Rechnungen von Dienstleistern leichter prüfen mit eisq.  Tipp 15 Routine

Julia, 112.000 € und ihr Lieblingswitz. 

Nächste Woche, wenn ein neuer Monat anfängt, wirst du Julia nicht erreichen. Das liegt allerdings weder daran, dass die Urlaubszeit anbricht, geschweige denn hat es etwas mit neuen Kampagnen zum Monatsstart zu tun. Als Managerin Patient Services steuert sie den externen Field Service eines Pharma-Unternehmens in Deutschland.  

Julia steht in der ersten Woche eines Monats externen Ansprechpartner:innen einfach nicht zur Verfügung. In dieser Zeit quillt ihr Schreibtisch nämlich über. Da türmen sich die Abrechnungen, Kilometer-Nachweise, Besuchsprotokolle, und Reports. Daneben liegen Listen mit Gerätenummern ausgegebener und zurückgenommener Devices, von Schulungs-Materialanforderungen sowie von außerplanmäßigen Besuchs-Anforderungen.

Julia prüft die Monatsabrechnung! Fast 112.000,00 € 2022

Julias Vorgesetzte stellte vor längerer Zeit einmal die Frage, ob die ganze Arbeit wirklich sein müsse. Ob nicht auch Stichproben reichten. Obwohl die Idee unserer Heldin gut gefiel, sollte die Managerin davor eine Excel erstellen, wie hoch die Rechnungskorrekturen pro Jahr zugunsten des Pharma-Unternehmens auf Basis von Julias Arbeit ausfallen.

Was soll ich dir sagen, für das Jahr 2022 nennt die Excel die stolze Summe von fast 112.000,00 €. Bei so einem Betrag stellt niemand in Frage, ob sich die Arbeit lohne.

Ihr größter Feind bei der Rechnungsprüfung – die Routine

„Eigentlich macht es mir Spaß, Fehler aufzuspüren. Wenn ich allerdings zum dritten Mal in Folge bei einer bestimmten Person im Außendienst die gleichen Dinge sehe, wird es langweilig.“ 
Julia, Manager Patient Services

Mit der Zeit entwickelte Julia ihre eigene Routine, wozu das Blocken der ersten Woche eines Monats gehört. So gehen ihr die Dinge leichter und schneller von der Hand. Allerdings fühlt sich sich dadurch vielleicht in eine Komfortzone eingesperrt.

Bedenke: Indem wir immer wieder dieselben Aufgaben auf dieselbe Weise erledigen, entsteht ein Mangel an Kreativität und Innovation. Wir verpassen möglicherweise neue Möglichkeiten und Erfahrungen, weil wir uns zu sehr an das Bekannte klammern. Routine kann auch zu Monotonie und Langeweile führen, was sich wiederum negativ auf unsere Motivation und unser Engagement auswirkt. Zudem kann sie uns unflexibel machen, da wir uns schwer an Veränderungen anpassen können. Wir sind weniger bereit, neue Herausforderungen anzunehmen und uns außerhalb unserer Komfortzone zu bewegen. Daher ist es wichtig, einen gesunden Ausgleich zwischen Routine und Abwechslung zu finden, um das Potenzial für persönliches Wachstum und neue Erfahrungen nicht zu vernachlässigen.

15. Tipp: Schütze dich vor Routine; Rechnungen leichter prüfen – Wie geht das?

Neuer Monat, neues Rechnungsbuch. Vendor Manager:innen, wie Dienstleistersteuerer:innen neudeutsch firmieren, wissen, was das heißt. 

Es gehört zu den Aufgaben, die eingehenden Rechnungen gewissenhaft zu prüfen. Dank der Routine geht das von Monat zu Monat leichter und schneller von der Hand.

Dabei lauert eine große Gefahr in Form der Nachteile des Routine-Effekts.

Per se bietet Routine eine Menge Vorteile…

Menschen werden in dem, was sie tun/arbeiten/erledigen immer besser. Der Grad der Ausprägung verhilft uns, erfolgreicher zu sein. Sprich, routinierte Menschen erledigen Dinge schneller und meist und cleverer. Das spart Zeit und lässt sich unter Lernkurve subsumieren.

… und kostet zeitgleich.

Routine führt umgangssprachlich zu Betriebsblindheit. Damit meint der Volksmund eine Arbeitsweise ohne Selbstkritik, ohne Blick für eigene Fehler oder Mängel. Psychologen sprechen in dem Zusammenhang vereinfacht heruntergebrochen davon, dass ‚Arbeiten ohne bewusstes Nachdenken‘ erledigt werden können.

Das birgt die oben genannten Vor- sowie einige Nachteile.

Fußballer nennen dies Automatismen. Piloten trainieren solange, bis sie ohne nachzudenken ein Flugzeug steuern. Die Nachteile liegen auf der Hand:

1. Routinearbeiten gelten als Demotivator oder Motivationsbremse.
2. Wer sich nicht mehr fragt, ob er richtig handelt, läuft Gefahr, den gleichen Fehler immer wieder zu begehen.
3. Der Pilot, der routiniert in schneller Abfolge das Flugzeug bedient, begeht möglicherweise in Krisensituationen tödliche Fehler.

Um sich als Outsourcing-Koordinator:in vor Betriebsblindheit, also der Kehrseite des Routine-Effekts zu schützen, helfen diese drei Dinge:

• Wechsel dich mit Kolleg:innen ab. Es hilft ungemein, wenn eine andere Person die Aufgabe Rechnungen prüfen für einen Monat übernimmt und kritisch rückfragt.
• Durchbreche bewusst deine Routine-Prüfprozesse. So wie Piloten in regelmäßigen Abständen ihre Lizenz mit Simulationen und sich verändernden Bedingungen erneuern, kannst auch du dich wappnen. Oft genügt es, eine Komponente anders zu gestalten und schon denkt das Gehirn wieder aktiver mit und es macht dir mehr Spaß! Nutze beispielsweise ein neues Tabellenblatt, baue eine Formel neu, vergleiche andere Zahlen…

Oder:

• Profitiere von einem neutralen unvoreingenommenen Expertenblick von außen.

