Neutral und unabhängig: eisq

Die CCW ist jedes Jahr ein Highlight für die Customer-Service-Branche. Fachvorträge, Networking und der Austausch mit Experten machen sie zu einem wichtigen Treffpunkt. Auch in diesem Jahr waren wir vor Ort.

Was uns besonders auffällt:

Besonders viele Dienstleister suchen Aufträge. Klar, dafür ist eine Messe dar. Doch noch nie wurden wir von so vielen BPOs angesprochen.
Da heißt es: Rollenbild von eisq schärfen. Wir sind neutrale und unabhängige Berater und keine Makler. Erfahre hier gleich mehr.

Sehr viele Dienstleister suchen Aufträge

So oft wurden wir von eisq von so vielen Dienstleistern noch nie gefragt, ob wir Aufträge für sie hätte.

Diese Frage zeigt 3 Dinge auf:

a) eisq ist eine Outsourcing-Beratung im Interesse des Kunden und kein Makler für Dienstleister.
Es handelt sich um ein zu weitverbreitetes Missverständnis: Als unabhängige Experten berät eisq ausschließlich im Interesse unserer Klienten. Provisionen schließt eisq aus.

b) Bei den BPOs funktioniert das Geschäftsmodell „Gesprächsminuten verkaufen“ nicht mehr richtig. Es fehlt den Unternehmen an Antworten und Lösungen und am Verständnis, was Klienten brauchen.

c) In der Rezession nimmt der wirtschaftliche Druck zu. Nearshore boomt. Die Preise für Callminuten erodieren.

Die Rolle von eisq – neutrale, objektive Beratung

Als Certified Management Consultant ist es meine Aufgabe und die das gesamten eisq-Teams als die spezialisierten Outsourcing-Berater, Unternehmen dabei zu helfen, die für sie besten Lösungen zu finden – unabhängig von Anbietern.

Das bedeutet konkret:

• Wir analysieren die Anforderungen. Wir helfen bei der Definition von Zielen und der Zusammenarbeit mit Dienstleistern.
• Wir identifizieren geeignete Player und unterstützen dabei, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
• Wir schaffen und verbessern die Zusammenarbeit und machen die Ziele unserer Klienten zu den Zielen ihrer Dienstleister.
• Wir wahren die Interessen von dir.
• Deswegen schließt eisq die Tätigkeit als Makler aus
• Darum nimmt keine Provisionen von Dienstleistern.

Warum Neutralität so wichtig ist

Unabhängigkeit bildet das Fundament einer seriösen Beratung. Klienten verlassen sich darauf, seriöse Lösungen und die wirklich passenden Partner zu erhalten. Wir wissen, wie viel Aufwand es bedeutet, einen Dienstleister zu wechseln. Deshalb besteht unser erster Fokus immer darin, bestehende Beziehungen zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern zu heilen, bevor wir eine neue Suche starten.

Der Nutzen unserer Klienten ist unsere Mission.
Wir schaffen Transparenz schaffen und liefern faktenbasierte Lösungen.

Wie Dienstleister von eisq profitieren können

Für Dienstleister bedeutet das, dass Sie den Kontakt zu uns für sich intelligent nutzen können.

Zum einen sind wir stets daran interessiert, den Markt zu kennen, neue Lösungen zu verstehen und mit Anbietern ins Gespräch zu kommen.

Wir helfen dabei, Konflikte mit Auftraggebern zu lösen.

BPOs als Klienten

Zum anderen helfen wir auch dabei Stärken klar zu kommunizieren, sich differenziert zu positionieren und echte Mehrwerte zu bieten.

Wir begleiten dabei, Märkte und den Bedarf von Unternehmen zu verstehen. 

Wir innovieren Geschäftsmodelle und begleiten den Wandel zum Lösungsanbieter.

Damit erhöht man als Dienstleister seine Chancen, auch morgen noch ein gefragter Anbieter zu sein.

Denn eine Sache dürfte in dieser Zeit unstrittig sein. Kein Unternehmen kann alleine eine umfängliche AI-Contact Center-Lösung entwickeln, betreiben und up-to-date halten.  

Fazit: Dienstleister suchen Aufträge – eisq berät neutral und unabhängig.

Eine klare Trennung der Rollen

Die CCW zeigt jedes Jahr aufs Neue, wie dynamisch und innovativ die Branche ist. Doch sie verdeutlicht auch, wie wichtig es ist, die Rollen der Marktteilnehmer zu verstehen. Als Berater sind wir ein neutraler Partner für Unternehmen – und genau das macht unsere Arbeit für Kunden so wertvoll.

Wie wäre es mit einer echten Unterstützung für einen Pitch-Termin?

Von der Ausschreibung bis zum Ramp-up begleitet eisq die Suche und Auswahl. Von der Frage, welche Sourcing-Strategie am besten zu deinen Zielen passt, bis hin zur dauerhaften Steuerung, hast du in eisq einen professionellen und neutralen Berater an deiner Seite.

Hast du schon einmal daran gedacht, deinen nächsten Pitch-Termin moderieren zu lassen?

Konkret für deinen Pitch-Termin heißt das:

• Ich moderiere wertschätzend und binde alle Personen ein.
• Ich führe mit brillanten Reden ein und halte das Spannungslevel von Anfang an oben.
• Ich wahre geschickt deine Interessen.

Warum du mit mir als Advanced Communicator Gold von Toastmasters den idealen Moderator für deinen Pitch-Termin an deiner Seite hast.

Hast du schon gewusst, dass ich Advanced Communicator Gold nach Toastmasters International bin?

Die Moderation eines Pitch-Termins ist mitentscheidend für den Erfolg.

Du kannst dich dadurch zurücklehnen und dich auf die Auswahl fokussieren. 

Als Advanced Communicator Gold (ACG) von Toastmasters bringe ich neben einer umfangreichen Erfahrung vor allem bewährte Fähigkeiten mit.

Der ACG-Titel ist das Ergebnis jahrelanger intensiver Schulungen und Praxiserfahrung in der Kunst des öffentlichen Redens und der Moderation. Er steht für Präzision, Empathie und exzellente Rhetorik. Ich verstehe, wie wichtig es ist, eine positive Atmosphäre zu schaffen, die Klarheit fördert und Ideen auf den Punkt bringt.

Mein Fokus liegt darauf, sowohl die Pitches der Teilnehmer:innen als auch die anschließende Diskussion professionell zu steuern. Mit gezielten Fragen und einem Gespür für den richtigen Tonfall stelle ich sicher, dass alle relevanten Aspekte beleuchtet werden. Gleichzeitig sorge ich dafür, dass der Zeitrahmen eingehalten und die Dynamik lebendig bleibt.

Zusätzlich bin ich geübt darin, auch in herausfordernden Situationen souverän zu agieren. Ich erkenne, wann ein Thema vertieft werden sollte und wann es Zeit ist, weiterzugehen, ohne die Gesprächspartner:innen aus dem Blick zu verlieren.

