Disruption im BPO Callcenter – Übernimmt die KI das Vendor Management? 

Technologie verändert die Art und Weise, wie Callcenter und Outsourcing-Dienstleister arbeiten. Doch was bedeutet das für Vendor Manager:innen? Wird KI zum entscheidenden Faktor für das Vendor Management, oder bleibt menschliche Steuerung unersetzlich?

Ralf Mühlenhöver, ein erfahrener Unternehmer und Investor in disruptive Geschäftsmodelle, beleuchtet in Teil 2 unseres Gesprächs die tiefgreifenden Veränderungen in der Branche. Er stellt zwei zentrale Fragen für Vendor Manager:innen:

1. Wie viel Technologie will ich von außen beziehen?
2. Und wie viel Technikbetreuung traue ich meinem Outsourcing-Partner und mir selbst zu?

Während sich der Markt verändert, wachsen auch die Anforderungen an Vendor Manager:innen. Neue Skills sind gefragt, um nicht nur mit Dienstleistern, sondern auch mit ‚digitalen Agenten‘ auf Augenhöhe zu agieren. Doch bedeutet das, dass KI am Ende den Job der Vendor Manager:innen übernimmt?

In Teil 2 unseres Gesprächs erfährst du in 8:07 Minuten, welche strategischen Entscheidungen für das Vendor Management anstehen, wie sich die Rolle der Steuerung verändert und ob künftig mehr oder weniger Vendor Manager:innen gebraucht werden.

Falls du Teil 1 verpasst hast, lohnt sich der Blick zurück – dort ging es um die Zukunft des Callcenter-Business. Jetzt aber direkt weiter zu Teil 2!

Expertengespräch BPO Call Center – Disruption im Vendor Management: Übernimmt die KI?

Hast du den ersten Teil unseres Gesprächs mit Ralf Mühlenhöver genossen? Dann wird es Zeit für die nächste Runde!

Auch in diesem Abschnitt bleibt es spannend: Ralf teilt weitere Einblicke und macht sich Gedanken für die Technisierung. Er stellt Vendor Manager:innen zwei kritische Fragen: Wie viel meiner Technik oder Innovation will ich von außen bekommen? Wie viel Technik-Betreuung traue ich meinem Outsourcing-Partner und damit mir selber zu?

Dazu kommen neue Skills, die du als Dienstleistersteuerer:in dir vielleicht aneignen solltest. 

In 8:07 Minuten bekommst du wertvolle Impulse, die deine Perspektive auf Vendor Management und Business Process Outsourcing verändern können.

Natürlich kannst du das Tempo wieder anpassen – aber glaub mir, bei diesem Gespräch lohnt sich jedes Detail.

Also, lehn dich zurück, hol dir einen Tee (oder Kaffee) und tauche ein in den zweiten Teil unseres Talks mit Ralf!

BPO Callcenter – Disruption, KI, Suche und Auswahl oder Ausrichtung des Vendor Management…

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Transkript: BPO Call Center – Disruption im Vendor Management: Übernimmt die KI?

Bernhard Gandolf (BG)

Du beschäftigst dich dein ganzes Berufsleben lang mit Disruptionen.

Wie wirkt sich deiner Meinung nach die gerade besprochene Transformation der Dienstleister auf den Job und die Aufgaben von Vendor Manager:innen aus?

RM

Zwei kritische Fragestellungen – was trauen sich Vendor Manager:innen zu?

Ich glaube, da gibt es gerade sehr viele Einflüsse, und auch hier ist die zunehmende Technisierung sicherlich ein großes Thema. Das bedeutet, egal ob es um die Auswahl meines Partners, die Betreuung meines Partners oder die Verbesserung der Zusammenarbeit mit meinem Partner geht – überall werde ich als Vendor Manager darauf stoßen, dass mich Technologie unterstützen kann. Es beginnt vermutlich schon bei der Entscheidung, wie viel meiner Technik ich überhaupt von extern beziehen möchte.

Ist es für mich eine verlängerte Werkbank und Body Leasing – also lediglich die Bereitstellung von Mitarbeiterkapazitäten – oder kann ich als Vendor Manager viel, viel mehr erwarten? Dann stellt sich sofort die Frage: Wie viel Technikbetreuung traue ich mir durch meinen Outsourcing-Servicepartner zu? Denn wenn ich beispielsweise meine anspruchsvollen Aufgaben noch im Haus mit 100 Personen erledige, aber 300 weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter extern habe, dann stellt sich die Frage: Teile ich das nun auf drei Dienstleister auf, von denen jeder mir einen Chat-Bot, einen Voice-Bot und ein AI-basiertes Knowledge-Management-System anbietet? Oder konzentriere ich die Kapazitäten lieber und arbeite mit einem Unternehmen zusammen, das mich ganzheitlich betreut und auch einen Technologie-Stack mitbringt?

Was für strategische Entscheidungen stehen an?

Vielleicht will ich gar nicht meine eigene Cloud-Omnichannel-Plattform aufbauen und meine eigenen Voice-Bots und Chat-Bots betreiben. Diese Entscheidung müssen Vendor Managerinnen und Vendor Manager treffen – natürlich in Abstimmung mit dem Chief Technology Officer und dem Chief Digital Officer. Zudem wird auch der Chief Information Security Officer mitreden wollen.

Letztlich ist das eine strategische Frage für das Unternehmen: Je mehr ich nach außen vergebe, desto größer wird die Abhängigkeit. Doch das kann auch der Idee einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit entsprechen, indem man sagt: „Ich habe hier meinen bevorzugten Vendor, der 70 % des Volumens erhält, und einen zweiten, der die restlichen 30 % bekommt.“ Beide können sich dann auch in der Technologie beweisen, sodass mein Leben als Vendor Manager einfacher wird, indem ich Volumen bündele.

Nun könnte man noch über die Entwicklung der Volumina sprechen: Je mehr Self-Service genutzt wird, desto stärker sinkt das Volumen der menschlichen Interaktionen. Nicht umsonst hat Salesforce ein neues Lizenzmodell eingeführt – mit einem neuen Technologieansatz, genannt „Agentforce“.

Typischerweise, auch aus eigener Erfahrung, verdienen Hersteller durch User-Lizenzen ihr Geld: Du kaufst eine Lizenz, dein Partner im Büro bekommt eine, deine vier Mitarbeiter bekommen ebenfalls Lizenzen – und jede kostet 150 Euro pro Monat. Wenn nun aber deutlich weniger eingehende Anfragen an menschliche Agenten bestehen, weil Chat-Bots und Voice-Bots gut funktionieren und proaktive Kundeninteraktionen stattfinden, dann gibt es schlicht weniger Lizenzen zu verkaufen. Um das auszugleichen, wird sich das Billing-Modell in Zukunft stärker transaktionsbasiert entwickeln.

Welche Skill benötigt ein:e Vendor Manager:in morgen?

Für Vendor Manager bedeutet das, dass sie neue Skills entwickeln müssen, da der Vendor nicht nur menschliche, sondern auch digitale Agenten vermietet. Daher muss ich als Vendor Managerin oder Vendor Manager auf Augenhöhe mit meinem Vendor sprechen können. Das wird ein gefragter Skill in der Zukunft sein.

BG

Sehr spannend! Wenn ich das kurz herunterbrechen darf: Du sagst, ich entwickle mich als Vendor Manager:in zu einem Technologiespezialisten, der mitentscheidet, welche Technologien und Services wir nutzen. Ich werde in Zukunft auch stärker mitbestimmen, welche digitalen Agenten unser Vendor für uns bereitstellt.

Übernimmt KI den Job von Vendor Manager:innen?

Fantastisch – da muss ich direkt nachhaken: Bedeutet das auch, dass der „Kollege Computer“ in absehbarer Zeit meinen Job in der Steuerung der Dienstleister übernehmen wird?

RM

Vermutlich gehört dieser Job zu denen, die am spätesten davon betroffen sein werden. Seit KI, besonders generative KI wie ChatGPT, in unser Denken und Arbeiten Einzug gehalten hat, wurde oft diskutiert, welche Berufsbilder als erstes verschwinden.

Auf der einen Seite betrifft es stark die Content-Creation – eine generative Maschine kann Inhalte, Bilder und Texte erzeugen. Das bedeutet, dass Bereiche wie Mainstream-Design, PR oder Marketing besonders betroffen sind.

Mittlerweile trifft es jedoch auch zunehmend Programmiererinnen und Programmierer, weil Maschinen inzwischen in der Lage sind, durchschnittlich hervorragenden Code zu generieren. Der Code an sich ist von hoher Qualität, aber er ist nur durchschnittlich kreativ. Um Spitzenleistungen zu erzielen, braucht es weiterhin Produktmanagerinnen und Produktmanager, die der Maschine sagen, was sie tun soll.

Eher mehr als weniger Vendor Manager:innen morgen?

Beim Vendor Manager ist es ähnlich: Dieser Job erfordert viel Steuerung, die Einführung und das Rollout von Operating-Models, sowie ein hohes Maß an Management und Controlling. Es geht nicht nur um das Generieren von Inhalten, sondern um die strategische Steuerung von Dienstleistern. Deshalb glaube ich nicht, dass klassische KI-Ansätze hier zu einem starken Rückgang der Nachfrage nach Vendor Manager:innen führen werden. Vielmehr wird sich zeigen, dass Outsourcing in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten weiterhin wichtig bleibt.