Rechnung leichter prüfen – profitiere von unserem Expertenblick von außen

Deine eisq-Berater:innen liefern dir kostenfrei zusätzliche Empfehlungen.

Managed Outsourcing von eisq – Rechnungen leichter prüfen inklusive

Hast du das gewusst?

• Die Rechnungsprüfung durch eisq bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Wir als marktführende Experten arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr. Uns offenbaren sich oft unberücksichtigte Aspekte.
• Du entlastest dich und sparst Zeit, Geld und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen und geben auf Wunsch auch Empfehlungen.

Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgenden Vorteil. Nicht nur, werden wie erwähnt auch unbeachtete Positionen aufgedeckt. Sondern es bietet dir auch die Möglichkeit, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten.

Ist doch besser als reaktiv, richtig?

Ab einem Rechnungsvolumen von 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, eine rein erfolgsbasierte Option zu wählen!

Nutze das Fachwissen von eisq. Vermeide überhöhte Kosten und erleichtere dir die Arbeit.

Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse im Outsourcing. Du kannst effektiver und ressourcenschonender deine Dienstleister steuern.

Erhalten wir die Möglichkeit, dein Anliegen persönlich zu besprechen?

Kontaktiere uns direkt und kostenlos über Microsoft Teams oder rufe uns an unter +49 541 580543-0.

Rechnungen leichter prüfen – unsere Tipps zur Rechnungsprüfung

Für alle hilfreichen Tipps zur Rechnungsprüfung besuche gerne unsere Webseite. Hast du bisherige Tipps zur Rechnungsprüfung verpasst?

Finde auch hier im Blog alle weiteren Tipps zur effektiven Rechnungsprüfung.

Insgesamt umfasst unsere Serie zum Thema Rechnungsprüfung 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Die Tipps wurden zwischen 2020 und 2021 zunächst auf eisq.eu veröffentlicht und kurz darauf in unserem Blog.

Darüber hinaus harren noch 6 Stück der Aktualisierung.

Julias Lieblingswitz

Nun, bevor du gleich ein Lächeln in deinem Gesicht findest, erinnere dich daran, dass Julia bei einem Pharma-Unternehmen arbeitet.

Frage: Warum soll ich zu Risiken und Nebenwirkungen bei Medikamenten eigentlich meinen Arzt oder Apotheker fragen?
Antwort: Naja, um Gewissheit zu haben.
Und warum wissen die Hersteller darüber nix?

 

Der Beitrag 21 Tipps Rechnungen leichter prüfen: Tipp 15 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnung und Vertrag – 14. Tipp: Ist das überhaupt vertragskonform?

Bei dir als Dienstleistersteuerer:in, Outsourcing Koordinator:in oder neudeutsch Vendor Manager:in umfangreicher ausgelagerter Services landen oft bildlich gesprochen ganze Bücher voll mit Nachweisen zu Rechnungen auf dem Tisch. Manchmal trägst du auch einen Titel als Outsourcing Manager:in. 

Der Titel ändert nichts an deinen Aufgaben.

So sieht eine typische Beschreibung deiner Aufgaben auf LinkedIn aus:

• Regelmäßiges Überprüfen und Verbessern der Leistungserbringung unserer Dienstleister, um sicherzustellen, dass die Abnahme und Leistungsabrechnung vertragskonform erfolgen.
• Ansprechpartner für alle steuerungsrelevanten Anliegen im operativen Tagesgeschäft.
• Identifizieren und Priorisieren der Umsetzung von Optimierungspotenzialen unserer Dienstleister und sicherstellen der Erreichung unserer Serviceziele
• Sicherstellung der Einhaltung unserer Key Performance Indicators (KPIs) und ihrer Transparenz über alle Dienstleister-Standorte hinweg.
• Verantwortlich für Informationen im Zusammenhang mit dem Service sowie Sicherstellung von Standards für Berichtswesen, Ablage und Reports.
• Bewertung der Kosten und Preisgestaltung der Customer Contact Center unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte und Rentabilität.
• Regelung vertraglicher Themen in Zusammenarbeit mit unserer Beschaffung

Unser 14. Tipp für dich!

Die Sache mit dem Umfang von Rechnung und Vertrag

Zig Seiten dokumentieren Leistungen und Positionen, die deine Dienstleister für euch erbringen. Wer sich daran wagt, das gewissenhaft zu prüfen, vergisst leicht einen wichtigen Aspekt.
Denn der Wust an Informationen lenkt den Blick weg von der entscheidenden Frage. Ist das vertragskonform?

Gehen wir einen Schritt zurück.

Warum fallen Rechnungen oft so umfangreich aus?

Die Gründe für das Hinzufügen von Anhängen liegen neben der Transparenz  oft in den spezifischen Anforderungen des Rechnungsempfängers – sprich deiner Firma – und/oder den gesetzlichen Vorschriften im Rechnungswesen ab. Hier listen wir für dich 4 Beispiele auf.

