinem Unternehmen befugt ist, Aufträge für kostenpflichtige Schulungen zu erteilen. Halte jeden Auftrag schriftlich fest. Das mag nach Formalismus und Bürokratie klingen, senkt jedoch auf wunderbare Weise sehr oft die Kosten.
3. Kläre jeweils, welche Inhalte/Anteile die Einflusssphäre des Auftraggebers betreffen.
   Einer unserer Klienten erhielt monatlich Rechnungen über sogenannte „Refresher-Schulungen“. Neben berechtigten Kosten für Wissensauffrischungen im Bereich der Produkte verrechnete der Dienstleister auch Aufwände für Pausenregelungen, Urlaubszeitbestimmungen und allgemeine Personalgespräche. Der Anteil der unberechtigten Kosten betrug 43%!
4. Halte einvernehmliche Verschiebungen, die schier unvermeidlich auftreten, in einer separaten Datei fest. So verhinderst du, dass du mehrfach ein und dieselbe Sache bezahlst. So vermeidest du ein Ping-Pong bei den Kosten.
5. Nutze, wenn bei dir die Zeit knapp wird, die Profis von eisq .

Lass die Rechnungsprüfung im Managed Outsourcing von eisq durchführen

Informiere dich jetzt über den praktischen Service von eisq zum Festpreis:

• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Wir als marktführende Experten von eisq arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr und offenbart auch unberücksichtigte Kosten.
• Du entlastest dich und spart Zeit und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen und geben auf Wunsch auch Handlungsweisungen.

Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgenden Vorteil. Nicht nur, werden wie erwähnt auch unbeachtete Positionen aufgedeckt. Sondern es bietet dir auch die Möglichkeit, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten, anstatt reaktiv zu handeln.

Ab einem Rechnungsvolumen von 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, eine rein erfolgsbasierte Option zu wählen!

Nutze das Fachwissen von eisq. Vermeide überhöhte Kosten und erleichtere dir die Arbeit.

Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse beim Outsourcing. Du kannst effektiver und ressourcenschonender deine Dienstleister steuern.

Erhalten wir die Möglichkeit, dein Anliegen persönlich zu besprechen?

Kontaktiere uns direkt und kostenlos über Microsoft Teams oder rufe uns an unter +49 541 580543-0..

Über unsere Tipps zur Rechnungsprüfung

Für alle hilfreichen Tipps zur Rechnungsprüfung besuche gerne unsere Webseite. Hast du bisherige Tipps zur Rechnungsprüfung verpasst?

Finde auch hier im Blog alle weiteren Tipps zur effektiven Rechnungsprüfung.

Insgesamt umfasst unsere Serie zum Thema Rechnungsprüfung 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Die Tipps wurden zwischen 2020 und 2021 zunächst auf eisq.eu veröffentlicht und kurz darauf in unserem Blog.

Woher kommt die Redewendung „Klappern gehört zum Handwerk“?

Die meisten stellen sich vor, dass die Wanderhandwerker ihre Ankunft im Dorf mit einer Art Rassel ankündigten, was sie auch taten. Doch die Redensart ist noch älter, so findet sich der Spruch schon im 18. Jahrhundert im „Lettischen Wörter- und Namen-Lexikon“, meint dort aber das Klappern von Webstühlen, Mühlen und anderen Gerätschaften.

Antenne Unna weißt dazu etwa genauer Folgendes:

Schöne Körbe, tolle Teppiche, das beste Mehl: Wer als Handwerker im Mittelalter seine Waren loswerden wollte, musste auf sich aufmerksam machen. Je lauter desto besser – und das Klappern des Webstuhls, des Mühlrads oder auch der Hammer beim Schmied war laut: Die Geräusche zeigten den Menschen, dass hier hart gearbeitet wurde und lockte sie dorthin. „Klappern gehört zum Handwerk“ ist also nichts anders als Werbung. Daran hat sich auch bis heute wenig geändert. Wer seine Sachen loswerden will, der muss sie auch bewerben bzw. schmackhaft machen.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 13 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnungsprüfung: Dein 12. Tipp – Schaue genau hin und zeige Präsenz

„Wo gehobelt wird, da fallen Späne“, weiß der Volksmund. Fehler passieren. Vendor Manager:innen und Sevice Partner Koordinator:innenen, die Rechnungen auf Richtigkeit prüfen, schauen daher am besten ganz genau hin.

