Ausschreibungen/RFPs erfolgreicher gestalten – Wo bleiben Folge 6 und deine Checkliste? 2 Ausblicke und 3 Updates

In Kürze erscheint Folge 6 mit der Checkliste. Die Portalseite für den Download …. fast fertig. Bis dahin nimmt sich Bernhard in Sachen Perfektionismus etwas zurück. Kennst du diese Geschichte über Perfektionismus? Damit habe ich ihn heute überrascht, als er mich fragte, wie lange es noch dauern würde.

Die Geschichte

Ein Kaufmann sollte eine Mauer zu bauen.

Da er noch nie zuvor eine Mauer errichtete, war diese Aufgabe wahrlich nicht einfach. So bemühte er sich redlich. Er besorgte 1000 ebene Steine. Nun arbeitete er Tag und Nacht akribisch, um die Steine gleichmäßig Stück für Stück aufeinander zu legen. Mit Liebe zum Detail passte er die Kanten ein.

Nach zwei Wochen war er schließlich fertig. Er holte seine Familie herbei, um gemeinsam das Werk zu bestaunen. Dabei entdeckte er – oh, welch Graus! – eine Kante war ganz und gar nicht gerade. Zwei Steine hatte er falsch eingesetzt!

Viele Monate später, als blickte sich ein Kunde in seinem Kaufmannsladen sich um. Dabei fiel sein Blick auf die neue Mauer. “Die ist aber schön! “, sprach er anerkennend aus.

“Mein Herr”, erwiderte der Kaufmann, “wollen Sie sich über mich lustig machen? Ich sehe selbst die schiefe Kante!”

Was nun folgte, veränderte die Sichtweise des Kaufmanns. Er erblickte sich selbst und viele andere Dinge seines Lebens in einem neuen Licht.

“Ja“, sagte der Besucher im Laden, ” ich sehe die mangelhafte Kante! Aber ich sehe auch 998 gut eingesetzte Steine mit geraden Kanten.” Das überwältigte den Kaufmann.

Jetzt erkannte er erstmals nicht nur die schiefe Kante sondern auch die vielen, vielen  anderen Steine. Sie alle waren perfekt gesetzt.
Bisher hatte er sich nur auf den Fehler konzentriert und sah nicht mehr das Gute.

Na gut, etwas dick aufgetragen. Und Bernhard hat ja Recht, wenn er verlangt, dass die Links auf allen Devices funktionieren sollen.

Hier findest du

• 1 Übersicht zu den bis dato 5 erschienenen Folgen Ausschreibungen gestalten
• 2 Ausblicke auf fantastische News 
• 3 Updates zu neuen Möglichkeiten
• Lob und Humor als Würze

Eine kurze Übersicht zu den bis dato 5 erschienen Folgen Ausschreibungen gestalten

Ausschreibungen/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 1

Passend zum Tipp ‚klare Gliederung‘, modifizieren wir für dich den Beitrag aus Dezember.

Ein kleines klickbares Inhaltsverzeichnis sorgt für noch mehr Komfort für dich bei der Lektüre.

Ausschreibungen/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 2

Diese Folge stellt das Herzstück deiner Ausschreibung dar. Oder RFP, falls du lieber Request for Proposal oder das seltenere Tender benutzt. Was das Herzstück ist? Der Preis? – Nein, deine Spezifikation. Darin beschreibst du, welche Leistung du konkret suchst. 

Fundierte Spezifikationen sind unsere Spezialität!

Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 3

Vergleichbarkeit sicherstellen, darum dreht sich diese Folge. Außerdem verraten wir dir, wie du mit einfachen Tricks vollständige Angebote erhältst.

Ich mag diese Folge ganz besonders. Dabei erhielt Nummer 4 mehr Klicks. Woran liegt das?

Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 4

Schritt vier widmet sich den Formalia. Für mich vollkommen überraschend, es ist die bislang meistgeklickte Ausgabe rund um Ausschreibungen.

Ob es am Statement von Christian Lorenz liegt?

Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 5

Business Contingency – Notfallmanagement. Als ich bei eisq Anfang, kannte ich den Begriff noch gar nicht. Eine Pandemie und die unzähligen Krisen später weiß ich, das gehört unbedingt rein.

Bevor ich dir 2 Ausblicke auf fantastische News und Ausschreibungen/RFP erfolgreicher gestalten gebe..

