Rechnungen zurückweisen – Dein 20. von 21 Tipp für die Rechnungsprüfung

Oder aber auch: Wie gut nutzt du die Bandbreite deiner Reaktionsmöglichkeiten?

Hier bekommst du deinen 20. von 21 Tipps für die leichtere und obendrein wirksamere Rechnungsprüfung von deiner spezialisierten Outsourcing-Beratung eisq. Außerdem liefern wir dir ein tolles und zugleich kostenfreies Webinar als Zugabe. 

Fehlerhafte Rechnungen können ganz schön nerven.

Aber keine Sorge, ich hab da ein paar Tipps für dich.

In diesem Post erfährst du, wie du mit fehlerhaften Rechnungen korrekt und zudem souverän umgehst. Dir enthülle ich dazu nämlich gleich 5  Handlungsoptionen inklusive Text-Vorlagen.

Erfolgs-Webinar!

Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept für Fluktuation beim Dienstleister

Viele Service Partner Manager:innen fragen, wie gehen Sie mit Rechnungen und speziell fehlerhaften korrekt um?

Wie gehst du mit fehlerbehafteten Rechnungen um?

Gerade fehlerhafte Rechnungen können ganz schön nervig sein.

Aber keine Sorge, ich hab da ein paar Tipps für dich.

**Zuerst heißt es dazu herausfinden, ** wann und warum eine Rechnung fehlerhaft ist.

Formelle Fehler lauten zum Beispiel:

• falsche Firmierung oder Anschrift
• fehlende Angaben zu Leistungszeitraum, Steuernummer, etc.

Sachliche Fehler wären etwa:

• falsche Positionen, Leistungen
• Rechenfehler, Dopplungen, usw. ❌

Wenn du eine fehlerhafte Rechnung erhältst, wählst du aus mehreren Optionen aus.

Welche Option du wählst, hängt von der Art des Fehlers ab. 

Unser Tipp für doch:

Nutze stets dafür stets einen ✍️ schriftlichen Kanal, um auch eine Nachvollziehbarkeit für Dritte zu gewährleisten.

Option 1. Rechnung zurückweisen

Wenn sich die Rechnung formell oder sachlich als falsch erweist, kannst du sie zurückweisen.

Das geht ganz einfach:

• Schreibe deinem Dienstleister einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre, warum du die Rechnung zurückweist.
• Fordere deinen Dienstleister auf, die Rechnung zu korrigieren.

Vorschlag:

Hallo [Name des Dienstleisters],

ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten. Offenbar ist dabei ein kleiner Irrtum unterlaufen.

Deswegen muss ich Ihnen leider mitteilen, dass ich die Rechnung aufgrund folgender Fehler zurückweise:

* Die Firmierung auf der Rechnung ist falsch.
* Der Leistungszeitraum ist nicht korrekt angegeben.

Bitte korrigieren Sie die Rechnung und senden Sie mir diese erneut zu.

Vielen Dank für Ihre Mühe.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Möglichkeit 2: Rechnung zurückstellen

Wenn du dir nicht sicher bist, ob die Rechnung fehlerhaft ist, kannst du sie auch zurückstellen.

Das geht auch ganz einfach:

• Schreibe deinem Dienstleister dazu einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre dabei, warum du die Rechnung zurückstellst.
• Fordere deinen Dienstleister dazu auf, den möglichen Fehler zu klären.

Möglicher Text:

Hallo [Name des Dienstleisters],

ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten.

Ich bin mir nicht sicher, ob die Rechnung korrekt ist. Ich habe dazu folgende Fragen:

* Sind die Positionen der Rechnung korrekt?
* Ist der Rechnungsbetrag korrekt?

Bitte klären Sie die Fragen und senden Sie mir die ggf. die korrigierte Rechnung erneut zu.

Vielen Dank für Ihre Mühe.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Oder 3: Teilbetrag freigeben

Wenn du die Leistung teilweise anerkennst, kannst du natürlich einen angemessenen Teilbetrag freigeben.

Das geht so:

• Sprich dafür mit deiner Buchhaltung ab, wie viel du freigeben möchtest.
• Schreibe dazu deinem Dienstleister einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre darin, warum du nur einen Teilbetrag freigibst.

Beispiel:

Hallo [Name des Dienstleisters],


ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten.


Bitte lassen Sie uns zeitnah über Position [Positionsnummer] sprechen, da wir hierzu möglicherweise unterschiedliche Ansichten haben.

