Stellenbeschreibung Vendor Manager:in Teil 2. Hier kommt dein Beitrag mit allerlei nützlichen Inhalten und einem praktischen Veranstaltungshinweis. Unser kostenfreies Webinar Sorgenfreies Outsourcing findet am 8.3.24 um 10:00 Uhr mit extra Frauen-Power zum Weltfrauentag statt.

Wenn du willst, steht es dir frei, einzelne Passagen aus dem folgenden Beitrag einfach für deine Zwecke zu nutzen.

Wo es einen Teil 2 gibt, muss es einen ersten ebenfalls geben? Richtig. Vor etwa einem Jahr brachten wir diesen.

Hiergelangst du dorthin.

Die Kernaufgabe aus unserer Sicht, die in jede Stellenbeschreibung Vendor Manager:in oder Dienstleistersteuerer:in sinngemäß reingehört, lautet:

Als Vendor Manager:in bist du das Gesicht unseres Unternehmens für die Mitarbeiter:innen unserer Dienstleister, Outsourcing Service Provider. Du hältst stets die Balance zwischen unseren Interessen und den Belangen unserer Partner.

Du sorgst mit deiner Arbeit dafür, dass unser Outsourcing positive Resultate erzielt. 

Ganz passend dazu legen wir dir unser kommendes Webinar mit Frauen-Power: Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept für Fluktuation beim Dienstleister ans Herz.

Außerdem haben noch 3 Glückwünsche zu unserem 15-jährigen Jubiläum den Weg zu uns gefunden.

Webinar mit Frauen-Power: Sorgenfreies Outsourcing

Genau am Weltfrauentag 2024, am Freitag, den 8.3.24, bieten wir das kostenfreie Webinar von 10:00 Uhr bis 10:45 Uhr an.

 Ergattere gleich kostenlos und unverbindlich deinen Platz.

(Es können nur maximal 30 Personen teilnehmen. Klicke daher gleich auf „Registrieren“.)

Was gehört überhaupt alles in eine Stellenbeschreibung/Job Description?

Bei der Stellenbeschreibung handelt es sich um eine wichtige Dokumentation, die sowohl dem Arbeitgeber als auch potenziellen Bewerber:innen klare Erwartungen und Anforderungen kommuniziert. In der Regel sollte eine Stellenbeschreibung die folgenden Elemente enthalten:

• Jobtitel und Position: Eine klare Bezeichnung der Position und ihre Platzierung innerhalb der Organisationsstruktur.
• Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Eine detaillierte Auflistung der Hauptaufgaben und Pflichten, die mit der Position verbunden sind.
• Qualifikationen und Fähigkeiten: Die erforderlichen Qualifikationen, Ausbildungen und Fähigkeiten, die für die erfolgreiche Ausübung der Position erforderlich sind.
• Arbeitsbedingungen: Informationen über Arbeitszeiten, Standort, Reisetätigkeiten und andere relevante Arbeitsbedingungen.
• Vergütung und Zusatzleistungen: Angaben zur Vergütung, Bonus-Strukturen, Benefits und anderen Zusatzleistungen.
• Unternehmenskultur und Werte: Eine kurze Beschreibung der Unternehmenskultur und der Werte, die für die Position relevant sind.

Eine gut formulierte Stellenbeschreibung hilft nicht nur entscheidend dabei, potenzielle Bewerber:innen anzusprechen. In unseren Augen stellt sie darüber hinaus sicher, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer klar über die Erwartungen und Anforderungen informiert sind.

Was für Aufgaben fallen typischerweise in eine Stellenbeschreibung Vendor Manager:in?

Dienstleistersteuerer:innen, Vendor Manager:innen beschäftigen sich typischerweise – natürlich in unterschiedlicher Ausprägung je nach Outsourcing-Modell – mit diesen Tätigkeiten.

Workforce Management, kurz WFM

Unter Workforce Management versteht man die effektive Planung, Steuerung und Optimierung von Personal, um die Arbeitsleistung zu maximieren. Dies umfasst die Bereiche Personalplanung, Zeiterfassung, Einsatzplanung, Arbeitszeitmanagement, Analyse Ist- vs. Planung, im Fachjargon Clearing genannt und Mitarbeiterentwicklung. Ziel ist es, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Dabei geht es darum, die Balance von Kosten, Mitarbeiterzufriedenheit und Service-Zielen zu gewährleisten. Durch die Nutzung von Workforce-Management-Systemen und -Technologien können Unternehmen ihre externen Ressourcen besser verwalten, Arbeitsabläufe optimieren, Kosten senken und die Produktivität steigern.