Was sich jedoch verändern wird: Vendor Managerinnen und Vendor Manager werden – genau wie wir alle – KI am Arbeitsplatz nutzen. Sie werden Meetings vorbereiten, durchführen und nachbereiten. Da hilft natürliche die Maschine, die Gespräche zusammenzufassen, Termine zu koordinieren und Aufgaben zu verteilen.

KI wird auch kreative Prozesse unterstützen: Wie kann man in der zweiten Jahreshälfte die Qualität steigern? Welche Wettbewerbe oder Incentives könnten dabei helfen? Sie wird bei Bonus-Malus-Bewertungen und der Datenanalyse assistieren.

Kurz gesagt: KI wird viele Bereiche des Arbeitsalltags beeinflussen, aber die zentrale Aufgabe der Dienstleistersteuerung bleibt menschlich – wenn auch durch technologische Maßnahmen und generative KI unterstützt.

Teil 1: BPO Callcenter – Ein totes Pferd oder die Zukunft des Kundenservice?

Disruption verändert alles – auch die Welt der Outsourcing-Service-Provider, kurz OSP. Doch ist das klassische Callcenter-Modell der Business Process Outsourcing Anbieter, auch BPO genannt, wirklich am Ende, oder stehen wir vor einer neuen Ära smarter Kundeninteraktion?

Genau darüber habe ich mit Ralf Mühlenhöver zu Beginn gesprochen – einem Experten, der seit über 25 Jahren disruptive Unternehmen aufbaut und erfolgreich weiterverkauft hat. In Teil 1 unseres Gesprächs ging es um Technologisierung, Automatisierung und die Zukunft von Callcenter-Dienstleistern. Ein totes Pferd? Wer wird sich anpassen? Wer muss umdenken? Und was hat „Snake Oil“ damit zu tun?

Falls du es verpasst hast: Teil 1 dauert nur 7:02 Minuten und steckt voller wertvoller Insights. Perfekt für eine kurze Pause mit maximalem Mehrwert!

Ein Klick bringt dich direkt hin.

Der Beitrag BPO Callcenter – Disruption Vendor Management: Übernimmt KI? 2 von 4 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Transformation und Outsourcing in der Pharmaindustrie

Wie die beiden Dinge zusammenhängen wie du dein Pharma-Business sicherst, verrät Dr. Dankwart Rauscher im CEO-Talk in Folge 3. 

Bei einer Tasse Tee spricht er über hochqualifizierte Outsourcing-Manager:innen und benötigte Skills, also Fähigkeiten. Denn dem Outsourcing, so viel wurde schon in den ersten beiden Teilen klar, misst Dr. Rauscher eine strategische Bedeutung zu. Das gilt erst recht in Zeiten des hohen Transformationsdrucks.

Auch in anderen Branchen herrscht ein hoher Druck. Welche Parallelen siehst du?

Zieh dir die für dich nützlichen Impulse daraus! 

Folge 3: Pharma: Outsourcing und Transformation

Wie du siehst, unterteilten wir den CEO-Talk in praktische Portionen zu je 5 Minuten. Ganz genau genommen 5:03 Minuten wendet man auf, um die 3. Folge des CEO-Talks mit Dr. Dankwart Rauscher, DU-Pharma, anzusehen.

5 Minuten vergehen ganz schnell, besonders mit dem Interview. Gleichzeitig erfährt man, welch exzellente Berufsaussichten Outsourcing-Manager:innen wie du genießen. Schau gleich rein und erfahre mehr.

Stehst du auch vor ähnlichen Herausforderungen?

Du willst die Chancen im Outsourcing richtig nutzen?

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15 Jahre eisq – Herzlichen Glückwunsch zum 15. Geburtstag, lieber Bernhard dir und dem gesamten Team der eisq GmbH & Co.KG!

15 Jahre im Zeichen des unermüdlichen Einsatzes voller Dynamik und Impulse und einer erfolgreichen Markttätigkeit, markieren ein gestandenes Fundament von höchster Qualität, Sicherheit und Stabilität. Man merkt bei all euren Aktivitäten euer hohes Engagement, euer inhaltliches Interesse, und auch, dass ihr für jedes Thema brennt! Besonders schätze ich deine unglaubliche Motivation, diverse Themen anzuschieben und zu begleiten uuuuuuund nie aufzugeben!

Zu diesem nachhaltigen Erfolg gratulieren wir euch herzlich und freuen uns auch weiterhin auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Möge die eisq GmbH & Co.KG noch viele weitere Jahre voller Innovationen sein und zahlreiche Erfolge erleben!

Mit den besten Wünschen, euer Team der BBL Germany
Holger Feil, Country Manager Biocon Biologics Germany

Englisches Transkript:

Pharma: Outsourcing und Transformation

Bernhard Gandolf (BG)

Welche Skills benötigt ein Projekt- oder Outsourcing-Manager?

So I think you can almost outsource everything except of these key-core functions you just mentioned, like tender management and business development. Great. Given the increasing complexity of pharmaceutical outsourcing projects, what are the key competencies and skills a project manager needs to possess to successfully manage these initiatives?

Dankwart Rauscher (DR)

Yes, very important. Key competencies for such a project manager who performs outsourcing are, first of all, an in-depth knowledge of his functional area and an overview of the relevant CRO´s or partner companies where he would like to outsource. Also, knowledge about the relevant competitors is very important. A deep knowledge is also important and an insight into the pharma business and relevant operations. Let us say he should have at least ten years of experience in his role and, potentially, at European level. Also several soft skills are important, like a positive and engaging mindset, lateral leadership with intercultural expertise and a highly structured and organized approach. But as I mentioned, an in-depth knowledge and an overview about this area of business is the most important area.

BG

So you say you have to combine the soft skills, which are very important according to your expertise, with the practical knowledge of the pharmaceutical operational area you’re into. Thank you.

Wird die Geschwindigkeit der Transformation in den nächsten 3 Jahren gleich hoch bleiben?

Pharmaceutical companies have accelerated and transformed their business in an outstanding way in the past three years. This is my external perspective. Will the speed and need for transformation stay the same in the next three years? What do you think?

DR

Yes, I think so. There are new technologies coming to the market continuously. An example: digital health, AI and others. This means new competitors, new products, new treatments. The pricing pressure from payors will furtheron determine the business of companies. Then also market access and health economic and outcomes research (HEOR) studies will influence the launch of products and the pricing. Although the Covid 19 pandemic has contributed a lot to these transformations. And a very important topic in my point of view is the stability of the supply chains to minimize the risk of product shortages, which we had them in the past and also in the recent times.

Outsourcing und Transformation spielen Hand in Hand

BG

Right. And this also refers to the colleagues of McKinsey, I see.

So according to you, as an in-depth specialist, the speed of transformation will stay high. Thank you, thank you very much, Doctor Rauscher, for sharing your valuable insights with us today. Your expertise on pharmaceutical outsourcing has been incredible enlightening for our audience. We appreciate you taking the time to join us for a cup of tea and a stimulating conversation.

For those of you interested in exploring outsourcing strategies further, please do not hesitate to contact with Doctor Rauscher on LinkedIn. You can find the link in the video description down here. And if you would like to discuss your specific outsourcing challenges, feel free to schedule a complimentary consultation with our team at eisq. Visit our website and book an appointment.

Thank you for watching. We look forward to bringing you more insightful conversations in the future. Thanks, Dankwart.

DR

Thanks a lot. Cheers. Thanks a lot to you.

Folge 1 Business Process Outsourcing Pharma

Mit nur einem Klick kannst du hier direkt in die erste Folge springen.

Eine Tasse Tee über Business Process Outsourcing Pharma mit Dr. Dankwart Rauscher und Bernhard Gandolf

Folge 2 Pharma Outsourcing Services: Was sollte Inhouse bleiben?

Genauso einfach ist es, auchPart 2 anzusehen.

Der Beitrag Pharma: Outsourcing und Transformation erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Fehlender Markenbezug im Nearshore-Outsourcing stellt eine echte Herausforderung dar. Hier erfährst du, wie man ihn auch überwinden kann. Denn häufig sind deine Marke und dein Unternehmen im Land des Dienstleisters unbekannt. Da heißt es gezielt trainieren und vor allem gezielt Präsenz zeigen.

Oder hast beispielsweise schon einmal deutsche Post-Filialen in Kroatien, der Slowakei oder woanders als in Deutschland gesehen?

Die deutschen Outsourcing Service Provider, kurz OSP, gevekom und regiocom produzieren im bulgarischen Burgas. Der kroatische OSP-Player Meritus ulaganja d. d. (d. d. ist die kroatische AG), verleibt sich Ende 2022 die deutsche Invitel-Gruppe ein. Meritus ulaganja bedeutet übrigens in etwa „die Investition wert“. Das Outsourcing-Geschäft wird jeden Tag ein Stück internationaler. Nearshore gehört zum Arbeitsalltag.

Dabei tritt als Herausforderung der fehlende Markenbezug immer stärker zutage. Gottseidank verfügen wir bei eisq über eine bewährte und prämierte Lösung.

Wusstest du, dass Rumänen Aldi, weil es sich um ein deutsches Unternehmen handelt, als teuer erachtet?

Aldi hat dreimal überlegt, in dem Land einzusteigen. Das letzte Mal strichen die Discounter erst 2021 den Balkanstaat von der Liste der Expansionsziele. Unvorstellbar oder? Welcher Deutsche, Österreicher oder Schweizer hielte den Inbegriff für Discount für teuer? 

