Unsere neue Playlist „Eine Tasse Tee über Outsourcing und Vendor Management“  ist jetzt auf YouTube für dich verfügbar. 

Schau gleich rein!

Du überlegst, Teile deiner Geschäftsprozesse auszulagern? Das ist eine Entscheidung, die weitreichende Folgen haben kann. Outsourcing ist mehr als nur Aufgaben an externe Dienstleister zu übergeben.

Es geht um strategische Entscheidungen, die den Erfolg deines Unternehmens maßgeblich beeinflussen können.

In unserer neuen Video-Reihe „Eine Tasse Tee“ sprechen wir mit erfahrenen Expert*innen über die Vor und Nachteile Outsourcing in verschiedenen Aspekten.

Sie geben dir wertvolle Tipps für die Umsetzung und ein erfolgreiches Vendor Management, also die Steuerung deiner Dienstleister.

Outsourcing: Nicht ganz so einfach, wie es klingt

Stell dir vor, du möchtest ein großes Puzzle zusammensetzen. An manchen Stellen ist es ganz einfach, die passenden Teile zu finden. Aber dann gibt es wieder diese verwirrenden Ecken, bei denen du ewig suchst und einfach nicht weiterkommst. Genau so ist es oft mit Outsourcing.

Warum ist Outsourcing so komplex?

Die Entscheidung, Aufgaben an externe Dienstleister abzugeben, klingt auf den ersten Blick vielleicht einfach. Aber es steckt viel mehr dahinter. Ob es sich lohnt, bestimmte Bereiche auszulagern, hängt von vielen Faktoren ab:

• Was gibst du ab? Administrative Aufgaben sind etwas anderes als die Produktion.
• Wie kannst du den ausgelagerten Teil steuern? Du benötigst die erforderlichen Ressourcen und das Know-how, um deine ausgelagerten Arbeiten zu überwachen.
• Wie gut klappt die Zusammenarbeit? Eine gute Kommunikation und Organisation sind das A und O.

Viele Blickwinkel, eine Entscheidung: Outsourcing Vor und Nachteile

Um dir einen besseren Überblick zu verschaffen, haben wir die Video-Reihe „Eine Tasse Tee“ gestartet. Hier sprechen wir mit verschiedenen Expert:innen über Outsourcing. Jede:r von ihnen hat seine oder ihre ganz eigene Sicht auf das Thema.

Von erfahrenen Berater:innen, über Verbands-Obleute bis hin zu Unternehmerinnen – sie alle teilen ihre Erfahrungen und geben dir wertvolle Tipps.

Fazit

Outsourcing ist eben nicht nur schwarz oder weiß. Es gibt viele Nuancen und jede Situation ist anders. Bevor du dich entscheidest, solltest du dir alle Aspekte genau anschauen.

In unserer Video-Reihe findest du jede Menge Infos und Inspiration. Schau doch mal rein!

Was denkst du über Outsourcing? Teile deine Erfahrungen gerne in den Kommentaren!

Über 70 Tassen Tee und jede Menge Expertise: Entdecke unsere neue Playlist!

Du suchst nach fundierten Informationen, knackigen Tipps und  praktischen Erfahrungen zu Outsourcing und Vendor Management?

Dann bist du bei unserer neuen YouTube-Playlist „Expert:innen-Interviews „Eine Tasse Tee“ Outsourcing und Vendormanagement“ genau richtig!

In über 70 spannenden Interviews haben wir mit Expert:innen aus verschiedenen Branchen gesprochen und ihre Erfahrungen und Perspektiven eingefangen.

Warum du dir unsere Playlist ansehen solltest:

• Vielfalt der Themen: Von den Grundlagen des Outsourcings über die Auswahl des richtigen Dienstleisters bis hin zu konkreten Fallbeispielen – bei uns findest du alles, was du wissen musst. Und es wird kontinuierlich mehr!
• Verschiedene Blickwinkel: Wir haben bewusst Expert:innen aus unterschiedlichen Bereichen eingeladen, um dir ein umfassendes Bild zu vermitteln. Egal ob du Anfängerin oder Profi bist, bei uns wirst du fündig.
• Praxisbezogene Tipps: Unsere Gäste teilen nicht nur ihr Wissen, sondern geben dir auch praktische Tipps für dein eigenes Vendor Management.
• Unkomplizierte Sprache: Komplexe Themen verständlich erklärt – das ist unser Anspruch.

Was erwartet dich in der Playlist?

• Vor- und Nachteile von Outsourcing: Wir beleuchten sowohl die Chancen als auch die Risiken, die in einzelnen Aktivitäten vorliegen. Outsourcing ist komplex. Da gibt es keine pauschalen Antworten.
• Auswahl des richtigen Dienstleisters: Wie findest du den passenden Partner für dein Unternehmen?
• Recht: Worauf musst du bei Recht und Datenschutz achten?
• Erfolgreiches Vendor Management: Wie sorgst du für eine reibungslose Zusammenarbeit mit deinen Dienstleistern?
• Fallbeispiele: Lerne aus den Erfahrungen anderer Unternehmen und vermeide typische Fehler.

Warum „Eine Tasse Tee“?

Der Titel „Eine Tasse Tee“ steht für gemütliche Gespräche bei einer Tasse Tee. In unseren Interviews haben wir eine entspannte Atmosphäre geschaffen, in der unsere Gäste offen und ehrlich über ihre Erfahrungen sprechen konnten.

Schaue jetzt vorbei und lass dich inspirieren!

Outsourcing Vor und Nachteile: Das Konzept von „Eine Tasse Tee“ schnell erklärt

Video Interviews rund um Outsourcing und Vendor Management: Titel der Serie „Eine Tasse Tee“

In unserem Beitrag1 Tasse Tee – Expert:innen-Interviews erfährst du mehr über die Hintergründe und die Themen. Damals stellten wir im August die einzelnen Themen und Expert:innen vor.

Soviel sei gesagt:

Warum du unsere Videos lieben wirst:

• Schnell und einfach: In nur wenigen Minuten erhältst du wertvolle Einblicke und praktische Tipps.
• Expertenwissen pur: Unsere Gäste sind echte Profis, die ihr Wissen gerne teilen.
• Aktuelle Themen: Bleib immer auf dem Laufenden über die neuesten Trends und Entwicklungen.
• Für jeden etwas dabei: Ob du Einsteiger oder Profi bist – bei uns wirst du fündig.

Dein persönlicher Vorteil:

Mit unserem Wissen ausgestattet, kannst du…

• …bessere Entscheidungen treffen.
• …deine Karriere vorantreiben.
• …deine Projekte erfolgreicher gestalten.

Gestalte unsere Interview-Reihe mit! Outsourcing Vor und Nachteile bei einer Tasse Tee

In unserer Reihe „Eine Tasse Tee“ möchten wir dir die bestmöglichen Informationen und Einblicke in das Thema Outsourcing und Vendor Management bieten. Deshalb sind wir auf deine Ideen angewiesen!

Welche Themen brennen dir unter den Nägeln?

Wir haben bereits zahlreiche spannende Gespräche geführt und viele Aspekte des Outsourcings beleuchtet. Doch die Welt des Outsourcings ist so vielfältig wie nie zuvor. 

• Konkrete Herausforderungen: Stehst du vor spezifischen Problemen bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern?
• Zukunftsperspektiven: Welche Trends siehst du im Bereich Outsourcing? Wie wird sich die Arbeit mit externen Partnern in den nächsten Jahren verändern?
• Best Practices: Welche erfolgreichen Beispiele kennst du? Welche Unternehmen haben deiner Meinung nach besonders innovative Outsourcing-Strategien?
• Kulturelle Aspekte: Wie wirken sich kulturelle Unterschiede auf die Zusammenarbeit mit internationalen Dienstleistern aus?

Welche Expert*innen möchtest du gerne hören?

Wir sind immer auf der Suche nach spannenden Gästen, die ihre Expertise teilen. Vielleicht kennst du jemanden, der in einem bestimmten Bereich besonders erfahren ist? Oder vielleicht hast du selbst eine interessante Geschichte zu erzählen?

• Verbände: Wer sind die führenden Köpfe in deinen Verbänden, die einen hilfreichen Blick aus der Vogelperspektive vermitteln?
• Berater:innen und Consultants: Welche Experten können uns wertvolle Tipps und Tricks geben?
• Mitstreiter:innen Welche Erfahrungen haben Mitarbeiter*innen gemacht, die direkt mit Outsourcing-Projekten zu tun haben?

Welche Fragen möchtest du beantwortet haben?

Wir möchten unsere Interviews so gestalten, dass sie dir den größtmöglichen Nutzen bringt. Welche Fragen brennen dir unter den Nägeln?

Deine Meinung zählt!

Schreibe uns deine Vorschläge in die Kommentare oder sende uns eine E-Mail an bernhard.gandolf@eisq.eu. Deine Anregungen helfen uns dabei, unsere Interview-Reihe „Eine Tasse Tee“ noch besser zu machen.

Interesse geweckt? Outsourcing Vor und Nachteile

Lern uns kostenfrei kennen via Microsoft Teams  oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.

„Echte Service-Profis. Eine lohnenswerte Investition.“

– Rebecca Frings, Sparkasse Oberhessen

Der Beitrag Playlist „Eine Tasse Tee“ – Outsourcing Vor- und Nachteile erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Outsourcing-Insights stand bereits seit etwa 1 Woche online bei YouTube. Leider kommen wir erst heute dazu, den Beitrag auch hier zu veröffentlichen.

Wenn du also schneller die Video sehen willst, ist es von Vorteil, unseren Kanal zu abonnieren. 

Ein Klick genügt. 

So, jetzt kann es aber losgehen mit dem ganzen Talk rund um Outsourcing-Insights. 

Hol dir Outsourcing-Insights vom ehemaligen Europa-Chef Christoph Katz. Genieße großes Kino über Life Sciences, Pharma, ….

Erfahre, warum Christoph Katz auf Punkte wie diese beim Outsourcing achtet:

• Preismodell
• Abhängigkeiten
• interne und externe Experten

Schau gleich rein.

Outsourcing Insights: Ganzer Talk

12 Minuten und 15 Sekunden umfasst der ganze Talk mit Christoph Katz. Das solltest du dir keinesfalls entgehen lassen.

Komm, schnapp dir eine Tasse Tee ode Kaffee und gönn dir etwas Inspiration, hole dir Tipps und Bestätigung.

Inspiration und Tipps rund um Outsourcing

Falls du mehr über Outsourcing und Innovationen im Bereich Life Sciences erfahren möchtest oder deine Gedanken teilen willst,  vereinbare doch einfach einen kurzen Teams-Termin. Wir freuen uns auf einen regen Austausch!

Kostenfrei und unverbindlich via Teams.

Das ist ganz praktisch, nicht wahr?

Bestimmt empfindest du es als nützlich, in was für einer illustren Gesellschaft von Referenzen du dich befindest. Diese nahmhaften Unternehmen vertrauen auf eisq.

Schau dir gleich unsere Referenzen an.

Vorteile des ganzen Talks Outsourcing-Insights

Das vollständige Ansehen eines Interviews im Vergleich zu einzelnen Folgen kann zahlreiche Vorteile bieten. Erstens ermöglicht es dir einen umfassenderen Einblick in das Gespräch und verhindert, dass wichtige Kontextinformationen oder Hintergründe übersehen werden. Oft werden zentrale Punkte oder nuancierte Details erst im Verlauf des Interviews offenbart, die in isolierten Ausschnitten verloren gehen könnten.