Wenn du eine effektive, professionelle und inspirierende Moderation suchst, bin ich die richtige Wahl, um deinen Pitch-Termin erfolgreich zu machen.

Nimm einfach unverbindlich Kontakt auf.

Hole dir via Microsoft Teams praktische Hilfe und Inspiration ins Haus.

Wie? Egal ob Pitch-Termin, Suche und Auswahl oder Geschäftsmodell,

Klicke auf den Link, wähle einen für dich passenden Zeitpunkt und lass dich inspirieren, bestätigen sowie voranbringen.

Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.

Natürlich besuche ich dich gerne. Falls du lieber zu uns kommst, lade ich dich hiermit herzlich ein. Klicke den Link.

Der Beitrag CCW 2025 – Dienstleister suchen Aufträge erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Ausschreibungen/RFPs erfolgreicher gestalten – Wo bleiben Folge 6 und deine Checkliste? 2 Ausblicke und 3 Updates

In Kürze erscheint Folge 6 mit der Checkliste. Die Portalseite für den Download …. fast fertig. Bis dahin nimmt sich Bernhard in Sachen Perfektionismus etwas zurück. Kennst du diese Geschichte über Perfektionismus? Damit habe ich ihn heute überrascht, als er mich fragte, wie lange es noch dauern würde.

Die Geschichte

Ein Kaufmann sollte eine Mauer zu bauen.

Da er noch nie zuvor eine Mauer errichtete, war diese Aufgabe wahrlich nicht einfach. So bemühte er sich redlich. Er besorgte 1000 ebene Steine. Nun arbeitete er Tag und Nacht akribisch, um die Steine gleichmäßig Stück für Stück aufeinander zu legen. Mit Liebe zum Detail passte er die Kanten ein.

Nach zwei Wochen war er schließlich fertig. Er holte seine Familie herbei, um gemeinsam das Werk zu bestaunen. Dabei entdeckte er – oh, welch Graus! – eine Kante war ganz und gar nicht gerade. Zwei Steine hatte er falsch eingesetzt!

Viele Monate später, als blickte sich ein Kunde in seinem Kaufmannsladen sich um. Dabei fiel sein Blick auf die neue Mauer. “Die ist aber schön! “, sprach er anerkennend aus.

“Mein Herr”, erwiderte der Kaufmann, “wollen Sie sich über mich lustig machen? Ich sehe selbst die schiefe Kante!”

Was nun folgte, veränderte die Sichtweise des Kaufmanns. Er erblickte sich selbst und viele andere Dinge seines Lebens in einem neuen Licht.

“Ja“, sagte der Besucher im Laden, ” ich sehe die mangelhafte Kante! Aber ich sehe auch 998 gut eingesetzte Steine mit geraden Kanten.” Das überwältigte den Kaufmann.

Jetzt erkannte er erstmals nicht nur die schiefe Kante sondern auch die vielen, vielen  anderen Steine. Sie alle waren perfekt gesetzt.
Bisher hatte er sich nur auf den Fehler konzentriert und sah nicht mehr das Gute.

Na gut, etwas dick aufgetragen. Und Bernhard hat ja Recht, wenn er verlangt, dass die Links auf allen Devices funktionieren sollen.

Hier findest du

• 1 Übersicht zu den bis dato 5 erschienenen Folgen Ausschreibungen gestalten
• 2 Ausblicke auf fantastische News 
• 3 Updates zu neuen Möglichkeiten
• Lob und Humor als Würze

Eine kurze Übersicht zu den bis dato 5 erschienen Folgen Ausschreibungen gestalten

Ausschreibungen/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 1

Passend zum Tipp ‚klare Gliederung‘, modifizieren wir für dich den Beitrag aus Dezember.

Ein kleines klickbares Inhaltsverzeichnis sorgt für noch mehr Komfort für dich bei der Lektüre.

Ausschreibungen/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 2

Diese Folge stellt das Herzstück deiner Ausschreibung dar. Oder RFP, falls du lieber Request for Proposal oder das seltenere Tender benutzt. Was das Herzstück ist? Der Preis? – Nein, deine Spezifikation. Darin beschreibst du, welche Leistung du konkret suchst. 

Fundierte Spezifikationen sind unsere Spezialität!

Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 3

Vergleichbarkeit sicherstellen, darum dreht sich diese Folge. Außerdem verraten wir dir, wie du mit einfachen Tricks vollständige Angebote erhältst.

Ich mag diese Folge ganz besonders. Dabei erhielt Nummer 4 mehr Klicks. Woran liegt das?

Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 4

Schritt vier widmet sich den Formalia. Für mich vollkommen überraschend, es ist die bislang meistgeklickte Ausgabe rund um Ausschreibungen.

Ob es am Statement von Christian Lorenz liegt?

Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 5

Business Contingency – Notfallmanagement. Als ich bei eisq Anfang, kannte ich den Begriff noch gar nicht. Eine Pandemie und die unzähligen Krisen später weiß ich, das gehört unbedingt rein.

Bevor ich dir 2 Ausblicke auf fantastische News und Ausschreibungen/RFP erfolgreicher gestalten gebe..

Damit die Zusammenarbeit mit Outsourcing Service Providern/Dienstleistern optimale Resultate liefert, empfehle ich dir 29 Tipps rund um Bonus-/Malus-Systeme.

• Mit eine Klick findest du sich auf unserer Website oder
• lies direkt hier unsere Blog-Beiträge der Kategorie Bonus-/Malus-Systeme.

Bonus/Malus – das vielleicht mächtigste Werkzeug für dich in der Dienstleistersteuerung.

2 Ausblicke auf fantastische News

1. Fantastische Neuigkeit: Insights aus den USA für dich!
   Bernhard verabredete sich für Freitag mit dem Call Center-Urgestein Russ Sandlin zum Interview.
   Im Experten-Talk sprechen die beiden Nearshore, Offshore, Outsourcing, Vendor Management, …
   Laut Bernhard hätte Sandlin zunächst in US Banken Call Center geleitet und hätte ungefähr zur gleichen Zeit als Berater angefangen. Wenn ich es richtig wiedergebe, hat Russ unglaublich viel Erfahrung mit Offshore-Outsourcing.
   
2. Fantastische Neuigkeit: Für dich schuf ich neue Funktionen.
   Hast du schon gesehen? Die Kommentare laden jetzt später. Das sichert dir mehr Komfort am Smartphone. Auf das Quiz bin ich besonders stolz. Praktisch jeden Tag entwickeln wir den Blog weiter. Mir bereitet das sehr viel Freude.

3 Updates zu neuen Möglichkeiten

1. Auf der Hauptseite Vendor-Management.eu hast du es bestimmt schon entdeckt. Unter Termin-vereinbaren findest du jetzt eine Seite zu unserem Teams-Kalender. 
   Damit sich die Seite schneller aufbaut, startet die Kalenderfunktion von Office365 erst, sobald du Inhalt laden drückst.
   Probiere es gleich aus.
2. Neu: In 3 Videos stellen dir auf Vendor-Management.eu jeweils 1 Ausbildungspaket für Vendor Manager:innen vor.
   So verschaffst du dir einen guten Überblick.
3. Was hat es mit dem ominösen Shop auf sich? Hier findest du in Zukunft nützliche Tools, Vorlagen, und, und, und. Damit du die digital beziehen kannst, beschäftige ich mich mit dem Shop. 