1. Belege und Nachweise zur Transparenz: Anhänge können Belege oder Nachweise enthalten, die die in der Rechnung aufgeführten Leistungen oder Ausgaben unterstützen. Dazu können zum Beispiel Quittungen, Lieferscheine, Arbeitsberichte oder Verträge gehören. Durch das Bereitstellen dieser zusätzlichen Informationen verbessern die Autoren die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Rechnung
2. Steuerliche Anforderungen: In einigen Ländern gibt es spezifische steuerliche Vorschriften, die bestimmte Informationen oder Dokumente als Anhang zur Rechnung verlangen. Besonders knifflig wird dies im Nearhsore, wenn dein Dienstleister außerhalb der EU sitzt. Dies geht dann sofort über Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers oder die innergemeinschaftlichen Einhaltung bestimmter Dokumentationspflichten hinaus. Leistungsdatum, Abgrenzungs-Bestimmungen, Nachweise von Abgaben auf Teilleistungen, etc. müssen korrespondieren. 
3. Vertragsbedingungen: Wenn in einem Vertrag bestimmte Bedingungen oder Vereinbarungen festgelegt sind, die nicht direkt in der Rechnung selbst erfasst werden können, werden diese häufig als Anhang zur Rechnung beigefügt. Der Klassiker: Einhaltung des/der Service Level Agreements im Monatsverlauf, Zeitpunkte, wann Bestimmungen aufgehoben oder ausgesetzt werden.
   
4. Regelungen des Rechnungswesens: Je nach nationalen Rechnungslegungsstandards oder branchenspezifischen Vorschriften können bestimmte Informationen als Anhang zur Rechnung erforderlich sein. Dies kann beispielsweise die Offenlegung von Rückstellungen, Abschlüssen oder spezifischen Anforderungen zur Bilanzierung betreffen. Oder aber auch Dokumentationspflichten zu Lieferketten, Chargen-Nummern, etc. zwecks Rückverfolgbarkeit.

Aus dem Blick verloren – vertragliche Bestimmungen und Rechnung

Von außen sieht man mehr. In unseren Checks für Klienten merken wir das. Oftmals vergessen die Menschen auf beiden Seiten – sprich bei  Auftragnehmer und Auftraggeber – die vertraglichen Bestimmungen. Das passiert und gehört dazu.

4 Beispiele

• Vertragliche Termine für Reports, Rechnungen, Leistungsnachweisen weichen dem Tagesgeschäft. Das führt mitunter zu aufwändigen, teuren und vor allem sehr schwer zu durchschauenden Korrektur-, Abschlags-, Storno- und Schlussrechnungen.
  Problem! Buchhalterisches Chaos und Stress pur. 
• Leistungen, die im Vertrag anders definiert wurden, rechnen die Parteien faktisch fehlerhaft ab.
  Das führt auch zu falschen Marktdaten, mit denen der Auftraggeber arbeitet.
  Praxisfall: Ein Klient vergütete seinem Dienstleister jahrelang Termine im Außendienst und sogenannte Betreuungsanrufe. Laut Vertrag umfasst ein Termin mindestens einen Betreuungsanruf, um den Termin zu vereinbaren. Dieser Anruf ist mit dem Termin abgegolten. Da die Betreuungsanrufe jedoch alle auf der Rechnung auftauchten, glaubte die Bereichsleitung: ‚Der Außendienst des Dienstleisters würde sich viel intensiver um das Gebiet kümmern, als es der eigene Außendienst im anderen Gebiet tut.‘ 
  Problem! Zuviel bezahlt und falsche Daten intern verwendet. 
• Kosten erfahren falsche Zuordnungen.
  Das mag im operativen Tagesgeschäft nicht stören, bewirkt jedoch eine Fehlsteuerung auf Metaebene. Laut Vertrag sollte ein Dienstleister die Kosten je Produktlinie zuordnen. In der Praxis übernahm der Outsourcing Service Provider einfach stets die gleiche Vorlage. Beim Auftraggeber war man drauf und dran, eine scheinbar teurere Produktlinie aus dem Verkehr zu ziehen. Dabei ordnete der Dienstleister nur die Kosten falsch zu.
  Problem! Falsche Zuordnung führt zu falschen Schlussfolgerungen. 
• Auftraggeber bezahlen Leistungen mehrfach.
  Beide Parteien haben nicht mehr auf dem Schirm, wie lange oder welcher Umfang laut Vertrag bereits abgegolten ist. Ein IT-Dienstleister rechnete – ohne Absicht – jedes Jahr Lizenzgebühren je User:in ab. Der Vendor Manager vergaß ebenso, dass laut Vertrag nur Lizenzgebühren je Device anfallen. In dem Fall war das ärgerlich, dass weitaus weniger Devices als Mitarbeiter:innen im Einsatz waren. Der Unterschied betrug Faktor 4,3. Der fiel jedoch nicht auf, weil der Betrag Monat für Monat moderat stieg – nämlich mit jedem Wechsel einer Mitarbeiter:in.
  Problem! Kleine Ursache – große Wirkung

Nutze diese diese 3 erprobten Kniffe – Rechnung Vertrag

Mit diesen 3 Kniffen erleichtert du dir das Prüfen.

1. Wechsel dich beim Prüfen mit Kolleg:innen ab. Wer unbedarft an die Sache herangeht, entdeckt oft leichter Abweichungen.
   Kannst du nicht, weil du niemanden hast?
   Gute Nachricht: Wir helfen dir. Vereinbare gleich einen Termin für ein knackiges 20-minütiges Meeting via Microsoft Teams.
   Klicke einfach auf den Link, wähle dein gewünschtes Zeitfenster und los geht’s. Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.
   Dann vereinbaren wir für dich einen passenden Telefon- oder persönlichen Termin. 
2. Konsultiere lieber einmal öfter als nötig den Vertrag und gleiche die Positionen ab. Ja, ja, ist schon klar. Banaler Rat. Ich kenne das. Im Kopf meint man, alles beisammen zu haben. Doch die Dinge im Kopf entwickeln sich weiter und entfalten ein Eigenleben. Nachschlagen hilft.
3. Stellst du fest, dass Vertrag und Leistung nicht mehr zusammenpassen?
   Kein Ding. Das ist normal. Schließlich verändern wir uns alle jeden Tag.
   Aktualisiere den Vertrag! Schließlich regelt ein Vertrag die Zusammenarbeit und bildet die Grundlage. Dass du jetzt nicht „Hurra“ schreist, ist klar. So einen Vertrag aktualisieren kostet Zeit und Mühe. 
   Zum Glück stehen wir an deiner Seite.