Zweitens fördert das vollständige Ansehen ein tieferes Verständnis der Dynamik. Nuancen in Tonfall, Mimik und Körpersprache können die eine zusätzliche Bedeutung einer Aussage vermitteln. Dies trägt dazu bei, das Interview in seiner Gesamtheit besser zu interpretieren.

Des Weiteren ermöglicht das vollständige Ansehen eine fundierte Bewertung der Argumentation und der Entwicklung von Themen. Ein Interview ist oft wie eine Erzählung aufgebaut, bei der einzelne Abschnitte aufeinander aufbauen. Das vollständige Ansehen gewährleistet also, dass man die gesamte narrative Struktur versteht und somit auch die Schlussfolgerungen und Resümees besser nachvollziehen kann.

Insgesamt trägt das vollständige Ansehen eines Interviews dazu bei, ein umfassenderes, nuancierteres und tiefergehendes Verständnis der behandelten Themen und der beteiligten Personen zu entwickeln.

Christoph Katz in neuer Position

Hast du auch das Gefühl, dass mit jedem Jahreswechsel besonders viele Menschen neuen Stellen antreten?

Zumindest unser Interview-Partner Christoph Katz trat per 1.1.24 gleich zwei neue Stellen an. Der ehemalige Europa-Chef eines Chemie-Giganten ist seither Partner bei ACTIVE M&A Experts GmbH und Board-Member bei dem Spezialisten für Behördenbeziehungen EPPA in Brüssel.

Du findest das Profil von Christoph Katz und mehr Informationen zu seiner Tätigkeit zum Beispiel auf LinkedIn.

Teil 1 der Outsourcing-Insights mit dem Schwerpunkt Outsourcing-Strategien

gibt es hier.

Knapp zusammengefasst geht es um

Bernhard Gandolf, Geschäftsführer und Certified Management Consultant von european institute for service quality, begrüßt seinen Gast Christoph Katz zu einem Gespräch über Investment, Pharma und Outsourcing. Christoph Katz, ehemaliger Europa-Chef eines globalen Chemie-Unternehmens, teilt seine Erfahrungen im Bereich Merger and Acquisition sowie die Bedeutung von Outsourcing im regulierten Life Sciences-Sektor.

Katz betont die zentrale Rolle von Expertise für Dienstleister in den Bereichen Pharma, Medizintechnik und Biotechnologie. Er hebt die Notwendigkeit sicherer Lösungen hervor, insbesondere in Bezug auf sensible Informationen und Daten. Des Weiteren unterstreicht er die Bedeutung einer einzigartigen Positionierung, um sich im Markt erfolgreich zu behaupten. Chancen ergeben sich durch das Aufkommen neuer, schnell wachsender Märkte im Life Sciences-Bereich.

Outsourcing-Tipps

In Bezug auf Investitionen in Pharma-Outsourcing-Anbieter gibt Katz Einblicke in seine Bewertungskriterien. Er achtet auf die Stabilität des Unternehmens, die Existenz von Test- oder Referenzkunden, die Erfahrung des Personals sowie das Vorhandensein notwendiger Zulassungen und Zertifikate. Diese Faktoren beeinflussen die Werthaltigkeit eines Unternehmens erheblich.

Gandolf fasst die wesentlichen Punkte zusammen: Zulassungen, Erfahrung, qualifiziertes Personal und Gesamtpaket sind entscheidend für den Erfolg eines Dienstleisters im Pharma-Outsourcing-Bereich. Die Diskussion gibt einen Einblick in die Komplexität und Anforderungen dieses hochregulierten Sektors und bietet wertvolle Tipps für Investoren und Unternehmen, die in diesem Bereich tätig sind, sich mit einer Fremdvergabe beschäftigen oder investieren möchten.

Teil 2 der Outsourcing-Insights rund um Suche und Auswahl

kannst du dir natürlich auch samt Transkript einzeln zu Gemüte führen.

Mit einem Klick auf diesen Link gelangst du dorthin.

Darum geht’s in Teil 2

Bernhard Gandolf und Christoph Katz diskutieren über die Bedeutung von Dienstleistern im Bereich Life Sciences und geben Einblicke in bewährte Verfahren bei der Suche, Auswahl und Überwachung von Lieferanten oder Dienstleistern. Katz betont die Wichtigkeit von sorgfältigen Praxistests, in die eigene Experten und Anwender eingebunden werden sollten, um die tatsächliche Funktionalität in der Praxis zu gewährleisten.

Des Weiteren hebt er die Bedeutung eines detaillierten Preismodells hervor, insbesondere wenn eine langfristige Abhängigkeit entsteht. Katz empfiehlt, auf Standardlösungen oder -plattformen zu setzen und individuelle Entwicklungen zu vermeiden, um Komplexität zu reduzieren. Die Stabilität des Dienstleisters wird als entscheidender Faktor bei der Auswahl betont, sowohl personell als auch finanziell.

Outsourcing-Insights und wertvolle Tipps

Die Diskussion geht weiter zu der aktuellen Schwemme kleiner, agiler Dienstleister im Markt, die oft als „Speedboote“ agieren. Katz prognostiziert eine zukünftige Konsolidierung nach solchen Phasen und betont den zyklischen Charakter dieses Prozesses. Trotzdem sieht er weiterhin Chancen für innovative Dienstleister, da sich Branchenzyklen und Anforderungen ständig verändern.

Die Schlussfolgerung ist, dass die Unternehmen, die im Bereich Life Sciences operieren, verstärkt in die Steuerung von Partnern investieren sollten, um mit den dynamischen Veränderungen und Innovationen Schritt zu halten. Die Diskussion endet mit dem Gedanken, dass der Markt einen wiederholenden Zyklus von Schwemme und Konsolidierung durchläuft, wobei kleine, agile Dienstleister weiterhin eine Chance haben.

Bernhard Gandolf schließt mit der Einladung zu Kommentaren und einem Austausch über Outsourcing und Innovationen im Bereich Life Sciences sowie der Vorfreude auf die nächste Tasse Tee.

Passend zu Outsourcing-Insights

Vor einiger Zeit erschien hier im Blog dieser Beitrag über neue Outsourcing-Strategien am Beispiel Pharma. 

So startet der Text:

Outsourcing-Strategien führer heute morgen am Beispiel Pharma 

Gestern verwickelte mich mein Gastgeber bei einem Rotwein in Betrachtungen über die Entwicklung von Outsourcing in den letzten Jahrzehnten. Dabei entwickelte sich ein spannender Diskurs über die Rolle von Outsourcing und dazu passenden Strategien.

Damit du an den Ergebnissen teilhaben kannst, teile ich diese mit dir.

Wir glauben, dass könnte eine ganz interessante Lektüre für sein, sofern du tiefer in das Thema einsteigen willst.

Weitere Videos findest du im Video-Reiseführer

Video-Reiseführer oder in unserem Kanal bei YouTube.

Der Beitrag Outsourcing-Insights erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Kontrollpflicht Rechnungsprüfung – Dein 18. Tipp: Wann prüfst du die Rechnung deiner Dienstleister? Zudem, wie geht du deiner Kontrollpflicht dabei nach?

Alles klar, oder etwa nicht? Irgendwie geht es hier also auch um Zeitmanagement und somit Prioritäten setzen. ➡️ 💡 ⏳ 📝

Tagesgeschäft hin, Termine, Meetings mit Kolleg:innen her, … der Terminplan von Partner Manager:innen, Outsourcing Koordinator:innen oder auch Dienstleistersteuerer:innen weist jedoch selten Lücken auf. ➡️ 🗓️ 📃 💻 📱 ☎️ Dazu landet meist monatlich das zu prüfende Rechnungsbuch auf der To-Do-Liste. Das sich Prioritäten deswegen aufgrund von Ereignissen verschieben, gehört außerdem zur Regel. Im Manager-Sprech heißt es dazu ‚Plan-trifft-auf-Realität‘.

Hol dir deswegen dazu hier praktische und vor allem auch realistisch umzusetzende Tipps, wie du deine Aufgaben als Partner Manager:in in punkto Rechnungsprüfung außerdem leichter wahrnehmen kannst. 📝 💡 🗂️ 

Unsere 21 Tipps umfassende Serien ergänzen wir nämlich hier um ein außerdem nützliches und folglich absolut passendes Praxisseminar für dich. Das machen wir, sodass du perfekt gerüstet bist und weil wir dich außerdem lieben. ❤️❤️❤️

Perfektes Doppel: Tipps Rechnungsprüfung und Seminar Dienstleister steuern: Durch Spezialisierung souveräner agieren!

Die Rechnungsprüfung fällt überdies in deine Kontrollpflichten und Kontrollrechte. Obwohl du bestimmt alles sehr gut machst, lohnt es sich jedoch bestimmt, die folgenden Zeilen dazu kurz zu überfliegen.🔎

Denn in unserem Praxisseminar für Vendor Manager:innen und Dienstleistersteuerer:innen Modul II: Durch Spezialisierung souveräner agierenerfährst du dazu noch mehr über deine Kontrollpflichten und außerdem Kontrollrechte. Die sind darüber hinaus von zentraler Bedeutung, um eine effiziente und somit reibungslose Zusammenarbeit mit Dienstleistern sicherzustellen. Darüber hinaus spielt die zeitnahe Wahrnehmung dieser Aufgaben eine entscheidende Rolle, um nicht nur potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen sondern folglich auch zu lösen. Deswegen ist es ratsam, sich kurz damit zu beschäftigen und dir zudem zu überlegen, was für Vorteile es dir außerdem bringen kann, an dem Praxisseminar teilzunehmen. 🤔🤔🤔

Notiere dir dazu gleich den Termin

Der nächste Termin für dieses bedeutende Seminar im Jahr 2023 ist der 14.11. – 17.11.2023. Es findet zudem online statt und dauert jeweils nur 4 Stunden, sodass du bequem von überall teilnehmen kannst.

Stelle dazu gleich deine Fragen. Sammle sie in Ruhe und kläre sie in einem Termin via 

Microsoft Teams. 

Klicke dazu und fixiere deinen Termin im Kalender 🗓️ . Zudem profitierst du von moderner Video-Telefonie 🌐.

Außerdem kannst du direkt  +49 541 580543-0 wählen. So wie du darauf klickst, verbindet dich dein Smartphone sogleich mit eisq.

Der vielleicht unrealistische Tipp in Sachen Kontrollpflicht Rechnungsprüfung vorweg

In der schicken Welt der Selbstoptimierungs-Coaches geistert nämlich die Pomodoro-Methode als Lösungsansatz umher. Lies dazu diese kleine Einleitung und erfahre außerdem, was es mit der Tomaten-Methode auf sich hat. Obwohl du dir vielleicht jetzt denkst, „Gibt es das wirklich?“, rate ich dir, das Intro dazu kurz zu lesen.

Lauras Pomodoro-Geschichte landet auf dem Bildschirm

„In einem geschäftigen Büro, wo Termine, sowie Aufgaben und Deadlines allgegenwärtig waren, arbeitete Laura, eine engagierte Mitarbeiterin. Ihr Arbeitsplatz befand sich in der Mitte des Großraumbüros, wodurch ständige Ablenkungen lauerten. Dennoch war sie fest entschlossen, ihr Zeitmanagement zu verbessern, um ihre Produktivität zu steigern.