In der Zwischenzeit habe ich die Positionen [Positionsnummern] freigegeben und zur Bezahlung weitergeleitet.

Vielen Dank für Ihre Mühe. 

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Option 4: Freigabe mit Vorbehalt

Wenn du die Rechnung mit Vorbehalt freigibst, bedeutet das, dass du die Zahlung rechtlich erst endgültig leisten wirst, wenn ein möglicher Fehler geklärt worden ist.

Das geht so:

• Schreibe dazu deinem Dienstleister einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre dabei, warum du die Rechnung mit Vorbehalt freigibst.
• Fordere deinen Dienstleister zugleich auf, den eventuellen Fehler mit dir zu klären.

Beispiel:

Hallo [Name des Dienstleisters],

ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten.

Dein Link zu den 21 Tipps

Rechnungsprüfung – blog.vendor-management

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Der Beitrag Rechnungen zurückweisen – Tipp 20 von 21 Rechnungsprüfung erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Formelle und sachliche Rechnungsprüfung notwendig? Dein 19. von 21 Tipps dazu für die leichtere Rechnungsprüfung von deiner spezialisierten Outsourcing-Beratung eisq. Außerdem liefern wir dir ein tolles und zugleich kostenfreies Webinar obendrein. 

Formelle und sachliche Rechnungsprüfung: Vertrauensbruch, Vorsichtsmaßnahme oder schlicht Kontrollpflicht?

Ein Outsourcing-Koordinator meinte nämlich einst zu mir:

Schließlich vertraue ich meinen Partner nicht, wenn ich dessen Rechnungen auch prüfen muß.

Diese Aussage wirkt zunächst einmal durchaus nachvollziehbar. Schließlich bildet Vertrauen dabei die Grundlage jeder erfolgreichen Zusammenarbeit. Wenn man außerdem einem anderen nicht traut, wird es zugleich schwierig, mit ihm wirklich zusammenzuarbeiten.

Doch ist die ❓ formelle und sachliche Rechnungsprüfung ❓dabei wirklich ein Zeichen von Misstrauen? Wir vertreten dabei jedoch die Auffassung, dass das mitnichten der Fall ist. Im Gegenteil! Denn das Prüfen einer Rechnung gehört außerdem nämlich zu den Kontrollpflichten von Dienstleistersteuerer:innen. Die werden gerne auch Vendor Manager:innen oder eben Outsourcing-Koordinator:innen genannt. Daher hat das nichts mit Misstrauen zu tun. Wenn du es jedoch bevorzugst, betrachte es doch auch als Vorsichtsmaßnahme.

Formelle und sachliche Rechnungsprüfung

Bei der formellen und sachlichen Rechnungsprüfung ⚖️ geht es im Kern darum, die folgenden Punkte zu überprüfen sowie abzugleichen:

Stimmen die Leistungen und die Positionen überhaupt dabei überein? Wurden die Leistungen dazu korrekt erbracht?

Sind die Preise außerdem korrekt?

Wurden eventuell dafür vereinbarte Rabatte, Abzüge, sowie Boni nachdem Addieren korrekt berücksichtigt?

Wie steht es auch um die formellen Punkte? Dabei denken wir an Dinge wie Bestellnummern? Dazu zählen natürlich auch die korrekte Anschrift, sowie die Steuern, und so weiter und so fort.

Sobald du nämlich bei der formellen und sachlichen Rechnungsprüfung Unstimmigkeiten feststellst, handelt es sich aus unserer Sicht keineswegs um Misstrauen. Siehe dazu auch weiter vorne. Du trifft dabei lediglich eine Feststellung, ob die Rechnung korrekt ist oder nicht. Mehr gibt’s dazu nicht zu sagen. In letzten Fall bittest du deinen Dienstleister, neudeutsch auch Outsourcing Service Provider genannt, schlicht, deswegen die Rechnung ️ zu korrigieren.

Auch darum formelle und sachliche Rechnungsprüfung

Natürlich wäre es absolut wünschenswert, wenn Dienstleister ihre Rechnungen immer korrekt erstellen. Jedoch selbst bei den besten Dienstleistern kann es dabei zu Fehlern kommen. Daher ist es folglich wichtig, deswegen die Rechnungen regelmäßig zu prüfen.

Obwohl du bestimmt sofort weiterlesen möchtest, liefern wir dir außerdem einen wichtigen Hinweis. Es handelt sich um unser zudem kostenfreies Webinar am 29.11.2023. Gespannt? Dann schnapp dir gleich den Termin dazu.