Quality, die Aufgabe als Qualitätsmanager

Vendor Manager:innen steuern, siehe Workforce Management, auch immer die Qualität der Dienstleistung. Als Qualitätsmanager im Vendor Management ist man verantwortlich für die Sicherstellung, dass die Dienstleistungen oder Produkte, die von externen Lieferanten/Partnern bereitgestellt werden, den Qualitätsstandards des Unternehmens entsprechen. Dazu überwacht man als Qualitätsmanager:in im Vendor Management die Güte der Leistung der Outsourcing Service Provider. Das können Kundenbefragungen, Mystery Activities, Prozessanalysen, Silent Listening, Lernerfolgskontrollen von Schulungen oder Wissenstests sein. Auch führt man regelmäßige Audits durch und entwickelt die eigenen Qualitätskontrollverfahren weiter. Hier arbeitet man eng mit den Outsourcing Service Providern zusammen, um Probleme zu identifizieren, zu lösen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. Darüber hinaus koordiniert man häufig Schulungen und Schulungsmaßnahmen für die externen Kolleg:innen, um sicherzustellen, dass diese die Anforderungen des Unternehmens verstehen und umsetzen können. Insgesamt trägt man so im Vendor Management dazu bei, die Qualität und Zuverlässigkeit der extern erbrachten Dienstleistungen oder Produkte zu gewährleisten.

Analytics – das Nutzbarmachen der Daten

Analytics im Vendor Management bezieht sich auf die Nutzung von Datenanalyse-Tools und -Techniken. 

Dabei geht es um 3 Aspekte:

1. Ganz naheliegend geht es darum, Einblicke in die Beziehung zum Dienstleister zu gewinnen. Diese Analyse ermöglicht es deinem Unternehmen, Kosten zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Qualität der Zusammenarbeit mit dem Partner zu verbessern. Beispielsweise beschäftigt man sich mit der Fluktuation, der Wirksamkeit von Schulungen, der Verlässlichkeit von Reports und so weiter und so fort.
2. Bewusst an zweiter Stelle nennen wir das Nutzbarmachen der generierten Daten! Dieser Aspekt wird leider manchmal oder viel zu häufig übersehen. Denn die generierten Daten und das gewonnene Wissen um die Kunden, Bedürfnisse und Prozesse gleicht einem Schatz.
3. Erst an dritter Stelle nennen wir das, womit sich Vendor Manager:innen ebenfalls beschäftigen. Stimmen die KPI, kurz Key Perfomance Indicators? Wurden die Werte korrekt ermittelt? Was sagen die Werte aus? An welcher Stelle gilt es entgegenzusteuern? Wo kann man die Leine lang lassen, wo kurz?

Governance – der formale Rahmen

„Governance“ im Vendor Management kann auf Deutsch als „Rahmen-Verwaltung“ oder „formale Steuerung“ übersetzt werden. Im Kontext des Vendor Managements bezieht sich Governance auf die Aktivitäten zur Steuerung und Regulierung der Beziehung und Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Hierbei werden vertragliche Aspekte und Compliance, zu Deutsch die Komplianz, berücksichtigt. Das bedeutet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Unternehmensrichtlinien und branchenspezifischer Standards durch die Outsourcing-Service-Provider. Es umfasst die Sicherstellung, dass die Vertragsbedingungen beidseitig eingehalten, rechtliche Anforderungen erfüllt, ethische Standards beachtet werden. Ein effektives Compliance-Management im Vendor Management hilft dabei, Rechtsrisiken zu minimieren und die Reputation des Unternehmens zu schützen.

Administration

In der Administration bei der Dienstleistersteuerung fallen verschiedene Aufgaben an. Dazu gehört das Freischalten und Deaktivieren von Systemaccounts für die externen Kolleg:innen., Oder denke nur an die Verwaltung von Zugriffsrechten und Berechtigungen für Dienstleister, das Aktualisieren von Richtlinien, das Nachhalten von Absprachen mit anderen Fachbereichen aus deinem Unternehmen.

Wertvolle Fähigkeiten

Verhandlungsführung ist eine Schlüsselfähigkeit in vielen Bereichen des Lebens und insbesondere im beruflichen Kontext Vendor Management. Sie erfordert die Fähigkeit, die Bedürfnisse und Interessen aller beteiligten Parteien zu erkennen und auszugleichen, um zu einer für alle Seiten akzeptablen Lösung zu gelangen. Dabei ist es wichtig, Zielkonflikte zu identifizieren und Strategien zu entwickeln, um sie zu harmonisieren. Dies erfordert Einfühlungsvermögen, Kommunikationsgeschick und Kreativität.

Die Fähigkeit, Ziele wirksam zu vereinbaren, ist entscheidend für das Daily Business eines Vendor Managers. Dies beinhaltet die klare Definition von Zielen, das Festlegen realistischer Erwartungen und das Finden gemeinsamer Schnittpunkte, um Win-Win-Situationen zu schaffen. 