Denn schaust du nicht genau hin, brauchst dich auch nicht zu wundern, wenn es dein externer Outsourcing Service Provider nicht so genau nimmt. Dabei hilft es dir, regelmäßig Präsenz zu zeigen. Im Zeitalter von Homeoffice, Teams, Zoom und Co. bedeutet das, digitale Präsenz zu seigen.

Um deine externen Kolleg:innen zu erreichen, brauchst du neue Wege. Besuchst du den Standort deines Dienstleisters, wirst du feststellen, viele Arbeitsplätze stehen leer.  Viel mehr spielt sich im digitalen Spektrum ab, speziell seit der Pandemie hat sich die Anzahl der Menschen im Homeoffice in Deutschland und im Nearshore verfielfacht.

Sichere dir deswegen den Zugang zu unserem ersten kostenlosen Webinar „Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept für reduzierte Fluktuation beim Dienstleister“.

Über das Webinar

In nur 30 Minuten lernst du unser Geheimrezept kennen und erfährst, wie du externe Kolleg:innen…

• für dich und deine Ziele begeisterst
• der Arbeit eine Bedeutung verleihst
• zu motivierten Markenbotschafter:innen machst

Digital Präsenz zeigen

• Customer Experience: +6%
• Fluktuation-Rate im Onboarding: –16%
• Engagement Rate: +286%

Stefan K., Call Center Agent für einen großen Mobilfunkanbieter, fasst zusammen:

Das verleiht meiner Arbeit eine Bedeutung. Danke dafür!

Das erwartet dich

12. Tipp: Zieht dein Dienstleister Fehler korrekt ab?

Aus unserer Erfahrung in über 14 Jahren Unternehmensberatung zeigt sich: Strafzahlungen, Korrekturposten, Abzüge und ähnliche Positionen finden sich zu häufig nicht oder unvollständig auf den Fakturen.

Wer als Outsourcing Manager:in oder Dienstleistersteuerer:in zunächst Fehler anmahnt, verfügt über mehrere Handlungsoptionen.

Du…

• forderst eine Rechnungskorrektur.
• vergütest nur einen Teilbetrag.
• lässt es durchgehen und drückst beide Augen zu.
• vereinbarst mit dem Dienstleister, dass bei einer Folgerechnung entsprechende Abzüge erfolgen.

Oft erweist sich die vierte Variante auf den ersten Blick als partnerschaftlicher im Umgang. Damit das auch partnerschaftlich funktioniert, helfen dir vier Maßnahmen.

‼️ Die hier genannten Tipps beruhen auf einer Grundlage. Du als Dienstleistersteuerer:in, Vendor Manager:in zeigst regelmäßig Präsenz.

Ein Fallbeispiel in puncto Rechnungsprüfung

Unser Klient erhielt eine Rechnung mit 160 Schulungsstunden. Der Outsourcing-Koordinator merkte an, dass 85 dieser Schulungsstunden noch gar nicht stattgefunden hätten. Das für den Monatsletzten geplante Training und die damit verbundenen Kosten verschoben beide Parteien einvernehmlich kurzfristig auf den Folgemonat. Der Outsourcing Koordinator und sein Projektansprechpartner auf der anderen Seite einigten sich pragmatisch. Die Rechnung war schon geschrieben. Die blieb bestehen. Die Schulungen würden einfach im Folgemonat erfolgen.

Erstens kommt es anders

Du ahnst es: Aus operativen Gründen fanden die Qualifikationsmaßnahmen nicht mehr statt. Der Projektansprechpartner genoss seinen Urlaub. Die 85 Schulungsstunden zog der Dienstleister auf der Folgerechnung nicht ab. Darauf angesprochen, meinte der Vorgesetzte des Projektansprechpartners des Dienstleisters, dass die Schulungsstunden im ersten Monat ihre Richtigkeit hätten. Er verfüge über keine anderen Daten.