Rechnung und Vertrag – profitiere von unserem Expertenblick von außen

Deine eisq-Berater:innen liefer dir kostenfrei zusätzliche Empfehlungen, worauf du bei der nächsten Vertragsgestaltung achtest. So wird deine Arbeit leichter.

Managed Outsourcing von eisq – Prüfen von Rechnung Vertrag inklusive

Hast du das gewusst?

• Die Rechnungsprüfung durch eisq bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Wir als marktführende Experten arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr. Uns offenbaren sich oft unberücksichtigte Aspekte.
• Du entlastest dich und sparst Zeit, Geld und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen und geben auf Wunsch auch Empfehlungen.

Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgenden Vorteil. Nicht nur, werden wie erwähnt auch unbeachtete Positionen aufgedeckt. Sondern es bietet dir auch die Möglichkeit, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten.

Ist doch besser als reaktiv, richtig?

Ab einem Rechnungsvolumen von 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, eine rein erfolgsbasierte Option zu wählen!

Nutze das Fachwissen von eisq. Vermeide überhöhte Kosten und erleichtere dir die Arbeit.

Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse im Outsourcing. Du kannst effektiver und ressourcenschonender deine Dienstleister steuern.

Erhalten wir die Möglichkeit, dein Anliegen persönlich zu besprechen?

Kontaktiere uns direkt und kostenlos über Microsoft Teams oder rufe uns an unter +49 541 580543-0..

Über unsere Tipps zur Rechnungsprüfung

Für alle hilfreichen Tipps zur Rechnungsprüfung besuche gerne unsere Webseite. Hast du bisherige Tipps zur Rechnungsprüfung verpasst?

Finde auch hier im Blog alle weiteren Tipps zur effektiven Rechnungsprüfung.

Insgesamt umfasst unsere Serie zum Thema Rechnungsprüfung 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Die Tipps wurden zwischen 2020 und 2021 zunächst auf eisq.eu veröffentlicht und kurz darauf in unserem Blog.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 14 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnungsprüfung bei personalintensiven fremdvergebenen Dienstleistungen erstreckt sich in der Regel auch auf Schulungskosten. Ein solcher Posten findet sich nach unserer Erfahrung über kurz oder lang immer bei unseren Auftraggebern. Dienstleistersteuerer:innen geben meist monatlich die Rechnungen frei. In den Nebenkosten tauchen dann die Schulungen auf.

Doch geht da immer alles mit rechten Dingen zu? Sage und schreibe 43 % betrug bei einem Auftraggeber der Anteil unberechtigter Schulungskosten. Das muss keine böse Absicht sein. Eventuell liegt auch nur ein Missverständnis oder Fehler vor. Unschön ist es trotzdem, finde ich.

Kann dir als Vendor Manager:in, die/der sich um die Dienstleister kümmert nicht widerfahren? Glückwunsch. 

Falls du dich gegebenenfalls absichern möchtest, nutze 4-6 Minuten, um diesen nützlichen Tipp zur Prüfung von Rechnungen dir schnell anzueignen.

Kollege Marcus recherchierte für dich und liefert eine Story zur Herkunft einer Redewendung. Als Leser:in kennst du bestimmt schon sein Faible für diese Themen.

Werbeeinblendung

Hier erscheint jetzt eine Werbeeinblendung – gemäß dem Motto „Klappern gehört zum Handwerk“. Wenn du die Werbung überspringen möchtest, klicke  einfach hier.

Achja, das Sprichwort erklären wir auch. Hier schon mal ein kleiner Hinweis in Form eines Bildes.

Sichere dir den Zugang zu unserem zweiten kostenlosen Webinar „Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept fürFluktuation beim Dienstleister“.

Gleich Platz sichern!

Dank unserem geheimen Rezept im Vendor Management profitieren unsere Klienten übrigens direkt von den folgenden drei Mehrwerten:

• Customer Experience: +6% ⇒ Bessere Kundenerlebnisse liefern bessere Bindung.
• Fluktuations-Rate im Onboarding: –16% ⇒ Das reduziert deinen Schulungsaufwand und verbessert dank besser routinierter Kolleg:innen deinen Service. Weniger Personalmangel.
• Engagement Rate:+286% ⇒ So verkaufst du mehr.

Ende der Werbeeinblendung

Dein 13. Rechnungsprüfung Tipp: Wie transparent weist dein Dienstleister Schulungsleistungen aus?

Und, hast du die Werbung übersprungen oder nicht? 

In praktisch allen personalintensiven Aufgabenfeldern entsteht wiederkehrend Schulungsbedarf. Prozesse erfahren Änderungen. Neue Arbeitsregelungen, Sicherheitsbestimmungen oder Datenschutzvorkehrungen erfordern neues Wissen. Folglich finden Outsourcing-Koordinator:innen, wie Dienstleistersteuerer:innen auch firmieren, auf Rechnungen Positionen zu Schulungen.