Wo wir gerade von der digitalen Welt schwadronieren.

Hier kommt Humor aus der analogen Zeit für dich.

Der empörte Ehemann: „Bei diesem Sauwetter soll ich einkaufen gehen? Da jagt man ja keinen Hund auf die Straße!“
Erwidert seine Frau ungeniert: „Ich hab ja auch nicht gesagt, dass du den Hund mitnehmen sollst!“ 

Den Witz finde ich auch gut

Ein Irischer Wolfshund trifft seinen Kumpel in der Stadt. Der kommt schwer beladen mit Einkaufstaschen daher.
“Mein Gott, was schleppst du denn da alles?”
Knurrt der Andere: “Es begann alles damit, dass ich ab und zu die Zeitung holte.“

Gefallen wir und der Blog dir? Ja, dann befindest du dich in guter Gesellschaft. Überzeuge dich. Lies, wie andere über die Zusammenarbeit mit uns denken. Lass dich inspirieren. Vielleicht darf ich ja bald auch dich zitieren.

„Sehr viel Spaß! Ich empfand die Mischung von Theorie und Praxis sehr gut. Immer gerne wieder!”
Susanne Wiesendt, Dortmunder Energie- und Wasserversorgung, dew21

„Wow! Meine Erwartungen wurden weit übertroffen.“
Ron Diederichs, Voxtron

‚‚Eine gelungene Veranstaltung! Ich habe sehr viel mitgenommen.“
Lothar Schurmann, Reinert Logistic

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Rechnungserfassung auslagern, 4 Tipps aus 2 Perspektiven

Nicht nur Großkonzerne widmen sich dem Thema auslagern von Rechnungen erfassen. Mittelständler und Einzelunternehmen springen ebenso auf den Zug auf. Dank des Voranschreitens der Digitalisierung existieren mittlerweile eine Fülle von Tools und Dienstleistern, um Rechnungen und Belege automatisiert digital zu erfassen. Dabei zeigen sich schnell die Tücken der Systeme. Ganz ohne manuelles Nachbearbeiten funktioniert es nicht. In die Nische drängen immer mehr Dienstleister und Start ups. Damit du mit deinem Projekt ‚Rechnungserfassung auslagern/Outsourcing Rechnungserfassung‘ alles richtig machst, verraten wir dir hier 4 Tipps.

Vorweg: Das perfekte Tool und den perfekten Dienstleister gibt es (bislang) nicht.

Damit du wirklich Kosten sparst anstelle neue zu generieren:

• nutze diese 4 Tipps.
• Oder führe das Projekt gemeinsam mit uns durch. Dich, dein Unternehmen und dein Projekt führen wir als erfahrene Outsourcing-Beratung zum Erfolg.

Damit du und dein Unternehmen eure Lieferanten anstelle zu verprellen. Weiterhin von guter Leistung profitieren:

• Denke über die Beispiele nach und was du wie besser angehst.
• Oder führe das Projekt gemeinsam mit uns durch. Dich und dein Unternehmen führen wir als erfahrene Outsourcing-Beratung zum Erfolg.
• Sichere Dir gleich Know-how und Support via Microsoft Teams 

Spontan?

• Ruf uns an unter +49 541 580543-0.

1.) Welchen Service bieten du/dein Unternehmen oder dein Dienstleister den Lieferanten?

Bevor du dein Auslagerungsprojekt startest, halte kurz inne. Wechsle kurz die Perspektive und überlege, wozu nutzt dein Unternehmen Lieferanten. Prüfe, welche Rolle die Lieferaten für dein Unternehmen innehaben. Sind Teile deiner Lieferanten gar teilweise Kunden deines Unternehmens? Leite aus den vorgenannten Punkten ab, was das für das Betreuen deiner Lieferanten im Bereich Rechnungserfassung bedeutet.

Kennst du Gedanken wie die folgenden aus deinem Umfeld? Kommen die spontan Einwände wie diese in den Sinn?

Moment mal, es handelt sich um Rechnungen und Belege. Firmen, die etwas von uns wollen! Was soll die Frage nach Service?
⇒ Umgekehrt wird ein Schuh daraus. Es handelt sich um Dokumente von Unternehmen, von denen deine Firma, deine Organisation etwas möchte und Leistungen bezieht.

Was gibt es bei Rechnungen groß zu besprechen oder was für Rückfragen sollen entstehen?
⇒ Auch in diesem Fall lohnt ein Blick auf die andere Seite. Bei eurem Lieferanten fragt sich möglichweise eine Person, ob dein Unternehmen Sammelrechnungen bearbeiten kann. Dabei handelt es sich keineswegs um eine ungewöhnliche Frage. Unsere Erfahrung als Outsourcing-Berater zeigt, viele Dienstleister tun sich sich mit Sammelrechnungen und deren korrekter Zuordnung verdammt schwer. Stichwort manuelle Nacharbeit. Die Sammelrechnung steht hierbei nur stellvertretend für eine Fülle von Themen. Wen und wie vermag die andere Person bei dem Outsourcing Service Provider oder in deiner Organisation möglichst unkompliziert hierzu kontaktieren?

Trotzdem! Das funktioniert heute alles vollautomatisiert. Das sind höchtens alles Sonderfälle, nicht wahr?
⇒ Rechne zu Beginn einer Zusammenarbeit mit einem Outsourcing Service Provider für Rechnungserfassung mit ca. 40-50% korrekt erfasster Rechnungen. Den Wert werdet ihr gemeinsam – auch dank der Hinweise der Lieferanten – steigern.

Erster Tipp: ⇒ Schaffe von Anfang an eine kompetente Stelle/einen kompetenten Service für Rückfragen. Informiere aktiv eure Lieferanten und bitte sie um Verständnis und Hilfe beim korrekten Erfassen. Bedenke: Dein Unternehmen benötigt die Hilfe und die Leistungen der Lieferanten. Sonst hättet ihr die Lieferanten nicht. Perspektive wechseln lohnt.

2.) Wer kontrolliert den Outsourcing Service Provider für das Erfassen der Rechnungen?

Du als Vendor Manager:in, Dienstleistersteuerer:in weißt, dass das in dein Ressort fällt. Kontrolliert ein Dienstleister sich selbst, heißt das, den sprichwörtlichen Bock zum Gärtner machen.

Setze daher von Anfang an geeigente Mess-Instrumente ein, um die Qualität der Arbeit zu überwachen und zu steuern. Dabei nimmst du mit Sicherheit Stichproben und überprüfst diese in den Systemen. Stichproben stellen eine Art der Prozessbeobachtung dar. Frage deine Lieferanten. Nutze die Spot-Befragung!

Vor allem: benennt intern zuständige Personen als Vendor Manager und befähigt diese.

