Stellenbeschreibung Vendor Manager:in Teil 2. Hier kommt dein Beitrag mit allerlei nützlichen Inhalten und einem praktischen Veranstaltungshinweis. Unser kostenfreies Webinar Sorgenfreies Outsourcing findet am 8.3.24 um 10:00 Uhr mit extra Frauen-Power zum Weltfrauentag statt.

Wenn du willst, steht es dir frei, einzelne Passagen aus dem folgenden Beitrag einfach für deine Zwecke zu nutzen.

Wo es einen Teil 2 gibt, muss es einen ersten ebenfalls geben? Richtig. Vor etwa einem Jahr brachten wir diesen.

Hiergelangst du dorthin.

Die Kernaufgabe aus unserer Sicht, die in jede Stellenbeschreibung Vendor Manager:in oder Dienstleistersteuerer:in sinngemäß reingehört, lautet:

Als Vendor Manager:in bist du das Gesicht unseres Unternehmens für die Mitarbeiter:innen unserer Dienstleister, Outsourcing Service Provider. Du hältst stets die Balance zwischen unseren Interessen und den Belangen unserer Partner.

Du sorgst mit deiner Arbeit dafür, dass unser Outsourcing positive Resultate erzielt. 

Ganz passend dazu legen wir dir unser kommendes Webinar mit Frauen-Power: Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept für Fluktuation beim Dienstleister ans Herz.

Außerdem haben noch 3 Glückwünsche zu unserem 15-jährigen Jubiläum den Weg zu uns gefunden.

Webinar mit Frauen-Power: Sorgenfreies Outsourcing

Genau am Weltfrauentag 2024, am Freitag, den 8.3.24, bieten wir das kostenfreie Webinar von 10:00 Uhr bis 10:45 Uhr an.

 Ergattere gleich kostenlos und unverbindlich deinen Platz.

(Es können nur maximal 30 Personen teilnehmen. Klicke daher gleich auf „Registrieren“.)

Was gehört überhaupt alles in eine Stellenbeschreibung/Job Description?

Bei der Stellenbeschreibung handelt es sich um eine wichtige Dokumentation, die sowohl dem Arbeitgeber als auch potenziellen Bewerber:innen klare Erwartungen und Anforderungen kommuniziert. In der Regel sollte eine Stellenbeschreibung die folgenden Elemente enthalten:

• Jobtitel und Position: Eine klare Bezeichnung der Position und ihre Platzierung innerhalb der Organisationsstruktur.
• Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Eine detaillierte Auflistung der Hauptaufgaben und Pflichten, die mit der Position verbunden sind.
• Qualifikationen und Fähigkeiten: Die erforderlichen Qualifikationen, Ausbildungen und Fähigkeiten, die für die erfolgreiche Ausübung der Position erforderlich sind.
• Arbeitsbedingungen: Informationen über Arbeitszeiten, Standort, Reisetätigkeiten und andere relevante Arbeitsbedingungen.
• Vergütung und Zusatzleistungen: Angaben zur Vergütung, Bonus-Strukturen, Benefits und anderen Zusatzleistungen.
• Unternehmenskultur und Werte: Eine kurze Beschreibung der Unternehmenskultur und der Werte, die für die Position relevant sind.

Eine gut formulierte Stellenbeschreibung hilft nicht nur entscheidend dabei, potenzielle Bewerber:innen anzusprechen. In unseren Augen stellt sie darüber hinaus sicher, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer klar über die Erwartungen und Anforderungen informiert sind.

Was für Aufgaben fallen typischerweise in eine Stellenbeschreibung Vendor Manager:in?

Dienstleistersteuerer:innen, Vendor Manager:innen beschäftigen sich typischerweise – natürlich in unterschiedlicher Ausprägung je nach Outsourcing-Modell – mit diesen Tätigkeiten.

Workforce Management, kurz WFM

Unter Workforce Management versteht man die effektive Planung, Steuerung und Optimierung von Personal, um die Arbeitsleistung zu maximieren. Dies umfasst die Bereiche Personalplanung, Zeiterfassung, Einsatzplanung, Arbeitszeitmanagement, Analyse Ist- vs. Planung, im Fachjargon Clearing genannt und Mitarbeiterentwicklung. Ziel ist es, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Dabei geht es darum, die Balance von Kosten, Mitarbeiterzufriedenheit und Service-Zielen zu gewährleisten. Durch die Nutzung von Workforce-Management-Systemen und -Technologien können Unternehmen ihre externen Ressourcen besser verwalten, Arbeitsabläufe optimieren, Kosten senken und die Produktivität steigern.