Tückisch erweist sich der Umstand, dass entsprechende Qualifizierungen – Ausnahmen bestätigen die Regel – außerhalb der gewohnten Systeme stattfinden. Wo im Call Center penibel jeder Anruf nachvollziehbar ist, wo in der Logistik jeder Handgriff getrackt wird, wo im Außendienst jeder Kilometer auftaucht, fehlt plötzlich die Transparenz.

Typische Konfliktlinien zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bezüglich Leistungen für Schulungen auf Rechnungen lauten:

1. Welche Schulungen beruhen auf der Einflusssphäre des Auftraggebers? Gehören betriebliche Inhalte des Dienstleisters, wie der Umgang mit einer neuen Office-Version, einem neuen Work Force Management-Tool, oder ähnliches auf die Rechnung?
   Spannende Frage, nicht wahr?
2. Wer trägt wofür die Kosten?
   Um es mal ganz platt auszudrücken.
   
3. Wer veranlasst Schulungen? Ergo, wer bestellt, zahlt.
4. Wie weist der Partner die dafür angesetzte Zeit nach?
5. Wie gehen beide Parteien damit um, wenn ein Teil der zu schulenden Personen einen Teil der Zeit gar nicht (geistig) anwesend ist?
   Passiert immer wieder.

5 Ratschläge für deine Rechnungsprüfung

Damit Vendor Manager:innen leichter Schulungsleistungen auf Rechnungen prüfen, lese diese 5 bewährten Ratschläge.

1. Vereinbare Schulungsnachweise. Vortragende und zu Schulende bestätigen jeweils mit ihrer Unterschrift die Teilnahme. Fallweise helfen natürlich auch Zeitstempel in e-Learning-Tools. Kritischer ist es schon mit einer Zoom-Schulung mitausgeschalteter Kamera.
2. Stimme ab, wer in deinem Unternehmen befugt ist, Aufträge für kostenpflichtige Schulungen zu erteilen. Halte jeden Auftrag schriftlich fest. Das mag nach Formalismus und Bürokratie klingen, senkt jedoch auf wunderbare Weise sehr oft die Kosten.
3. Kläre jeweils, welche Inhalte/Anteile die Einflusssphäre des Auftraggebers betreffen.
   Einer unserer Klienten erhielt monatlich Rechnungen über sogenannte „Refresher-Schulungen“. Neben berechtigten Kosten für Wissensauffrischungen im Bereich der Produkte verrechnete der Dienstleister auch Aufwände für Pausenregelungen, Urlaubszeitbestimmungen und allgemeine Personalgespräche. Der Anteil der unberechtigten Kosten betrug 43%!
4. Halte einvernehmliche Verschiebungen, die schier unvermeidlich auftreten, in einer separaten Datei fest. So verhinderst du, dass du mehrfach ein und dieselbe Sache bezahlst. So vermeidest du ein Ping-Pong bei den Kosten.
5. Nutze, wenn bei dir die Zeit knapp wird, die Profis von eisq .

Lass die Rechnungsprüfung im Managed Outsourcing von eisq durchführen

Informiere dich jetzt über den praktischen Service von eisq zum Festpreis:

• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Wir als marktführende Experten von eisq arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr und offenbart auch unberücksichtigte Kosten.
• Du entlastest dich und spart Zeit und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen und geben auf Wunsch auch Handlungsweisungen.

Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgenden Vorteil. Nicht nur, werden wie erwähnt auch unbeachtete Positionen aufgedeckt. Sondern es bietet dir auch die Möglichkeit, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten, anstatt reaktiv zu handeln.

Ab einem Rechnungsvolumen von 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, eine rein erfolgsbasierte Option zu wählen!

Nutze das Fachwissen von eisq. Vermeide überhöhte Kosten und erleichtere dir die Arbeit.

Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse beim Outsourcing. Du kannst effektiver und ressourcenschonender deine Dienstleister steuern.

Erhalten wir die Möglichkeit, dein Anliegen persönlich zu besprechen?

Kontaktiere uns direkt und kostenlos über Microsoft Teams oder rufe uns an unter +49 541 580543-0..

Über unsere Tipps zur Rechnungsprüfung

Für alle hilfreichen Tipps zur Rechnungsprüfung besuche gerne unsere Webseite. Hast du bisherige Tipps zur Rechnungsprüfung verpasst?

Finde auch hier im Blog alle weiteren Tipps zur effektiven Rechnungsprüfung.

Insgesamt umfasst unsere Serie zum Thema Rechnungsprüfung 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Die Tipps wurden zwischen 2020 und 2021 zunächst auf eisq.eu veröffentlicht und kurz darauf in unserem Blog.

Woher kommt die Redewendung „Klappern gehört zum Handwerk“?

Die meisten stellen sich vor, dass die Wanderhandwerker ihre Ankunft im Dorf mit einer Art Rassel ankündigten, was sie auch taten. Doch die Redensart ist noch älter, so findet sich der Spruch schon im 18. Jahrhundert im „Lettischen Wörter- und Namen-Lexikon“, meint dort aber das Klappern von Webstühlen, Mühlen und anderen Gerätschaften.

Antenne Unna weißt dazu etwa genauer Folgendes:

Schöne Körbe, tolle Teppiche, das beste Mehl: Wer als Handwerker im Mittelalter seine Waren loswerden wollte, musste auf sich aufmerksam machen. Je lauter desto besser – und das Klappern des Webstuhls, des Mühlrads oder auch der Hammer beim Schmied war laut: Die Geräusche zeigten den Menschen, dass hier hart gearbeitet wurde und lockte sie dorthin. „Klappern gehört zum Handwerk“ ist also nichts anders als Werbung. Daran hat sich auch bis heute wenig geändert. Wer seine Sachen loswerden will, der muss sie auch bewerben bzw. schmackhaft machen.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 13 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Rechnungsprüfung: Dein 12. Tipp – Schaue genau hin und zeige Präsenz

„Wo gehobelt wird, da fallen Späne“, weiß der Volksmund. Fehler passieren. Vendor Manager:innen und Sevice Partner Koordinator:innenen, die Rechnungen auf Richtigkeit prüfen, schauen daher am besten ganz genau hin.