Eines Tages, nachdem sie eine Vielzahl von Zeitmanagement-Techniken und Tipps recherchiert hatte, beschloss sie, eine neue Strategie anzuwenden. Sie begann ihren Tag, indem sie eine Liste ihrer wichtigsten Aufgaben erstellte. Daraufhin räumte sie ihren Schreibtisch auf und schaltete ihr Telefon auf „nur dringende Anrufe“. Dadurch konnte sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren, ohne von unnötigen Gesprächen abgelenkt zu werden.

Um ihre Zeit effizienter zu nutzen, nutzte Laura außerdem eine Technik namens „Pomodoro-Methode“. Sie arbeitete konzentriert für 25 Minuten, gefolgt von einer fünfminütigen Pause,um sich zu erholen. Diese kurzen Pausen nutzte sie, um sich zu dehnen und frische Luft zu schnappen. Dadurch schaffte sie es, ihre Gedanken flüssig zu strukturieren.

Des Weiteren setzte Laura Prioritäten, indem sie Aufgaben in „dringend“ und „wichtig“ unterteilte. Sie erkannte, dass nicht alles, was zudem dringend schien, auch wirklich wichtig war. Dies ermöglichte es ihr, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die jedoch langfristig den größten Nutzen brachten.

In der Folgezeit bemerkte Laura, wie ihre Produktivität stetig zunahm. Sie konnte Aufgaben schneller erledigen, ohne jedoch ständig von E-Mails, Chats oder sozialen Medien abgelenkt zu werden. Ihr Vorgesetzter bemerkte ebenfalls ihre gesteigerte Effizienz und Belastbarkeit.

Laura hatte gelernt, dass das richtige Zeitmanagement und zudem die Verwendung von Techniken wie Priorisierung und der Pomodoro-Methode dazu beitragen konnten, den hektischen Büroalltag zu bewältigen. Von diesem Zeitpunkt an war ihr Büro nicht mehr nur ein Ort der Hektik, sondern ein Raum der Effizienz und Ruhe.“
Aus dem Intro zu einem Pomodoro-Kurs

Es klingt für mich als Leser nach der goldenen Lösung für alles. Folglich frage auch ich mich, gibt es diese Tomaten-Methode wirklich? Gleichwohl was hat es zudem damit auf sich? Und außerdem, will Laura wirklich ihre Effizienz erhöhen, sodass sie eventuell noch mehr Aufgaben zu bekommt?

Ein kurzer Blick ins Netz zeigt mir jedoch, ja, die 🫑 Pomodoro-Methode gibt es. Auf Wikipedia findest du dazu außerdem im Oktober 2023 weiterhin folgende Zeilen:

Die Pomodoro-Technik (orig. pomodoro technique von italienisch pomodoro = Tomate und englisch technique = Methode, Technik) ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen. Der Name pomodoro stammt von der Küchenuhr, die Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte.Die Methode basiert auf der Idee, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern können.

Deshalb überlege ich weiter.

In der Praxis kaum komplett umzusetzen

Spontan geistern auch dir vielleicht Gedanken wie diese durch den Kopf? Wie soll ich mich jedoch 3 Tage lang komplett herausnehmen, außerdem das Telefon abschalten und zudem keine Mails beantworten?  Es gehört allerdings zu meinem Job, für meine Dienstleister und für meine internen Kolleg:innen folglich gut erreichbar zu sein. 📱💻

Das verstehen wir sehr gut. In der Praxis beobachten wir von eisq auch diese Phänomene bei deinen Mitstreiter:innen in dem Zusammenhang.

4 Phänomene dazu

• Rechnungen zeichnet die oder der Prüfende ohne weitere Kontrolle und/oder nur nach kurzem Sichten ab.
  -> In der Folge lässt sich nicht mehr guten Gewissens beantworten, ob ein Auftraggeber zu viel oder zu wenig bezahlt. Überdies entspricht dies nicht mehr wirklich einer Kontrollpflicht als Dienstleistersteuerer:in.
• Der Check der Zahlen in der Rechnung wandert schon mal gerne dazu in Randstunden. Dabei handelt es sich um Zeiten, in den die Aufmerksamkeit und zudem die Konzentrationsfähigkeit bei uns Normalsterblichen sinkt. 🔎
  -> Das bedeutet nicht nur, dass die Qualität der Rechnungsprüfung leidet und außerdem damit die Wahrscheinlichkeit, den einen oder anderen Fehler zu übersehen, steigt. Es bedeutet auch, ob ein Auftraggeber nun zu viel oder zu wenig bezahlt, deswegen niemand mehr weiß. 💰
• Die Rechnungsprüfung mutiert überdies zur Nebenbeschäftigung zwischen verschiedenen Aufgaben. Das beobachten wir allerdings sehr häufig, so daß diese wichtige Kontrollpflicht deswegen leidet.
  ->In diesem Fall steigt jedoch die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu übersehen, dazu massiv. Die Frage, ob ein Auftraggeber zudem alle beauftragten Leistungen oder gar zu viele vergütet, ist deswegen nicht fundiert zu beantworten. ❌

Wir stecken alle in der Tretmühle des Arbeitslebens. Ratschläge zum Zeitmanagement füllen deshalb dazu jedoch zig Websites, wie der oben dazu Tomaten-Tipp mit Lauras Geschichte. Wir liefern dir hier allerdings mehr als eine Pomodoro-Methode aus dem Internet. Weil wir deine Spezialisten für Outsourcing-Beratung sind, teilen wir mit dir dazu echte bewährte Praxis-Tipps, so als ob du direkt schon mit uns zusammenarbeiten würdest. 🤛🤛🤛

4 Fragen als schlecht getarnte Praxis-Tipps zur Kontrollpflicht Rechnungsprüfung

Allerdings helfen uns und eisq-Klienten diese vier Fragen ganz ausgezeichnet:

1. Wie viel Puffer planen wir uns für das Prüfen der Rechnungen dazu im Kalender ein?
   Legen wir im Zweifel jedoch lieber eine (Zeit-) Schippe drauf.
   -> Du weißt, obwohl du mehr Aufgaben gleichzeitig erledigen willst, führt das jedoch in der Regel zu mehr Fehlern. Weil das so ist, hilft deswegen konsequentes Gegensteuern.
2. Wie verteilen wir zudem die Arbeit mit Kolleg:innen? Was für eine Möglichkeit besteht außerdem, das Prüfen im Wechsel mit anderen durchzuführen?
   Wir von eisq empfehlen deswegen ausdrücklich, sich bei der Kontrolle der Rechnungen und Leistungsnachweise dazu mit Kolleg:innen abzulösen.
3. Wie sehr setzen uns interne und externe Zeitlinien zudem unter Druck? Unter Umständen leidet die Qualität während enger Zeitkorrodore unserer Arbeit darunter. Außerdem bedenken wir auch, dass das bewusste Zurückstellen einer Rechnungsfreigabe zudem ein Instrument im Vendor Management ist.
   -> Tipp: Informiere dich außerdem dazu gleich über unsere Ausbildung Operativer Vendor Manager. 💡
4. Wie viel ausreichend Zeit steht uns für das Prüfen der Rechnungen regelmäßig realistisch zur Verfügung? Fehlt uns dazu die Kapazität? Obwohl wir uns so engagieren?
   – > Weil das oft der Fall sein kann, reorganisieren und optimieren wir von eisq dazu euer Dienstleistermanagement.
   Als spezialisierte Unternehmensberatung findet eisq deswegen die für euch am besten funktionierende Lösung. Weil Mehr-Arbeit nicht die Lösung sein kann, finden wir für euch deswegen eine funktionierende.

Hilfe dazu von eisq gleich holen

Deine Outsourcing-Profis von eisq helfen dir, damit du wirksamer und aufwandsoptimierter mit Dienstleistern zusammenarbeiten kannst. Erziele außerdem bessere Resultate im Outsourcing, indem wir dich passgenau beraten und somit unterstützen.

Hol dir dazu entweder gleich deinen Termin via 

Microsoft Teams 

Klicke dazu und fixiere deinen Termin im Kalender 🗓️ . Zudem profitierst du von moderner Video-Telefonie 🌐.

Außerdem kannst du direkt +49 541 580543-0 wählen.

Denn ein Klick genügt und dein Smartphone verbindet dich mit uns, so daß du deine Fragen direkt klären kannst.

3 Beispiele, was du erwarten kannst

Hannelore vertraut uns im Managed Outsourcing die Rechnungsprüfung an. Folglich freut sich ihr Team über mehr Zeit mit Hannelore und die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern klappt deutlich harmonischer und kostengünstiger. 

Für Julia konnten wir durchschnittlich 2,5 Arbeitstage pro Monat freischaufeln, sodass heute Julia besser und zudem effizienter ihrer Kontrollpflicht nachkommt. Das erreichten wir, indem wir die Abrechnungsgrundlagen umstellen. Dadurch verfügt Julia heute über genauso viel Transparenz und die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister klappt zudem reibungsloser. Folglich geht es Julia in ihrem Job besser und das zeigt sich auch im persönlichen Empfinden zur Zufriedenheit.

Volker genießt heute viele, viele entspannte Arbeitstage im Vergleich zu davor. Denn er führt heute viel weniger Diskussionen bezüglich abzurechnender Boni und Mali. Das erzielten wir, indem wir dazu sein Bonus-/Malus-System und folglich die darauf aufbauenden Rechnungen sanft angepasst haben.  

Sehr abwechslungs- und lehrreicher Workshop, der neue Perspektiven für operative und strategische Aufgaben aufgezeigt hat. Wir haben viele neue Impulse bekommen.
Volker Messerschmidt, RheinEnergie

Hast du Interesse am Managed Outsourcing? Dann nimm deswegen direkt Kontakt auf und informiere dich dazu unverbindlich. Somit kannst du nur profitieren.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 18 Kontrollpflicht erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnung und Vertrag – 14. Tipp: Ist das überhaupt vertragskonform?

Bei dir als Dienstleistersteuerer:in, Outsourcing Koordinator:in oder neudeutsch Vendor Manager:in umfangreicher ausgelagerter Services landen oft bildlich gesprochen ganze Bücher voll mit Nachweisen zu Rechnungen auf dem Tisch. Manchmal trägst du auch einen Titel als Outsourcing Manager:in. 

Der Titel ändert nichts an deinen Aufgaben.

So sieht eine typische Beschreibung deiner Aufgaben auf LinkedIn aus:

• Regelmäßiges Überprüfen und Verbessern der Leistungserbringung unserer Dienstleister, um sicherzustellen, dass die Abnahme und Leistungsabrechnung vertragskonform erfolgen.
• Ansprechpartner für alle steuerungsrelevanten Anliegen im operativen Tagesgeschäft.
• Identifizieren und Priorisieren der Umsetzung von Optimierungspotenzialen unserer Dienstleister und sicherstellen der Erreichung unserer Serviceziele
• Sicherstellung der Einhaltung unserer Key Performance Indicators (KPIs) und ihrer Transparenz über alle Dienstleister-Standorte hinweg.
• Verantwortlich für Informationen im Zusammenhang mit dem Service sowie Sicherstellung von Standards für Berichtswesen, Ablage und Reports.
• Bewertung der Kosten und Preisgestaltung der Customer Contact Center unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte und Rentabilität.
• Regelung vertraglicher Themen in Zusammenarbeit mit unserer Beschaffung

Unser 14. Tipp für dich!