Problem fehlender Markenbezug im Nearshore

Im Zeitalter der Globalisierung und des digitalen Wandels greifen immer mehr Unternehmen auf Outsourcing zurück. Eine, wenn nicht aktuell sogar die beliebteste Variante des Outsourcings im Bereich Service ist das Nearshore-Outsourcing. In dem Fall wandern Aufgaben an externe Mitarbeiter:innen in einem nahegelegenen Land. Meist handelt es sich, siehe oben, um Südost-Europa. Unbenommen gehört das Ziel Kosten zu senken zu den Treibern. Mindestens ebenso pusht die fehlende Ressource Mensch in Deutschland das Thema. Der Geschäftsführer eines Call Center-Dienstleisters erklärte mir unlängst, warum sein Unternehmen nun mit Mitarbeiter:innen im Homeoffice in Spanien das Glück versuche, in etwa so.

„Bernhard, ich bekomme einfach keine Leute in Deutschland. Auch nicht im Homeoffice. Als mich ein Bewerber fragte, ob er nicht auch von Spanien aus für uns arbeiten kann, weil er davor schon für das Projekt bei einem anderen Bewunderer von uns telefonierte, ist der Groschen gefallen.“ (Anmerkung: Mit Bewunderer meint der selbstbewusste Geschäftsführer seine Wettbewerber)

Die Sache mit dem fehlenden Markenbezug

Während Nearshore-Outsourcing viele Vorteile bietet, gibt es unter anderem diese spezifische Herausforderung: Die externen Mitarbeiter:innen in Bulgarien, Griechenland, Nord-Mazedonien und wo auch immer verfügen in der Regel über keine direkte Beziehung zur Marke des Auftraggebers. Das gilt insbesondere dann, wenn das Unternehmen seine Präsenz am Nearshore-Standort nicht etabliert hat.

Stell dir vor, du als Vendor Manager:in, Service Partner Manager:in einer deutschen Energieversorgers steuerst einen Dienstleister etwa im eingangs zitierten Bulgarien. Wie „cool“ fühlt es sich für einen Call Center Agent in Bulgarien wohl an, auf die Frage „Was machst du so?“ zu antworten „Ich telefoniere für die Stadtwerke xyz in Deutschland.“ Der Coolness-Faktor dürfte irgendwo zwischen „nicht vorhanden“ und „kaum messbar“ liegen.

So entsteht keine Identität als Markenbotschafter:in deines Unternehmens!

1. Punkt: fehlender lokaler Bezug

Einer der Hauptgründe dafür, dass ein outgesourcter Agent im Nearshore also keine Beziehung zur Marke des Auftraggebers hat, ist das Fehlen einer  Präsenz des Unternehmens. Wenn die Marke des Auftraggebers in Deutschland ansässig ist, der Outsourcing-Mitarbeiter jedoch in einem anderen Land arbeitet, bestehen keine direkte Berührungspunkte mit der Marke. Mitarbeiter:innen verfügen bestenfalls über begrenzte Informationen über das Unternehmen und die Werte. Der emotionale Bezug, das Image und der soziokulturelle Kontext fehlen. Das führt zu einer geringeren Identifikation mit der Marke.

Es entwickelt sich ein eigenes Bild von den beauftragenden Unternehmen im fernen Deutschland, Österreich oder der Schweiz, welches wenig mit dem Eigenbild hier zu tun hat.

Glaubst du nicht? Beispiel ALDI in Rumänien

Der Discounter ALDI verfügt über Standorte im Nachbarland Ungarn. Dort wie in Polen verfügt ALDI über keine starke Präsenz. In Rumänien kennen Menschen ALDI hauptsächlich in diesem Kontext:

• Deutsches Unternehmen = teuer, können wir uns nicht leisten

Angenommen, du würdest 100 Leute in Deutschland zum Image von ALDI befragen? Käme da die Antwort „teuer“ überhaupt nur unter den TOP-10 Begriffen vor? Schwer vorzustellen.

ALDI verschob bereits mehrfach den Markteintritt in Rumänien. Zuletzt 2021. Hier kannst du es in einer rumänischen Wirtschaftszeitung nachlesen.

2. Punkt: fehlende Interaktion mit dir als Dienstleistersteuerer:in

Hand aufs Herz: wann warst du das letzte Mal bei deinem Nearshore-Dienstleister persönlich vor Ort? Wie viele externe Mitarbeiter:innen aus deinem Team hast du persönlich angetroffen?

Wenn ich deinen Mitstreiter:innen im Vendor Management diese Fragen stelle, höre ich oft solche Aussagen:

• Ich war noch gar nicht vor Ort. Ich habe aber felsenfest vor, bald hinzufahren.
• Vor drei Jahren habe ich mir alles genau angesehen. Heute arbeiten wir digital.
• Brauche ich nicht. Meine Ansprechpartner:innen sind hier in Deutschland.

So du regelmäßig vor Ort bei deinem externen Team bist, gratuliere ich dir. Die große Mehrheit deiner Kolleg:innen im Steuern von Outsourcing-Dienstleistern kann das nicht von sich behaupten.

Wie soll sich eine Verbundenheit, eine Identität als Teil deines Teams entwickeln, wenn du gar nicht erlebbar bist?

Wie entsteht Identität bei fehlender Erlebbarkeit?

3. Punkt: fehlendes Rollenverständnis im Vendor Management

Jüngst fragte mich ein Customer Care Leiter, ob für das Identität stiften nicht „Training“ verantwortlich sei. Die Frage lies mich bass erstaunen. Wie kann eine Führungskraft fragen, ob nicht jemand anderes seine Aufgabe „Führen“ habe?

Fragt die Person dann auch die Kolleg:innen im Training:

„Bitte könnt ihr mal meiner Assistentin sagen, dass es toll ist, sie im Team zu haben und ich ihr sehr dankbar bin?“ 

Es gehört, nein es ist die Kernaufgabe im Vendor Management, als Führungsfigur ohne Weisungsbefugnis, ein externes Team anzuleiten und zu steuern. Respekt und Wertschätzung zu erweisen.

Im Netz fand ich folgenden mittels Deepl übersetzten Text, der offenbar von John C. Maxwell stammt:

Eine der Kernaufgaben einer Führungskraft ist es, dem Team Identität zu stiften. Indem sie eine gemeinsame Vision, Werte und Ziele vermittelt, schafft sie eine gemeinsame Identität, auf die sich die Teammitglieder beziehen können. Eine starke Teamidentität fördert den Zusammenhalt, die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter. Sie schafft ein Gefühl der Zugehörigkeit und stärkt das Vertrauen untereinander. Durch die Förderung einer gemeinsamen Identität ermöglicht es die Führungskraft den Teammitgliedern, sich mit ihrer Arbeit und dem Unternehmen zu identifizieren, was zu höherer Leistungsfähigkeit und langfristigem Erfolg führt.

Erzeuge begeisterte Markenbotschafter:innen als externe Mitarbeiter:innen

Eine Sache bleibt unabdingbar im Outsourcing von Call Centern. Damit du von den Vorteilen von Outsourcing profitieren kannst, brauchst du motivierte externe Kolleg:innen. Und zwar mit kaum/wenig Fluktuation. 

Falls du jetzt spontan denken solltest: „Das ist doch das Problem meines Outsourcing Service Providers!“

Das ist auch dein Problem.

Hoher Personalwechsel, hohe Fluktuation bei deinem BPO-Dienstleister bedeutet nämlich:

• Wissen geht verloren.
• Prozesse haken.
• Ansprechpartner:innen verändern sich permanent.

• Es entsteht erst gar kein Markenbezug.

• Dadurch leidet die Customer Experience, das Kundenerlebnis.
• Du als Vendor Manager:in, Dienstleistersteuerer:in, Outsourcing-Koordinatorin verlierst eher schneller als mittelfristig Vertrauen in deinen externen Partner.
• Mit dem Verlust an Vertrauen steigen deine Sorgen.

Wenn deine Dienstleister keine Fluktuation haben, freue ich mich für dich. 

Fehlen dir externe Kolleg:innen oder wechseln diese (zu) häufig?

Ja? Hier findest du ein probates Mittel, wie du diese zu Markenbotschafter:innen entwickelst. 

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Customer Experience: +6% (das bindet Kund:innen) 
Fluktuations-Rate im Onboarding: –16% (das reduziert die Kosten)
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Hier im Video erhältst du einen Einblick.

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Mehr über die Lösung für eine Fluktuation beim Dienstleister…

…samt knackigem Video und Mailings mit nützlichen Infos zum Geheimrezept findest du hier!

Fragst du dich gerade, wie das alles im Zeitalter von Homeoffice und Nearshore funktioniert?

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Leadership-Papst John C. Maxwell bei Wikipedia

Dortfindest du folgende Texte:

John Calvin Maxwell (* 1947 in Garden City, Michigan) ist ein US-amerikanischer Buchautor, Redner, Coach und Pastor. Er ist ein tonangebender Experte für Führungsfragen. Seine über 70 Bücher wurden 24 Millionen Mal verkauft und in 50 Sprachen übersetzt. Einige von diesen erschienen auf der New York Times Best Seller Liste.