Denn schaust du nicht genau hin, brauchst dich auch nicht zu wundern, wenn es dein externer Outsourcing Service Provider nicht so genau nimmt. Dabei hilft es dir, regelmäßig Präsenz zu zeigen. Im Zeitalter von Homeoffice, Teams, Zoom und Co. bedeutet das, digitale Präsenz zu seigen.

Um deine externen Kolleg:innen zu erreichen, brauchst du neue Wege. Besuchst du den Standort deines Dienstleisters, wirst du feststellen, viele Arbeitsplätze stehen leer.  Viel mehr spielt sich im digitalen Spektrum ab, speziell seit der Pandemie hat sich die Anzahl der Menschen im Homeoffice in Deutschland und im Nearshore verfielfacht.

Sichere dir deswegen den Zugang zu unserem ersten kostenlosen Webinar „Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept für reduzierte Fluktuation beim Dienstleister“.

Über das Webinar

In nur 30 Minuten lernst du unser Geheimrezept kennen und erfährst, wie du externe Kolleg:innen…

• für dich und deine Ziele begeisterst
• der Arbeit eine Bedeutung verleihst
• zu motivierten Markenbotschafter:innen machst

Digital Präsenz zeigen

• Customer Experience: +6%
• Fluktuation-Rate im Onboarding: –16%
• Engagement Rate: +286%

Stefan K., Call Center Agent für einen großen Mobilfunkanbieter, fasst zusammen:

Das verleiht meiner Arbeit eine Bedeutung. Danke dafür!

Das erwartet dich

12. Tipp: Zieht dein Dienstleister Fehler korrekt ab?

Aus unserer Erfahrung in über 14 Jahren Unternehmensberatung zeigt sich: Strafzahlungen, Korrekturposten, Abzüge und ähnliche Positionen finden sich zu häufig nicht oder unvollständig auf den Fakturen.

Wer als Outsourcing Manager:in oder Dienstleistersteuerer:in zunächst Fehler anmahnt, verfügt über mehrere Handlungsoptionen.

Du…

• forderst eine Rechnungskorrektur.
• vergütest nur einen Teilbetrag.
• lässt es durchgehen und drückst beide Augen zu.
• vereinbarst mit dem Dienstleister, dass bei einer Folgerechnung entsprechende Abzüge erfolgen.

Oft erweist sich die vierte Variante auf den ersten Blick als partnerschaftlicher im Umgang. Damit das auch partnerschaftlich funktioniert, helfen dir vier Maßnahmen.

‼️ Die hier genannten Tipps beruhen auf einer Grundlage. Du als Dienstleistersteuerer:in, Vendor Manager:in zeigst regelmäßig Präsenz.

Ein Fallbeispiel in puncto Rechnungsprüfung

Unser Klient erhielt eine Rechnung mit 160 Schulungsstunden. Der Outsourcing-Koordinator merkte an, dass 85 dieser Schulungsstunden noch gar nicht stattgefunden hätten. Das für den Monatsletzten geplante Training und die damit verbundenen Kosten verschoben beide Parteien einvernehmlich kurzfristig auf den Folgemonat. Der Outsourcing Koordinator und sein Projektansprechpartner auf der anderen Seite einigten sich pragmatisch. Die Rechnung war schon geschrieben. Die blieb bestehen. Die Schulungen würden einfach im Folgemonat erfolgen.

Erstens kommt es anders

Du ahnst es: Aus operativen Gründen fanden die Qualifikationsmaßnahmen nicht mehr statt. Der Projektansprechpartner genoss seinen Urlaub. Die 85 Schulungsstunden zog der Dienstleister auf der Folgerechnung nicht ab. Darauf angesprochen, meinte der Vorgesetzte des Projektansprechpartners des Dienstleisters, dass die Schulungsstunden im ersten Monat ihre Richtigkeit hätten. Er verfüge über keine anderen Daten.

Zweitens als man denkt – direkt die Lösung parat dank eisq

Unser Klient profitierte an der Stelle von seinem Wissen aus der Zusammenarbeit mit eisq:

1. Weil der Outsourcing-Koordinator zu allen Absprachen immer kurze schriftliche Notizen selbst verfasst und versendet, war er im Vorteil. Er zog seine E-Mail-Bestätigung zum Verschieben der Kosten und der Schulung in den Folgemonat hervor.
2. Indem der Outsourcing-Koordinator eine fortlaufende Excel-Datei mit Zahlungen, Abzügen, Budgetverschiebungen und Co. pflegte, verfügte er über die notwendige Transparenz.
3. Da er ruhig und sachlich agierte, nahm der dem Vorgesetzen die emotionale Schärfe und somit den Wind aus den Segeln.
4. Der Dienstleistersteuerer drehte den Spieß erfolgreich um. Indem er die Partnerschaft betonte, ersetzte er das Gefühl „Hier nimmt uns der Auftraggeber etwas weg“ durch „Der geht fair mit uns um.“

⇒ Mahne die Fehler an. Abzüge korrekt nachhalten, stellt eine hohe Kunst bei der Rechnungsprüfung dar. Erleichtere dir die Arbeit.