Hier findest du mehr Informationen über Mess-Instrumente:

• Spot-Befragung als Sonderform der Kundenzufriedenheitsbefragung
• Zum Thema verdeckte Tests/Mystery Activities findest du hier weitere Informationen

Vendor Manager befähigen:

• Hier informierst du dich über die profunden Ausbildungpakete für Vendor Manager.

Zweiter Tipp: ⇒ Etabliere ein Vendor Management für den Dienstleister. Denkt an die Kontrolle!

3.) Warum stellen Deepl und Google-Translator keine tauglichen Werkzeuge im Erfassen von Rechnungen dar?

Es klingt zu schön, um wahr zu sein. ‚Dank modernster KI erkennt unser System alle Einträge und ordnet diese automatisch korrekt zu. Unsere geschulten Mitarbeiter pürfen jedes Schriftstück zusätzlich.‘, mit diesen Worten wirbt ein großer Outsourcing Service Provider für sich und seine Dienste im Bereich Rechnungs- und Belegerfassung auf seiner Startseite.

Die geschulten Mitarbeiter arbeiten an einem Standort in Tschechien. Sie kontrollieren die korrekte Zuordnung mit Hilfe von Deepl und Google-Translator. Auf einer Rechnung stehen sehr häufig weit mehr Dinge als die modernste KI kennt.

Aus der Praxis für die Paxis:

Kunden-Nummer, KD, Klient, Client, KD-NR.; Produktummmer, Customer ID, Cust, … lauten nur einige Beispiele für mögliche Identifitier seintens des Rechnungsstellenden. Identifier steht in der Fachsprache für ‚Merkmal zum eindeutigen Identifizieren des tragenden Objekts‘ – bspw. dient eine Hausnummer als Identifier bei einer Straße für ein bestimmtes Haus. Das Problem besteht darin, dass die moderne KI nicht zu unterscheiden vermag, um was für einen Identifier, oder eine ggf. ungültige Bestellnummer, eine bislang unbekannte Bankverbindung, eine Steuernummer oder was auch immer handelt. Daher fragt die Software den User. Gibt der User, hier der geschulte Mitarbeiter in Tschechien mangels entsprechender Deutsch- und Englisch-Kenntnisse ‚Cust ID‘ in Deepl ein, lautet die Antwort ‚Cust ID‘. Das hilft kein Stück weiter! Gib den Suchbegriff in Google ein. Ein  Treffer lautet ‚Customs Identification Number‘ – sprich Zoll-Identifikationsnummer oder im Behördensprech ‚Economic Operators‘ Registration and Identification Number‘.

Du erkennst sofort. Hier entsteht Murks hoch zehn. 

Die Daten, die du in deine Systeme übernimmst, sind hochgradig fehlerbehaftet. Unter Umständen stimmt sogar deine Bilanz nicht mehr.

Dritter Tipp: ⇒ Überzeuge dich davon, dass der Dienstleister und dessen Personal für das Erfassen deiner Rechnungen und Belege über ausreichend Deutsch- und Englisch-Kenntnisse sowie kaufmännisches Basiswissen verfügt.

4.) Wie hängen die weiteren Finanz-Prozesse und die Fachbereiche in deinem Unternehmen mit dem Erfassen von Rechnungen zusammen?

Zu jeder Rechnung gehört ein Vertrag. Viele Firmen und Organisationen nutzen den Prozess des Rechnungsversands, um Änderungen im Vertrag zu kommunizieren. Wie stellen du und dein Unternehmen sicher, diese für dein Unternehmen relevanten Informationen bei einer ausgelagerten Rechnungserfassung zu erhalten?

Wie geht dein Unternehmen mit erhaltenen Mahnungen um? Angenommen, eine Lieferantenrechnung bleibt wegen einer fehlerhaften Erfassung unbezahlt (siehe Punkt 3). Euer Lieferant versendet daraufhin eine Zahlungserinnerung. Mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit wird der Outsourcing Service Provider mit der Zahlungserinnung überfordert sein. Im besten Fall leitet er sie an deine Finanz-Abteilung weiter. Oder erfasst diese als neue Rechnung, die wegen einer fehlenden Ursprungsrechnung von deinem Unternehmen nicht weiter verarbeitet werden kann.

Dieses Dilemma erkennen immer mehr Firmen, die das Erfassen von Rechnungen auslagerten. Ein typischer Versuch eines größtenteils unwirksamen Lösungsansatzes sieht so aus. 

Hier wendet sich ein Unternehmen an seine Lieferanten mit dem Betreff: ‚Updates zu Rechnungen‘. Sehr wahrscheinlich zählt dieses Outsourcing-Projekt zu der Kategorie ‚Ziel verfehlt, wir versuchen zu heilen, was sich noch heilen lässt.‘

Original-Text:

Bitte beachten Sie dabei, dass

• die Rechnung als PDF Dokument gemäß Umsatzsteuergesetz in Ihrer E-Mail übermittelt wird.

• je Rechnung (inkl. Anlagen) eine PDF Datei erstellt werden muss.

• eine E-Mail mehrere PDF Dateien enthalten kann.

• keine Mahnungen oder sonstiger Schriftverkehr an das genannte Postfach übermittelt wird.

• die Rechnungszustellung ab diesem Zeitpunkt ausschließlich elektronisch erfolgt.

Analysieren wir gemeinsam die Nachricht:

Was bedeutet möglicherweise

• ‚die Rechnung als PDF Dokument gemäß Umsatzsteuergesetz in Ihrer E-Mail übermittelt wird.‘?

Mindestens diese beiden Deutungen halte ich für wahrscheinlich. Wie denkst darüber?

1. Liebe Lieferanten, bitte achten Sie auf eine vollständige Rechnung mit allen gesetzlich verpflichtenden Angaben.
2. Liebe Lieferanten, wir verstehen, wir dürfen Ihnen nicht vorschreiben, wo in Ihrer Rechnung was wie steht. Auch für uns gelten die Gesetze der Bundesrepublik Deutschland.

Und was steckt hinter

• ‚je Rechnung (inkl. Anlagen) eine PDF Datei erstellt werden muss.‘?

Vielleicht heißt es, dass der Dienstleister keine Sammelrechnungen zu verarbeiten vermag… Was meinst du dazu?

Vgl. Punkt 1.

Wieso steht

• ‚eine E-Mail mehrere PDF Dateien enthalten kann.‘?

3 Thesen:

1. Liebe Lieferanten, wir haben verstanden, dass es für Euch sehr aufwändig wäre, für 5 Rechnungen 5 eMails zu senden.
2. Liebe Lieferanten, ja, wir dürfen Euch nicht vorschreiben, ob Ihr einen Leistungsnachweis separat als Anhang versendet oder nicht. Stichwort Umsatsteuergesetz.
3. Liebe Lieferanten, helft uns bitte bei der Administration. Untereilen wir intern einen Prozess auf mehrere bearbeitende Personen bei unserem Dienstleister, entstehen uns mehr Kosten und Fehler.