Webinar! Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept für Fluktuation beim Dienstleister

Schließen sich Vertrauen und Kontrolle dabei aus?

Nein, das tun sie bestimmt nicht. Vertrauen und Kontrolle schließen sich dabei keineswegs gegenseitig aus. Vertrauen bedeutet, dass man dem anderen glaubt. Nämlich konkret, dass er dabei das Richtige tut. Kontrolle heißt, sich außerdem dazu zu vergewissern, dass der andere auch das Richtige tut.

Vertrauen und Kontrolle betrachten wir als zwei Seiten einer Medaille. Beides sorgt somit erst in der richtigen Kombination für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und gewährleistet damit diese.

eisq geht sogar einen Schritt weiter. Mit dem Anerkennen einer Zahlungspflicht ist zugleich auch das Abnehmen einer Leistung eng verbunden. Die Abnahme ️ gehört dabei auch zu den Kernpflichten von jedem Auftraggeber einer outgesourcten Dienstleistung.

Die Abnahme dient außerdem für noch mehr. Damit stellst du sicher, dass die Leistungen des Dienstleisters auch den vereinbarten Anforderungen entsprechen. Deshalb ist es nun dazu erforderlich, dass ein Auftraggeber die Leistungen des Dienstleisters auch sorgfältig überprüft . Und dadurch schließlich abnimmt.

Somit erachten wir die Abnahme also als wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Sie hilft dir zugleich dabei, auch Missverständnisse sowie Streitigkeiten zu vermeiden. Denn damit trägst du dazu bei, dass somit beide Parteien jeweils die vereinbarten Leistungen erhalten .

Aufgabe formelle und sachliche Rechnungsprüfung

Betrachte das Prüfen daher als Teil der ➡️, nämlich deiner Aufgabe. Oder wenn du dabei im Team arbeitest, als Teil eurer Aufgabe dazu im  Vendor Management. Es handelt sich dabei weder um Misstrauen. Noch geht es  darum, jemanden eins folglich auszuwischen. 

Zeige dazu deinem Dienstleister außerdem auch mit dem Prüfen der Rechnungen eins. Nämlich, dass die Dienstleistung für dich ️ und somit dein Unternehmen wichtig sind.

Bedenke zugleich! Das Abnehmen der externen Leistung erfolgt sinnvoller Weise auch durch den Personenkreis, der sich damit am intensivsten in deinem Haus damit beschäftigt. Nämlich geht es um dich dabei. Dir und deinen Kolleg:innen kommt somit dazu im Vendor Management die formelle und sachliche Rechnungsprüfung zu.

Behalte also die Balance zwischen Prüfen der Rechnung einerseits, sowie Kontrollieren der Leistung andrerseits. Somit erfüllst du deine eigentliche Aufgabe. Nämlich das Steuern. Dafür machst du das. 

3 Beispiele, was du erwarten kannst

Hannelore vertraut uns dazu im Managed Outsourcing die Rechnungsprüfung an. Folglich freut sich ihr Team über mehr Zeit mit Hannelore. Und die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern klappt zudem deutlich harmonischer und somit kostengünstiger. 

Für Julia konnten wir durchschnittlich 2,5 Arbeitstage pro Monat freischaufeln. Somit kommt heute Julia besser und zudem effizienter ihrer Kontrollpflicht nach. Das erreichten wir sogleich, indem wir die Abrechnungsgrundlagen dafür umstellten. Dadurch verfügt Julia heute über genauso viel Transparenz. Die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister klappt außerdem zudem zugleich reibungsloser. Folglich geht es Julia in ihrem Job besser und das zeigt sich auch im persönlichen Empfinden zur Zufriedenheit.

Volker genießt außerdem heute viel, viel mehr entspannte Arbeitstage als im Vergleich zu davor. Denn er führt heute viel weniger Diskussionen bezüglich abzurechnender Boni und Mali. Das erzielten wir, indem wir dazu sein Bonus-/Malus-System sanft angepasst haben. Folglich rauschen die darauf aufbauenden Rechnungen heute reibungsloser und somit entspannter durch seine Hände.  

Sehr abwechslungs- und lehrreicher Workshop, der neue Perspektiven für operative und strategische Aufgaben aufgezeigt hat. Wir haben viele neue Impulse bekommen.
Volker Messerschmidt, RheinEnergie

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