Die Sache mit dem Umfang von Rechnung und Vertrag

Zig Seiten dokumentieren Leistungen und Positionen, die deine Dienstleister für euch erbringen. Wer sich daran wagt, das gewissenhaft zu prüfen, vergisst leicht einen wichtigen Aspekt.
Denn der Wust an Informationen lenkt den Blick weg von der entscheidenden Frage. Ist das vertragskonform?

Gehen wir einen Schritt zurück.

Warum fallen Rechnungen oft so umfangreich aus?

Die Gründe für das Hinzufügen von Anhängen liegen neben der Transparenz  oft in den spezifischen Anforderungen des Rechnungsempfängers – sprich deiner Firma – und/oder den gesetzlichen Vorschriften im Rechnungswesen ab. Hier listen wir für dich 4 Beispiele auf.

1. Belege und Nachweise zur Transparenz: Anhänge können Belege oder Nachweise enthalten, die die in der Rechnung aufgeführten Leistungen oder Ausgaben unterstützen. Dazu können zum Beispiel Quittungen, Lieferscheine, Arbeitsberichte oder Verträge gehören. Durch das Bereitstellen dieser zusätzlichen Informationen verbessern die Autoren die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Rechnung
2. Steuerliche Anforderungen: In einigen Ländern gibt es spezifische steuerliche Vorschriften, die bestimmte Informationen oder Dokumente als Anhang zur Rechnung verlangen. Besonders knifflig wird dies im Nearhsore, wenn dein Dienstleister außerhalb der EU sitzt. Dies geht dann sofort über Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers oder die innergemeinschaftlichen Einhaltung bestimmter Dokumentationspflichten hinaus. Leistungsdatum, Abgrenzungs-Bestimmungen, Nachweise von Abgaben auf Teilleistungen, etc. müssen korrespondieren. 
3. Vertragsbedingungen: Wenn in einem Vertrag bestimmte Bedingungen oder Vereinbarungen festgelegt sind, die nicht direkt in der Rechnung selbst erfasst werden können, werden diese häufig als Anhang zur Rechnung beigefügt. Der Klassiker: Einhaltung des/der Service Level Agreements im Monatsverlauf, Zeitpunkte, wann Bestimmungen aufgehoben oder ausgesetzt werden.
   
4. Regelungen des Rechnungswesens: Je nach nationalen Rechnungslegungsstandards oder branchenspezifischen Vorschriften können bestimmte Informationen als Anhang zur Rechnung erforderlich sein. Dies kann beispielsweise die Offenlegung von Rückstellungen, Abschlüssen oder spezifischen Anforderungen zur Bilanzierung betreffen. Oder aber auch Dokumentationspflichten zu Lieferketten, Chargen-Nummern, etc. zwecks Rückverfolgbarkeit.

Aus dem Blick verloren – vertragliche Bestimmungen und Rechnung

Von außen sieht man mehr. In unseren Checks für Klienten merken wir das. Oftmals vergessen die Menschen auf beiden Seiten – sprich bei  Auftragnehmer und Auftraggeber – die vertraglichen Bestimmungen. Das passiert und gehört dazu.

4 Beispiele

• Vertragliche Termine für Reports, Rechnungen, Leistungsnachweisen weichen dem Tagesgeschäft. Das führt mitunter zu aufwändigen, teuren und vor allem sehr schwer zu durchschauenden Korrektur-, Abschlags-, Storno- und Schlussrechnungen.
  Problem! Buchhalterisches Chaos und Stress pur. 
• Leistungen, die im Vertrag anders definiert wurden, rechnen die Parteien faktisch fehlerhaft ab.
  Das führt auch zu falschen Marktdaten, mit denen der Auftraggeber arbeitet.
  Praxisfall: Ein Klient vergütete seinem Dienstleister jahrelang Termine im Außendienst und sogenannte Betreuungsanrufe. Laut Vertrag umfasst ein Termin mindestens einen Betreuungsanruf, um den Termin zu vereinbaren. Dieser Anruf ist mit dem Termin abgegolten. Da die Betreuungsanrufe jedoch alle auf der Rechnung auftauchten, glaubte die Bereichsleitung: ‚Der Außendienst des Dienstleisters würde sich viel intensiver um das Gebiet kümmern, als es der eigene Außendienst im anderen Gebiet tut.‘ 
  Problem! Zuviel bezahlt und falsche Daten intern verwendet. 
• Kosten erfahren falsche Zuordnungen.
  Das mag im operativen Tagesgeschäft nicht stören, bewirkt jedoch eine Fehlsteuerung auf Metaebene. Laut Vertrag sollte ein Dienstleister die Kosten je Produktlinie zuordnen. In der Praxis übernahm der Outsourcing Service Provider einfach stets die gleiche Vorlage. Beim Auftraggeber war man drauf und dran, eine scheinbar teurere Produktlinie aus dem Verkehr zu ziehen. Dabei ordnete der Dienstleister nur die Kosten falsch zu.
  Problem! Falsche Zuordnung führt zu falschen Schlussfolgerungen. 
• Auftraggeber bezahlen Leistungen mehrfach.
  Beide Parteien haben nicht mehr auf dem Schirm, wie lange oder welcher Umfang laut Vertrag bereits abgegolten ist. Ein IT-Dienstleister rechnete – ohne Absicht – jedes Jahr Lizenzgebühren je User:in ab. Der Vendor Manager vergaß ebenso, dass laut Vertrag nur Lizenzgebühren je Device anfallen. In dem Fall war das ärgerlich, dass weitaus weniger Devices als Mitarbeiter:innen im Einsatz waren. Der Unterschied betrug Faktor 4,3. Der fiel jedoch nicht auf, weil der Betrag Monat für Monat moderat stieg – nämlich mit jedem Wechsel einer Mitarbeiter:in.
  Problem! Kleine Ursache – große Wirkung

Nutze diese diese 3 erprobten Kniffe – Rechnung Vertrag

Mit diesen 3 Kniffen erleichtert du dir das Prüfen.

1. Wechsel dich beim Prüfen mit Kolleg:innen ab. Wer unbedarft an die Sache herangeht, entdeckt oft leichter Abweichungen.
   Kannst du nicht, weil du niemanden hast?
   Gute Nachricht: Wir helfen dir. Vereinbare gleich einen Termin für ein knackiges 20-minütiges Meeting via Microsoft Teams.
   Klicke einfach auf den Link, wähle dein gewünschtes Zeitfenster und los geht’s. Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.
   Dann vereinbaren wir für dich einen passenden Telefon- oder persönlichen Termin. 
2. Konsultiere lieber einmal öfter als nötig den Vertrag und gleiche die Positionen ab. Ja, ja, ist schon klar. Banaler Rat. Ich kenne das. Im Kopf meint man, alles beisammen zu haben. Doch die Dinge im Kopf entwickeln sich weiter und entfalten ein Eigenleben. Nachschlagen hilft.
3. Stellst du fest, dass Vertrag und Leistung nicht mehr zusammenpassen?
   Kein Ding. Das ist normal. Schließlich verändern wir uns alle jeden Tag.
   Aktualisiere den Vertrag! Schließlich regelt ein Vertrag die Zusammenarbeit und bildet die Grundlage. Dass du jetzt nicht „Hurra“ schreist, ist klar. So einen Vertrag aktualisieren kostet Zeit und Mühe. 
   Zum Glück stehen wir an deiner Seite.

Rechnung und Vertrag – profitiere von unserem Expertenblick von außen

Deine eisq-Berater:innen liefer dir kostenfrei zusätzliche Empfehlungen, worauf du bei der nächsten Vertragsgestaltung achtest. So wird deine Arbeit leichter.

Managed Outsourcing von eisq – Prüfen von Rechnung Vertrag inklusive

Hast du das gewusst?

• Die Rechnungsprüfung durch eisq bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Wir als marktführende Experten arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr. Uns offenbaren sich oft unberücksichtigte Aspekte.
• Du entlastest dich und sparst Zeit, Geld und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen und geben auf Wunsch auch Empfehlungen.

Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgenden Vorteil. Nicht nur, werden wie erwähnt auch unbeachtete Positionen aufgedeckt. Sondern es bietet dir auch die Möglichkeit, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten.

Ist doch besser als reaktiv, richtig?

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Über unsere Tipps zur Rechnungsprüfung

Für alle hilfreichen Tipps zur Rechnungsprüfung besuche gerne unsere Webseite. Hast du bisherige Tipps zur Rechnungsprüfung verpasst?

Finde auch hier im Blog alle weiteren Tipps zur effektiven Rechnungsprüfung.

Insgesamt umfasst unsere Serie zum Thema Rechnungsprüfung 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Die Tipps wurden zwischen 2020 und 2021 zunächst auf eisq.eu veröffentlicht und kurz darauf in unserem Blog.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 14 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnungsprüfung bei personalintensiven fremdvergebenen Dienstleistungen erstreckt sich in der Regel auch auf Schulungskosten. Ein solcher Posten findet sich nach unserer Erfahrung über kurz oder lang immer bei unseren Auftraggebern. Dienstleistersteuerer:innen geben meist monatlich die Rechnungen frei. In den Nebenkosten tauchen dann die Schulungen auf.

Doch geht da immer alles mit rechten Dingen zu? Sage und schreibe 43 % betrug bei einem Auftraggeber der Anteil unberechtigter Schulungskosten. Das muss keine böse Absicht sein. Eventuell liegt auch nur ein Missverständnis oder Fehler vor. Unschön ist es trotzdem, finde ich.

Kann dir als Vendor Manager:in, die/der sich um die Dienstleister kümmert nicht widerfahren? Glückwunsch. 

Falls du dich gegebenenfalls absichern möchtest, nutze 4-6 Minuten, um diesen nützlichen Tipp zur Prüfung von Rechnungen dir schnell anzueignen.

Kollege Marcus recherchierte für dich und liefert eine Story zur Herkunft einer Redewendung. Als Leser:in kennst du bestimmt schon sein Faible für diese Themen.

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Achja, das Sprichwort erklären wir auch. Hier schon mal ein kleiner Hinweis in Form eines Bildes.

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Dank unserem geheimen Rezept im Vendor Management profitieren unsere Klienten übrigens direkt von den folgenden drei Mehrwerten:

• Customer Experience: +6% ⇒ Bessere Kundenerlebnisse liefern bessere Bindung.
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Dein 13. Rechnungsprüfung Tipp: Wie transparent weist dein Dienstleister Schulungsleistungen aus?

Und, hast du die Werbung übersprungen oder nicht? 

In praktisch allen personalintensiven Aufgabenfeldern entsteht wiederkehrend Schulungsbedarf. Prozesse erfahren Änderungen. Neue Arbeitsregelungen, Sicherheitsbestimmungen oder Datenschutzvorkehrungen erfordern neues Wissen. Folglich finden Outsourcing-Koordinator:innen, wie Dienstleistersteuerer:innen auch firmieren, auf Rechnungen Positionen zu Schulungen.