Welche vierte These kommt dir in den Sinn?

Warum betont das Unternehmen

• ‚keine Mahnungen oder sonstiger Schriftverkehr‘?

Vielleicht, weil das Unternehmen obiges schmerzhaft lernte…

Wozu dient die Formulierung

• ‚die Rechnungszustellung ab diesem Zeitpunkt ausschließlich elektronisch erfolgt.‘?

Für mich spricht einiges dafür, dass es in dem Unternehmen noch keinen Prozess gibt, um eine Doppelerfassung auszuschließen. 

Vierter Tipp: Verschaffe dir im Vorfeld/vor der Auslagerung Klarheit über die Finanz-Prozesse und die Fachbereiche. 

Für dich nützliche Beiträge rund um das Thema:

Du interessierst dich dafür dein Vendor Management von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Services)?

• Besprich deine Situation via Microsoft Teams 
• oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.

Wusstest du schon, dass wir für dich praktische Tipps zum Thema Ausschreibung/RFP hier im Blog teilen.?

• Klicke hier für Schritt 1 Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten.
  
• Oder lies hier zum Thema Make or Buy.

Der Beitrag Rechnungserfassung auslagern erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

6 Teile – So gestaltest du deine Ausschreibung/RFP erfolgreicher. Lies in Ausgabe 5, wozu dir Notfallmanagement und Business Contingency in der Aussschreibung dienen.

Erinnerst du dich noch an den Beginn der Corona-Pandemie? Damals, 2020, nimmt die Digitalisierung ungemein an Fahrt auf. Ein bislang ungekannter Umbruch in unserer Wirtschaft findet statt. Call Center mutieren zu dezentralen Organisationen. Home Office allerorts. Liefer- und Logistikdienste vervielfachen die Transportleistungen im Bereich Last Mile quasi über Nacht. Unternehmen im Bereich Druckerei, Messe, Kunst und Kultur kämpfen ums Überleben. 

Wahrscheinlich auch du als Dienstleistersteuerer:in, wie Vendor Manager:innen auf gut Deutsch firmieren, triffst 2020 eine Fülle von gravierenden Entscheidungen in kürzester Zeit. Nicole, Dienstleistersteuerin bei einem Energieversorger, stimmt der Home Office Regelung für ihre 3 Dienstleister zu. Sie setzt die vertraglich vereinbarten Ziele für Servicelevel, Bearbeitungsqualität und Vorgangsdauern außer Kraft. Damit entfallen auch die vereinbarten Konditionen pro Vorgang. Plötzlich bezahlt ihr Unternehmen nicht mehr nach geleisteter Arbeit sondern nach festen Mitarbeiter-Stunden.

Die gute Nachricht für Nicole: Sie greift auf einen zuvor in der Ausschreibung vereinbarten Notfallplan samt einem Grundgerüst der Konditionen zurück. 

Stell dir vor, sie hätte erst verhandeln müssen, was eine Mitarbeiter-Stunde kostet? Mutmaßlich wäre dabei eine größere Zahl herausgekommen…

Christian Lorenz weiß, warum…

Warum brauchst du diese Punkte in deiner Ausschreibung/RFP?

Vorweg: Notfallmanagement gehört zum Risikomanagement. Im Notfallmanagement regelst du, was im Ernstfall passiert. Ein Ernstfall können eine Pandemie, ein Naturereignis wie Hochwasser (denke an das Ahrtal), eine Geiselnahme bei Euch im Betrieb, ein gravierender Produktfehler, und, und, und sein.   

Wozu brauchst du Notfallmanagement in der Ausschreibung/RFP?

• Um zu regeln, welche Kosten im Fall des Falles z. B. pro Mitarbeiter-Stunde anfallen (siehe oben).
• Damit du dich überzeugst, wie gut dein potentieller Dienstleister seine eigenen Risiken im Griff hat und dir somit gute Dienste leisten vermag.
• Weil du später einen gemeinsamen Business Contingency Plan, oder auch Business Continuity Plan (beides kurz BCP genannt), erstellst und dir so vorab die Unterstützung vom Dienstleister dafür sicherst.

Gemeinsam? Ja, wäge diese 3 Argumente ab:

1. Dein/euer Notfallplan/BCP regelt, was in deinem Unternehmen passiert. Es fehlt somit der ausgelagerte Teil.
2. Der BCP deines/eures Dienstleisters/Outsourcing Service Providers beschreibt, wie dein Partner seine identifizierten Notfälle behandelt. Es fehlt ursächlich der Teil der Auftraggeber – also dein Unternehmen.
3. Ergo benötigst du einen gemeinsamen BCP oder eine Stelle, die die beiden Dinge koordiniert und aufeinander abstimmt.

Konstruieren wir in Gedanken einen konkreten Fall, um das zu illustrieren.

Stell dir vor, dein Unternehmen produziert und verkauft Waschmaschinen. Du setzt einen Dienstleister für Reparaturen und Kundenservice ein. 

In deinem Unternehmen gibt es einen Notfallplan für die Situation ‚Brand im Produktionswerk‘. Als Folge kann dein Unternehmen keine Ersatzteile für einige Monate lang herstellen. Ergo könnt ihr auch keine Erstatzteile mehr verkaufen/oder einbauen. In eurem internen Notfallplan regelt ihr, wie ihr die Produktion an einem anderen Standort schnellst möglich wieder aufnehmt: Wie ihr …

Plötzlich ändern sich für deinen Dienstleister die Spielregeln. Womöglich vermag er nun für einige Monate sein Reparatur-Personal nicht mehr auszulasten und damit zu bezahlen. Im Kundenservice steigen wahrscheinlich die Beschwerden. Hier heißt es, eine gemeinsame Lösung finden (euer gemeinsamer BCP).

Gleiche Konstellation, bloß brennt diesmal bei deinem Dienstleister für Reparatungen und Kundenservice das Lager für Ersatzteile ab. Als Folge kann dein Dienstleister einen Monat lang keine Ersatzteile für dich einbauen. Ergo vermag dein Unternehmen genau wie oben plötzlich keine Reperatur-Leistungen mehr zu verkaufen oder gar anzubieten.

Plötzlich ändern sich für dein Unternehmen die Spielregeln. Womöglich fehlen euch wichtige Umsätze im Vertrieb oder Kunden greifen auf alternative Hersteller zurück. Dein Unternehmen verliert Marktanteile und seinen guten Ruf.  Auch hier benötigt ihr eine gemeinsame Lösung (euer gemeinsamer BCP).

Bedenke:

Wenn das Lager brennt, fehlt euch die Zeit!

-> Gleich bei der Ausschreibung berücksichtigen.

Entlaste deinen Schreibtisch – Ausschreibung/RFP mit eisq

Im betrieblichen Alltag brauchst du ein Notfallmanagement. 