Führung bringt laut Maxwell Menschen an klar bestimmte Ziele, sie ist zeitunabhängig und ihrem Wesen nach selbstlos. Es geht im Wesentlichen darum, anderen Menschen Wert beizumessen und Verantwortung für sie zu übernehmen. Zentrale Fragen lauten daher: Was brauchen Mitarbeitende, für die ich Verantwortung trage? Wie kann ich anderen helfen, produktiv tätig zu sein und Erfolg zu haben? Wie kann ich leben und auftanken, um Energie und Leidenschaft für Menschen und gemeinsame Ziele zu haben? Führungspersonen brauchen Selbstdisziplin, Verantwortungsbewusstsein und Hingabe an ihre Aufgaben, um langfristig und nachhaltig etwas zu bewirken.

Konzept der fünf Ebenen der Führung

Ein wesentliches Konzept von John C. Maxwell sind die fünf Ebenen der Führung:

1. Position (Berechtigung): Menschen folgen jemandem, weil sie es müssen.

2. Zustimmung (Beziehung): Menschen folgen jemandem, weil sie es möchten und ihn mögen.

3. Produkt (Resultate): Menschen folgen jemandem wegen dessen, was man selbst für die Organisation erreicht hat.

4. Menschen Entwicklung (Reproduktion): Menschen folgen jemandem wegen dessen, was man für sie persönlich getan hat.

5. Spitze (Respekt): Menschen folgen jemandem wegen dessen, was man ist und was man darstellt.

Der Beitrag Fehlender Markenbezug im Nearshore und wie du ihn überwindest erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Stellenbeschreibung Vendor Manager:in Teil 2. Hier kommt dein Beitrag mit allerlei nützlichen Inhalten und einem praktischen Veranstaltungshinweis. Unser kostenfreies Webinar Sorgenfreies Outsourcing findet am 8.3.24 um 10:00 Uhr mit extra Frauen-Power zum Weltfrauentag statt.

Wenn du willst, steht es dir frei, einzelne Passagen aus dem folgenden Beitrag einfach für deine Zwecke zu nutzen.

Wo es einen Teil 2 gibt, muss es einen ersten ebenfalls geben? Richtig. Vor etwa einem Jahr brachten wir diesen.

Hiergelangst du dorthin.

Die Kernaufgabe aus unserer Sicht, die in jede Stellenbeschreibung Vendor Manager:in oder Dienstleistersteuerer:in sinngemäß reingehört, lautet:

Als Vendor Manager:in bist du das Gesicht unseres Unternehmens für die Mitarbeiter:innen unserer Dienstleister, Outsourcing Service Provider. Du hältst stets die Balance zwischen unseren Interessen und den Belangen unserer Partner.

Du sorgst mit deiner Arbeit dafür, dass unser Outsourcing positive Resultate erzielt. 

Ganz passend dazu legen wir dir unser kommendes Webinar mit Frauen-Power: Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept für Fluktuation beim Dienstleister ans Herz.

Außerdem haben noch 3 Glückwünsche zu unserem 15-jährigen Jubiläum den Weg zu uns gefunden.

Webinar mit Frauen-Power: Sorgenfreies Outsourcing

Genau am Weltfrauentag 2024, am Freitag, den 8.3.24, bieten wir das kostenfreie Webinar von 10:00 Uhr bis 10:45 Uhr an.

 Ergattere gleich kostenlos und unverbindlich deinen Platz.

(Es können nur maximal 30 Personen teilnehmen. Klicke daher gleich auf „Registrieren“.)

Was gehört überhaupt alles in eine Stellenbeschreibung/Job Description?

Bei der Stellenbeschreibung handelt es sich um eine wichtige Dokumentation, die sowohl dem Arbeitgeber als auch potenziellen Bewerber:innen klare Erwartungen und Anforderungen kommuniziert. In der Regel sollte eine Stellenbeschreibung die folgenden Elemente enthalten:

• Jobtitel und Position: Eine klare Bezeichnung der Position und ihre Platzierung innerhalb der Organisationsstruktur.
• Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Eine detaillierte Auflistung der Hauptaufgaben und Pflichten, die mit der Position verbunden sind.
• Qualifikationen und Fähigkeiten: Die erforderlichen Qualifikationen, Ausbildungen und Fähigkeiten, die für die erfolgreiche Ausübung der Position erforderlich sind.
• Arbeitsbedingungen: Informationen über Arbeitszeiten, Standort, Reisetätigkeiten und andere relevante Arbeitsbedingungen.
• Vergütung und Zusatzleistungen: Angaben zur Vergütung, Bonus-Strukturen, Benefits und anderen Zusatzleistungen.
• Unternehmenskultur und Werte: Eine kurze Beschreibung der Unternehmenskultur und der Werte, die für die Position relevant sind.

Eine gut formulierte Stellenbeschreibung hilft nicht nur entscheidend dabei, potenzielle Bewerber:innen anzusprechen. In unseren Augen stellt sie darüber hinaus sicher, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer klar über die Erwartungen und Anforderungen informiert sind.

Was für Aufgaben fallen typischerweise in eine Stellenbeschreibung Vendor Manager:in?

Dienstleistersteuerer:innen, Vendor Manager:innen beschäftigen sich typischerweise – natürlich in unterschiedlicher Ausprägung je nach Outsourcing-Modell – mit diesen Tätigkeiten.

Workforce Management, kurz WFM

Unter Workforce Management versteht man die effektive Planung, Steuerung und Optimierung von Personal, um die Arbeitsleistung zu maximieren. Dies umfasst die Bereiche Personalplanung, Zeiterfassung, Einsatzplanung, Arbeitszeitmanagement, Analyse Ist- vs. Planung, im Fachjargon Clearing genannt und Mitarbeiterentwicklung. Ziel ist es, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Dabei geht es darum, die Balance von Kosten, Mitarbeiterzufriedenheit und Service-Zielen zu gewährleisten. Durch die Nutzung von Workforce-Management-Systemen und -Technologien können Unternehmen ihre externen Ressourcen besser verwalten, Arbeitsabläufe optimieren, Kosten senken und die Produktivität steigern.

Quality, die Aufgabe als Qualitätsmanager

Vendor Manager:innen steuern, siehe Workforce Management, auch immer die Qualität der Dienstleistung. Als Qualitätsmanager im Vendor Management ist man verantwortlich für die Sicherstellung, dass die Dienstleistungen oder Produkte, die von externen Lieferanten/Partnern bereitgestellt werden, den Qualitätsstandards des Unternehmens entsprechen. Dazu überwacht man als Qualitätsmanager:in im Vendor Management die Güte der Leistung der Outsourcing Service Provider. Das können Kundenbefragungen, Mystery Activities, Prozessanalysen, Silent Listening, Lernerfolgskontrollen von Schulungen oder Wissenstests sein. Auch führt man regelmäßige Audits durch und entwickelt die eigenen Qualitätskontrollverfahren weiter. Hier arbeitet man eng mit den Outsourcing Service Providern zusammen, um Probleme zu identifizieren, zu lösen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. Darüber hinaus koordiniert man häufig Schulungen und Schulungsmaßnahmen für die externen Kolleg:innen, um sicherzustellen, dass diese die Anforderungen des Unternehmens verstehen und umsetzen können. Insgesamt trägt man so im Vendor Management dazu bei, die Qualität und Zuverlässigkeit der extern erbrachten Dienstleistungen oder Produkte zu gewährleisten.

Analytics – das Nutzbarmachen der Daten

Analytics im Vendor Management bezieht sich auf die Nutzung von Datenanalyse-Tools und -Techniken. 

Dabei geht es um 3 Aspekte:

1. Ganz naheliegend geht es darum, Einblicke in die Beziehung zum Dienstleister zu gewinnen. Diese Analyse ermöglicht es deinem Unternehmen, Kosten zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Qualität der Zusammenarbeit mit dem Partner zu verbessern. Beispielsweise beschäftigt man sich mit der Fluktuation, der Wirksamkeit von Schulungen, der Verlässlichkeit von Reports und so weiter und so fort.
2. Bewusst an zweiter Stelle nennen wir das Nutzbarmachen der generierten Daten! Dieser Aspekt wird leider manchmal oder viel zu häufig übersehen. Denn die generierten Daten und das gewonnene Wissen um die Kunden, Bedürfnisse und Prozesse gleicht einem Schatz.
3. Erst an dritter Stelle nennen wir das, womit sich Vendor Manager:innen ebenfalls beschäftigen. Stimmen die KPI, kurz Key Perfomance Indicators? Wurden die Werte korrekt ermittelt? Was sagen die Werte aus? An welcher Stelle gilt es entgegenzusteuern? Wo kann man die Leine lang lassen, wo kurz?

Governance – der formale Rahmen

„Governance“ im Vendor Management kann auf Deutsch als „Rahmen-Verwaltung“ oder „formale Steuerung“ übersetzt werden. Im Kontext des Vendor Managements bezieht sich Governance auf die Aktivitäten zur Steuerung und Regulierung der Beziehung und Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Hierbei werden vertragliche Aspekte und Compliance, zu Deutsch die Komplianz, berücksichtigt. Das bedeutet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Unternehmensrichtlinien und branchenspezifischer Standards durch die Outsourcing-Service-Provider. Es umfasst die Sicherstellung, dass die Vertragsbedingungen beidseitig eingehalten, rechtliche Anforderungen erfüllt, ethische Standards beachtet werden. Ein effektives Compliance-Management im Vendor Management hilft dabei, Rechtsrisiken zu minimieren und die Reputation des Unternehmens zu schützen.