Tückisch erweist sich der Umstand, dass entsprechende Qualifizierungen – Ausnahmen bestätigen die Regel – außerhalb der gewohnten Systeme stattfinden. Wo im Call Center penibel jeder Anruf nachvollziehbar ist, wo in der Logistik jeder Handgriff getrackt wird, wo im Außendienst jeder Kilometer auftaucht, fehlt plötzlich die Transparenz.

Typische Konfliktlinien zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bezüglich Leistungen für Schulungen auf Rechnungen lauten:

1. Welche Schulungen beruhen auf der Einflusssphäre des Auftraggebers? Gehören betriebliche Inhalte des Dienstleisters, wie der Umgang mit einer neuen Office-Version, einem neuen Work Force Management-Tool, oder ähnliches auf die Rechnung?
   Spannende Frage, nicht wahr?
2. Wer trägt wofür die Kosten?
   Um es mal ganz platt auszudrücken.
   
3. Wer veranlasst Schulungen? Ergo, wer bestellt, zahlt.
4. Wie weist der Partner die dafür angesetzte Zeit nach?
5. Wie gehen beide Parteien damit um, wenn ein Teil der zu schulenden Personen einen Teil der Zeit gar nicht (geistig) anwesend ist?
   Passiert immer wieder.

5 Ratschläge für deine Rechnungsprüfung

Damit Vendor Manager:innen leichter Schulungsleistungen auf Rechnungen prüfen, lese diese 5 bewährten Ratschläge.

1. Vereinbare Schulungsnachweise. Vortragende und zu Schulende bestätigen jeweils mit ihrer Unterschrift die Teilnahme. Fallweise helfen natürlich auch Zeitstempel in e-Learning-Tools. Kritischer ist es schon mit einer Zoom-Schulung mitausgeschalteter Kamera.
2. Stimme ab, wer in deinem Unternehmen befugt ist, Aufträge für kostenpflichtige Schulungen zu erteilen. Halte jeden Auftrag schriftlich fest. Das mag nach Formalismus und Bürokratie klingen, senkt jedoch auf wunderbare Weise sehr oft die Kosten.
3. Kläre jeweils, welche Inhalte/Anteile die Einflusssphäre des Auftraggebers betreffen.
   Einer unserer Klienten erhielt monatlich Rechnungen über sogenannte „Refresher-Schulungen“. Neben berechtigten Kosten für Wissensauffrischungen im Bereich der Produkte verrechnete der Dienstleister auch Aufwände für Pausenregelungen, Urlaubszeitbestimmungen und allgemeine Personalgespräche. Der Anteil der unberechtigten Kosten betrug 43%!
4. Halte einvernehmliche Verschiebungen, die schier unvermeidlich auftreten, in einer separaten Datei fest. So verhinderst du, dass du mehrfach ein und dieselbe Sache bezahlst. So vermeidest du ein Ping-Pong bei den Kosten.
5. Nutze, wenn bei dir die Zeit knapp wird, die Profis von eisq .

Lass die Rechnungsprüfung im Managed Outsourcing von eisq durchführen

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Über unsere Tipps zur Rechnungsprüfung

Für alle hilfreichen Tipps zur Rechnungsprüfung besuche gerne unsere Webseite. Hast du bisherige Tipps zur Rechnungsprüfung verpasst?

Finde auch hier im Blog alle weiteren Tipps zur effektiven Rechnungsprüfung.

Insgesamt umfasst unsere Serie zum Thema Rechnungsprüfung 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Die Tipps wurden zwischen 2020 und 2021 zunächst auf eisq.eu veröffentlicht und kurz darauf in unserem Blog.

Woher kommt die Redewendung „Klappern gehört zum Handwerk“?

Die meisten stellen sich vor, dass die Wanderhandwerker ihre Ankunft im Dorf mit einer Art Rassel ankündigten, was sie auch taten. Doch die Redensart ist noch älter, so findet sich der Spruch schon im 18. Jahrhundert im „Lettischen Wörter- und Namen-Lexikon“, meint dort aber das Klappern von Webstühlen, Mühlen und anderen Gerätschaften.

Antenne Unna weißt dazu etwa genauer Folgendes:

Schöne Körbe, tolle Teppiche, das beste Mehl: Wer als Handwerker im Mittelalter seine Waren loswerden wollte, musste auf sich aufmerksam machen. Je lauter desto besser – und das Klappern des Webstuhls, des Mühlrads oder auch der Hammer beim Schmied war laut: Die Geräusche zeigten den Menschen, dass hier hart gearbeitet wurde und lockte sie dorthin. „Klappern gehört zum Handwerk“ ist also nichts anders als Werbung. Daran hat sich auch bis heute wenig geändert. Wer seine Sachen loswerden will, der muss sie auch bewerben bzw. schmackhaft machen.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 13 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnungsprüfung: Dein 12. Tipp – Schaue genau hin und zeige Präsenz

„Wo gehobelt wird, da fallen Späne“, weiß der Volksmund. Fehler passieren. Vendor Manager:innen und Sevice Partner Koordinator:innenen, die Rechnungen auf Richtigkeit prüfen, schauen daher am besten ganz genau hin.

Denn schaust du nicht genau hin, brauchst dich auch nicht zu wundern, wenn es dein externer Outsourcing Service Provider nicht so genau nimmt. Dabei hilft es dir, regelmäßig Präsenz zu zeigen. Im Zeitalter von Homeoffice, Teams, Zoom und Co. bedeutet das, digitale Präsenz zu seigen.

Um deine externen Kolleg:innen zu erreichen, brauchst du neue Wege. Besuchst du den Standort deines Dienstleisters, wirst du feststellen, viele Arbeitsplätze stehen leer.  Viel mehr spielt sich im digitalen Spektrum ab, speziell seit der Pandemie hat sich die Anzahl der Menschen im Homeoffice in Deutschland und im Nearshore verfielfacht.

Sichere dir deswegen den Zugang zu unserem ersten kostenlosen Webinar „Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept für reduzierte Fluktuation beim Dienstleister“.

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In nur 30 Minuten lernst du unser Geheimrezept kennen und erfährst, wie du externe Kolleg:innen…

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Stefan K., Call Center Agent für einen großen Mobilfunkanbieter, fasst zusammen:

Das verleiht meiner Arbeit eine Bedeutung. Danke dafür!

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12. Tipp: Zieht dein Dienstleister Fehler korrekt ab?

Aus unserer Erfahrung in über 14 Jahren Unternehmensberatung zeigt sich: Strafzahlungen, Korrekturposten, Abzüge und ähnliche Positionen finden sich zu häufig nicht oder unvollständig auf den Fakturen.

Wer als Outsourcing Manager:in oder Dienstleistersteuerer:in zunächst Fehler anmahnt, verfügt über mehrere Handlungsoptionen.

Du…

• forderst eine Rechnungskorrektur.
• vergütest nur einen Teilbetrag.
• lässt es durchgehen und drückst beide Augen zu.
• vereinbarst mit dem Dienstleister, dass bei einer Folgerechnung entsprechende Abzüge erfolgen.

Oft erweist sich die vierte Variante auf den ersten Blick als partnerschaftlicher im Umgang. Damit das auch partnerschaftlich funktioniert, helfen dir vier Maßnahmen.

‼️ Die hier genannten Tipps beruhen auf einer Grundlage. Du als Dienstleistersteuerer:in, Vendor Manager:in zeigst regelmäßig Präsenz.

Ein Fallbeispiel in puncto Rechnungsprüfung

Unser Klient erhielt eine Rechnung mit 160 Schulungsstunden. Der Outsourcing-Koordinator merkte an, dass 85 dieser Schulungsstunden noch gar nicht stattgefunden hätten. Das für den Monatsletzten geplante Training und die damit verbundenen Kosten verschoben beide Parteien einvernehmlich kurzfristig auf den Folgemonat. Der Outsourcing Koordinator und sein Projektansprechpartner auf der anderen Seite einigten sich pragmatisch. Die Rechnung war schon geschrieben. Die blieb bestehen. Die Schulungen würden einfach im Folgemonat erfolgen.

Erstens kommt es anders

Du ahnst es: Aus operativen Gründen fanden die Qualifikationsmaßnahmen nicht mehr statt. Der Projektansprechpartner genoss seinen Urlaub. Die 85 Schulungsstunden zog der Dienstleister auf der Folgerechnung nicht ab. Darauf angesprochen, meinte der Vorgesetzte des Projektansprechpartners des Dienstleisters, dass die Schulungsstunden im ersten Monat ihre Richtigkeit hätten. Er verfüge über keine anderen Daten.

Zweitens als man denkt – direkt die Lösung parat dank eisq

Unser Klient profitierte an der Stelle von seinem Wissen aus der Zusammenarbeit mit eisq:

1. Weil der Outsourcing-Koordinator zu allen Absprachen immer kurze schriftliche Notizen selbst verfasst und versendet, war er im Vorteil. Er zog seine E-Mail-Bestätigung zum Verschieben der Kosten und der Schulung in den Folgemonat hervor.
2. Indem der Outsourcing-Koordinator eine fortlaufende Excel-Datei mit Zahlungen, Abzügen, Budgetverschiebungen und Co. pflegte, verfügte er über die notwendige Transparenz.
3. Da er ruhig und sachlich agierte, nahm der dem Vorgesetzen die emotionale Schärfe und somit den Wind aus den Segeln.
4. Der Dienstleistersteuerer drehte den Spieß erfolgreich um. Indem er die Partnerschaft betonte, ersetzte er das Gefühl „Hier nimmt uns der Auftraggeber etwas weg“ durch „Der geht fair mit uns um.“

⇒ Mahne die Fehler an. Abzüge korrekt nachhalten, stellt eine hohe Kunst bei der Rechnungsprüfung dar. Erleichtere dir die Arbeit.

Bedenke dabei stets: 

„Das Gefühl eines fairen partnerschaftlichen Umgangs beruht darauf, dass du regelmäßig Präsenz zeigst und damit kommuniziert:

„Das was du, lieber Outsourcing-Partner für uns tust, ist für uns relevant. Auch dann, wenn es nichts gerade ums Geld geht.“ 

Bei Bedarf ziehe gerne die Profis von eisq hinzu.

Rechnungsprüfung machen lassen im Managed Outsourcing von eisq

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Über unsere Tipps für die Rechnungsprüfung

Bisherige Tipps für das Rechnungen prüfen verpasst?

Schau hier vorbei und finde alle weiteren Tipps zur Rechnungsprüfung.

Alles in allem umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Das Sprichwort „Wo gehobelt wird, da fallen Späne“

Wieder stellen wir eines der bekanntesten (deutschen) Sprichwörter vor. Es kommt aber auch in vielen anderen Sprachen vor – wie slowenisch, slowakisch, ungarisch oder tschechisch. Es bedeutet entweder, dass

• Entscheidungen und Handlungen auch Nachteile mit sich bringen (zum Beispiel entstehen Schmutz und Unordnung, wo gearbeitet wird) oder
• wer etwas bewirken will, darf nicht zimperlich sein und muss derartige Nachteile in Kauf nehmen.

Das Wort Span heißt heute soviel wie, es handelt sich um ein „mechanisch abgetragenes Teilchen von einem bearbeitenden Werkstück“. Sprich ein Abfallprodukt von einem Stück Holz, Metall der Sonstigem.