Damit die Zusammenarbeit mit Outsourcing Service Providern/Dienstleistern optimale Resultate liefert, empfehle ich dir 29 Tipps rund um Bonus-/Malus-Systeme.

• Mit eine Klick findest du sich auf unserer Website oder
• lies direkt hier unsere Blog-Beiträge der Kategorie Bonus-/Malus-Systeme.

Bonus/Malus – das vielleicht mächtigste Werkzeug für dich in der Dienstleistersteuerung.

2 Ausblicke auf fantastische News

1. Fantastische Neuigkeit: Insights aus den USA für dich!
   Bernhard verabredete sich für Freitag mit dem Call Center-Urgestein Russ Sandlin zum Interview.
   Im Experten-Talk sprechen die beiden Nearshore, Offshore, Outsourcing, Vendor Management, …
   Laut Bernhard hätte Sandlin zunächst in US Banken Call Center geleitet und hätte ungefähr zur gleichen Zeit als Berater angefangen. Wenn ich es richtig wiedergebe, hat Russ unglaublich viel Erfahrung mit Offshore-Outsourcing.
   
2. Fantastische Neuigkeit: Für dich schuf ich neue Funktionen.
   Hast du schon gesehen? Die Kommentare laden jetzt später. Das sichert dir mehr Komfort am Smartphone. Auf das Quiz bin ich besonders stolz. Praktisch jeden Tag entwickeln wir den Blog weiter. Mir bereitet das sehr viel Freude.

3 Updates zu neuen Möglichkeiten

1. Auf der Hauptseite Vendor-Management.eu hast du es bestimmt schon entdeckt. Unter Termin-vereinbaren findest du jetzt eine Seite zu unserem Teams-Kalender. 
   Damit sich die Seite schneller aufbaut, startet die Kalenderfunktion von Office365 erst, sobald du Inhalt laden drückst.
   Probiere es gleich aus.
2. Neu: In 3 Videos stellen dir auf Vendor-Management.eu jeweils 1 Ausbildungspaket für Vendor Manager:innen vor.
   So verschaffst du dir einen guten Überblick.
3. Was hat es mit dem ominösen Shop auf sich? Hier findest du in Zukunft nützliche Tools, Vorlagen, und, und, und. Damit du die digital beziehen kannst, beschäftige ich mich mit dem Shop. 

Wo wir gerade von der digitalen Welt schwadronieren.

Hier kommt Humor aus der analogen Zeit für dich.

Der empörte Ehemann: „Bei diesem Sauwetter soll ich einkaufen gehen? Da jagt man ja keinen Hund auf die Straße!“
Erwidert seine Frau ungeniert: „Ich hab ja auch nicht gesagt, dass du den Hund mitnehmen sollst!“ 

Den Witz finde ich auch gut

Ein Irischer Wolfshund trifft seinen Kumpel in der Stadt. Der kommt schwer beladen mit Einkaufstaschen daher.
“Mein Gott, was schleppst du denn da alles?”
Knurrt der Andere: “Es begann alles damit, dass ich ab und zu die Zeitung holte.“

Gefallen wir und der Blog dir? Ja, dann befindest du dich in guter Gesellschaft. Überzeuge dich. Lies, wie andere über die Zusammenarbeit mit uns denken. Lass dich inspirieren. Vielleicht darf ich ja bald auch dich zitieren.

„Sehr viel Spaß! Ich empfand die Mischung von Theorie und Praxis sehr gut. Immer gerne wieder!”
Susanne Wiesendt, Dortmunder Energie- und Wasserversorgung, dew21

„Wow! Meine Erwartungen wurden weit übertroffen.“
Ron Diederichs, Voxtron

‚‚Eine gelungene Veranstaltung! Ich habe sehr viel mitgenommen.“
Lothar Schurmann, Reinert Logistic

Der Beitrag Ausschreibungen erfolgreicher gestalten erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

6 Teile – So gestaltest du deine Ausschreibung/RFP erfolgreicher. Lies in Ausgabe 5, wozu dir Notfallmanagement und Business Contingency in der Aussschreibung dienen.

Erinnerst du dich noch an den Beginn der Corona-Pandemie? Damals, 2020, nimmt die Digitalisierung ungemein an Fahrt auf. Ein bislang ungekannter Umbruch in unserer Wirtschaft findet statt. Call Center mutieren zu dezentralen Organisationen. Home Office allerorts. Liefer- und Logistikdienste vervielfachen die Transportleistungen im Bereich Last Mile quasi über Nacht. Unternehmen im Bereich Druckerei, Messe, Kunst und Kultur kämpfen ums Überleben. 