Administration

In der Administration bei der Dienstleistersteuerung fallen verschiedene Aufgaben an. Dazu gehört das Freischalten und Deaktivieren von Systemaccounts für die externen Kolleg:innen., Oder denke nur an die Verwaltung von Zugriffsrechten und Berechtigungen für Dienstleister, das Aktualisieren von Richtlinien, das Nachhalten von Absprachen mit anderen Fachbereichen aus deinem Unternehmen.

Wertvolle Fähigkeiten

Verhandlungsführung ist eine Schlüsselfähigkeit in vielen Bereichen des Lebens und insbesondere im beruflichen Kontext Vendor Management. Sie erfordert die Fähigkeit, die Bedürfnisse und Interessen aller beteiligten Parteien zu erkennen und auszugleichen, um zu einer für alle Seiten akzeptablen Lösung zu gelangen. Dabei ist es wichtig, Zielkonflikte zu identifizieren und Strategien zu entwickeln, um sie zu harmonisieren. Dies erfordert Einfühlungsvermögen, Kommunikationsgeschick und Kreativität.

Die Fähigkeit, Ziele wirksam zu vereinbaren, ist entscheidend für das Daily Business eines Vendor Managers. Dies beinhaltet die klare Definition von Zielen, das Festlegen realistischer Erwartungen und das Finden gemeinsamer Schnittpunkte, um Win-Win-Situationen zu schaffen. 

Wertschätzendes Eskalieren gehört als ein wichtiger Aspekt in den Umgang mit schwierigen Situationen. Davon gibt es im Vendor Manager mehr als man denkt. Es bedeutet, Konflikte oder Probleme auf eine respektvolle und konstruktive Weise anzusprechen, ohne dabei die Beziehung zu belasten oder die Situation zu verschlimmern. Dies erfordert diplomatisches Geschick, Selbstbeherrschung und die Fähigkeit, sich in die Perspektive anderer Personen hineinzuversetzen.

Im Kontext von Nearshore-Beziehungen, bei denen Teams oder Dienstleister aus verschiedenen kulturellen Hintergründen zusammenarbeiten, ist interkulturelle Kompetenz von entscheidender Bedeutung. Dies umfasst das Verständnis kultureller Unterschiede, die Fähigkeit, sich auf unterschiedliche Kommunikations- und Arbeitsstile einzustellen, sowie die Bereitschaft, Vorurteile abzubauen und kulturelle Vielfalt als Bereicherung zu betrachten.

Insgesamt sind Verhandlungsfähigkeiten, die Fähigkeit, Zielkonflikte zu harmonisieren, das Vereinbaren von Zielen, wertschätzendes Eskalieren und interkulturelle Kompetenz wesentliche Bestandteile einer erfolgreichen Dienstleistersteuerung. Indem man diese Fähigkeiten entwickelt und geschickt einsetzt, kann man nicht nur effektive Partnerschaften aufbauen und pflegen, sondern auch dazu beitragen, positive Ergebnisse und langfristigen Erfolg zu erzielen.

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3 Glückwünsche 15 Jahre eisq

Jürgen Wachter, Foundever, schreibt:

Lieber Bernhard und das Team von eisq,

sich 15 Jahre in einem dynamischen Markt behaupten zu können, ist schon aller Ehren wert! Aber Eure Beratungsleistungen mit Engagement, Kompetenz und Qualität stets auf hohem Niveau zu vermitteln, ist sprichwörtlich die Kirsche auf der Torte!

Herzlichen Glückwunsch zu Eurem Jubiläum und weiter so.

Viele Grüße

Jürgen Wachter

Thomas Kreutzfeld, Höcker & Partner Rechtsanwälte und Notare wünscht:

Lieber Bernhard, 

alles Gute zum Firmenjubiläum. 

Auf weitere erfolgreiche Jahre! 

Beste Grüße 

Thomas 

Rolf Leder, Qualitiks GmbH, gratuliert:

Herzlichen Glückwunsch, eisq GmbH & Co. KG! Whoop Whoop.

Der Beitrag Stellenbeschreibung Vendor Manager:in Teil 2 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnungen zurückweisen – Dein 20. von 21 Tipp für die Rechnungsprüfung

Oder aber auch: Wie gut nutzt du die Bandbreite deiner Reaktionsmöglichkeiten?

Hier bekommst du deinen 20. von 21 Tipps für die leichtere und obendrein wirksamere Rechnungsprüfung von deiner spezialisierten Outsourcing-Beratung eisq. Außerdem liefern wir dir ein tolles und zugleich kostenfreies Webinar als Zugabe. 

Fehlerhafte Rechnungen können ganz schön nerven.

Aber keine Sorge, ich hab da ein paar Tipps für dich.

In diesem Post erfährst du, wie du mit fehlerhaften Rechnungen korrekt und zudem souverän umgehst. Dir enthülle ich dazu nämlich gleich 5  Handlungsoptionen inklusive Text-Vorlagen.

Erfolgs-Webinar!

Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept für Fluktuation beim Dienstleister

Viele Service Partner Manager:innen fragen, wie gehen Sie mit Rechnungen und speziell fehlerhaften korrekt um?

Wie gehst du mit fehlerbehafteten Rechnungen um?

Gerade fehlerhafte Rechnungen können ganz schön nervig sein.

Aber keine Sorge, ich hab da ein paar Tipps für dich.

**Zuerst heißt es dazu herausfinden, ** wann und warum eine Rechnung fehlerhaft ist.

Formelle Fehler lauten zum Beispiel:

• falsche Firmierung oder Anschrift
• fehlende Angaben zu Leistungszeitraum, Steuernummer, etc.

Sachliche Fehler wären etwa:

• falsche Positionen, Leistungen
• Rechenfehler, Dopplungen, usw. ❌

Wenn du eine fehlerhafte Rechnung erhältst, wählst du aus mehreren Optionen aus.

Welche Option du wählst, hängt von der Art des Fehlers ab. 

Unser Tipp für doch:

Nutze stets dafür stets einen ✍️ schriftlichen Kanal, um auch eine Nachvollziehbarkeit für Dritte zu gewährleisten.

Option 1. Rechnung zurückweisen

Wenn sich die Rechnung formell oder sachlich als falsch erweist, kannst du sie zurückweisen.

Das geht ganz einfach:

• Schreibe deinem Dienstleister einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre, warum du die Rechnung zurückweist.
• Fordere deinen Dienstleister auf, die Rechnung zu korrigieren.

Vorschlag:

Hallo [Name des Dienstleisters],

ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten. Offenbar ist dabei ein kleiner Irrtum unterlaufen.

Deswegen muss ich Ihnen leider mitteilen, dass ich die Rechnung aufgrund folgender Fehler zurückweise:

* Die Firmierung auf der Rechnung ist falsch.
* Der Leistungszeitraum ist nicht korrekt angegeben.

Bitte korrigieren Sie die Rechnung und senden Sie mir diese erneut zu.

Vielen Dank für Ihre Mühe.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Möglichkeit 2: Rechnung zurückstellen

Wenn du dir nicht sicher bist, ob die Rechnung fehlerhaft ist, kannst du sie auch zurückstellen.

Das geht auch ganz einfach:

• Schreibe deinem Dienstleister dazu einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre dabei, warum du die Rechnung zurückstellst.
• Fordere deinen Dienstleister dazu auf, den möglichen Fehler zu klären.

Möglicher Text:

Hallo [Name des Dienstleisters],

ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten.

Ich bin mir nicht sicher, ob die Rechnung korrekt ist. Ich habe dazu folgende Fragen:

* Sind die Positionen der Rechnung korrekt?
* Ist der Rechnungsbetrag korrekt?

Bitte klären Sie die Fragen und senden Sie mir die ggf. die korrigierte Rechnung erneut zu.

Vielen Dank für Ihre Mühe.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Oder 3: Teilbetrag freigeben

Wenn du die Leistung teilweise anerkennst, kannst du natürlich einen angemessenen Teilbetrag freigeben.

Das geht so:

• Sprich dafür mit deiner Buchhaltung ab, wie viel du freigeben möchtest.
• Schreibe dazu deinem Dienstleister einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre darin, warum du nur einen Teilbetrag freigibst.

Beispiel:

Hallo [Name des Dienstleisters],


ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten.


Bitte lassen Sie uns zeitnah über Position [Positionsnummer] sprechen, da wir hierzu möglicherweise unterschiedliche Ansichten haben.

In der Zwischenzeit habe ich die Positionen [Positionsnummern] freigegeben und zur Bezahlung weitergeleitet.

Vielen Dank für Ihre Mühe. 

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Option 4: Freigabe mit Vorbehalt

Wenn du die Rechnung mit Vorbehalt freigibst, bedeutet das, dass du die Zahlung rechtlich erst endgültig leisten wirst, wenn ein möglicher Fehler geklärt worden ist.

Das geht so:

• Schreibe dazu deinem Dienstleister einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre dabei, warum du die Rechnung mit Vorbehalt freigibst.
• Fordere deinen Dienstleister zugleich auf, den eventuellen Fehler mit dir zu klären.

Beispiel:

Hallo [Name des Dienstleisters],

ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten.