Fun facts über den Span

Der altnordische Verwandte des Wortes hieß spánn und war nicht nur ein nutzloses Abfallprodukt, sondern konnte auch ein Utensil sein, mit dem man Suppe löffeln konnte. Und, einige mögen es jetzt schon erahnen: Später wandelte sich daraus das englisch Wort „spoon“ (deutsch: Löffel) ab.

Die Frühform des Löffels war also ein leicht gekrümmter Holzspan, mit dem man bereits vor undenklichen Zeiten Suppen verspeisen konnte.

Deswegen ist auch diese Redewendung entfernt mit „Wo gehobelt wird, fallen Späne“ verwandt:

„One man is born with a silver spoon in his mouth, and another with a wooden ladle“, heißt so viel wie, dass die Ausgangsbasis halt nicht für alle Kinder gleich ist. Die Redewendung geht auf ein Zitat von Oliver Goldsmith (1728-1774) zurück.

Das Spanferkel hat nichts mit dem Holz zu tun, auf dem es oft zubereitet wird. Das alte mittelhochdeutsche Wort spen/span hat auch die Nebenformen spünne/spüne, was so übersetzt „Mutterbrust“ oder  Zitze“ bedeutet. Dem ursprünglichen Wortsinn nach ist ein Spanferkel also ein Milchferkel, das noch gesäugt wird.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Tipp 12 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Deine 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 11 von 21

Als unsere Klientin Maria und ich heute morgen über die exzellente Zusammenarbeit im vergangenen Jahr sprechen, berichtet sie mir von Problemen mit ihrem Dienstleister. Sie steuert den Call Center Outsourcing Service Provider eines Reise-Anbieters.

Im April freut sie sich noch über den guten Ergebnisse des 1. Quartals. Das Projekt befindet sich zu dem Zeitpunkt 3000 € unter dem Budget-Forecast für 2023 – ein sehr wichtiger Meilenstein! Den Forecast einzuhalten, misst Marias Unternehmen einen großen Wert bei.

⏩ Fast Forward, 4 Wochen später: Es trudelt eine unerwartete Rechnung ins Haus. Und es sind keine kleinen Beträge, sondern alles in allem geht es um einen mittleren 5-stelligen Betrag!

Der Dienstleister begründet es Maria gegenüber mit dem Abrechnen der Cloud-Telefonanlage. Pro Agent:in fallen Kosten an und es wurde das ganze Jahr 2022 noch nicht abgerechnet. Das Problem dabei: Marias hatte das Jahresbudget 2022 bereits überzogen und dafür intern „Schelte“ abbekommen.  Auf Basis der Rechnungen für Q1 und ihrer fortlaufenden Forecasts passte Sie den Budget-Forecast für 2023 an. Und jetzt das!

Nachzahlung für das überzogene Jahr 2022, Nachzahlung für Q1/2023, welches damit auch überzogen wird, Anpassen des Budget-Forecasts für 2023, …

Gegen Ende des Gesprächs seufzt sie noch: „man soll den Tag nicht vor dem Abend loben„. Mit dem Spruch ruft sie mir diesen Tipp ins Gedächtnis.

Tipp 11: Prüfe Rechnungen regelmäßig auf Vollständigkeit

Damit du nicht in eine ähnliche Situation gerätst, überarbeiteten wir für dich diesen Tipp.

Willst du  deine Rechnungsprüfung an marktführende Experten auslagern und damit Zeit und Nerven sparen?

Mit Managed Outsourcing von eisq entlastest du dich und deinen Schreibtisch. Lagere das Prüfen von Rechnungen deiner Outsourcing Dienstleister an uns aus. Wir übernehmen den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen.

• wir als marktführende Experten von eisq arbeiten wissenschaftlich und akribisch
• von außen sieht man mehr und offenbart auch unberücksichtigte Kosten
• sie entlastet sich und spart Zeit und Nerven

Wurde alles vollständig abgerechnet oder droht später Ungemach?

Monatelang scheint alles in bester Ordnung. Die Rechnungen entsprechen dem beauftragten Umfang, eventuell unterschreiten sie sogar das vorgesehene Budget. Plötzlich treibt eine Nachforderung Vendor Manager:innen, Dienstleistersteuerer:innen oder auch Outsourcing-Koordinator:innen genannt, Schweißperlen auf die Stirn. Im Nachhinein scheint alles teurer, der interne Druck auf Dienstleistersteuerer:innen steigt.

Ganz gemäß dem Sprichwort: Man soll den Tag nicht vor dem Abend loben.

Manchmal führen Dienstleister bewusst so eine Situation herbei. Das ist aber eher selten. Häufiger sorgen jedoch banale Gründe für Nachforderungen. Das können Kosten sein, die dein Lieferant intern zunächst falsch zuordnet und dann glattzieht. Oder bei einer internen Kontrolle bei deinem Outsourcing Partner fällt auf, dass auf einen Posten monatelang vergessen wurde. Fehler sind bekanntlich menschlich.

So wappnet du doch vor Ungemach!

Wie kannst du dich als Service Partner Manager:innen dagegen wappnen?

Einige Personen wenden einer dieser 3 Strategien an, von denen ich dir explizit abrate.

• Einige versuchen zunächst, die Forderung zurückzuweisen. Wenn es sich um berechtigte Leistungen handelt, verspricht das kaum Aussicht auf Erfolg. Außerdem wirkt das wenig partnerschaftlich, wenn du eine vereinbarte Leistungen nicht bezahlen willst. Das kann schnell die Beziehung zu deinen Outsourcing Service Provider zerrütten.
• Eine andere Strategie lautet, den Auftragnehmer zu bitten, auf das Geld zu verzichten. Warum sollte das ein Unternehmen tun, das am Monatsende Gehälter bezahlt und Gewinne erwirtschaften will? Verhandlungen zu einem freiwilligen Forderungsverzicht verlaufen in der Regel im Sande. Oft bleibt ein schaler Nachgeschmack auf beiden Seiten. Auch das hilft keiner Seite weiter.
• Schlimmer ist es, wenn der oder die Vendor Manager:in sich im Zuge der Verhandlungen in eine Abhängigkeit gegenüber seinem Dienstleister begibt. Motto: „Komme mir hier bitte entgegen und ich helfe dir bei…“ Das ist beileibe keine wünschenswerte Situation.

Damit dir das erspart bleibt und du dich wappnest, rät eisq

• Prüfe explizit, ob dein Dienstleister wirklich alle Leistungen gemäß Vertrag in Ansatz bringt. Bedenke, dass die gesetzliche Verjährungsfrist drei Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung fällig wurde, beträgt. Sprich: Bis zu vier Jahre sind praktisch möglich.
  
• Gleiche die Leistungen mit deinem Outsourcing-Budget regelmäßig ab. Eine eigene Excel-Liste wirkt wahre Wunder. Quartalsweise ein Check hilft.
• Spreche eventuell aktiv fehlende Posten bei deinem Outsourcing Service Provider an. Die Wahrscheinlichkeit, dass das bei deinem Dienstleister dauerhaft unentdeckt bleibt ist sehr gering.
• Informiere mindestens parallel deine Kolleg:innen im Finanzwesen, damit entsprechende Rückstellungen für deine Kostenstelle eingestellt werden. Falls der Dienstleister wirklich vergessen sollte – was erfahrungsgemäß sehr selten vorkommt – löst dein Unternehmen die Rückstellung wieder auf.
• Steuere frühzeitig gegen.

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Die Serie zur Rechnungsprüfung umfasst insgesamt 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Im Rahmen von ‚Weil wir dich lieben‘überarbeiten wir den Blog für dich.

Was hat es mit dem Sprichwort „Man soll den Tag nicht vor dem Abend loben“ auf sich?

Jeder kennt diese Redewendung und weiß vermutlich auch was sie bedeutet. Sie hat eine ganz ähnliche Bedeutung wie auch diese bekannten Sprüche:

• „Man soll sich nicht zu früh freuen“,
• „Noch ist nicht aller Tage Abend“, oder das seltenere
• „Man soll das Fell des Bären nicht verteilen, bevor er erlegt ist“

⇒ Es bedeutet also, dass immer noch etwas dazwischen kommen kann. Sprich, man bei einem Projekt nicht einen Erfolg feiern sollte, bevor er nicht auch wirklich gesichert ist.

Die Redewendung gibt es zudem in diversen Sprachen, denn den Ursprung hat es in einem Bibelspruch:

Rühme dich nicht des morgigen Tages; denn du weißt nicht, was der Tag bringt.

Verschiedene Varianten des Sprichworts sind in europäischen Sprachen bereits seit dem Mittelalter überliefert. Der vermutlich älteste Beleg findet sich in der Edda, einer Sammlung von nordischen Götter- und Heldenliedern aus dem 13. Jahrhundert. Der eigentliche Text dürfte dabei schon aus dem 10. oder 11. Jahrhundert stammen.

Die erste exakte Wort für Wort Formulierung des Sprichwortes tritt zum ersten Mal im Drama „Wallensteins Tod“ von Friedrich Schiller (1759–1805) auf. 

Im 5. Akt, 4. Auftritt warnt Obrist Gordon: „Man soll den Tag nicht vor dem Abend loben.“

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 11 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Deine 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 10 von 21

Eine Rechnung trifft ein und sie passt überhaupt nicht zu deiner Kalkulation? Ganze Werte und Kennzahlen weichen voneinander ab? Da denkst du dir zurecht, „lieber noch einmal mit Argosaugen auf die Rechnung schauen„. Häufig ist der Grund ganz simpel, Auftraggeber und -nehmer nutzen schlichtweg verschiedene Datensätze. Deswegen geht in diesem Tipp um diese Frage:

Welche Datenquelle gilt bei der Rechnungsprüfung?

Die Rechnung trifft ein und nennt eine Zahl von Vorgängen/Aktivitäten. Schnell einen Blick in die eigenen Statistiken werfen… und – Überraschung – andere Werte vorfinden. Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Vendor Managern auch lauten, erleben das hoffentlich nicht regelmäßig.
Nutzen Auftragnehmer und Auftraggeber unterschiedliche Datenquellen für Reporte und Rechnungsstellung, weichen die Werte häufig ab.

Urlaubsreif? Ein aufheiternder Witz ist auch dabei

Um einen Sonderurlaub zu bekommen, entschließt sich eine Frau, ihrem Chef… Wie es weitergeht, erfährst du am Ende des Beitrags. 

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Typische Gründe für unterschiedliche Datenquellen

• Abweichende Definitionen: Selbst für (scheinbar) feststehende Begriffe gibt es verschiedene Beschreibungen. Beispiel Erreichbarkeit im Call Center Inbound: Unternehmen A definiert das wie folgt:

Erreichbarkeit = Zahl der angenommenen Anrufe pro Zeitperiode dividiert durch die Gesamtzahl der Anrufe pro Zeitperiode

Wohingegen Unternehmen B die gleiche Kennzahl so auslegt:

Erreichbarkeit = Zahl der angenommenen Anrufe pro Zeitperiode dividiert durch die Gesamtzahl der Anrufe abzüglich der Kurzabbrecher (< 5 Sekunden Länge) pro Zeitperiode

Liegt so eine Abweichung im Verständnis vor, stimmen auch die Werte folglich nicht mehr überein, wenn Unternehmen A die Kennzahl aus seinem System zieht und mit der von Unternehmen B vergleicht.