Wertschätzendes Eskalieren gehört als ein wichtiger Aspekt in den Umgang mit schwierigen Situationen. Davon gibt es im Vendor Manager mehr als man denkt. Es bedeutet, Konflikte oder Probleme auf eine respektvolle und konstruktive Weise anzusprechen, ohne dabei die Beziehung zu belasten oder die Situation zu verschlimmern. Dies erfordert diplomatisches Geschick, Selbstbeherrschung und die Fähigkeit, sich in die Perspektive anderer Personen hineinzuversetzen.

Im Kontext von Nearshore-Beziehungen, bei denen Teams oder Dienstleister aus verschiedenen kulturellen Hintergründen zusammenarbeiten, ist interkulturelle Kompetenz von entscheidender Bedeutung. Dies umfasst das Verständnis kultureller Unterschiede, die Fähigkeit, sich auf unterschiedliche Kommunikations- und Arbeitsstile einzustellen, sowie die Bereitschaft, Vorurteile abzubauen und kulturelle Vielfalt als Bereicherung zu betrachten.

Insgesamt sind Verhandlungsfähigkeiten, die Fähigkeit, Zielkonflikte zu harmonisieren, das Vereinbaren von Zielen, wertschätzendes Eskalieren und interkulturelle Kompetenz wesentliche Bestandteile einer erfolgreichen Dienstleistersteuerung. Indem man diese Fähigkeiten entwickelt und geschickt einsetzt, kann man nicht nur effektive Partnerschaften aufbauen und pflegen, sondern auch dazu beitragen, positive Ergebnisse und langfristigen Erfolg zu erzielen.

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2. Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.
   Dann vereinbaren wir für dich einen passenden Telefon- oder persönlichen Termin.

3 Glückwünsche 15 Jahre eisq

Jürgen Wachter, Foundever, schreibt:

Lieber Bernhard und das Team von eisq,

sich 15 Jahre in einem dynamischen Markt behaupten zu können, ist schon aller Ehren wert! Aber Eure Beratungsleistungen mit Engagement, Kompetenz und Qualität stets auf hohem Niveau zu vermitteln, ist sprichwörtlich die Kirsche auf der Torte!

Herzlichen Glückwunsch zu Eurem Jubiläum und weiter so.

Viele Grüße

Jürgen Wachter

Thomas Kreutzfeld, Höcker & Partner Rechtsanwälte und Notare wünscht:

Lieber Bernhard, 

alles Gute zum Firmenjubiläum. 

Auf weitere erfolgreiche Jahre! 

Beste Grüße 

Thomas 

Rolf Leder, Qualitiks GmbH, gratuliert:

Herzlichen Glückwunsch, eisq GmbH & Co. KG! Whoop Whoop.

Der Beitrag Stellenbeschreibung Vendor Manager:in Teil 2 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Kontrollpflicht Rechnungsprüfung – Dein 18. Tipp: Wann prüfst du die Rechnung deiner Dienstleister? Zudem, wie geht du deiner Kontrollpflicht dabei nach?

Alles klar, oder etwa nicht? Irgendwie geht es hier also auch um Zeitmanagement und somit Prioritäten setzen. ➡️ 💡 ⏳ 📝

Tagesgeschäft hin, Termine, Meetings mit Kolleg:innen her, … der Terminplan von Partner Manager:innen, Outsourcing Koordinator:innen oder auch Dienstleistersteuerer:innen weist jedoch selten Lücken auf. ➡️ 🗓️ 📃 💻 📱 ☎️ Dazu landet meist monatlich das zu prüfende Rechnungsbuch auf der To-Do-Liste. Das sich Prioritäten deswegen aufgrund von Ereignissen verschieben, gehört außerdem zur Regel. Im Manager-Sprech heißt es dazu ‚Plan-trifft-auf-Realität‘.

Hol dir deswegen dazu hier praktische und vor allem auch realistisch umzusetzende Tipps, wie du deine Aufgaben als Partner Manager:in in punkto Rechnungsprüfung außerdem leichter wahrnehmen kannst. 📝 💡 🗂️ 

Unsere 21 Tipps umfassende Serien ergänzen wir nämlich hier um ein außerdem nützliches und folglich absolut passendes Praxisseminar für dich. Das machen wir, sodass du perfekt gerüstet bist und weil wir dich außerdem lieben. ❤️❤️❤️

Perfektes Doppel: Tipps Rechnungsprüfung und Seminar Dienstleister steuern: Durch Spezialisierung souveräner agieren!