Quality, die Aufgabe als Qualitätsmanager

Vendor Manager:innen steuern, siehe Workforce Management, auch immer die Qualität der Dienstleistung. Als Qualitätsmanager im Vendor Management ist man verantwortlich für die Sicherstellung, dass die Dienstleistungen oder Produkte, die von externen Lieferanten/Partnern bereitgestellt werden, den Qualitätsstandards des Unternehmens entsprechen. Dazu überwacht man als Qualitätsmanager:in im Vendor Management die Güte der Leistung der Outsourcing Service Provider. Das können Kundenbefragungen, Mystery Activities, Prozessanalysen, Silent Listening, Lernerfolgskontrollen von Schulungen oder Wissenstests sein. Auch führt man regelmäßige Audits durch und entwickelt die eigenen Qualitätskontrollverfahren weiter. Hier arbeitet man eng mit den Outsourcing Service Providern zusammen, um Probleme zu identifizieren, zu lösen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. Darüber hinaus koordiniert man häufig Schulungen und Schulungsmaßnahmen für die externen Kolleg:innen, um sicherzustellen, dass diese die Anforderungen des Unternehmens verstehen und umsetzen können. Insgesamt trägt man so im Vendor Management dazu bei, die Qualität und Zuverlässigkeit der extern erbrachten Dienstleistungen oder Produkte zu gewährleisten.

Analytics – das Nutzbarmachen der Daten

Analytics im Vendor Management bezieht sich auf die Nutzung von Datenanalyse-Tools und -Techniken. 

Dabei geht es um 3 Aspekte:

1. Ganz naheliegend geht es darum, Einblicke in die Beziehung zum Dienstleister zu gewinnen. Diese Analyse ermöglicht es deinem Unternehmen, Kosten zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Qualität der Zusammenarbeit mit dem Partner zu verbessern. Beispielsweise beschäftigt man sich mit der Fluktuation, der Wirksamkeit von Schulungen, der Verlässlichkeit von Reports und so weiter und so fort.
2. Bewusst an zweiter Stelle nennen wir das Nutzbarmachen der generierten Daten! Dieser Aspekt wird leider manchmal oder viel zu häufig übersehen. Denn die generierten Daten und das gewonnene Wissen um die Kunden, Bedürfnisse und Prozesse gleicht einem Schatz.
3. Erst an dritter Stelle nennen wir das, womit sich Vendor Manager:innen ebenfalls beschäftigen. Stimmen die KPI, kurz Key Perfomance Indicators? Wurden die Werte korrekt ermittelt? Was sagen die Werte aus? An welcher Stelle gilt es entgegenzusteuern? Wo kann man die Leine lang lassen, wo kurz?

Governance – der formale Rahmen

„Governance“ im Vendor Management kann auf Deutsch als „Rahmen-Verwaltung“ oder „formale Steuerung“ übersetzt werden. Im Kontext des Vendor Managements bezieht sich Governance auf die Aktivitäten zur Steuerung und Regulierung der Beziehung und Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Hierbei werden vertragliche Aspekte und Compliance, zu Deutsch die Komplianz, berücksichtigt. Das bedeutet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Unternehmensrichtlinien und branchenspezifischer Standards durch die Outsourcing-Service-Provider. Es umfasst die Sicherstellung, dass die Vertragsbedingungen beidseitig eingehalten, rechtliche Anforderungen erfüllt, ethische Standards beachtet werden. Ein effektives Compliance-Management im Vendor Management hilft dabei, Rechtsrisiken zu minimieren und die Reputation des Unternehmens zu schützen.

Administration

In der Administration bei der Dienstleistersteuerung fallen verschiedene Aufgaben an. Dazu gehört das Freischalten und Deaktivieren von Systemaccounts für die externen Kolleg:innen., Oder denke nur an die Verwaltung von Zugriffsrechten und Berechtigungen für Dienstleister, das Aktualisieren von Richtlinien, das Nachhalten von Absprachen mit anderen Fachbereichen aus deinem Unternehmen.