• Systemische Fehler: Blicken wir nochmals auf die Erreichbarkeit. Der Auftraggeber kommt vielleicht zu anderen Werten, wenn er die Erreichbarkeit basierend auf den Daten des Verbindungsnetzbetreibers nutzt. Verwendet nämlich der Dienstleister die Daten aus seinem Telekommunikationssystem, fallen per se alle Anrufe weg, die gar nicht bei ihm eintreffen. Das ist besonders ärgerlich, wenn der Dienstleister für den Auftraggeber etwa 30 Telefon-Kanäle bereitstellt, aber manchmal 32 Anrufe gleichzeitig erhält. Von den zwei Stück mehr erfährt die Telekommunikationsanlage des Auftragnehmers niemals, da diese niemals dort ankommen. Ergo weist der Dienstleister andere Erreichbarkeitswerte aus.

Deiner Fantasie für weitere Gründe, warum Werte bei unterschiedlichen Datenquellen differieren, sind keine Grenzen gesetzt.

Damit Vendor Manager:innen korrekte Werte freizeichnen, helfen vier praktische Empfehlungen:

1. Lege die Datenquelle vorab fest.
2. Fixiere die Definitionen für die Werte schriftlich.
3. Nutze nach Möglichkeit eigene Systeme. Dadurch minimierst du das Risiko, dass sich ohne dein Wissen die Datenquelle oder Definition einer Kennzahl ändern.
4. Prüfe regelmäßig, ob die Definition und Datenquelle der Kennzahlen in der Rechnung weiter stimmen.

Alternativ lagere die Aufgabe Rechnungsprüfung an die Spezialisten von eisq zum Festpreis aus.

Rechnungsprüfung machen lassen im Managed Outsourcing von eisq

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Dein Nutzen ist unsere Mission.

Managed Outsourcing by  eisq – Rechnungsprüfung inklusive

Willst du mehr wissen über die Möglichkeiten, Teile deines Vendor Management auszulagern und von eisq übernehmen zu lassen (in Form von Managed Outsourcing)?

Die Tipps für die Rechnungsprüfung

Bisherige Tipps für das Rechnungen prüfen verpasst?

Schau hier vorbei und finde alle weiteren Tipps zur Rechnungsprüfung.

Alles in allem umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Im Rahmen von ‚Weil wir dich lieben‘überarbeiten wir den Blog für dich.

Ab wann findest du hier alle 21 Tipps zur Rechnungsprüfung in frischem Glanz?

Neben neuen Beiträgen aktualisieren wir auch ältere Werke. Davon existieren 172 Stück. Mittlerweile haben wir auf 58 noch zu überarbeitende Beiträge reduziert. Heißt: Übe dich bitte noch ein bisschen in Geduld!

Voraussichtlich bis spätestens August 2023 erstrahlen alle Beiträge im neuen Glanz.

Für Anregungen, Feedback und Ideen nutze gerne die Kommentar-Funktion unter dem Beitrag.

Woher stammt „etwas mit Argosaugen überwachen“?

Zunächst einmal bedeutet diese Redewendung so viel wie, etwas unaufhörlich und unermüdlich zu beobachten bzw. etwas nicht aus den Augen zu lassen.

Sie stammt aus der griechischen Mythologie. Es spielte sich folgende Geschichte ab: Hera ließ Io, die aufgrund ihrer Beziehung zu Zeus in eine Kuh verwandelt wurde, von Argos überwachen.

Moment, wer?! Kurze Nachhilfe in griechischer Mythologie:

• Hera ist die Gattin von Zeus und zudem Göttin der Ehe, der Frauen und der Familie
• Zeus ist der Göttervater
• Io ist die Tochter des Flussgottes Inachos
• Argos ist ein treuer Diener Heras mit 100 Augen – die lateinische Schreibweise ist übrigens „Argus“
  

Mit den 100 Augen war es ihm möglich in alle Richtungen zu schauen. Zudem schliefen immer nur ein paar zeitgleich, so dass er Io immer im Blick behalten konnte. Laut der griechischen Mythologie überführte Hera nach dem Tod Argos‘ seine Augen in das Federkleid des Pfaus – als Zeichen des Dankes. Das war mir tatsächlich auch neu und wirft nochmal ein neues Licht auf dieses schöne Tier:

Zum Abschluss noch der versprochen Urlaubs-Witz für die gute Laune

Um einen Sonderurlaub zu bekommen, entschließt sich eine Frau, ihrem Chef vorzuspielen, verrückt zu sein. Sie hängt sich an die Zimmerdecke ihres Büros. Verwundert fragt ihr Kollege sie daraufhin, warum sie das tun würde. Sie erklärt es ihm und nach einer Weile kommt der Chef zu ihnen herein. Als er seine Mitarbeiterin an der Decke baumeln sieht, fragt er: „Was machen Sie denn da oben an der Decke?“
„Sehen Sie das denn nicht, ich bin eine Glühbirne.“
„Sie sind ja vollkommen verrückt, bleiben Sie am besten für die nächsten beiden Wochen zu Hause und ruhen sich aus. Danach sehen wir, wie es weitergeht.“
Die Frau geht. Doch als auch ihr Kollege seine Sachen packt, fragt der Chef irritiert, warum er denn gehen wolle. Daraufhin sagt sein Angestellter: „Wie soll ich denn im Dunkeln arbeiten.“

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 10 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

KI im Service, AI im Outsourcing – mit dem AI/KI-Vordenker in dem Metier, Andreas Klug, talkt Bernhard ausführlich. Für dich portionieren wir das gesamte Gespräch in 4 Happen. 

Gleich zu Beginn stellt Andreas die leicht provokante Frage: „Wie kundenfeindlich ist KI?“ Er und sein Unternehmen ThinkOwl sind unsere Partner in Sachen KI und Self-Service Made in Germany.

Erfahre in Teil 1 über KI im Outsourcing:

• Warum ist es ein Trugschluss, Automatisierung für kundenfeindlich zu halten?
• Wie verändert KI die Beziehung von Menschen zu Unternehmen?
• Welche Hebel stecken in KI, um den Personalbedarf im Outsourcing zu reduzieren/zu beeinflussen?

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Nutze die Chance und finde in einem knackigen nur 45 Minuten dauernden Discovery Workshop heraus, wie KI auch deinen Service entlasten kann.

Kostenfrei und unverbindlich via Teams.

Identifizieren wir Themenfelder, die deinen Service und dein Outsourcing entlasten, bauen wir dir eine 🫵  „ready-to-use-demo“. 

Starkes Angebot, nicht wahr?

Vorab Fragen? – Greif gerne zum Hörer

Ruf uns an unter +49 541 580543-0.

Dein Video: KI im Service

Dein Extra

Wie gewohnt, findest du unter dem Video das Transkript zum Mitlesen! Extrem praktisch, falls du gerade kein Video mit Ton schauen kannst, weil du unterwegs bist oder du keine Kopfhörer zur Hand hast.

Dein Transkript: Die Chancen von KI (im Service)

Bernhard:
Willkommen auf eine Tasse Tee. Es ist mir, Certified Management Consultant und Geschäftsführer von european institute for service quality, Bernhard Gandolf, eine große Freude heute mit Andreas Klug von unserem Partner ThinkOwl, eine Tasse Tee zu genießen.

Andreas:
Grüß dich, lieber Bernhard.

Bernhard:
Andreas, wie stellt man dich vor? AI-Evangelist, Mitglied und ehemaliger Vorsitzender des Arbeitskreises AI im Digitalverband Bitkom, Autor. Du bist im Contact-Center-Network e.V. aktiv. Ist es okay, wenn ich sage, rund um KI/AI im Service, gehörst du zu den Vordenkern in Deutschland?

Andreas:
Ja, ich würde das schon ohne rot zu werden, stehen lassen. Gerade wenn es darum geht, festzustellen, dass künstliche Intelligenz, nicht nur unser Arbeitsumfeld im Service-Kontext verändern wird. Sondern dass meiner Meinung nach, die Beziehungen und die Konversationen zwischen Verbrauchern und Marken verändern wird. Das ist dieses schöne Thema bei KI und deswegen bin ich froh, dass ich aus dem Service-Kontext auch meine Netzwerke habe und ich mich mit Customer Service und Customer Experience auseinandergesetzt habe.
Es ist ein Trugschluss zu glauben, dass Automatisierung kundenfeindlich ist. Automatisierung kann, wenn man sie richtig einsetzt, extrem kundenfreundlich und sinnvoll sein. Das halte ich für ein interessantes Arbeitsspektrum für mich.

Bernhard:
Das ist ein tolles Schlagwort. Klasse, dass du dir für unser Publikum die Zeit nimmst, um mit mir über Outsourcing und künstliche Intelligenz sprichst. Gerade auch in diesem Kontext Service. Outsourcing Service Provider lehnen immer öfter Anfragen ab oder setzen Projekte deutlich später um. Die Ressource Mensch wird, sicherlich auch bedingt durch den demografischen Wandel, knapper.

Kann künstliche Intelligenz ein Teil der Lösung sein?

Wie schätzt du das ein?

Andreas:
Ja, sie kann definitiv ein Teil der Lösung sein. Das ist ganz offensichtlich. Künstliche Intelligenz ist in der Lage, aus einer Vielzahl von Informationen genau die richtige Handlung abzuleiten, indem sie beobachtet, wie Menschen mit Informationen oder mit Konversationen umgehen. Wenn ich mir jetzt überlege, dass Mitarbeitende im Kundenservice immer passend zu jedem Servicefall genau die richtigen Informationen und Hinweise auf dem Bildschirm finden. Dann ist es, glaube ich, ein Leichtes, uns vorzustellen, dass eine erhebliche Verkürzung der Rüstzeiten, beziehungsweise der Informationssuche, durch die Maschine übernommen werden kann. Mit anderen Worten: Es ist noch sehr viel Effizienzgewinn möglich, wenn wir über den Bildschirm und den digitalen Arbeitsplatz von Mitarbeitenden im Kundenservice sprechen.

Bernhard:
Das heißt schneller und effizienter arbeiten und dadurch hat man weniger Personalbedarf. Korrekt?

Andreas:
Absolut und das kannst du auf viele weitere Punkte ausweiten. Also die Effekte sind vielfältig.

Bernhard:
Wenn du übrigens herausfinden willst, ob künstliche Intelligenz auch in deinem Business für eine maßgebliche Entlastung sorgt. Checke gleich deinen Kalender. Unten gibt es einen Link für einen limitierten, kostenfreien und knackigen Discovery Workshop. Finden wir binnen 45 Minuten gemeinsam heraus, wie sehr KI, für dich, Vorgänge automatisieren und eine bessere Customer Experience schaffen kann. Einfach den Link klicken oder den QR-Code scannen.

Andreas:
Ich finde tatsächlich, auf den ersten Blick erscheint es widersprüchlich. Dennoch sind beide Thesen richtig.

Teile 2-4

Sei gespannt auf die Teile 2-4. Andreas Klug prophezeit Outsourcing Service Providern eine Disruption ihres Geschäfts. KI: Fluch oder Segen für den Arbeitsmarkt? 

Bleib neugierig und schau hier regelmäßig rein, damit du alle Inhalte als Erster vorfindest.

Über unsere Partnerschaft mit ThinkOwl

ThinkOwl – KI und Self-Service Made in Germany.