Die Rechnungsprüfung fällt überdies in deine Kontrollpflichten und Kontrollrechte. Obwohl du bestimmt alles sehr gut machst, lohnt es sich jedoch bestimmt, die folgenden Zeilen dazu kurz zu überfliegen.🔎

Denn in unserem Praxisseminar für Vendor Manager:innen und Dienstleistersteuerer:innen Modul II: Durch Spezialisierung souveräner agierenerfährst du dazu noch mehr über deine Kontrollpflichten und außerdem Kontrollrechte. Die sind darüber hinaus von zentraler Bedeutung, um eine effiziente und somit reibungslose Zusammenarbeit mit Dienstleistern sicherzustellen. Darüber hinaus spielt die zeitnahe Wahrnehmung dieser Aufgaben eine entscheidende Rolle, um nicht nur potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen sondern folglich auch zu lösen. Deswegen ist es ratsam, sich kurz damit zu beschäftigen und dir zudem zu überlegen, was für Vorteile es dir außerdem bringen kann, an dem Praxisseminar teilzunehmen. 🤔🤔🤔

Notiere dir dazu gleich den Termin

Der nächste Termin für dieses bedeutende Seminar im Jahr 2023 ist der 14.11. – 17.11.2023. Es findet zudem online statt und dauert jeweils nur 4 Stunden, sodass du bequem von überall teilnehmen kannst.

Stelle dazu gleich deine Fragen. Sammle sie in Ruhe und kläre sie in einem Termin via 

Microsoft Teams. 

Klicke dazu und fixiere deinen Termin im Kalender 🗓️ . Zudem profitierst du von moderner Video-Telefonie 🌐.

Außerdem kannst du direkt  +49 541 580543-0 wählen. So wie du darauf klickst, verbindet dich dein Smartphone sogleich mit eisq.

Der vielleicht unrealistische Tipp in Sachen Kontrollpflicht Rechnungsprüfung vorweg

In der schicken Welt der Selbstoptimierungs-Coaches geistert nämlich die Pomodoro-Methode als Lösungsansatz umher. Lies dazu diese kleine Einleitung und erfahre außerdem, was es mit der Tomaten-Methode auf sich hat. Obwohl du dir vielleicht jetzt denkst, „Gibt es das wirklich?“, rate ich dir, das Intro dazu kurz zu lesen.

Lauras Pomodoro-Geschichte landet auf dem Bildschirm

„In einem geschäftigen Büro, wo Termine, sowie Aufgaben und Deadlines allgegenwärtig waren, arbeitete Laura, eine engagierte Mitarbeiterin. Ihr Arbeitsplatz befand sich in der Mitte des Großraumbüros, wodurch ständige Ablenkungen lauerten. Dennoch war sie fest entschlossen, ihr Zeitmanagement zu verbessern, um ihre Produktivität zu steigern.

Eines Tages, nachdem sie eine Vielzahl von Zeitmanagement-Techniken und Tipps recherchiert hatte, beschloss sie, eine neue Strategie anzuwenden. Sie begann ihren Tag, indem sie eine Liste ihrer wichtigsten Aufgaben erstellte. Daraufhin räumte sie ihren Schreibtisch auf und schaltete ihr Telefon auf „nur dringende Anrufe“. Dadurch konnte sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren, ohne von unnötigen Gesprächen abgelenkt zu werden.

Um ihre Zeit effizienter zu nutzen, nutzte Laura außerdem eine Technik namens „Pomodoro-Methode“. Sie arbeitete konzentriert für 25 Minuten, gefolgt von einer fünfminütigen Pause,um sich zu erholen. Diese kurzen Pausen nutzte sie, um sich zu dehnen und frische Luft zu schnappen. Dadurch schaffte sie es, ihre Gedanken flüssig zu strukturieren.

Des Weiteren setzte Laura Prioritäten, indem sie Aufgaben in „dringend“ und „wichtig“ unterteilte. Sie erkannte, dass nicht alles, was zudem dringend schien, auch wirklich wichtig war. Dies ermöglichte es ihr, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die jedoch langfristig den größten Nutzen brachten.

In der Folgezeit bemerkte Laura, wie ihre Produktivität stetig zunahm. Sie konnte Aufgaben schneller erledigen, ohne jedoch ständig von E-Mails, Chats oder sozialen Medien abgelenkt zu werden. Ihr Vorgesetzter bemerkte ebenfalls ihre gesteigerte Effizienz und Belastbarkeit.