Die guten Nachrichten für dich lauten:

• Partizipiere an der Kreativität und Erfahrung deiner potentiellen Dienstleister! In dem du es in deiner Ausschreibung berücksichtigst, entlastest du deinen Schreibtisch.
• Binde deine Kolleg:innen im Erstellen des RFP/Auschreibungsdokuments ein! In dem du das tust, entlastest du deinen Schreibtisch.
• Nutze unsere Expertise aus über 200 Outsourcing-Projekten! Dadurch entlastest du … erraten, deinen Schreibtisch!

Bedenke:

Du erleichterst dir das Arbeitsleben. Daher: Ausschreibung/RFP stets mit Notfallmanagement

Dann ist da noch die Sache mit den gesetzlichen Pflichten …

Unternehmen, die Dienstleistungen auslagern, unterliegen je nach Branche unterschiedlichen gesetzlichen Pflichten. Im Kern verbindet eine Sache alle mir bekannten Branchen: Notfallmanagement gehört verpflichtend dazu.

In Kapitalgesellschaften gelten Dinge wie das KonTraG, Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich, das Aktiengesetz mit §2, welches die Einrichtung eines Risikomanagementsystems (RMS) bei allen börsennotierten Unternehmen vorschreibt, das GmbH-Gesetz, ….

Im Finanzsektor kommen die Mindestanforderungen  zum Risikomanagement, Kapitel 9 Auslagerungen zur Anwendung, ‚(MaRisk), Pharmaunternehmen unterliegen …. 

Kurz: Es ist eine Pflicht.

Was verbindet diese 3 Rezensionen auf Google?

„Seit etlichen Jahren kreuzen sich unsere beruflichen Wege in unregelmäßigen Abständen. Die Zusammenarbeit mit Bernhard und seinem sympathischen Team ist immer eine große Freude.“
Peter Höfl

„Guter Kundenservice ist wichtig, das hat sich weitestgehend herumgesprochen. Exzellenter Kundenservice ist ein Alleinstellungsmerkmal – und eisq kennt den Weg dorthin.
Die Arbeit mit Bernhard Gandolf und seinem Team ist geprägt von Professionalität und Vertrauen, jedes Mal wieder fühlt man sich als Kunde wahrgenommen und als Auftraggeber wertgeschätzt. Von A bis Z.
Wenn wir als QualitiKs GmbH in einem unserer eigenen Kundenprojekte in den Bereichen Dienstleistersteuerung und/oder Qualitätsmanagement Unterstützung auf Augenhöhe suchen, ist die eisq erste Wahl.“
Rolf „Rollo“ Leder

„Wir hatten heute einen wunderbaren Workshop mit Herrn Gandolf. Innerhalb kürzester Zeit, konnte er uns neues Wissen vermitteln auf eine unglaublich sympathische Art. Zukünftig werden wir sicherlich häufiger auf die Expertise aus dem Hause eisq zurückgreifen.“
Marco Ubben

-> Hilf anderen sich ein Bild von eisq zu verschaffen!

Werte uns auf reviewforest.org/eisqund pflanze damit einen Baum. 

Beiträge diese Serie für dich

Willst du die vorherigen Schritte schmökern?

• Hier liest du Schritt 1
• Schritt 2gibt es ebenfalls im Blog.
• Überraschung! Nummer 3 findest Du hier.
• Schritt 4 

Wusstest du schon?

• Deine spezialisierten Berater von e‌i‌s‌q führen jedes Jahr mehrere Ausschreibungen/RFPs durch.
• Deine Profis von e‌i‌s‌q sorgen für professionelle Unterlagen in Deutsch oder Englisch.

Du profitierst von dem Know-how und gelangst mit uns schneller, kostengünstiger und vor allem sicherer zum für dich besten Partner.

Wir lösen deine schwierigen Probleme.

Sourcing Services 2.0 seit 2009.

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• Schmökere in deinen Serien über erfolgreicheres Pitching und Bonus/Malus.
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Interesse geweckt – Mach’s wie Christian Lorenz? Ausschreibung/RFP mit eisq

Erziele auch du optimalere Resultate im Outsourcing.

Schreibe auch du erfolgreich mit eisq aus.

Bereits nach dem ersten Termin mit Bernhard Gandolf wußte ich: Das Projekt refinanziert sich sofort für uns!
Christian Lorenz

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Der Beitrag Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 5 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Jede Woche erscheint ein neuer Schritt deiner 6-teiligen Serie. So gestaltest du deine Ausschreibungen/RFPs erfolgreicher. Hier folgt Ausgabe 4.

Es gibt viele Gründe Dienstleister via Ausschreibung zu suchen. Der gängigste: Das am besten passende Gesamtpaket im Wettbewerb identifizieren. Fairness, Objektivität oder rechtliche Vorgaben gesellen sich dazu.

Apropos Recht. Hier im 4. Teil der Serie widmen wir vielleicht eher dröge klingenden Aspekten wie deinen Kontrollrechten.

Erfahre, warum die für dich als Vendor Manager:in/Dienstleistersteuerer und ganz besonders in einer operativen Rolle besonders wichtig sind.

Ob Call Center, Patient Support Program, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele), Ausschreibungen zählen heute in der Regel ab relevanten Vergabesummen zur betrieblichen Routine. Als deine spezialisierte Unternehmensberatung für Outsourcing verfügen wir bei eisq über einen unermesslichen Schatz an Erfahrungen.

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Kontrollrechte und deren Einfluss auf deine Ausschreibung 

Was sind überhaupt Kontrollrechte und wozu brauchst du diese?

Kontrollrechte räumen dir die Mittel und Wege ein, in die Leistungserbringung bei deinen Outsourcing Service Providern Einblick zu nehmen. Deren Güte zu messen.

Wozu?

• Um deinen Job als Dienstleistersteuerer:in leben zu können, benötigst du Transparenz. 
• Um die Leistung deines Dienstleisters vollumfänglich würdigen, abnehmen und beurteilen zu können, brauchst du Transparenz.
• Um deinen Outsourcing-Partner sanft (oder weniger sanft) in die für dich und dein Unternehmen bessere Richtung schubsen zu können, hilft dir Transparenz.

Daher sichere dir in deiner Ausschreibung Transparenz.

3 praktische Tipps:

1. Personenbezogenes Messen und Auswerten sollten heute im digitalen und damit dauerüberwachten Zeitalter für dich möglich sein.
2. Du solltest jederzeit messen dürfen.
3. Auch die Möglichkeit, deinen Dienstleister besuchen und die Arbeit vor Ort kontrollieren zu dürfen, gehört dazu.

Bedenke:

Fürs Steuern helfen dir Daten und Fakten. Aus der Praxis als Berater weiß ich, wer die Kontrollrechte während der Ausschreibung nicht fordert, bekommt diese später kaum noch in den Vertrag. 

-> Gleich bei der Ausschreibung anführen.

Inspektionen und Audits

Im betrieblichen Alltag hoffen viele Manager:innen, der Kelch eines Audits oder einer Inspektion möge an ihnen vorübergehen. Du kennst es bestimmt aus deinem Arbeitsleben. Irgendwann erreicht auch dich das Thema.

Dann zahlt es sich immens aus, so du und dein Unternehmen Audits und Inspektionen bereits im Vorfeld geregelt habt.  