Operative Exzellenz im Customer Service, die beflügelt.

So schaffen wir dringend benötigte Kapazität, indem wir intelligent automatisieren.

Apropos intelligent:

• Digitalisieren, wo es sich rechnet und Nutzen stiftet. Dazu erstellen wir jeweils einen Business Case.
• Ausprobieren, bevor du dich entscheidest. Deshalb gibt es zu jedem Business Case eine ‚ready-to-use-demo‘.
• Service für Kunden:innen intelligent verbessern. – KI/AI mit Herz und Verstand.

Besuche gerne auch unseren Partner ThinkOwl auf seiner Website.

„Meine Mitarbeiter arbeiten gerne mit Ihnen. Sie führen Projekte zum Erfolg!“
PhD Robert Hite, Bayer

Übrigens: Wusstest du, dass wir Service-Qualität für dich wissenschaftlich fundiert messen?

• Klicken, damit mit du und dein Unternehmen den bestmöglichen Service liefern.

• Oder lies direkt hier unsere Beiträge der Kategorie Qualitäts-Management.

Damit du profitierst – Vendor Management 2.0

2 Wirtschaftswissenschaftler und 1 Nobelpreisträger stehen Pate

Der Nobelpreisträger Prof. Philip Warren Anderson stellt 1974 fest, dass Quantität lediglich eine Hilfsdimension von Qualität darstellt. Wer Qualität als Summe von Einzelteilen begreift, wer ganzheitlich alle Dimensionen einer Dienstleistung im Blick behält, verfügt über mehr Transparenz. 

Das bedeutet, wer alle Dimensionen im Outsourcing dank mehr Transparenz ganzheitlich steuert, profitiert von besseren Resultaten – deutlich kosteneffizienter.

Nebenbei sinkt auch noch der eigene Arbeitsaufwand im Steuern der Dienstleister.

Kennst du die Wirtschafts-Wissenschaftler Robert S. Kaplan und David P. Norten? Sie kreieren mit der Balanced Scorecard (BSC) ein bis heute unerreichtes Vorgehenskonzept für Unternehmen und deren Führung. 

Beide Erkenntnisse vereint unsere Vendor Management 2.0 Methodik.

Die Quality Scorecard (QSC) ist dein Konzept.

Im Outsourcing ist die QSC dein Steuerungskonzept.

Dank der Quality Scorecard profitierst du von besseren Resultaten im Outsourcing.

1. Kunde 
2. Finanzen 
3. Quantität 
4. Inhalte
5. Prozesse
6. Kommunikation

Der Beitrag Experten-Talk: AI-Vordenker im Interview über Outsourcing 1 von 4 – Wie kundenfeindlich ist KI? erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Deine 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 9 – Die richtige Taktik

„Warum hat der Fußballtrainer seine Uhr in den Strafraum gestellt?
Damit seine Mannschaft mehr Taktik hat!“,
lautet eine bekannte Scherzfrage.

Dieser 9. Tipp deiner praktischen Serie Rechnungen von Dienstleistern leichter prüfen, dreht sich um das Thema Taktik.

Nicht nur Vendor Manager:innen, Dienstleistersteuerer:innen oder Service Partner Manager:innen, wie gängige Titel von Outsourcing-Koordinator:innen lauten, sollten sich diese Seite gleich besser merken. 

Wie hängen Taktik und Outsourcing zusammen und was hat das mit der Rechnungsprüfung zu tun?

Fangen wir an.

Was bedeutet Taktik im Management-Sprech? 

Im betrieblichen Vokabular steht taktisch für mittelfristig. Dabei macht es einen Unterschied, ob du in einem Start-up arbeitest oder eine Stelle in der öffentlichen Verwaltung bekleidest. In letzterer steht der Begriff taktisch für eine mittelfristige Perspektive 1-3 Jahre.

Beim Start-up versteht man eher einen Zeitraum von mehreren Wochen bis Monaten. In diesem Blog-Beitrag verwenden wir Taktik als Synonym für ein Zeitmaß > 6 Monate bis zum Anstehen des Reviews im Outsourcing. Das kann sich je nach Vertragsdauer beispielsweise auch über 1-2 Jahre erstrecken.

Taktik im Outsourcing und Vendor Management

Bei einer Auslagerung, wie Fremdvergaben noch auf Deutsch heißen, verfolgen Unternehmen Ziele. Wie gut diese Ziele im Outsourcing erreicht werden, misst du oder dein Unternehmen beim Review, bei der Evaluation. Im Vendor Management, sprich in der Dienstleistersteuerung spricht man von Taktik, wenn man die Phase vor dem Review betrachtet. 

Zur Illustration:

Angenommen, dein Unternehmen und dein Outsourcing Service Provider schließen einen Vertrag über 5 Jahre Laufzeit. Ihr befindet euch im 3. Jahr der Zusammenarbeit. Operativ planst du in dem fiktiven Beispiel 6 Wochen. Die taktische Perspektive wäre in dem Fall also jenseits deiner operativen Planung bis hin zum Punkt, an dem ihr mit dem Review (in der Regel vor den 5 Jahren) beginnt.

Rechnungsprüfung und Taktik

Das Prüfen von Rechnungen findet in der Regel auf der operativen Ebene statt. Doch dabei kannst du als Vendor Manager:in schnell eine Meta-Perspektive einnehmen und auf die taktische Ebene wechseln. In dem du auf Basis dir vorliegenden Zahlen extrapolierst. Du schließt aus dem dir Bekanntem unter Voraussetzung eines gleichbleibenden Verlaufs auf die Zukunft.

Dein Tipp: Stimmt die taktische/mittelfristige Perspektive noch?

Achte auf Stolperfallen. Auftraggeber und Auftragnehmer haben ggf. auch gleichförmige Rechnungen vereinbart. Jeden Monat ein fester Betrag. Sollte das bei dir der Fall sein, heißt es besonders Obacht geben?

Natürlich gilt dieser Tipp auch bei variablen Rechnungsbeträgen. 

Kennst du etwa solche oder ähnliche Ergebnisse aus deiner Arbeit?

Deine eisq-Spezialisten regelmäßig folgende Zustände in puncto falsche Rechnungsprüfungs Taktik!

• Soll und Ist weichen meilenweit voneinander ab:
  Ein Auftragnehmer vereinbart mit einem Auftraggeber, durchschnittlich 1.000 Vorgänge im Monat abzuarbeiten. Anfangs etwas weniger, Hochlaufphase, später etwas mehr (Routinebetrieb). Laufzeit: 1 Jahr.
  Klingt das vertraut für dich? – Ab hier findest du reale Zahlen.
  In den ersten 6 Monaten erreicht der Auftragnehmer einmal 870 Stück (sic!) im Monat. Sonst schwanken die Werte um 800. Im Sommermonat Juli – Urlaubssaison – erreicht er gar nfur 640 Stück. Wie realistisch ist es, dass der Dienstleister neben den monatlich 1.000 Stück (Soll), das Delta von 1.400 Stück zusätzlich in den ausbleibenden fünf Monaten schafft? Ziemlich unrealistisch. 👉 Stimmt die taktische Perspektive noch? Extrapoliere die Daten. 
• Budgets fehlen:
  Das prognostizierte Volumen trifft nicht zu. Der Outsourcing-Bedarf steigt und steigt. Das dafür reservierte Budget in deinem Unternehmen wird nicht ausreichen.
  Achtung: Hast du feste Budgets vereinbart? Oder fehlt in deinem Unternehmen ein entsprechender Posten?
  Wie wahrscheinlich wird ein Dienstleister dauerhaft mehr leisten und dafür gleich viel/also in Relation weniger erhalten? Wohl wenig wahrscheinlich. ❓Während der Pandemie konnten wir so einen Fall hautnah mitverfolgen. Wie reagierte der Auftraggeber? Der steckte erstmal den Kopf in den Sand. Besser: rechtzeitig zum Thema machen. 
• Die Tätigkeit passt nicht mehr zum ursprünglich vereinbarten Auftrag:
  Auch das passiert. Ein eCommerce-Unternehmen engagierte eine Marketingagentur für das Betreuen der Social-Media-Seiten. Für einen festen Betrag pro Monat sollte sich die Agentur um vier Auftritte kümmern. Ein Jahr später existieren nur mehr zwei Social-Media-Accounts. Dafür versendet die Marketingagentur plötzlich tausende von Produktproben Monat für Monat. Vermutest du auch, dass das Geld möglicherweise nicht mehr richtig wertschöpfend eingesetzt wird? 🔎 Der Agentur wollen wir an der Stelle explizit keinen Vorwurf machen. Wir meinen, mit dem Blick auf die taktische Perspektive hätte das eCommerce-Unternehmen rechtzeitig mit seinem Dienstleister nach einer für beide Seiten nutzenstiftenden Modifikation reagieren können.

Setze den Tipp in Sachen Taktik Rechnungsprüfung von Outsourcing Service Providern mit 2 Ansätzen um:

Damit du souverän vergleichbare Situationen umschiffst, findest du hier zwei praktische bewährte Ansätze:

1. Plane und steuere euer Outsourcing auch taktisch. Das heißt: Aktualisiere fortlaufend. eisq empfiehlt: Gleiche 1 Mal pro Tertial eure mittelfristigen Outsourcing-Aktivitäten mit eurem ursprünglichen Plan/Ziel ab. Glaub mir, es ist total normal, den Plan und das Ziel zu ändern. Blöd nur, wenn das Ziel noch gilt, die Aktivitäten aber nicht mehr passen. 
2. Nutze die Chance einer neutralen Einschätzung von außen. Von außen und zu zweit sieht man bekanntlich mehr.  Im letzten Projekt dazu trafen wir uns in 2 Sparrings-Terminen, um Outsourcing-Ziele mit dem Status quo abzugleichen. Ganz schön clever, oder?

Profitiere vom Wissen aus hunderten Outsourcing-Projekten. Zertifiziertes Know-how. Dank eisq erzielst du bessere Resultate im Outsourcing. Steuere wirksamer und aufwandsoptimierter Dienstleister.

Rechnungen prüfen lassen im Managed Outsourcing von eisq

Keine Zeit, für langwierige Prüfungen?

Die gute Nachricht lautet:
Deine spezialisierten Berater von eisq liefern dir diesen praktischen Service zum Festpreis:

• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
• Dir halten wir den Rücken frei.

Willst du mehr wissen über die Möglichkeiten, Teile deines Vendor Management auszulagern oder von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Outsourcing)?

• Besprechen wir dein Thema persönlich und kostenfrei via Microsoft Teams .
• oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.

Weitere Tipps zur Rechnungsprüfung Taktik gesucht?

Schau hier vorbei und finde mehr Tipps.

Auf unserer Hauptseite findest du hier ebenfalls nützliche Informationen, damit du deine Entscheidung, uns zu kontaktieren, absicherst.

Taktischer Witz:

Das ist auch ’ne Taktik:

Zettel an der Tür gefunden:

„Machen Party. Könnte laut werden!“

Drunter geschrieben:

„Zünde um 23:00 Uhr das Haus an. Es könnte heiß werden!“

Amüsiert? Schreib und gerne deine Lieblingswitze in den Kommentar.

Klaus schrieb uns diesen:

Warum spielen Araber kein Schach?

Weil sich die Dame frei bewegen darf.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 9 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.