Bedenke dabei stets: 

„Das Gefühl eines fairen partnerschaftlichen Umgangs beruht darauf, dass du regelmäßig Präsenz zeigst und damit kommuniziert:

„Das was du, lieber Outsourcing-Partner für uns tust, ist für uns relevant. Auch dann, wenn es nichts gerade ums Geld geht.“ 

Bei Bedarf ziehe gerne die Profis von eisq hinzu.

Rechnungsprüfung machen lassen im Managed Outsourcing von eisq

Informiere dich gleich über den praktischen Service deiner spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis:

• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
• Dir halten wir den Rücken frei.

Ab 25.000 € Rechnungsvolumen steht dir auch eine rein erfolgsbasierte Option offen!

Nutze die Expertise von eisq. Zahle nicht zu viel, erleichtere dir die Arbeit.

Dank eisq erzielst du bessere Resultate im Outsourcing. Du steuerst wirksamer und aufwandsoptimierter deine Dienstleister.

Dein Nutzen ist unsere Mission.

Über unsere Tipps für die Rechnungsprüfung

Bisherige Tipps für das Rechnungen prüfen verpasst?

Schau hier vorbei und finde alle weiteren Tipps zur Rechnungsprüfung.

Alles in allem umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Das Sprichwort „Wo gehobelt wird, da fallen Späne“

Wieder stellen wir eines der bekanntesten (deutschen) Sprichwörter vor. Es kommt aber auch in vielen anderen Sprachen vor – wie slowenisch, slowakisch, ungarisch oder tschechisch. Es bedeutet entweder, dass

• Entscheidungen und Handlungen auch Nachteile mit sich bringen (zum Beispiel entstehen Schmutz und Unordnung, wo gearbeitet wird) oder
• wer etwas bewirken will, darf nicht zimperlich sein und muss derartige Nachteile in Kauf nehmen.

Das Wort Span heißt heute soviel wie, es handelt sich um ein „mechanisch abgetragenes Teilchen von einem bearbeitenden Werkstück“. Sprich ein Abfallprodukt von einem Stück Holz, Metall der Sonstigem.

Fun facts über den Span

Der altnordische Verwandte des Wortes hieß spánn und war nicht nur ein nutzloses Abfallprodukt, sondern konnte auch ein Utensil sein, mit dem man Suppe löffeln konnte. Und, einige mögen es jetzt schon erahnen: Später wandelte sich daraus das englisch Wort „spoon“ (deutsch: Löffel) ab.

Die Frühform des Löffels war also ein leicht gekrümmter Holzspan, mit dem man bereits vor undenklichen Zeiten Suppen verspeisen konnte.

Deswegen ist auch diese Redewendung entfernt mit „Wo gehobelt wird, fallen Späne“ verwandt:

„One man is born with a silver spoon in his mouth, and another with a wooden ladle“, heißt so viel wie, dass die Ausgangsbasis halt nicht für alle Kinder gleich ist. Die Redewendung geht auf ein Zitat von Oliver Goldsmith (1728-1774) zurück.

Das Spanferkel hat nichts mit dem Holz zu tun, auf dem es oft zubereitet wird. Das alte mittelhochdeutsche Wort spen/span hat auch die Nebenformen spünne/spüne, was so übersetzt „Mutterbrust“ oder  Zitze“ bedeutet. Dem ursprünglichen Wortsinn nach ist ein Spanferkel also ein Milchferkel, das noch gesäugt wird.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Tipp 12 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Deine 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 11 von 21

Als unsere Klientin Maria und ich heute morgen über die exzellente Zusammenarbeit im vergangenen Jahr sprechen, berichtet sie mir von Problemen mit ihrem Dienstleister. Sie steuert den Call Center Outsourcing Service Provider eines Reise-Anbieters.

Im April freut sie sich noch über den guten Ergebnisse des 1. Quartals. Das Projekt befindet sich zu dem Zeitpunkt 3000 € unter dem Budget-Forecast für 2023 – ein sehr wichtiger Meilenstein! Den Forecast einzuhalten, misst Marias Unternehmen einen großen Wert bei.

⏩ Fast Forward, 4 Wochen später: Es trudelt eine unerwartete Rechnung ins Haus. Und es sind keine kleinen Beträge, sondern alles in allem geht es um einen mittleren 5-stelligen Betrag!

Der Dienstleister begründet es Maria gegenüber mit dem Abrechnen der Cloud-Telefonanlage. Pro Agent:in fallen Kosten an und es wurde das ganze Jahr 2022 noch nicht abgerechnet. Das Problem dabei: Marias hatte das Jahresbudget 2022 bereits überzogen und dafür intern „Schelte“ abbekommen.  Auf Basis der Rechnungen für Q1 und ihrer fortlaufenden Forecasts passte Sie den Budget-Forecast für 2023 an. Und jetzt das!

Nachzahlung für das überzogene Jahr 2022, Nachzahlung für Q1/2023, welches damit auch überzogen wird, Anpassen des Budget-Forecasts für 2023, …

Gegen Ende des Gesprächs seufzt sie noch: „man soll den Tag nicht vor dem Abend loben„. Mit dem Spruch ruft sie mir diesen Tipp ins Gedächtnis.

Tipp 11: Prüfe Rechnungen regelmäßig auf Vollständigkeit

Damit du nicht in eine ähnliche Situation gerätst, überarbeiteten wir für dich diesen Tipp.

Willst du  deine Rechnungsprüfung an marktführende Experten auslagern und damit Zeit und Nerven sparen?

Mit Managed Outsourcing von eisq entlastest du dich und deinen Schreibtisch. Lagere das Prüfen von Rechnungen deiner Outsourcing Dienstleister an uns aus. Wir übernehmen den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen.