Wertvolle Fähigkeiten

Verhandlungsführung ist eine Schlüsselfähigkeit in vielen Bereichen des Lebens und insbesondere im beruflichen Kontext Vendor Management. Sie erfordert die Fähigkeit, die Bedürfnisse und Interessen aller beteiligten Parteien zu erkennen und auszugleichen, um zu einer für alle Seiten akzeptablen Lösung zu gelangen. Dabei ist es wichtig, Zielkonflikte zu identifizieren und Strategien zu entwickeln, um sie zu harmonisieren. Dies erfordert Einfühlungsvermögen, Kommunikationsgeschick und Kreativität.

Die Fähigkeit, Ziele wirksam zu vereinbaren, ist entscheidend für das Daily Business eines Vendor Managers. Dies beinhaltet die klare Definition von Zielen, das Festlegen realistischer Erwartungen und das Finden gemeinsamer Schnittpunkte, um Win-Win-Situationen zu schaffen. 

Wertschätzendes Eskalieren gehört als ein wichtiger Aspekt in den Umgang mit schwierigen Situationen. Davon gibt es im Vendor Manager mehr als man denkt. Es bedeutet, Konflikte oder Probleme auf eine respektvolle und konstruktive Weise anzusprechen, ohne dabei die Beziehung zu belasten oder die Situation zu verschlimmern. Dies erfordert diplomatisches Geschick, Selbstbeherrschung und die Fähigkeit, sich in die Perspektive anderer Personen hineinzuversetzen.

Im Kontext von Nearshore-Beziehungen, bei denen Teams oder Dienstleister aus verschiedenen kulturellen Hintergründen zusammenarbeiten, ist interkulturelle Kompetenz von entscheidender Bedeutung. Dies umfasst das Verständnis kultureller Unterschiede, die Fähigkeit, sich auf unterschiedliche Kommunikations- und Arbeitsstile einzustellen, sowie die Bereitschaft, Vorurteile abzubauen und kulturelle Vielfalt als Bereicherung zu betrachten.

Insgesamt sind Verhandlungsfähigkeiten, die Fähigkeit, Zielkonflikte zu harmonisieren, das Vereinbaren von Zielen, wertschätzendes Eskalieren und interkulturelle Kompetenz wesentliche Bestandteile einer erfolgreichen Dienstleistersteuerung. Indem man diese Fähigkeiten entwickelt und geschickt einsetzt, kann man nicht nur effektive Partnerschaften aufbauen und pflegen, sondern auch dazu beitragen, positive Ergebnisse und langfristigen Erfolg zu erzielen.

Willst du eine Stellenbeschreibung Vendor Manager erstellen?

1. Ja? Plaudern wir unverbindlich via Microsoft Teams.
   Klicke einfach auf den Link, wähle dein gewünschtes Zeitfenster und erhalte Antworten auf deine Fragen. 
2. Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.
   Dann vereinbaren wir für dich einen passenden Telefon- oder persönlichen Termin.

3 Glückwünsche 15 Jahre eisq

Jürgen Wachter, Foundever, schreibt:

Lieber Bernhard und das Team von eisq,

sich 15 Jahre in einem dynamischen Markt behaupten zu können, ist schon aller Ehren wert! Aber Eure Beratungsleistungen mit Engagement, Kompetenz und Qualität stets auf hohem Niveau zu vermitteln, ist sprichwörtlich die Kirsche auf der Torte!

Herzlichen Glückwunsch zu Eurem Jubiläum und weiter so.

Viele Grüße

Jürgen Wachter

Thomas Kreutzfeld, Höcker & Partner Rechtsanwälte und Notare wünscht:

Lieber Bernhard, 

alles Gute zum Firmenjubiläum. 

Auf weitere erfolgreiche Jahre! 

Beste Grüße 

Thomas 

Rolf Leder, Qualitiks GmbH, gratuliert:

Herzlichen Glückwunsch, eisq GmbH & Co. KG! Whoop Whoop.

Der Beitrag Stellenbeschreibung Vendor Manager:in Teil 2 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Wie hängen ein Stromausfall und eine Vendor Manager Job Description zusammen?

Zuerst klingeln überraschend Handwerker bei uns. Sie wollen kurz was nachsehen. 5 Minuten später räumen wir einen Büroschrank leer, damit die zwei unerwarteten Besucher eine verdeckte Steckdose durchmessen können. Eine verschüttete Kaffee-Tasse, einen Stromausfall und fünf graue Haare später, halte ich einen unerwarteten Fund in Händen.