Wahrscheinlich auch du als Dienstleistersteuerer:in, wie Vendor Manager:innen auf gut Deutsch firmieren, triffst 2020 eine Fülle von gravierenden Entscheidungen in kürzester Zeit. Nicole, Dienstleistersteuerin bei einem Energieversorger, stimmt der Home Office Regelung für ihre 3 Dienstleister zu. Sie setzt die vertraglich vereinbarten Ziele für Servicelevel, Bearbeitungsqualität und Vorgangsdauern außer Kraft. Damit entfallen auch die vereinbarten Konditionen pro Vorgang. Plötzlich bezahlt ihr Unternehmen nicht mehr nach geleisteter Arbeit sondern nach festen Mitarbeiter-Stunden.

Die gute Nachricht für Nicole: Sie greift auf einen zuvor in der Ausschreibung vereinbarten Notfallplan samt einem Grundgerüst der Konditionen zurück. 

Stell dir vor, sie hätte erst verhandeln müssen, was eine Mitarbeiter-Stunde kostet? Mutmaßlich wäre dabei eine größere Zahl herausgekommen…

Christian Lorenz weiß, warum…

Warum brauchst du diese Punkte in deiner Ausschreibung/RFP?

Vorweg: Notfallmanagement gehört zum Risikomanagement. Im Notfallmanagement regelst du, was im Ernstfall passiert. Ein Ernstfall können eine Pandemie, ein Naturereignis wie Hochwasser (denke an das Ahrtal), eine Geiselnahme bei Euch im Betrieb, ein gravierender Produktfehler, und, und, und sein.   

Wozu brauchst du Notfallmanagement in der Ausschreibung/RFP?

• Um zu regeln, welche Kosten im Fall des Falles z. B. pro Mitarbeiter-Stunde anfallen (siehe oben).
• Damit du dich überzeugst, wie gut dein potentieller Dienstleister seine eigenen Risiken im Griff hat und dir somit gute Dienste leisten vermag.
• Weil du später einen gemeinsamen Business Contingency Plan, oder auch Business Continuity Plan (beides kurz BCP genannt), erstellst und dir so vorab die Unterstützung vom Dienstleister dafür sicherst.

Gemeinsam? Ja, wäge diese 3 Argumente ab:

1. Dein/euer Notfallplan/BCP regelt, was in deinem Unternehmen passiert. Es fehlt somit der ausgelagerte Teil.
2. Der BCP deines/eures Dienstleisters/Outsourcing Service Providers beschreibt, wie dein Partner seine identifizierten Notfälle behandelt. Es fehlt ursächlich der Teil der Auftraggeber – also dein Unternehmen.
3. Ergo benötigst du einen gemeinsamen BCP oder eine Stelle, die die beiden Dinge koordiniert und aufeinander abstimmt.

Konstruieren wir in Gedanken einen konkreten Fall, um das zu illustrieren.

Stell dir vor, dein Unternehmen produziert und verkauft Waschmaschinen. Du setzt einen Dienstleister für Reparaturen und Kundenservice ein. 

In deinem Unternehmen gibt es einen Notfallplan für die Situation ‚Brand im Produktionswerk‘. Als Folge kann dein Unternehmen keine Ersatzteile für einige Monate lang herstellen. Ergo könnt ihr auch keine Erstatzteile mehr verkaufen/oder einbauen. In eurem internen Notfallplan regelt ihr, wie ihr die Produktion an einem anderen Standort schnellst möglich wieder aufnehmt: Wie ihr …

Plötzlich ändern sich für deinen Dienstleister die Spielregeln. Womöglich vermag er nun für einige Monate sein Reparatur-Personal nicht mehr auszulasten und damit zu bezahlen. Im Kundenservice steigen wahrscheinlich die Beschwerden. Hier heißt es, eine gemeinsame Lösung finden (euer gemeinsamer BCP).

Gleiche Konstellation, bloß brennt diesmal bei deinem Dienstleister für Reparatungen und Kundenservice das Lager für Ersatzteile ab. Als Folge kann dein Dienstleister einen Monat lang keine Ersatzteile für dich einbauen. Ergo vermag dein Unternehmen genau wie oben plötzlich keine Reperatur-Leistungen mehr zu verkaufen oder gar anzubieten.