Laura hatte gelernt, dass das richtige Zeitmanagement und zudem die Verwendung von Techniken wie Priorisierung und der Pomodoro-Methode dazu beitragen konnten, den hektischen Büroalltag zu bewältigen. Von diesem Zeitpunkt an war ihr Büro nicht mehr nur ein Ort der Hektik, sondern ein Raum der Effizienz und Ruhe.“
Aus dem Intro zu einem Pomodoro-Kurs

Es klingt für mich als Leser nach der goldenen Lösung für alles. Folglich frage auch ich mich, gibt es diese Tomaten-Methode wirklich? Gleichwohl was hat es zudem damit auf sich? Und außerdem, will Laura wirklich ihre Effizienz erhöhen, sodass sie eventuell noch mehr Aufgaben zu bekommt?

Ein kurzer Blick ins Netz zeigt mir jedoch, ja, die 🫑 Pomodoro-Methode gibt es. Auf Wikipedia findest du dazu außerdem im Oktober 2023 weiterhin folgende Zeilen:

Die Pomodoro-Technik (orig. pomodoro technique von italienisch pomodoro = Tomate und englisch technique = Methode, Technik) ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen. Der Name pomodoro stammt von der Küchenuhr, die Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte.Die Methode basiert auf der Idee, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern können.

Deshalb überlege ich weiter.

In der Praxis kaum komplett umzusetzen

Spontan geistern auch dir vielleicht Gedanken wie diese durch den Kopf? Wie soll ich mich jedoch 3 Tage lang komplett herausnehmen, außerdem das Telefon abschalten und zudem keine Mails beantworten?  Es gehört allerdings zu meinem Job, für meine Dienstleister und für meine internen Kolleg:innen folglich gut erreichbar zu sein. 📱💻

Das verstehen wir sehr gut. In der Praxis beobachten wir von eisq auch diese Phänomene bei deinen Mitstreiter:innen in dem Zusammenhang.

4 Phänomene dazu

• Rechnungen zeichnet die oder der Prüfende ohne weitere Kontrolle und/oder nur nach kurzem Sichten ab.
  -> In der Folge lässt sich nicht mehr guten Gewissens beantworten, ob ein Auftraggeber zu viel oder zu wenig bezahlt. Überdies entspricht dies nicht mehr wirklich einer Kontrollpflicht als Dienstleistersteuerer:in.
• Der Check der Zahlen in der Rechnung wandert schon mal gerne dazu in Randstunden. Dabei handelt es sich um Zeiten, in den die Aufmerksamkeit und zudem die Konzentrationsfähigkeit bei uns Normalsterblichen sinkt. 🔎
  -> Das bedeutet nicht nur, dass die Qualität der Rechnungsprüfung leidet und außerdem damit die Wahrscheinlichkeit, den einen oder anderen Fehler zu übersehen, steigt. Es bedeutet auch, ob ein Auftraggeber nun zu viel oder zu wenig bezahlt, deswegen niemand mehr weiß. 💰
• Die Rechnungsprüfung mutiert überdies zur Nebenbeschäftigung zwischen verschiedenen Aufgaben. Das beobachten wir allerdings sehr häufig, so daß diese wichtige Kontrollpflicht deswegen leidet.
  ->In diesem Fall steigt jedoch die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu übersehen, dazu massiv. Die Frage, ob ein Auftraggeber zudem alle beauftragten Leistungen oder gar zu viele vergütet, ist deswegen nicht fundiert zu beantworten. ❌

Wir stecken alle in der Tretmühle des Arbeitslebens. Ratschläge zum Zeitmanagement füllen deshalb dazu jedoch zig Websites, wie der oben dazu Tomaten-Tipp mit Lauras Geschichte. Wir liefern dir hier allerdings mehr als eine Pomodoro-Methode aus dem Internet. Weil wir deine Spezialisten für Outsourcing-Beratung sind, teilen wir mit dir dazu echte bewährte Praxis-Tipps, so als ob du direkt schon mit uns zusammenarbeiten würdest. 🤛🤛🤛

4 Fragen als schlecht getarnte Praxis-Tipps zur Kontrollpflicht Rechnungsprüfung

Allerdings helfen uns und eisq-Klienten diese vier Fragen ganz ausgezeichnet:

1. Wie viel Puffer planen wir uns für das Prüfen der Rechnungen dazu im Kalender ein?
   Legen wir im Zweifel jedoch lieber eine (Zeit-) Schippe drauf.
   -> Du weißt, obwohl du mehr Aufgaben gleichzeitig erledigen willst, führt das jedoch in der Regel zu mehr Fehlern. Weil das so ist, hilft deswegen konsequentes Gegensteuern.
2. Wie verteilen wir zudem die Arbeit mit Kolleg:innen? Was für eine Möglichkeit besteht außerdem, das Prüfen im Wechsel mit anderen durchzuführen?
   Wir von eisq empfehlen deswegen ausdrücklich, sich bei der Kontrolle der Rechnungen und Leistungsnachweise dazu mit Kolleg:innen abzulösen.
3. Wie sehr setzen uns interne und externe Zeitlinien zudem unter Druck? Unter Umständen leidet die Qualität während enger Zeitkorrodore unserer Arbeit darunter. Außerdem bedenken wir auch, dass das bewusste Zurückstellen einer Rechnungsfreigabe zudem ein Instrument im Vendor Management ist.
   -> Tipp: Informiere dich außerdem dazu gleich über unsere Ausbildung Operativer Vendor Manager. 💡
4. Wie viel ausreichend Zeit steht uns für das Prüfen der Rechnungen regelmäßig realistisch zur Verfügung? Fehlt uns dazu die Kapazität? Obwohl wir uns so engagieren?
   – > Weil das oft der Fall sein kann, reorganisieren und optimieren wir von eisq dazu euer Dienstleistermanagement.
   Als spezialisierte Unternehmensberatung findet eisq deswegen die für euch am besten funktionierende Lösung. Weil Mehr-Arbeit nicht die Lösung sein kann, finden wir für euch deswegen eine funktionierende.

Hilfe dazu von eisq gleich holen

Deine Outsourcing-Profis von eisq helfen dir, damit du wirksamer und aufwandsoptimierter mit Dienstleistern zusammenarbeiten kannst. Erziele außerdem bessere Resultate im Outsourcing, indem wir dich passgenau beraten und somit unterstützen.

Hol dir dazu entweder gleich deinen Termin via 

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3 Beispiele, was du erwarten kannst

Hannelore vertraut uns im Managed Outsourcing die Rechnungsprüfung an. Folglich freut sich ihr Team über mehr Zeit mit Hannelore und die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern klappt deutlich harmonischer und kostengünstiger. 

Für Julia konnten wir durchschnittlich 2,5 Arbeitstage pro Monat freischaufeln, sodass heute Julia besser und zudem effizienter ihrer Kontrollpflicht nachkommt. Das erreichten wir, indem wir die Abrechnungsgrundlagen umstellen. Dadurch verfügt Julia heute über genauso viel Transparenz und die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister klappt zudem reibungsloser. Folglich geht es Julia in ihrem Job besser und das zeigt sich auch im persönlichen Empfinden zur Zufriedenheit.

Volker genießt heute viele, viele entspannte Arbeitstage im Vergleich zu davor. Denn er führt heute viel weniger Diskussionen bezüglich abzurechnender Boni und Mali. Das erzielten wir, indem wir dazu sein Bonus-/Malus-System und folglich die darauf aufbauenden Rechnungen sanft angepasst haben.  

Sehr abwechslungs- und lehrreicher Workshop, der neue Perspektiven für operative und strategische Aufgaben aufgezeigt hat. Wir haben viele neue Impulse bekommen.
Volker Messerschmidt, RheinEnergie

Hast du Interesse am Managed Outsourcing? Dann nimm deswegen direkt Kontakt auf und informiere dich dazu unverbindlich. Somit kannst du nur profitieren.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 18 Kontrollpflicht erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnung und Vertrag – 14. Tipp: Ist das überhaupt vertragskonform?

Bei dir als Dienstleistersteuerer:in, Outsourcing Koordinator:in oder neudeutsch Vendor Manager:in umfangreicher ausgelagerter Services landen oft bildlich gesprochen ganze Bücher voll mit Nachweisen zu Rechnungen auf dem Tisch. Manchmal trägst du auch einen Titel als Outsourcing Manager:in. 

Der Titel ändert nichts an deinen Aufgaben.

So sieht eine typische Beschreibung deiner Aufgaben auf LinkedIn aus:

• Regelmäßiges Überprüfen und Verbessern der Leistungserbringung unserer Dienstleister, um sicherzustellen, dass die Abnahme und Leistungsabrechnung vertragskonform erfolgen.
• Ansprechpartner für alle steuerungsrelevanten Anliegen im operativen Tagesgeschäft.
• Identifizieren und Priorisieren der Umsetzung von Optimierungspotenzialen unserer Dienstleister und sicherstellen der Erreichung unserer Serviceziele
• Sicherstellung der Einhaltung unserer Key Performance Indicators (KPIs) und ihrer Transparenz über alle Dienstleister-Standorte hinweg.
• Verantwortlich für Informationen im Zusammenhang mit dem Service sowie Sicherstellung von Standards für Berichtswesen, Ablage und Reports.
• Bewertung der Kosten und Preisgestaltung der Customer Contact Center unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte und Rentabilität.
• Regelung vertraglicher Themen in Zusammenarbeit mit unserer Beschaffung

Unser 14. Tipp für dich!