Reaktionsmuster von Dienstleistern sehen im Fall des Falles gerne in etwa so aus:

• Klar helfen wir beim Audit….
• Ist aber extrem kurzfristig (egal ob 2 Tage, 2 Wochen oder 2 Monate Vorlauf), ….
• Wer trägt die Kosten – die wir erst lange verhandeln, bevor …?

Bedenke:

Du erleichterst dir später das Leben. Es vorher in die Ausschreibung aufzunehmen, kostet dich praktisch nichts.

Sichere dir Vergleichbarkeit, in dem du „scheinbar harmlose“ Komponenten wie Haftung, IT-Reaktionszeiten, rechtliche und technische Update-Zyklen, etc. gezielt abfragst.

Nimmt ein Dienstleister an einem Request for Proposal, wie Ausschreibungen gerne neudeutsch firmieren, teil, tut er das (in der Regel), weil er den Zuschlag erlangen will. Dafür greifen die Verkäufer gerne in die Trick-Kiste, um möglichst attraktive Konditionen vorzulegen.

Umfangreiche Haftungsausschlüsse, niedrige Versicherungssummen lauten nur zwei Möglichkeiten, um im rechtlichen Bereich günstiger zu sein. Technisch-operativ stehen Dinge wie Update-Zyklen für Software, das Umsetzen von Vertragsanpassungen bspw. für das Nutzen von Software zur Disposition.

Da praktisch jeder Dienstleister heute auf IT angewiesen ist, spielen auch die ‚internen IT-Reaktionszeiten‘ deines Dienstleisters für dich als Vendor Manager eine große Rolle.

Benötigt Dienstleister A intern stets 1 Woche, um ein internes Ticket für das Vornehmen eines IT-Anpassung überhaupt zu prüfen, wirkt sich das auf deine Dienstleistung aus. Garantiert dir Dienstleister B, das Prüfen der gleiche Tickets intern binnen 24 Stunden, gewinnst du potentiell 6 Tage an Reaktionsgeschwindigkeit. Die kostet logischerweise Geld.

Diese scheinbar harmlosen Punkte summieren sich schnell zu relevanten Beträgen.

Bedenke:

Vorher in die Ausschreibung aufnehmen, erhöht deine Vergleichbarkeit.

Dazugehörige Beiträge für dich

Willst du die vorherigen Schritte schmökern?

• Hier liest du Schritt 1
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Interesse geweckt – Mach’s wie Christian Lorenz?

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Bereits nach dem ersten Termin mit Bernhard Gandolf wußte ich: Das Projekt refinanziert sich sofort für uns!
Christian Lorenz

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Der Beitrag Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 4 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Jede Woche erscheint ein neuer Schritt deiner 6-teiligen Serie. So gestaltest du deine Ausschreibungen/RFPs erfolgreicher.

Mit einer Ausschreibung bezwecken Organisationen vor allem eine Sache: Das am besten passende Gesamtpaket im Wettbewerb der Anbieter zu identifizieren.

Damit das funktioniert, widmen wir uns im dritten Teil unserer Serie dem Aspekt Vergleichbarkeit herstellen.

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Als spezialisierte Unternehmensberatung, wie man Dienstleister erfolgreich steuert und mit Sourcing Management 2.0 mehr Nutzen aus Fremdvergaben erzielt, verfügt e‌i‌s‌q über einen schier unendlichen Erfahrungsschatz.

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Weichmacher, Vergleichbarkeit und Vollständigkeit …

So minimierst du Weichmacher beim Preis

Attraktiven Preis bieten vs. eigenes Risiko minimieren lauten die beiden Handlungs-Motive für Bieter.

In der Praxis führt das oft zu Weichmachern in den Preiskomponenten mit durchaus skurrilen Ausprägungen.

Denke an die unlesbaren kleingedruckten Passagen im Fernsehen, wenn vor allem Telekommunikationsunternehmen die neuesten Tarife bewerben. Ganz ähnlich passiert es bei Ausschreibungen. Bloß stehen dann die Weichmacher, wann der Preis nicht mehr gilt, irgendwo im Text gut versteckt.

Tipp: Gebe deshalb ein Preisblatt vor. Definiere exakt, wie du abrechnen möchtest. Lasse (möglichst) keine Alternativen und vor allem keine Klauseln zu.

Bedenke:

Der Preis repräsentiert ein wesentliches Auswahl-Element deiner Ausschreibung. Das wissen auch die Anbieter und geraten so in eine Zwickmühle.

Vergleichbarkeit leidet oft bei Ausschreibungen

Zwei Treiber zerren an deiner Ausschreibung, die Vergleichbarkeit zu reduzieren.

Zunächst:

Wer an deiner Ausschreibung teilnimmt, will in der Regel den Auftrag haben. Die Firma will dein einzigartiger Anbieter sein. 

-> Dieses Bestreben nach Einzigartigkeit läuft konträr dem Zweck Vergleichbarkeit deiner Ausschreibung.

Folglich bemühen sich Anbieter, in ihrem Angebot möglichst viele Projektionsflächen für Besonderheiten zu liefern.

Und auch:

Häufig herrscht Unsicherheit in Unternehmen und eine bange Frage wie „Was, wenn es einen anderen, besseren Weg gibt?“ Verlustängste sorgen dafür, dass Ausschreibende gezielt nach Alternativen fragen.

Ein Klassiker, den ausschreibende Unternehmen häufig wählen: Was kostet es, wenn ein Anbieter es so macht und was kostet es anders.

Tipp: Sucht Deine Organisation noch (zu viele) Alternativen, führe lieber (ggf. noch) einen „Request for Information“ durch. Der deutsche Titel „Basisanfrage“ spiegelt in unseren Augen die Bedeutung das Sondieren und Einholen von Informationen nur ungenügend wider. 

Bedenke:

Du erhöhst die Wirksamkeit deiner Ausschreibung, wenn du Alternativen gezielt minimierst.

Faustgröße: Lasse nur eine Alternative zu.

Bestehe daher auf deinem angefragten Gegenstand. 

Sichere dir vollständige Angebote mit einer Checkliste

Auch bei Dienstleistern arbeiten bloß Menschen. Wie leicht passiert es, im Eifer des Gefechts einen Punkt zu vergessen.

Tipp: Investiere etwas Zeit und erstelle eine Checkliste für deine potentiellen Anbieter. Welche Angaben benötigst du, damit die Angebote für dich vollständig sind?

Auch dir nutzt dieser Schritt, weil du…

• …für dich nochmals aufführst, was du alles erwartest (z. B. Preisblatt, Management Summary, Angebot, Versicherungsnachweis, etc.).
• …beim Eintreffen der Offerten mehr vollständige Unterlagen vorfindest. 
• …einen vielversprechenden Anbieter möglicherweise nicht disqualifizieren musst.

Die Anbieter danken es dir ebenfalls:

• Wenn sie auf einen Blick erkennen, ob alle Angaben vorliegen, schärft das nochmals den Blick auf das Ziel.