Plötzlich ändern sich für dein Unternehmen die Spielregeln. Womöglich fehlen euch wichtige Umsätze im Vertrieb oder Kunden greifen auf alternative Hersteller zurück. Dein Unternehmen verliert Marktanteile und seinen guten Ruf.  Auch hier benötigt ihr eine gemeinsame Lösung (euer gemeinsamer BCP).

Bedenke:

Wenn das Lager brennt, fehlt euch die Zeit!

-> Gleich bei der Ausschreibung berücksichtigen.

Entlaste deinen Schreibtisch – Ausschreibung/RFP mit eisq

Im betrieblichen Alltag brauchst du ein Notfallmanagement. 

Die guten Nachrichten für dich lauten:

• Partizipiere an der Kreativität und Erfahrung deiner potentiellen Dienstleister! In dem du es in deiner Ausschreibung berücksichtigst, entlastest du deinen Schreibtisch.
• Binde deine Kolleg:innen im Erstellen des RFP/Auschreibungsdokuments ein! In dem du das tust, entlastest du deinen Schreibtisch.
• Nutze unsere Expertise aus über 200 Outsourcing-Projekten! Dadurch entlastest du … erraten, deinen Schreibtisch!

Bedenke:

Du erleichterst dir das Arbeitsleben. Daher: Ausschreibung/RFP stets mit Notfallmanagement

Dann ist da noch die Sache mit den gesetzlichen Pflichten …

Unternehmen, die Dienstleistungen auslagern, unterliegen je nach Branche unterschiedlichen gesetzlichen Pflichten. Im Kern verbindet eine Sache alle mir bekannten Branchen: Notfallmanagement gehört verpflichtend dazu.

In Kapitalgesellschaften gelten Dinge wie das KonTraG, Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich, das Aktiengesetz mit §2, welches die Einrichtung eines Risikomanagementsystems (RMS) bei allen börsennotierten Unternehmen vorschreibt, das GmbH-Gesetz, ….

Im Finanzsektor kommen die Mindestanforderungen  zum Risikomanagement, Kapitel 9 Auslagerungen zur Anwendung, ‚(MaRisk), Pharmaunternehmen unterliegen …. 

Kurz: Es ist eine Pflicht.

Was verbindet diese 3 Rezensionen auf Google?

„Seit etlichen Jahren kreuzen sich unsere beruflichen Wege in unregelmäßigen Abständen. Die Zusammenarbeit mit Bernhard und seinem sympathischen Team ist immer eine große Freude.“
Peter Höfl

„Guter Kundenservice ist wichtig, das hat sich weitestgehend herumgesprochen. Exzellenter Kundenservice ist ein Alleinstellungsmerkmal – und eisq kennt den Weg dorthin.
Die Arbeit mit Bernhard Gandolf und seinem Team ist geprägt von Professionalität und Vertrauen, jedes Mal wieder fühlt man sich als Kunde wahrgenommen und als Auftraggeber wertgeschätzt. Von A bis Z.
Wenn wir als QualitiKs GmbH in einem unserer eigenen Kundenprojekte in den Bereichen Dienstleistersteuerung und/oder Qualitätsmanagement Unterstützung auf Augenhöhe suchen, ist die eisq erste Wahl.“
Rolf „Rollo“ Leder

„Wir hatten heute einen wunderbaren Workshop mit Herrn Gandolf. Innerhalb kürzester Zeit, konnte er uns neues Wissen vermitteln auf eine unglaublich sympathische Art. Zukünftig werden wir sicherlich häufiger auf die Expertise aus dem Hause eisq zurückgreifen.“
Marco Ubben

-> Hilf anderen sich ein Bild von eisq zu verschaffen!

Werte uns auf reviewforest.org/eisqund pflanze damit einen Baum. 

Beiträge diese Serie für dich

Willst du die vorherigen Schritte schmökern?

• Hier liest du Schritt 1
• Schritt 2gibt es ebenfalls im Blog.
• Überraschung! Nummer 3 findest Du hier.
• Schritt 4 

Wusstest du schon?

• Deine spezialisierten Berater von e‌i‌s‌q führen jedes Jahr mehrere Ausschreibungen/RFPs durch.
• Deine Profis von e‌i‌s‌q sorgen für professionelle Unterlagen in Deutsch oder Englisch.

Du profitierst von dem Know-how und gelangst mit uns schneller, kostengünstiger und vor allem sicherer zum für dich besten Partner.

Wir lösen deine schwierigen Probleme.