Dein Link zu den 21 Tipps

Rechnungsprüfung – blog.vendor-management

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Der Beitrag Rechnungen zurückweisen – Tipp 20 von 21 Rechnungsprüfung erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Formelle und sachliche Rechnungsprüfung notwendig? Dein 19. von 21 Tipps dazu für die leichtere Rechnungsprüfung von deiner spezialisierten Outsourcing-Beratung eisq. Außerdem liefern wir dir ein tolles und zugleich kostenfreies Webinar obendrein. 

Formelle und sachliche Rechnungsprüfung: Vertrauensbruch, Vorsichtsmaßnahme oder schlicht Kontrollpflicht?

Ein Outsourcing-Koordinator meinte nämlich einst zu mir:

Schließlich vertraue ich meinen Partner nicht, wenn ich dessen Rechnungen auch prüfen muß.

Diese Aussage wirkt zunächst einmal durchaus nachvollziehbar. Schließlich bildet Vertrauen dabei die Grundlage jeder erfolgreichen Zusammenarbeit. Wenn man außerdem einem anderen nicht traut, wird es zugleich schwierig, mit ihm wirklich zusammenzuarbeiten.

Doch ist die ❓ formelle und sachliche Rechnungsprüfung ❓dabei wirklich ein Zeichen von Misstrauen? Wir vertreten dabei jedoch die Auffassung, dass das mitnichten der Fall ist. Im Gegenteil! Denn das Prüfen einer Rechnung gehört außerdem nämlich zu den Kontrollpflichten von Dienstleistersteuerer:innen. Die werden gerne auch Vendor Manager:innen oder eben Outsourcing-Koordinator:innen genannt. Daher hat das nichts mit Misstrauen zu tun. Wenn du es jedoch bevorzugst, betrachte es doch auch als Vorsichtsmaßnahme.

Formelle und sachliche Rechnungsprüfung

Bei der formellen und sachlichen Rechnungsprüfung ⚖️ geht es im Kern darum, die folgenden Punkte zu überprüfen sowie abzugleichen:

Stimmen die Leistungen und die Positionen überhaupt dabei überein? Wurden die Leistungen dazu korrekt erbracht?

Sind die Preise außerdem korrekt?

Wurden eventuell dafür vereinbarte Rabatte, Abzüge, sowie Boni nachdem Addieren korrekt berücksichtigt?

Wie steht es auch um die formellen Punkte? Dabei denken wir an Dinge wie Bestellnummern? Dazu zählen natürlich auch die korrekte Anschrift, sowie die Steuern, und so weiter und so fort.

Sobald du nämlich bei der formellen und sachlichen Rechnungsprüfung Unstimmigkeiten feststellst, handelt es sich aus unserer Sicht keineswegs um Misstrauen. Siehe dazu auch weiter vorne. Du trifft dabei lediglich eine Feststellung, ob die Rechnung korrekt ist oder nicht. Mehr gibt’s dazu nicht zu sagen. In letzten Fall bittest du deinen Dienstleister, neudeutsch auch Outsourcing Service Provider genannt, schlicht, deswegen die Rechnung ️ zu korrigieren.

Auch darum formelle und sachliche Rechnungsprüfung

Natürlich wäre es absolut wünschenswert, wenn Dienstleister ihre Rechnungen immer korrekt erstellen. Jedoch selbst bei den besten Dienstleistern kann es dabei zu Fehlern kommen. Daher ist es folglich wichtig, deswegen die Rechnungen regelmäßig zu prüfen.

Obwohl du bestimmt sofort weiterlesen möchtest, liefern wir dir außerdem einen wichtigen Hinweis. Es handelt sich um unser zudem kostenfreies Webinar am 29.11.2023. Gespannt? Dann schnapp dir gleich den Termin dazu.

Webinar! Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept für Fluktuation beim Dienstleister

Schließen sich Vertrauen und Kontrolle dabei aus?

Nein, das tun sie bestimmt nicht. Vertrauen und Kontrolle schließen sich dabei keineswegs gegenseitig aus. Vertrauen bedeutet, dass man dem anderen glaubt. Nämlich konkret, dass er dabei das Richtige tut. Kontrolle heißt, sich außerdem dazu zu vergewissern, dass der andere auch das Richtige tut.

Vertrauen und Kontrolle betrachten wir als zwei Seiten einer Medaille. Beides sorgt somit erst in der richtigen Kombination für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und gewährleistet damit diese.

eisq geht sogar einen Schritt weiter. Mit dem Anerkennen einer Zahlungspflicht ist zugleich auch das Abnehmen einer Leistung eng verbunden. Die Abnahme ️ gehört dabei auch zu den Kernpflichten von jedem Auftraggeber einer outgesourcten Dienstleistung.

Die Abnahme dient außerdem für noch mehr. Damit stellst du sicher, dass die Leistungen des Dienstleisters auch den vereinbarten Anforderungen entsprechen. Deshalb ist es nun dazu erforderlich, dass ein Auftraggeber die Leistungen des Dienstleisters auch sorgfältig überprüft . Und dadurch schließlich abnimmt.

Somit erachten wir die Abnahme also als wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Sie hilft dir zugleich dabei, auch Missverständnisse sowie Streitigkeiten zu vermeiden. Denn damit trägst du dazu bei, dass somit beide Parteien jeweils die vereinbarten Leistungen erhalten .

Aufgabe formelle und sachliche Rechnungsprüfung

Betrachte das Prüfen daher als Teil der ➡️, nämlich deiner Aufgabe. Oder wenn du dabei im Team arbeitest, als Teil eurer Aufgabe dazu im  Vendor Management. Es handelt sich dabei weder um Misstrauen. Noch geht es  darum, jemanden eins folglich auszuwischen. 

Zeige dazu deinem Dienstleister außerdem auch mit dem Prüfen der Rechnungen eins. Nämlich, dass die Dienstleistung für dich ️ und somit dein Unternehmen wichtig sind.

Bedenke zugleich! Das Abnehmen der externen Leistung erfolgt sinnvoller Weise auch durch den Personenkreis, der sich damit am intensivsten in deinem Haus damit beschäftigt. Nämlich geht es um dich dabei. Dir und deinen Kolleg:innen kommt somit dazu im Vendor Management die formelle und sachliche Rechnungsprüfung zu.

Behalte also die Balance zwischen Prüfen der Rechnung einerseits, sowie Kontrollieren der Leistung andrerseits. Somit erfüllst du deine eigentliche Aufgabe. Nämlich das Steuern. Dafür machst du das. 

3 Beispiele, was du erwarten kannst

Hannelore vertraut uns dazu im Managed Outsourcing die Rechnungsprüfung an. Folglich freut sich ihr Team über mehr Zeit mit Hannelore. Und die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern klappt zudem deutlich harmonischer und somit kostengünstiger. 

Für Julia konnten wir durchschnittlich 2,5 Arbeitstage pro Monat freischaufeln. Somit kommt heute Julia besser und zudem effizienter ihrer Kontrollpflicht nach. Das erreichten wir sogleich, indem wir die Abrechnungsgrundlagen dafür umstellten. Dadurch verfügt Julia heute über genauso viel Transparenz. Die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister klappt außerdem zudem zugleich reibungsloser. Folglich geht es Julia in ihrem Job besser und das zeigt sich auch im persönlichen Empfinden zur Zufriedenheit.

Volker genießt außerdem heute viel, viel mehr entspannte Arbeitstage als im Vergleich zu davor. Denn er führt heute viel weniger Diskussionen bezüglich abzurechnender Boni und Mali. Das erzielten wir, indem wir dazu sein Bonus-/Malus-System sanft angepasst haben. Folglich rauschen die darauf aufbauenden Rechnungen heute reibungsloser und somit entspannter durch seine Hände.  

Sehr abwechslungs- und lehrreicher Workshop, der neue Perspektiven für operative und strategische Aufgaben aufgezeigt hat. Wir haben viele neue Impulse bekommen.
Volker Messerschmidt, RheinEnergie

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Der Beitrag 19. von 21 Tipps: formelle und sachliche Rechnungsprüfung erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnung und Vertrag – 14. Tipp: Ist das überhaupt vertragskonform?

Bei dir als Dienstleistersteuerer:in, Outsourcing Koordinator:in oder neudeutsch Vendor Manager:in umfangreicher ausgelagerter Services landen oft bildlich gesprochen ganze Bücher voll mit Nachweisen zu Rechnungen auf dem Tisch. Manchmal trägst du auch einen Titel als Outsourcing Manager:in. 

Der Titel ändert nichts an deinen Aufgaben.

So sieht eine typische Beschreibung deiner Aufgaben auf LinkedIn aus:

• Regelmäßiges Überprüfen und Verbessern der Leistungserbringung unserer Dienstleister, um sicherzustellen, dass die Abnahme und Leistungsabrechnung vertragskonform erfolgen.
• Ansprechpartner für alle steuerungsrelevanten Anliegen im operativen Tagesgeschäft.
• Identifizieren und Priorisieren der Umsetzung von Optimierungspotenzialen unserer Dienstleister und sicherstellen der Erreichung unserer Serviceziele
• Sicherstellung der Einhaltung unserer Key Performance Indicators (KPIs) und ihrer Transparenz über alle Dienstleister-Standorte hinweg.
• Verantwortlich für Informationen im Zusammenhang mit dem Service sowie Sicherstellung von Standards für Berichtswesen, Ablage und Reports.
• Bewertung der Kosten und Preisgestaltung der Customer Contact Center unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte und Rentabilität.
• Regelung vertraglicher Themen in Zusammenarbeit mit unserer Beschaffung

Unser 14. Tipp für dich!