Vor mir liegt ein 7 DIN-A4 Seiten umfassendes Dokument mit meinen alten Notizen darauf:

• Template Vendor Manager Job Description 

Die Erinnerung kehrt zurück

Es dämmert langsam. Klar, für unseren damaligen Klienten, einen international agierenden Medizintechnik-Konzern diskutierten wir die Job Description für die damals neu zu schaffende Funktion Vendor Manager:in. Da wir Englisch als Projektsprache nutzten, ist auch das Dokument entsprechend abgefasst. Vor mir liegt der Entwurf, den wir zusammen mit einer Vertreterin aus HR (Human Resources/Personal) und unserem Ansprechpartner in einem Meeting diskutierten. Die HR-Dame gab uns damals den Ausdruck mit und ich heftete den im Projektordner ab. An das Treffen selbst habe ich keine direkte Erinnerung mehr. 

Also zücke ich mein Smartphone. Dank der Funktion ‚Text erkennen“ zaubert Google im Handumdrehen einen ziemlich korrekten Abdruck. Nur mit meinen Notizen scheint das Tool überfordert. Komm, schmökere mit mir in den alten Unterlagen.

Heute findest du im Teil 1 folgende Inhalte samt Übersetzung:

Der Intro-Abschnitt „Vendor Manager Job Description“ und meine Kommentare

„We are looking for a hard-working Vendor Manager to assist our team in making sound decisions. Responsibilities include monitoring our Outsourcing Service Providers for Support to ensure compliance with company policies, as well as attending company meetings, and informing new vendors of their responsibilities. You should also be able to cancel vendor contracts should company vendors fail to perform adequately.
To be successful as a Vendor Manager, you should be detail-oriented and adept at negotiating vendor contracts. Ultimately, an outstanding vendor manager should be able to multitask effectively as well as demonstrate exceptional analytical, problem-solving, and decision-making skills.“

Die deutsche Übersetzung dazu lautet in etwa so

Wir suchen eine/n fleißige/n Vendor Manger/in (m/w/d), der/die unser Unternehmen bei der Entscheidungsfindung unterstützt. Zu Ihren Aufgaben gehört es, unsere Outsourcing-Dienstleister für Support zu überwachen, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten, an Meetings teilzunehmen und neue Lieferanten/Service Partner über ihre Aufgaben zu informieren. Sie sollten auch in der Lage sein, Verträge mit Lieferanten zu kündigen, wenn die Lieferanten des Unternehmens keine angemessenen Leistungen erbringen.
Um als Vendor Manager:in erfolgreich zu sein, sollten Sie detailorientiert sein und geschickt bei der Aushandlung von Lieferantenverträgen vorgehen. Schließlich sollte ein/e hervorragende/r Vendor Manager:in in der Lage sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und außergewöhnliche Fähigkeiten in den Bereichen Analyse, Problemlösung und Entscheidungsfindung aufweisen.

Meine Notiz von damals dazu besteht aus zwei doppelt unterstrichenen Worten sowie einer Frage: 

Steuerungsaufgaben fehlen
strategisch vs. operativ?
Handschriftliche Notiz von Bernhard Gandolf, eisq

Schon cool, was sich so alles wiederfindet. Im Laufe der Jahre sammelten wir viele tolle Projekterlebnisse. Schau gerne bei eisq.eu vorbei und lass dich inspirieren.

Im zweiten Abschnitt Vendor Manager Job Description steht: Responsibilities

• Developing and sustaining long-standing relationships with our company-approved Outsourcing Service Providers.
• Meeting with suitable key contacts, inquire about their services, negotiate pricing, and communicate any service-related concerns.
• Implementing regular process for reviewing our outsourcing strategy.
• Establishing standards by which to assess the performance of approved vendors.
• Evaluating current vendor management programs and identifying ways to improve them.

Zu deutsch

• Aufbau und Pflege langfristiger und nachhaltiger Beziehungen zu den von unserem Unternehmen zugelassenen Outsourcing-Dienstleistern.
• Treffen mit passenden zentralen Ansprechpartner, anfragen/herausfinden der Dienstleistungen, Preisverhandlungen und das Kommunizieren/Mitteilen von Service-bezogenen Bedenken. 
• Einführen eines regelmäßigen Prozesses zur Überprüfung unsrer Outsourcing-Strategie.
• Festlegung von Standards, anhand derer die Leistung der genehmigten/bestimmten Lieferanten.
• Bewertung der derzeitigen Vendor-Management Programme und Ermittlung von Möglichkeiten zu deren Verbesserung.