Sourcing Services 2.0 seit 2009.

Bestimmt auch interessant für Dich

• Schmökere in deinen Serien über erfolgreicheres Pitching und Bonus/Malus.
• Schau auf YouTube vorbei – Playlist Vendor Management 2022 ansehen

Interesse geweckt – Mach’s wie Christian Lorenz? Ausschreibung/RFP mit eisq

Erziele auch du optimalere Resultate im Outsourcing.

Schreibe auch du erfolgreich mit eisq aus.

Bereits nach dem ersten Termin mit Bernhard Gandolf wußte ich: Das Projekt refinanziert sich sofort für uns!
Christian Lorenz

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Jede Woche erscheint ein neuer Schritt deiner 6-teiligen Serie. So gestaltest du deine Ausschreibungen/RFPs erfolgreicher. Hier folgt Ausgabe 4.

Es gibt viele Gründe Dienstleister via Ausschreibung zu suchen. Der gängigste: Das am besten passende Gesamtpaket im Wettbewerb identifizieren. Fairness, Objektivität oder rechtliche Vorgaben gesellen sich dazu.

Apropos Recht. Hier im 4. Teil der Serie widmen wir vielleicht eher dröge klingenden Aspekten wie deinen Kontrollrechten.

Erfahre, warum die für dich als Vendor Manager:in/Dienstleistersteuerer und ganz besonders in einer operativen Rolle besonders wichtig sind.

Ob Call Center, Patient Support Program, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele), Ausschreibungen zählen heute in der Regel ab relevanten Vergabesummen zur betrieblichen Routine. Als deine spezialisierte Unternehmensberatung für Outsourcing verfügen wir bei eisq über einen unermesslichen Schatz an Erfahrungen.

• Du als Leser:in unseres Blogs für Vendor Manager partizipierst kostenfrei.
• Ziehe die Essenz aus hunderten von Ausschreibungen national wie international. 
• Gelange schneller an dein Ziel, indem du das Wissen geschickt nutzt.

Kontrollrechte und deren Einfluss auf deine Ausschreibung 

Was sind überhaupt Kontrollrechte und wozu brauchst du diese?

Kontrollrechte räumen dir die Mittel und Wege ein, in die Leistungserbringung bei deinen Outsourcing Service Providern Einblick zu nehmen. Deren Güte zu messen.

Wozu?

• Um deinen Job als Dienstleistersteuerer:in leben zu können, benötigst du Transparenz. 
• Um die Leistung deines Dienstleisters vollumfänglich würdigen, abnehmen und beurteilen zu können, brauchst du Transparenz.
• Um deinen Outsourcing-Partner sanft (oder weniger sanft) in die für dich und dein Unternehmen bessere Richtung schubsen zu können, hilft dir Transparenz.

Daher sichere dir in deiner Ausschreibung Transparenz.

3 praktische Tipps:

1. Personenbezogenes Messen und Auswerten sollten heute im digitalen und damit dauerüberwachten Zeitalter für dich möglich sein.
2. Du solltest jederzeit messen dürfen.
3. Auch die Möglichkeit, deinen Dienstleister besuchen und die Arbeit vor Ort kontrollieren zu dürfen, gehört dazu.

Bedenke:

Fürs Steuern helfen dir Daten und Fakten. Aus der Praxis als Berater weiß ich, wer die Kontrollrechte während der Ausschreibung nicht fordert, bekommt diese später kaum noch in den Vertrag. 

-> Gleich bei der Ausschreibung anführen.

Inspektionen und Audits

Im betrieblichen Alltag hoffen viele Manager:innen, der Kelch eines Audits oder einer Inspektion möge an ihnen vorübergehen. Du kennst es bestimmt aus deinem Arbeitsleben. Irgendwann erreicht auch dich das Thema.

Dann zahlt es sich immens aus, so du und dein Unternehmen Audits und Inspektionen bereits im Vorfeld geregelt habt.  

Reaktionsmuster von Dienstleistern sehen im Fall des Falles gerne in etwa so aus:

• Klar helfen wir beim Audit….
• Ist aber extrem kurzfristig (egal ob 2 Tage, 2 Wochen oder 2 Monate Vorlauf), ….
• Wer trägt die Kosten – die wir erst lange verhandeln, bevor …?

Bedenke:

Du erleichterst dir später das Leben. Es vorher in die Ausschreibung aufzunehmen, kostet dich praktisch nichts.