Die Sache mit dem Umfang von Rechnung und Vertrag

Zig Seiten dokumentieren Leistungen und Positionen, die deine Dienstleister für euch erbringen. Wer sich daran wagt, das gewissenhaft zu prüfen, vergisst leicht einen wichtigen Aspekt.
Denn der Wust an Informationen lenkt den Blick weg von der entscheidenden Frage. Ist das vertragskonform?

Gehen wir einen Schritt zurück.

Warum fallen Rechnungen oft so umfangreich aus?

Die Gründe für das Hinzufügen von Anhängen liegen neben der Transparenz  oft in den spezifischen Anforderungen des Rechnungsempfängers – sprich deiner Firma – und/oder den gesetzlichen Vorschriften im Rechnungswesen ab. Hier listen wir für dich 4 Beispiele auf.

1. Belege und Nachweise zur Transparenz: Anhänge können Belege oder Nachweise enthalten, die die in der Rechnung aufgeführten Leistungen oder Ausgaben unterstützen. Dazu können zum Beispiel Quittungen, Lieferscheine, Arbeitsberichte oder Verträge gehören. Durch das Bereitstellen dieser zusätzlichen Informationen verbessern die Autoren die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Rechnung
2. Steuerliche Anforderungen: In einigen Ländern gibt es spezifische steuerliche Vorschriften, die bestimmte Informationen oder Dokumente als Anhang zur Rechnung verlangen. Besonders knifflig wird dies im Nearhsore, wenn dein Dienstleister außerhalb der EU sitzt. Dies geht dann sofort über Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers oder die innergemeinschaftlichen Einhaltung bestimmter Dokumentationspflichten hinaus. Leistungsdatum, Abgrenzungs-Bestimmungen, Nachweise von Abgaben auf Teilleistungen, etc. müssen korrespondieren. 
3. Vertragsbedingungen: Wenn in einem Vertrag bestimmte Bedingungen oder Vereinbarungen festgelegt sind, die nicht direkt in der Rechnung selbst erfasst werden können, werden diese häufig als Anhang zur Rechnung beigefügt. Der Klassiker: Einhaltung des/der Service Level Agreements im Monatsverlauf, Zeitpunkte, wann Bestimmungen aufgehoben oder ausgesetzt werden.
   
4. Regelungen des Rechnungswesens: Je nach nationalen Rechnungslegungsstandards oder branchenspezifischen Vorschriften können bestimmte Informationen als Anhang zur Rechnung erforderlich sein. Dies kann beispielsweise die Offenlegung von Rückstellungen, Abschlüssen oder spezifischen Anforderungen zur Bilanzierung betreffen. Oder aber auch Dokumentationspflichten zu Lieferketten, Chargen-Nummern, etc. zwecks Rückverfolgbarkeit.

Aus dem Blick verloren – vertragliche Bestimmungen und Rechnung

Von außen sieht man mehr. In unseren Checks für Klienten merken wir das. Oftmals vergessen die Menschen auf beiden Seiten – sprich bei  Auftragnehmer und Auftraggeber – die vertraglichen Bestimmungen. Das passiert und gehört dazu.

4 Beispiele

• Vertragliche Termine für Reports, Rechnungen, Leistungsnachweisen weichen dem Tagesgeschäft. Das führt mitunter zu aufwändigen, teuren und vor allem sehr schwer zu durchschauenden Korrektur-, Abschlags-, Storno- und Schlussrechnungen.
  Problem! Buchhalterisches Chaos und Stress pur. 
• Leistungen, die im Vertrag anders definiert wurden, rechnen die Parteien faktisch fehlerhaft ab.
  Das führt auch zu falschen Marktdaten, mit denen der Auftraggeber arbeitet.
  Praxisfall: Ein Klient vergütete seinem Dienstleister jahrelang Termine im Außendienst und sogenannte Betreuungsanrufe. Laut Vertrag umfasst ein Termin mindestens einen Betreuungsanruf, um den Termin zu vereinbaren. Dieser Anruf ist mit dem Termin abgegolten. Da die Betreuungsanrufe jedoch alle auf der Rechnung auftauchten, glaubte die Bereichsleitung: ‚Der Außendienst des Dienstleisters würde sich viel intensiver um das Gebiet kümmern, als es der eigene Außendienst im anderen Gebiet tut.‘ 
  Problem! Zuviel bezahlt und falsche Daten intern verwendet. 
• Kosten erfahren falsche Zuordnungen.
  Das mag im operativen Tagesgeschäft nicht stören, bewirkt jedoch eine Fehlsteuerung auf Metaebene. Laut Vertrag sollte ein Dienstleister die Kosten je Produktlinie zuordnen. In der Praxis übernahm der Outsourcing Service Provider einfach stets die gleiche Vorlage. Beim Auftraggeber war man drauf und dran, eine scheinbar teurere Produktlinie aus dem Verkehr zu ziehen. Dabei ordnete der Dienstleister nur die Kosten falsch zu.
  Problem! Falsche Zuordnung führt zu falschen Schlussfolgerungen. 
• Auftraggeber bezahlen Leistungen mehrfach.
  Beide Parteien haben nicht mehr auf dem Schirm, wie lange oder welcher Umfang laut Vertrag bereits abgegolten ist. Ein IT-Dienstleister rechnete – ohne Absicht – jedes Jahr Lizenzgebühren je User:in ab. Der Vendor Manager vergaß ebenso, dass laut Vertrag nur Lizenzgebühren je Device anfallen. In dem Fall war das ärgerlich, dass weitaus weniger Devices als Mitarbeiter:innen im Einsatz waren. Der Unterschied betrug Faktor 4,3. Der fiel jedoch nicht auf, weil der Betrag Monat für Monat moderat stieg – nämlich mit jedem Wechsel einer Mitarbeiter:in.
  Problem! Kleine Ursache – große Wirkung