Bedenke:

Trotz gleicher Sprache passiert es immer wieder, dass Menschen den gleichen Text unterschiedlich interpretieren.

• Was für die eine Person implizit selbstverständlich ist, gilt eben nicht selbstverständlich für eine andere Person.

→ So verhinderst du auch, dass Anbieter durch unvollständige Angebote versuchen, sich einen Vorteil zu verschaffen.

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Hast du die ersten Schritte dieser Serie verpasst?

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• und Schritt 2 direkt hier im Blog

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Der Beitrag Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 3 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Neues Jahr, neue Folge deiner Serie über erfolgreichere Ausschreibungen.

Folge 2 von 6 – Deine fundierte Spezifikation

Du profitierst von unserem schier unendlichen Erfahrungsschatz.

Im zweiten Teil unserer sechs Ausgaben umfassenden Serie widmen wir uns der Spezifikation.

Ob Call Center, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele), Ausschreibungen gehören zum Tagesgeschäft.

e‌i‌s‌q ist deine spezialisierte Unternehmensberatung. Wie du Dienstleister effektiver steuerst und mit Sourcing Management 2.0 mehr Nutzen aus Fremdvergaben erzielst, ist unser Geschäft.

Jährlich begleiten wir mehrere Ausschreibungen.

Das Herzstück deiner Ausschreibung – deine Spezifikation!

Sie bildet das Herstück deiner Ausschreibung – deine Spezifikation.

Wie du weißt, handelt es sich beim Herz um ein lebenswichtiges Organ. Ohne können wir nicht leben. Genauso verhält es sich bei Einladungen zur Angebotsabgabe. Deine Spezifikation bildet das Herzstück. 

Darin steht, welche Leistung du konkret suchst.

Tipp: Schaue dir deine Ausschreibung ganz nüchtern von außen an. Wie viel Raum nimmt deine Spezifikation in Relation zum gesamten Dokument ein? 

Eine fundierte Spezifikation zu erstellen, erweist sich oft schwieriger als gedacht!

Warum ist das so?

1.) Es handelt sich um einen hochgradig individuellen Teil einer Ausschreibung in deinem Unternehmen. 

Mutmaßlich existieren beispielsweise für die Bedingungen einer Teilnahme potenzieller Anbieter geprüfte und mehrfach erprobte Textbausteine. Gleiches gilt sinngemäß für Texte rund um den Ablauf oder Formvorschriften. Für die Spezifikation fehlen in der Regel entsprechende Textblöcke. 

2.) Es zeigt sich im Privat- wie im Berufsleben: Eine klare Vorstellung und eine klare Beschreibung auf Papier von etwas zu haben, sind zwei Paar Schuhe.

Wenn du bei deiner Prüfung feststellst, dass deine Spezifikation noch unterrepräsentiert ist, findest du unten praktische Tipps. Die zeigen dir, wie du fundiert beschreibst, was du wie, wann, wozu getan wissen willst.

Dein gutes Gefühl: Du befindest dich in guter Gesellschaft. Die überwiegende Mehrzahl der uns bekannten Ausschreibungen verfügt in der ersten Fassung nur über eine rudimentäre Spezifikation.

Dein direkter Nutzen:

• Je präziser du beschreibst, was du benötigst und erwartest, desto wahrscheinlicher werden deine Erwartungen erfüllt oder sogar übertroffen.
• Du erhältst mehr Leistung für dein Budget, weil du weniger Abweichungen später korrigierst. Six Sigma lehrt uns: Abweichungen bedeuten Verschwendung.

So spezifizierst du fundiert, damit du mehr Gegenwert für dein Budget erhältst!

So prüfst du ganz leicht, ob deine Spezifikation die wesentlichen Punkte berücksichtigt.

Als sehr bewährte Methode erweisen sich die W-Fragen.

Beispiele lauten:

• Was soll ein Dienstleister tun?
• Wie soll er es vollbringen?
• Wozu soll er es machen?
• Welche Anforderungen stellst du an die Zusammenarbeit?
• Wer soll konkret was tun?
• Was für Rollen siehst du vor?
• Wann möchtest du worüber informiert werden?
• Wo soll dein Dienstleister was machen?

Der Vorteil der Vorgehensweise besteht darin, dass du mit der Beantwortung der W-Fragen implizite Gedanken hervorholst und zu Papier bringst. Du reicherst deine Spezifikation schlagartig ungemein an.

Deine praktischen Nutzen:

• Durch deine präzise Formulierungen vermag ein Anbieter besser zu kalkulieren. Das bedeutet für dich: bessere Preise.
• Durch die umfassende Beschreibung steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du eine umfassende und perfekte Dienstleistung erhältst. Du bekommst mehr Gegenwert für dein Budget.
• Wenn du so deine Erwartungen umfassend kommunizierst, werden diese von deinem potenziellen Dienstleister wahrscheinlicher (über-)erfüllt.

Die Kür bringt Unterlage voran! Wann erachtest du etwas als richtig gut gemacht?

In jeder Zusammenarbeit mit einem Dienstleister stellt sich die Frage: Wie gut erledigt er die Aufgabe?

Diese Frage wirft automatisch weitere auf. Dazu stehen stellvertretend diese drei:

1. Wie weiß dein Dienstleister, wann du eine Leistung als jeweils wie gut erachtest?
2. Woher weiß dein Dienstleister, wie du die Güte der Leistungserbringung misst und erkennt er deine Messergebnisse an?
3. Wie stellst du sicher, dass dein Dienstleister die Antworten der ersten beiden Fragen kennt und akzeptiert?

Tipp: Beschreibe in deiner Spezifikation auch diese Punkte – sprich dein Mess-System:

• Wie definierst du die Leistungsgüte in den möglichen Ausprägungen?
• Wie misst du? (Wenn du beispielsweise verdeckte Tests und Stichprobenkontrollen durchführst, hilft es, wenn beide Seiten die Spielregeln dazu kennen.) 
• Wann misst du wie oft? (Wenn du beispielsweise einmal im Jahr die Kundenzufriedenheit misst, sollte das als Bedingung für beide Seite transparent sein.)

Das unterschiedliche Auslegen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer über die Beurteilung, was gut und was schlecht ist, ist einer der Hauptkonfliktpunkte in der Zusammenarbeit.

Betrachte den hier geschilderten Aspekt „Mess-System“ gerne als Kür deiner Spezifikation – als Bestandteil einer gelungenen Ausschreibungsunterlage. 

Deine 3 direkten Nutzen:

• Indem du dein Mess-System zur Ausschreibungsbedingung machst, minimierst du Reibungsverluste.
• Indem du deine Beurteilung transparent machst, erhöhst du die Kalkulierbarkeit deiner Aufgabe und erhältst bessere Preise.
• Indem du dein Verständnis von Güte mit den Anbietern harmonisierst, desto leichter steuerst du später.

Unsere Linkempfehlung für dich passend zum Thema. Deine fundierte Service- und Dienstleistungs-Spezifikation zum Festpreis.

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