Sichere dir Vergleichbarkeit, in dem du „scheinbar harmlose“ Komponenten wie Haftung, IT-Reaktionszeiten, rechtliche und technische Update-Zyklen, etc. gezielt abfragst.

Nimmt ein Dienstleister an einem Request for Proposal, wie Ausschreibungen gerne neudeutsch firmieren, teil, tut er das (in der Regel), weil er den Zuschlag erlangen will. Dafür greifen die Verkäufer gerne in die Trick-Kiste, um möglichst attraktive Konditionen vorzulegen.

Umfangreiche Haftungsausschlüsse, niedrige Versicherungssummen lauten nur zwei Möglichkeiten, um im rechtlichen Bereich günstiger zu sein. Technisch-operativ stehen Dinge wie Update-Zyklen für Software, das Umsetzen von Vertragsanpassungen bspw. für das Nutzen von Software zur Disposition.

Da praktisch jeder Dienstleister heute auf IT angewiesen ist, spielen auch die ‚internen IT-Reaktionszeiten‘ deines Dienstleisters für dich als Vendor Manager eine große Rolle.

Benötigt Dienstleister A intern stets 1 Woche, um ein internes Ticket für das Vornehmen eines IT-Anpassung überhaupt zu prüfen, wirkt sich das auf deine Dienstleistung aus. Garantiert dir Dienstleister B, das Prüfen der gleiche Tickets intern binnen 24 Stunden, gewinnst du potentiell 6 Tage an Reaktionsgeschwindigkeit. Die kostet logischerweise Geld.

Diese scheinbar harmlosen Punkte summieren sich schnell zu relevanten Beträgen.

Bedenke:

Vorher in die Ausschreibung aufnehmen, erhöht deine Vergleichbarkeit.

Dazugehörige Beiträge für dich

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Jede Woche erscheint ein neuer Schritt deiner 6-teiligen Serie. So gestaltest du deine Ausschreibungen/RFPs erfolgreicher.

Mit einer Ausschreibung bezwecken Organisationen vor allem eine Sache: Das am besten passende Gesamtpaket im Wettbewerb der Anbieter zu identifizieren.

Damit das funktioniert, widmen wir uns im dritten Teil unserer Serie dem Aspekt Vergleichbarkeit herstellen.

Ob Call Center, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele), Ausschreibungen zählen heute in der Regel ab relevanten Vergabesummen zur betrieblichen Routine.

Als spezialisierte Unternehmensberatung, wie man Dienstleister erfolgreich steuert und mit Sourcing Management 2.0 mehr Nutzen aus Fremdvergaben erzielt, verfügt e‌i‌s‌q über einen schier unendlichen Erfahrungsschatz.

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Ziehe die Essenz aus hunderten von Ausschreibungen national wie international. 

Weichmacher, Vergleichbarkeit und Vollständigkeit …

So minimierst du Weichmacher beim Preis

Attraktiven Preis bieten vs. eigenes Risiko minimieren lauten die beiden Handlungs-Motive für Bieter.

In der Praxis führt das oft zu Weichmachern in den Preiskomponenten mit durchaus skurrilen Ausprägungen.

Denke an die unlesbaren kleingedruckten Passagen im Fernsehen, wenn vor allem Telekommunikationsunternehmen die neuesten Tarife bewerben. Ganz ähnlich passiert es bei Ausschreibungen. Bloß stehen dann die Weichmacher, wann der Preis nicht mehr gilt, irgendwo im Text gut versteckt.

Tipp: Gebe deshalb ein Preisblatt vor. Definiere exakt, wie du abrechnen möchtest. Lasse (möglichst) keine Alternativen und vor allem keine Klauseln zu.

Bedenke:

Der Preis repräsentiert ein wesentliches Auswahl-Element deiner Ausschreibung. Das wissen auch die Anbieter und geraten so in eine Zwickmühle.

Vergleichbarkeit leidet oft bei Ausschreibungen

Zwei Treiber zerren an deiner Ausschreibung, die Vergleichbarkeit zu reduzieren.

Zunächst:

Wer an deiner Ausschreibung teilnimmt, will in der Regel den Auftrag haben. Die Firma will dein einzigartiger Anbieter sein. 

-> Dieses Bestreben nach Einzigartigkeit läuft konträr dem Zweck Vergleichbarkeit deiner Ausschreibung.

Folglich bemühen sich Anbieter, in ihrem Angebot möglichst viele Projektionsflächen für Besonderheiten zu liefern.