Nutze diese diese 3 erprobten Kniffe – Rechnung Vertrag

Mit diesen 3 Kniffen erleichtert du dir das Prüfen.

1. Wechsel dich beim Prüfen mit Kolleg:innen ab. Wer unbedarft an die Sache herangeht, entdeckt oft leichter Abweichungen.
   Kannst du nicht, weil du niemanden hast?
   Gute Nachricht: Wir helfen dir. Vereinbare gleich einen Termin für ein knackiges 20-minütiges Meeting via Microsoft Teams.
   Klicke einfach auf den Link, wähle dein gewünschtes Zeitfenster und los geht’s. Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.
   Dann vereinbaren wir für dich einen passenden Telefon- oder persönlichen Termin. 
2. Konsultiere lieber einmal öfter als nötig den Vertrag und gleiche die Positionen ab. Ja, ja, ist schon klar. Banaler Rat. Ich kenne das. Im Kopf meint man, alles beisammen zu haben. Doch die Dinge im Kopf entwickeln sich weiter und entfalten ein Eigenleben. Nachschlagen hilft.
3. Stellst du fest, dass Vertrag und Leistung nicht mehr zusammenpassen?
   Kein Ding. Das ist normal. Schließlich verändern wir uns alle jeden Tag.
   Aktualisiere den Vertrag! Schließlich regelt ein Vertrag die Zusammenarbeit und bildet die Grundlage. Dass du jetzt nicht „Hurra“ schreist, ist klar. So einen Vertrag aktualisieren kostet Zeit und Mühe. 
   Zum Glück stehen wir an deiner Seite.

Rechnung und Vertrag – profitiere von unserem Expertenblick von außen

Deine eisq-Berater:innen liefer dir kostenfrei zusätzliche Empfehlungen, worauf du bei der nächsten Vertragsgestaltung achtest. So wird deine Arbeit leichter.

Managed Outsourcing von eisq – Prüfen von Rechnung Vertrag inklusive

Hast du das gewusst?

• Die Rechnungsprüfung durch eisq bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Wir als marktführende Experten arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr. Uns offenbaren sich oft unberücksichtigte Aspekte.
• Du entlastest dich und sparst Zeit, Geld und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen und geben auf Wunsch auch Empfehlungen.

Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgenden Vorteil. Nicht nur, werden wie erwähnt auch unbeachtete Positionen aufgedeckt. Sondern es bietet dir auch die Möglichkeit, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten.

Ist doch besser als reaktiv, richtig?

Ab einem Rechnungsvolumen von 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, eine rein erfolgsbasierte Option zu wählen!

Nutze das Fachwissen von eisq. Vermeide überhöhte Kosten und erleichtere dir die Arbeit.

Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse im Outsourcing. Du kannst effektiver und ressourcenschonender deine Dienstleister steuern.

Erhalten wir die Möglichkeit, dein Anliegen persönlich zu besprechen?

Kontaktiere uns direkt und kostenlos über Microsoft Teams oder rufe uns an unter +49 541 580543-0..

Über unsere Tipps zur Rechnungsprüfung

Für alle hilfreichen Tipps zur Rechnungsprüfung besuche gerne unsere Webseite. Hast du bisherige Tipps zur Rechnungsprüfung verpasst?

Finde auch hier im Blog alle weiteren Tipps zur effektiven Rechnungsprüfung.

Insgesamt umfasst unsere Serie zum Thema Rechnungsprüfung 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Die Tipps wurden zwischen 2020 und 2021 zunächst auf eisq.eu veröffentlicht und kurz darauf in unserem Blog.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 14 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.