Daneben malte ich nur ein großes Ausrufezeichen.

Ehrlich gesagt, weiß ich nicht mehr, was ich mir damals dachte. Aus heutiger Sicht denke ich, hier fehlt komplett der operative Teil. Forecasts erstellen, Qualitätsmanagement betreiben oder das regelmäßige Besuchen der Dienstleister-Standorte kommen im Text nicht vor.

Der dritte Abschnitt des Templates „Vendor Manager Job Description“: Requirements

• Bachelor’s degree in supply chain management, marketing, business administration, or a related field.
• Proven experience working as a vendor manager.
• Valid driver’s license.
• Proficient in all Microsoft Office applications.
• The ability to travel for work.
• The ability to multitask effectively.
• Strong negotiation, management, and decision-making skills.
• Excellent analytical, problem-solving, and organizational skills.
• Effective written and verbal communication skills.

Den Abschnitt übersetze ich so: Anforderungen

• Bachelor-Abschluss in Supply Chain Management, Marketing, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Arbeit als Vendor Manager:in.
• Gültiger Führerschein.
• Beherrschung aller Microsoft Office-Anwendungen.
• Reisebereitschaft.
• Fähigkeit zum effektiven Multitasking.
• Starke Verhandlungs-, Management- und Entscheidungsfähigkeiten
• Ausgezeichnete analytische, problemlösende und organisatorische Fähigkeiten.
• Effektive schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.

Darunter begann ich eine eierlegende Wollmilchsau zu scribbeln.

Elemente zur Auswahl aus dem Text-Fundus 

Dann folgen offenbar ein Teil zur Auswahl von Aufgaben/Verantwortlichkeiten sowie weitere Passagen aus dem Text-Fundus des Medizintechnik-Konzerns. Aus heutiger Lesart: Ich vermute, die Elemente helfen, um aus dem Template eine Stellenbeschreibung zu machen. Die Teile, wie das Unternehmen sich selbst beschreibt und was die Stelle ausmacht, lasse ich weg. 

Interessanter finde ich die Liste von Aufgaben/Verantwortlichkeiten, welche man mit einem Haken auswählen kann. Die gesamte Liste umfasst 2 Seiten DIN-A4. Für dich kopiere ich einige subjektiv ausgewählte Punkte heraus. 

• Hire, develop and lead team.
• Responsible for driving the top and bottom line of the P&L.
• Analyze business and financial results to support the sales organization.
• Set goals and strategic direction for the department, ensuring alignment with broader business goals and vision.
• Review and approve vendor invoices if billing is appropriate based on terms of the contract.

Übersetzt bedeutet das ungefähr:

• Einstellung, Entwicklung und Führung eines Teams. – In deutschen Organisationen schreibt man eher kurz „Personalverantwortung“, denke ich spontan.
• Verantwortlich für die Verbesserung der Gewinn- und Verlustrechnung. – Sprich Ergebnisverantwortung.
• Analysieren von Geschäfts- und Finanzergebnissen zur Unterstützung der Vertriebsorganisation.
• Festlegung von Zielen und strategischer Ausrichtung für die Abteilung und Sicherstellung der Übereinstimmung mit den übergeordneten Unternehmenszielen und -visionen.
• Überprüfung und Genehmigung von Lieferantenrechnungen, ob die Rechnungen den Vertragsbedingungen entsprechen.

Fragst du dich gerade, was für Themen und Aufgaben in einer Stellenbeschreibung für Vendor Manager:innen stehen?

Ja, dann habe ich 3 gute Nachrichten für dich.

1. Wir planen definitiv einen Folgebeitrag. Ich bin neugierig, welche Hinweise ich im alten Projektordner darauf finde, was aus dem Template wurde. Ende 2025 steht der Ordner vertragsgemäß zur Vernichtung an.
2. Viele Inhalte, die zu den Aufgaben von dir als Vendor Manager:in gehören, findest du im mittlerweile legendär gewordenen Kult-Quiz.Schau in der Kategorie „Quiz“ vorbei und quiz dich durch die Fragen!
3. Oder du holst die direkt Inspiration. Lies gleich weiter und lass uns quatschen.

Willst du eine Vendor Manager Job Description für dein Unternehmen erstellen?

1. Ja? Plaudern wir unverbindlich via Microsoft Teams.
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Der Beitrag Vendor Manager Job Description ausgegraben Teil 1 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.