Und auch:

Häufig herrscht Unsicherheit in Unternehmen und eine bange Frage wie „Was, wenn es einen anderen, besseren Weg gibt?“ Verlustängste sorgen dafür, dass Ausschreibende gezielt nach Alternativen fragen.

Ein Klassiker, den ausschreibende Unternehmen häufig wählen: Was kostet es, wenn ein Anbieter es so macht und was kostet es anders.

Tipp: Sucht Deine Organisation noch (zu viele) Alternativen, führe lieber (ggf. noch) einen „Request for Information“ durch. Der deutsche Titel „Basisanfrage“ spiegelt in unseren Augen die Bedeutung das Sondieren und Einholen von Informationen nur ungenügend wider. 

Bedenke:

Du erhöhst die Wirksamkeit deiner Ausschreibung, wenn du Alternativen gezielt minimierst.

Faustgröße: Lasse nur eine Alternative zu.

Bestehe daher auf deinem angefragten Gegenstand. 

Sichere dir vollständige Angebote mit einer Checkliste

Auch bei Dienstleistern arbeiten bloß Menschen. Wie leicht passiert es, im Eifer des Gefechts einen Punkt zu vergessen.

Tipp: Investiere etwas Zeit und erstelle eine Checkliste für deine potentiellen Anbieter. Welche Angaben benötigst du, damit die Angebote für dich vollständig sind?

Auch dir nutzt dieser Schritt, weil du…

• …für dich nochmals aufführst, was du alles erwartest (z. B. Preisblatt, Management Summary, Angebot, Versicherungsnachweis, etc.).
• …beim Eintreffen der Offerten mehr vollständige Unterlagen vorfindest. 
• …einen vielversprechenden Anbieter möglicherweise nicht disqualifizieren musst.

Die Anbieter danken es dir ebenfalls:

• Wenn sie auf einen Blick erkennen, ob alle Angaben vorliegen, schärft das nochmals den Blick auf das Ziel.

Bedenke:

Trotz gleicher Sprache passiert es immer wieder, dass Menschen den gleichen Text unterschiedlich interpretieren.

• Was für die eine Person implizit selbstverständlich ist, gilt eben nicht selbstverständlich für eine andere Person.

→ So verhinderst du auch, dass Anbieter durch unvollständige Angebote versuchen, sich einen Vorteil zu verschaffen.

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Neues Jahr, neue Folge deiner Serie über erfolgreichere Ausschreibungen.

Folge 2 von 6 – Deine fundierte Spezifikation

Du profitierst von unserem schier unendlichen Erfahrungsschatz.

Im zweiten Teil unserer sechs Ausgaben umfassenden Serie widmen wir uns der Spezifikation.

Ob Call Center, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele), Ausschreibungen gehören zum Tagesgeschäft.

e‌i‌s‌q ist deine spezialisierte Unternehmensberatung. Wie du Dienstleister effektiver steuerst und mit Sourcing Management 2.0 mehr Nutzen aus Fremdvergaben erzielst, ist unser Geschäft.

Jährlich begleiten wir mehrere Ausschreibungen.

Das Herzstück deiner Ausschreibung – deine Spezifikation!

Sie bildet das Herstück deiner Ausschreibung – deine Spezifikation.

Wie du weißt, handelt es sich beim Herz um ein lebenswichtiges Organ. Ohne können wir nicht leben. Genauso verhält es sich bei Einladungen zur Angebotsabgabe. Deine Spezifikation bildet das Herzstück. 

Darin steht, welche Leistung du konkret suchst.

Tipp: Schaue dir deine Ausschreibung ganz nüchtern von außen an. Wie viel Raum nimmt deine Spezifikation in Relation zum gesamten Dokument ein? 

Eine fundierte Spezifikation zu erstellen, erweist sich oft schwieriger als gedacht!

Warum ist das so?

1.) Es handelt sich um einen hochgradig individuellen Teil einer Ausschreibung in deinem Unternehmen. 

Mutmaßlich existieren beispielsweise für die Bedingungen einer Teilnahme potenzieller Anbieter geprüfte und mehrfach erprobte Textbausteine. Gleiches gilt sinngemäß für Texte rund um den Ablauf oder Formvorschriften. Für die Spezifikation fehlen in der Regel entsprechende Textblöcke. 

2.) Es zeigt sich im Privat- wie im Berufsleben: Eine klare Vorstellung und eine klare Beschreibung auf Papier von etwas zu haben, sind zwei Paar Schuhe.