Die Sache mit dem Umfang von Rechnung und Vertrag

Zig Seiten dokumentieren Leistungen und Positionen, die deine Dienstleister für euch erbringen. Wer sich daran wagt, das gewissenhaft zu prüfen, vergisst leicht einen wichtigen Aspekt.
Denn der Wust an Informationen lenkt den Blick weg von der entscheidenden Frage. Ist das vertragskonform?

Gehen wir einen Schritt zurück.

Warum fallen Rechnungen oft so umfangreich aus?

Die Gründe für das Hinzufügen von Anhängen liegen neben der Transparenz  oft in den spezifischen Anforderungen des Rechnungsempfängers – sprich deiner Firma – und/oder den gesetzlichen Vorschriften im Rechnungswesen ab. Hier listen wir für dich 4 Beispiele auf.

1. Belege und Nachweise zur Transparenz: Anhänge können Belege oder Nachweise enthalten, die die in der Rechnung aufgeführten Leistungen oder Ausgaben unterstützen. Dazu können zum Beispiel Quittungen, Lieferscheine, Arbeitsberichte oder Verträge gehören. Durch das Bereitstellen dieser zusätzlichen Informationen verbessern die Autoren die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Rechnung
2. Steuerliche Anforderungen: In einigen Ländern gibt es spezifische steuerliche Vorschriften, die bestimmte Informationen oder Dokumente als Anhang zur Rechnung verlangen. Besonders knifflig wird dies im Nearhsore, wenn dein Dienstleister außerhalb der EU sitzt. Dies geht dann sofort über Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers oder die innergemeinschaftlichen Einhaltung bestimmter Dokumentationspflichten hinaus. Leistungsdatum, Abgrenzungs-Bestimmungen, Nachweise von Abgaben auf Teilleistungen, etc. müssen korrespondieren. 
3. Vertragsbedingungen: Wenn in einem Vertrag bestimmte Bedingungen oder Vereinbarungen festgelegt sind, die nicht direkt in der Rechnung selbst erfasst werden können, werden diese häufig als Anhang zur Rechnung beigefügt. Der Klassiker: Einhaltung des/der Service Level Agreements im Monatsverlauf, Zeitpunkte, wann Bestimmungen aufgehoben oder ausgesetzt werden.
   
4. Regelungen des Rechnungswesens: Je nach nationalen Rechnungslegungsstandards oder branchenspezifischen Vorschriften können bestimmte Informationen als Anhang zur Rechnung erforderlich sein. Dies kann beispielsweise die Offenlegung von Rückstellungen, Abschlüssen oder spezifischen Anforderungen zur Bilanzierung betreffen. Oder aber auch Dokumentationspflichten zu Lieferketten, Chargen-Nummern, etc. zwecks Rückverfolgbarkeit.

Aus dem Blick verloren – vertragliche Bestimmungen und Rechnung

Von außen sieht man mehr. In unseren Checks für Klienten merken wir das. Oftmals vergessen die Menschen auf beiden Seiten – sprich bei  Auftragnehmer und Auftraggeber – die vertraglichen Bestimmungen. Das passiert und gehört dazu.

4 Beispiele

• Vertragliche Termine für Reports, Rechnungen, Leistungsnachweisen weichen dem Tagesgeschäft. Das führt mitunter zu aufwändigen, teuren und vor allem sehr schwer zu durchschauenden Korrektur-, Abschlags-, Storno- und Schlussrechnungen.
  Problem! Buchhalterisches Chaos und Stress pur. 
• Leistungen, die im Vertrag anders definiert wurden, rechnen die Parteien faktisch fehlerhaft ab.
  Das führt auch zu falschen Marktdaten, mit denen der Auftraggeber arbeitet.
  Praxisfall: Ein Klient vergütete seinem Dienstleister jahrelang Termine im Außendienst und sogenannte Betreuungsanrufe. Laut Vertrag umfasst ein Termin mindestens einen Betreuungsanruf, um den Termin zu vereinbaren. Dieser Anruf ist mit dem Termin abgegolten. Da die Betreuungsanrufe jedoch alle auf der Rechnung auftauchten, glaubte die Bereichsleitung: ‚Der Außendienst des Dienstleisters würde sich viel intensiver um das Gebiet kümmern, als es der eigene Außendienst im anderen Gebiet tut.‘ 
  Problem! Zuviel bezahlt und falsche Daten intern verwendet. 
• Kosten erfahren falsche Zuordnungen.
  Das mag im operativen Tagesgeschäft nicht stören, bewirkt jedoch eine Fehlsteuerung auf Metaebene. Laut Vertrag sollte ein Dienstleister die Kosten je Produktlinie zuordnen. In der Praxis übernahm der Outsourcing Service Provider einfach stets die gleiche Vorlage. Beim Auftraggeber war man drauf und dran, eine scheinbar teurere Produktlinie aus dem Verkehr zu ziehen. Dabei ordnete der Dienstleister nur die Kosten falsch zu.
  Problem! Falsche Zuordnung führt zu falschen Schlussfolgerungen. 
• Auftraggeber bezahlen Leistungen mehrfach.
  Beide Parteien haben nicht mehr auf dem Schirm, wie lange oder welcher Umfang laut Vertrag bereits abgegolten ist. Ein IT-Dienstleister rechnete – ohne Absicht – jedes Jahr Lizenzgebühren je User:in ab. Der Vendor Manager vergaß ebenso, dass laut Vertrag nur Lizenzgebühren je Device anfallen. In dem Fall war das ärgerlich, dass weitaus weniger Devices als Mitarbeiter:innen im Einsatz waren. Der Unterschied betrug Faktor 4,3. Der fiel jedoch nicht auf, weil der Betrag Monat für Monat moderat stieg – nämlich mit jedem Wechsel einer Mitarbeiter:in.
  Problem! Kleine Ursache – große Wirkung

Nutze diese diese 3 erprobten Kniffe – Rechnung Vertrag

Mit diesen 3 Kniffen erleichtert du dir das Prüfen.

1. Wechsel dich beim Prüfen mit Kolleg:innen ab. Wer unbedarft an die Sache herangeht, entdeckt oft leichter Abweichungen.
   Kannst du nicht, weil du niemanden hast?
   Gute Nachricht: Wir helfen dir. Vereinbare gleich einen Termin für ein knackiges 20-minütiges Meeting via Microsoft Teams.
   Klicke einfach auf den Link, wähle dein gewünschtes Zeitfenster und los geht’s. Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.
   Dann vereinbaren wir für dich einen passenden Telefon- oder persönlichen Termin. 
2. Konsultiere lieber einmal öfter als nötig den Vertrag und gleiche die Positionen ab. Ja, ja, ist schon klar. Banaler Rat. Ich kenne das. Im Kopf meint man, alles beisammen zu haben. Doch die Dinge im Kopf entwickeln sich weiter und entfalten ein Eigenleben. Nachschlagen hilft.
3. Stellst du fest, dass Vertrag und Leistung nicht mehr zusammenpassen?
   Kein Ding. Das ist normal. Schließlich verändern wir uns alle jeden Tag.
   Aktualisiere den Vertrag! Schließlich regelt ein Vertrag die Zusammenarbeit und bildet die Grundlage. Dass du jetzt nicht „Hurra“ schreist, ist klar. So einen Vertrag aktualisieren kostet Zeit und Mühe. 
   Zum Glück stehen wir an deiner Seite.

Rechnung und Vertrag – profitiere von unserem Expertenblick von außen

Deine eisq-Berater:innen liefer dir kostenfrei zusätzliche Empfehlungen, worauf du bei der nächsten Vertragsgestaltung achtest. So wird deine Arbeit leichter.

Managed Outsourcing von eisq – Prüfen von Rechnung Vertrag inklusive

Hast du das gewusst?

• Die Rechnungsprüfung durch eisq bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Wir als marktführende Experten arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr. Uns offenbaren sich oft unberücksichtigte Aspekte.
• Du entlastest dich und sparst Zeit, Geld und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen und geben auf Wunsch auch Empfehlungen.

Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgenden Vorteil. Nicht nur, werden wie erwähnt auch unbeachtete Positionen aufgedeckt. Sondern es bietet dir auch die Möglichkeit, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten.

Ist doch besser als reaktiv, richtig?

Ab einem Rechnungsvolumen von 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, eine rein erfolgsbasierte Option zu wählen!

Nutze das Fachwissen von eisq. Vermeide überhöhte Kosten und erleichtere dir die Arbeit.

Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse im Outsourcing. Du kannst effektiver und ressourcenschonender deine Dienstleister steuern.

Erhalten wir die Möglichkeit, dein Anliegen persönlich zu besprechen?

Kontaktiere uns direkt und kostenlos über Microsoft Teams oder rufe uns an unter +49 541 580543-0..

Über unsere Tipps zur Rechnungsprüfung

Für alle hilfreichen Tipps zur Rechnungsprüfung besuche gerne unsere Webseite. Hast du bisherige Tipps zur Rechnungsprüfung verpasst?

Finde auch hier im Blog alle weiteren Tipps zur effektiven Rechnungsprüfung.

Insgesamt umfasst unsere Serie zum Thema Rechnungsprüfung 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Die Tipps wurden zwischen 2020 und 2021 zunächst auf eisq.eu veröffentlicht und kurz darauf in unserem Blog.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 14 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Wie hängen ein Stromausfall und eine Vendor Manager Job Description zusammen?