Zweitens als man denkt – direkt die Lösung parat dank eisq

Unser Klient profitierte an der Stelle von seinem Wissen aus der Zusammenarbeit mit eisq:

1. Weil der Outsourcing-Koordinator zu allen Absprachen immer kurze schriftliche Notizen selbst verfasst und versendet, war er im Vorteil. Er zog seine E-Mail-Bestätigung zum Verschieben der Kosten und der Schulung in den Folgemonat hervor.
2. Indem der Outsourcing-Koordinator eine fortlaufende Excel-Datei mit Zahlungen, Abzügen, Budgetverschiebungen und Co. pflegte, verfügte er über die notwendige Transparenz.
3. Da er ruhig und sachlich agierte, nahm der dem Vorgesetzen die emotionale Schärfe und somit den Wind aus den Segeln.
4. Der Dienstleistersteuerer drehte den Spieß erfolgreich um. Indem er die Partnerschaft betonte, ersetzte er das Gefühl „Hier nimmt uns der Auftraggeber etwas weg“ durch „Der geht fair mit uns um.“

⇒ Mahne die Fehler an. Abzüge korrekt nachhalten, stellt eine hohe Kunst bei der Rechnungsprüfung dar. Erleichtere dir die Arbeit.

Bedenke dabei stets: 

„Das Gefühl eines fairen partnerschaftlichen Umgangs beruht darauf, dass du regelmäßig Präsenz zeigst und damit kommuniziert:

„Das was du, lieber Outsourcing-Partner für uns tust, ist für uns relevant. Auch dann, wenn es nichts gerade ums Geld geht.“ 

Bei Bedarf ziehe gerne die Profis von eisq hinzu.

Rechnungsprüfung machen lassen im Managed Outsourcing von eisq

Informiere dich gleich über den praktischen Service deiner spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis:

• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
• Dir halten wir den Rücken frei.

Ab 25.000 € Rechnungsvolumen steht dir auch eine rein erfolgsbasierte Option offen!

Nutze die Expertise von eisq. Zahle nicht zu viel, erleichtere dir die Arbeit.

Dank eisq erzielst du bessere Resultate im Outsourcing. Du steuerst wirksamer und aufwandsoptimierter deine Dienstleister.

Dein Nutzen ist unsere Mission.

Über unsere Tipps für die Rechnungsprüfung

Bisherige Tipps für das Rechnungen prüfen verpasst?

Schau hier vorbei und finde alle weiteren Tipps zur Rechnungsprüfung.

Alles in allem umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Das Sprichwort „Wo gehobelt wird, da fallen Späne“

Wieder stellen wir eines der bekanntesten (deutschen) Sprichwörter vor. Es kommt aber auch in vielen anderen Sprachen vor – wie slowenisch, slowakisch, ungarisch oder tschechisch. Es bedeutet entweder, dass

• Entscheidungen und Handlungen auch Nachteile mit sich bringen (zum Beispiel entstehen Schmutz und Unordnung, wo gearbeitet wird) oder
• wer etwas bewirken will, darf nicht zimperlich sein und muss derartige Nachteile in Kauf nehmen.

Das Wort Span heißt heute soviel wie, es handelt sich um ein „mechanisch abgetragenes Teilchen von einem bearbeitenden Werkstück“. Sprich ein Abfallprodukt von einem Stück Holz, Metall der Sonstigem.

Fun facts über den Span

Der altnordische Verwandte des Wortes hieß spánn und war nicht nur ein nutzloses Abfallprodukt, sondern konnte auch ein Utensil sein, mit dem man Suppe löffeln konnte. Und, einige mögen es jetzt schon erahnen: Später wandelte sich daraus das englisch Wort „spoon“ (deutsch: Löffel) ab.

Die Frühform des Löffels war also ein leicht gekrümmter Holzspan, mit dem man bereits vor undenklichen Zeiten Suppen verspeisen konnte.

Deswegen ist auch diese Redewendung entfernt mit „Wo gehobelt wird, fallen Späne“ verwandt:

„One man is born with a silver spoon in his mouth, and another with a wooden ladle“, heißt so viel wie, dass die Ausgangsbasis halt nicht für alle Kinder gleich ist. Die Redewendung geht auf ein Zitat von Oliver Goldsmith (1728-1774) zurück.

Das Spanferkel hat nichts mit dem Holz zu tun, auf dem es oft zubereitet wird. Das alte mittelhochdeutsche Wort spen/span hat auch die Nebenformen spünne/spüne, was so übersetzt „Mutterbrust“ oder  Zitze“ bedeutet. Dem ursprünglichen Wortsinn nach ist ein Spanferkel also ein Milchferkel, das noch gesäugt wird.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Tipp 12 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.