Wenn du bei deiner Prüfung feststellst, dass deine Spezifikation noch unterrepräsentiert ist, findest du unten praktische Tipps. Die zeigen dir, wie du fundiert beschreibst, was du wie, wann, wozu getan wissen willst.

Dein gutes Gefühl: Du befindest dich in guter Gesellschaft. Die überwiegende Mehrzahl der uns bekannten Ausschreibungen verfügt in der ersten Fassung nur über eine rudimentäre Spezifikation.

Dein direkter Nutzen:

• Je präziser du beschreibst, was du benötigst und erwartest, desto wahrscheinlicher werden deine Erwartungen erfüllt oder sogar übertroffen.
• Du erhältst mehr Leistung für dein Budget, weil du weniger Abweichungen später korrigierst. Six Sigma lehrt uns: Abweichungen bedeuten Verschwendung.

So spezifizierst du fundiert, damit du mehr Gegenwert für dein Budget erhältst!

So prüfst du ganz leicht, ob deine Spezifikation die wesentlichen Punkte berücksichtigt.

Als sehr bewährte Methode erweisen sich die W-Fragen.

Beispiele lauten:

• Was soll ein Dienstleister tun?
• Wie soll er es vollbringen?
• Wozu soll er es machen?
• Welche Anforderungen stellst du an die Zusammenarbeit?
• Wer soll konkret was tun?
• Was für Rollen siehst du vor?
• Wann möchtest du worüber informiert werden?
• Wo soll dein Dienstleister was machen?

Der Vorteil der Vorgehensweise besteht darin, dass du mit der Beantwortung der W-Fragen implizite Gedanken hervorholst und zu Papier bringst. Du reicherst deine Spezifikation schlagartig ungemein an.

Deine praktischen Nutzen:

• Durch deine präzise Formulierungen vermag ein Anbieter besser zu kalkulieren. Das bedeutet für dich: bessere Preise.
• Durch die umfassende Beschreibung steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du eine umfassende und perfekte Dienstleistung erhältst. Du bekommst mehr Gegenwert für dein Budget.
• Wenn du so deine Erwartungen umfassend kommunizierst, werden diese von deinem potenziellen Dienstleister wahrscheinlicher (über-)erfüllt.

Die Kür bringt Unterlage voran! Wann erachtest du etwas als richtig gut gemacht?

In jeder Zusammenarbeit mit einem Dienstleister stellt sich die Frage: Wie gut erledigt er die Aufgabe?

Diese Frage wirft automatisch weitere auf. Dazu stehen stellvertretend diese drei:

1. Wie weiß dein Dienstleister, wann du eine Leistung als jeweils wie gut erachtest?
2. Woher weiß dein Dienstleister, wie du die Güte der Leistungserbringung misst und erkennt er deine Messergebnisse an?
3. Wie stellst du sicher, dass dein Dienstleister die Antworten der ersten beiden Fragen kennt und akzeptiert?

Tipp: Beschreibe in deiner Spezifikation auch diese Punkte – sprich dein Mess-System:

• Wie definierst du die Leistungsgüte in den möglichen Ausprägungen?
• Wie misst du? (Wenn du beispielsweise verdeckte Tests und Stichprobenkontrollen durchführst, hilft es, wenn beide Seiten die Spielregeln dazu kennen.) 
• Wann misst du wie oft? (Wenn du beispielsweise einmal im Jahr die Kundenzufriedenheit misst, sollte das als Bedingung für beide Seite transparent sein.)

Das unterschiedliche Auslegen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer über die Beurteilung, was gut und was schlecht ist, ist einer der Hauptkonfliktpunkte in der Zusammenarbeit.

Betrachte den hier geschilderten Aspekt „Mess-System“ gerne als Kür deiner Spezifikation – als Bestandteil einer gelungenen Ausschreibungsunterlage. 

Deine 3 direkten Nutzen:

• Indem du dein Mess-System zur Ausschreibungsbedingung machst, minimierst du Reibungsverluste.
• Indem du deine Beurteilung transparent machst, erhöhst du die Kalkulierbarkeit deiner Aufgabe und erhältst bessere Preise.
• Indem du dein Verständnis von Güte mit den Anbietern harmonisierst, desto leichter steuerst du später.

Unsere Linkempfehlung für dich passend zum Thema. Deine fundierte Service- und Dienstleistungs-Spezifikation zum Festpreis.

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