Zuerst klingeln überraschend Handwerker bei uns. Sie wollen kurz was nachsehen. 5 Minuten später räumen wir einen Büroschrank leer, damit die zwei unerwarteten Besucher eine verdeckte Steckdose durchmessen können. Eine verschüttete Kaffee-Tasse, einen Stromausfall und fünf graue Haare später, halte ich einen unerwarteten Fund in Händen.

Vor mir liegt ein 7 DIN-A4 Seiten umfassendes Dokument mit meinen alten Notizen darauf:

• Template Vendor Manager Job Description 

Die Erinnerung kehrt zurück

Es dämmert langsam. Klar, für unseren damaligen Klienten, einen international agierenden Medizintechnik-Konzern diskutierten wir die Job Description für die damals neu zu schaffende Funktion Vendor Manager:in. Da wir Englisch als Projektsprache nutzten, ist auch das Dokument entsprechend abgefasst. Vor mir liegt der Entwurf, den wir zusammen mit einer Vertreterin aus HR (Human Resources/Personal) und unserem Ansprechpartner in einem Meeting diskutierten. Die HR-Dame gab uns damals den Ausdruck mit und ich heftete den im Projektordner ab. An das Treffen selbst habe ich keine direkte Erinnerung mehr. 

Also zücke ich mein Smartphone. Dank der Funktion ‚Text erkennen“ zaubert Google im Handumdrehen einen ziemlich korrekten Abdruck. Nur mit meinen Notizen scheint das Tool überfordert. Komm, schmökere mit mir in den alten Unterlagen.

Heute findest du im Teil 1 folgende Inhalte samt Übersetzung:

Der Intro-Abschnitt „Vendor Manager Job Description“ und meine Kommentare

„We are looking for a hard-working Vendor Manager to assist our team in making sound decisions. Responsibilities include monitoring our Outsourcing Service Providers for Support to ensure compliance with company policies, as well as attending company meetings, and informing new vendors of their responsibilities. You should also be able to cancel vendor contracts should company vendors fail to perform adequately.
To be successful as a Vendor Manager, you should be detail-oriented and adept at negotiating vendor contracts. Ultimately, an outstanding vendor manager should be able to multitask effectively as well as demonstrate exceptional analytical, problem-solving, and decision-making skills.“

Die deutsche Übersetzung dazu lautet in etwa so

Wir suchen eine/n fleißige/n Vendor Manger/in (m/w/d), der/die unser Unternehmen bei der Entscheidungsfindung unterstützt. Zu Ihren Aufgaben gehört es, unsere Outsourcing-Dienstleister für Support zu überwachen, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten, an Meetings teilzunehmen und neue Lieferanten/Service Partner über ihre Aufgaben zu informieren. Sie sollten auch in der Lage sein, Verträge mit Lieferanten zu kündigen, wenn die Lieferanten des Unternehmens keine angemessenen Leistungen erbringen.
Um als Vendor Manager:in erfolgreich zu sein, sollten Sie detailorientiert sein und geschickt bei der Aushandlung von Lieferantenverträgen vorgehen. Schließlich sollte ein/e hervorragende/r Vendor Manager:in in der Lage sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und außergewöhnliche Fähigkeiten in den Bereichen Analyse, Problemlösung und Entscheidungsfindung aufweisen.

Meine Notiz von damals dazu besteht aus zwei doppelt unterstrichenen Worten sowie einer Frage: 

Steuerungsaufgaben fehlen
strategisch vs. operativ?
Handschriftliche Notiz von Bernhard Gandolf, eisq

Schon cool, was sich so alles wiederfindet. Im Laufe der Jahre sammelten wir viele tolle Projekterlebnisse. Schau gerne bei eisq.eu vorbei und lass dich inspirieren.

Im zweiten Abschnitt Vendor Manager Job Description steht: Responsibilities

• Developing and sustaining long-standing relationships with our company-approved Outsourcing Service Providers.
• Meeting with suitable key contacts, inquire about their services, negotiate pricing, and communicate any service-related concerns.
• Implementing regular process for reviewing our outsourcing strategy.
• Establishing standards by which to assess the performance of approved vendors.
• Evaluating current vendor management programs and identifying ways to improve them.

Zu deutsch

• Aufbau und Pflege langfristiger und nachhaltiger Beziehungen zu den von unserem Unternehmen zugelassenen Outsourcing-Dienstleistern.
• Treffen mit passenden zentralen Ansprechpartner, anfragen/herausfinden der Dienstleistungen, Preisverhandlungen und das Kommunizieren/Mitteilen von Service-bezogenen Bedenken. 
• Einführen eines regelmäßigen Prozesses zur Überprüfung unsrer Outsourcing-Strategie.
• Festlegung von Standards, anhand derer die Leistung der genehmigten/bestimmten Lieferanten.
• Bewertung der derzeitigen Vendor-Management Programme und Ermittlung von Möglichkeiten zu deren Verbesserung.

Daneben malte ich nur ein großes Ausrufezeichen.

Ehrlich gesagt, weiß ich nicht mehr, was ich mir damals dachte. Aus heutiger Sicht denke ich, hier fehlt komplett der operative Teil. Forecasts erstellen, Qualitätsmanagement betreiben oder das regelmäßige Besuchen der Dienstleister-Standorte kommen im Text nicht vor.

Der dritte Abschnitt des Templates „Vendor Manager Job Description“: Requirements

• Bachelor’s degree in supply chain management, marketing, business administration, or a related field.
• Proven experience working as a vendor manager.
• Valid driver’s license.
• Proficient in all Microsoft Office applications.
• The ability to travel for work.
• The ability to multitask effectively.
• Strong negotiation, management, and decision-making skills.
• Excellent analytical, problem-solving, and organizational skills.
• Effective written and verbal communication skills.

Den Abschnitt übersetze ich so: Anforderungen

• Bachelor-Abschluss in Supply Chain Management, Marketing, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Arbeit als Vendor Manager:in.
• Gültiger Führerschein.
• Beherrschung aller Microsoft Office-Anwendungen.
• Reisebereitschaft.
• Fähigkeit zum effektiven Multitasking.
• Starke Verhandlungs-, Management- und Entscheidungsfähigkeiten
• Ausgezeichnete analytische, problemlösende und organisatorische Fähigkeiten.
• Effektive schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.

Darunter begann ich eine eierlegende Wollmilchsau zu scribbeln.

Elemente zur Auswahl aus dem Text-Fundus 

Dann folgen offenbar ein Teil zur Auswahl von Aufgaben/Verantwortlichkeiten sowie weitere Passagen aus dem Text-Fundus des Medizintechnik-Konzerns. Aus heutiger Lesart: Ich vermute, die Elemente helfen, um aus dem Template eine Stellenbeschreibung zu machen. Die Teile, wie das Unternehmen sich selbst beschreibt und was die Stelle ausmacht, lasse ich weg. 

Interessanter finde ich die Liste von Aufgaben/Verantwortlichkeiten, welche man mit einem Haken auswählen kann. Die gesamte Liste umfasst 2 Seiten DIN-A4. Für dich kopiere ich einige subjektiv ausgewählte Punkte heraus. 

• Hire, develop and lead team.
• Responsible for driving the top and bottom line of the P&L.
• Analyze business and financial results to support the sales organization.
• Set goals and strategic direction for the department, ensuring alignment with broader business goals and vision.
• Review and approve vendor invoices if billing is appropriate based on terms of the contract.

Übersetzt bedeutet das ungefähr:

• Einstellung, Entwicklung und Führung eines Teams. – In deutschen Organisationen schreibt man eher kurz „Personalverantwortung“, denke ich spontan.
• Verantwortlich für die Verbesserung der Gewinn- und Verlustrechnung. – Sprich Ergebnisverantwortung.
• Analysieren von Geschäfts- und Finanzergebnissen zur Unterstützung der Vertriebsorganisation.
• Festlegung von Zielen und strategischer Ausrichtung für die Abteilung und Sicherstellung der Übereinstimmung mit den übergeordneten Unternehmenszielen und -visionen.
• Überprüfung und Genehmigung von Lieferantenrechnungen, ob die Rechnungen den Vertragsbedingungen entsprechen.

Fragst du dich gerade, was für Themen und Aufgaben in einer Stellenbeschreibung für Vendor Manager:innen stehen?

Ja, dann habe ich 3 gute Nachrichten für dich.

1. Wir planen definitiv einen Folgebeitrag. Ich bin neugierig, welche Hinweise ich im alten Projektordner darauf finde, was aus dem Template wurde. Ende 2025 steht der Ordner vertragsgemäß zur Vernichtung an.
2. Viele Inhalte, die zu den Aufgaben von dir als Vendor Manager:in gehören, findest du im mittlerweile legendär gewordenen Kult-Quiz.Schau in der Kategorie „Quiz“ vorbei und quiz dich durch die Fragen!
3. Oder du holst die direkt Inspiration. Lies gleich weiter und lass uns quatschen.

Willst du eine Vendor Manager Job Description für dein Unternehmen erstellen?

1. Ja? Plaudern wir unverbindlich via Microsoft Teams.
   Klicke einfach auf den Link, wähle dein gewünschtes Zeitfenster und erhalte Antworten auf deine Fragen. 
2. Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.
   Dann vereinbaren wir für dich einen passenden Telefon- oder persönlichen Termin.

Der Beitrag Vendor Manager Job Description ausgegraben Teil 1 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.