• wir als marktführende Experten von eisq arbeiten wissenschaftlich und akribisch
• von außen sieht man mehr und offenbart auch unberücksichtigte Kosten
• sie entlastet sich und spart Zeit und Nerven

Wurde alles vollständig abgerechnet oder droht später Ungemach?

Monatelang scheint alles in bester Ordnung. Die Rechnungen entsprechen dem beauftragten Umfang, eventuell unterschreiten sie sogar das vorgesehene Budget. Plötzlich treibt eine Nachforderung Vendor Manager:innen, Dienstleistersteuerer:innen oder auch Outsourcing-Koordinator:innen genannt, Schweißperlen auf die Stirn. Im Nachhinein scheint alles teurer, der interne Druck auf Dienstleistersteuerer:innen steigt.

Ganz gemäß dem Sprichwort: Man soll den Tag nicht vor dem Abend loben.

Manchmal führen Dienstleister bewusst so eine Situation herbei. Das ist aber eher selten. Häufiger sorgen jedoch banale Gründe für Nachforderungen. Das können Kosten sein, die dein Lieferant intern zunächst falsch zuordnet und dann glattzieht. Oder bei einer internen Kontrolle bei deinem Outsourcing Partner fällt auf, dass auf einen Posten monatelang vergessen wurde. Fehler sind bekanntlich menschlich.

So wappnet du doch vor Ungemach!

Wie kannst du dich als Service Partner Manager:innen dagegen wappnen?

Einige Personen wenden einer dieser 3 Strategien an, von denen ich dir explizit abrate.

• Einige versuchen zunächst, die Forderung zurückzuweisen. Wenn es sich um berechtigte Leistungen handelt, verspricht das kaum Aussicht auf Erfolg. Außerdem wirkt das wenig partnerschaftlich, wenn du eine vereinbarte Leistungen nicht bezahlen willst. Das kann schnell die Beziehung zu deinen Outsourcing Service Provider zerrütten.
• Eine andere Strategie lautet, den Auftragnehmer zu bitten, auf das Geld zu verzichten. Warum sollte das ein Unternehmen tun, das am Monatsende Gehälter bezahlt und Gewinne erwirtschaften will? Verhandlungen zu einem freiwilligen Forderungsverzicht verlaufen in der Regel im Sande. Oft bleibt ein schaler Nachgeschmack auf beiden Seiten. Auch das hilft keiner Seite weiter.
• Schlimmer ist es, wenn der oder die Vendor Manager:in sich im Zuge der Verhandlungen in eine Abhängigkeit gegenüber seinem Dienstleister begibt. Motto: „Komme mir hier bitte entgegen und ich helfe dir bei…“ Das ist beileibe keine wünschenswerte Situation.

Damit dir das erspart bleibt und du dich wappnest, rät eisq

• Prüfe explizit, ob dein Dienstleister wirklich alle Leistungen gemäß Vertrag in Ansatz bringt. Bedenke, dass die gesetzliche Verjährungsfrist drei Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung fällig wurde, beträgt. Sprich: Bis zu vier Jahre sind praktisch möglich.
  
• Gleiche die Leistungen mit deinem Outsourcing-Budget regelmäßig ab. Eine eigene Excel-Liste wirkt wahre Wunder. Quartalsweise ein Check hilft.
• Spreche eventuell aktiv fehlende Posten bei deinem Outsourcing Service Provider an. Die Wahrscheinlichkeit, dass das bei deinem Dienstleister dauerhaft unentdeckt bleibt ist sehr gering.
• Informiere mindestens parallel deine Kolleg:innen im Finanzwesen, damit entsprechende Rückstellungen für deine Kostenstelle eingestellt werden. Falls der Dienstleister wirklich vergessen sollte – was erfahrungsgemäß sehr selten vorkommt – löst dein Unternehmen die Rückstellung wieder auf.
• Steuere frühzeitig gegen.

Rechnungsprüfung machen lassen im Managed Outsourcing von eisq

Eine externe Prüfung deiner Rechnung mit einem neutralen Blick offenbart auch unberücksichtigte Posten. Das gibt dir die Chance, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten, anstatt getrieben zu werden.

 Hol dir gleich mehr Infos zu deinem praktischen Festpreis-Service.

• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
• Dir halten wir den Rücken frei.

Für Rechnungsvolumina ab 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, von einer rein erfolgsbasierten Option zu profitieren!

Nutze die Expertise von eisq, um Kosten zu sparen und deine Arbeit zu vereinfachen.

Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse im Outsourcing, indem du deine Dienstleister effektiver und effizienter steuerst.

Dein Nutzen ist unsere Mission.

Bisherige Tipps über Rechnungsprüfung verpasst?

Schau hier vorbei und finde alle weiteren Tipps zur Rechnungsprüfung.

Die Serie zur Rechnungsprüfung umfasst insgesamt 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Im Rahmen von ‚Weil wir dich lieben‘überarbeiten wir den Blog für dich.

Was hat es mit dem Sprichwort „Man soll den Tag nicht vor dem Abend loben“ auf sich?

Jeder kennt diese Redewendung und weiß vermutlich auch was sie bedeutet. Sie hat eine ganz ähnliche Bedeutung wie auch diese bekannten Sprüche:

• „Man soll sich nicht zu früh freuen“,
• „Noch ist nicht aller Tage Abend“, oder das seltenere
• „Man soll das Fell des Bären nicht verteilen, bevor er erlegt ist“

⇒ Es bedeutet also, dass immer noch etwas dazwischen kommen kann. Sprich, man bei einem Projekt nicht einen Erfolg feiern sollte, bevor er nicht auch wirklich gesichert ist.

Die Redewendung gibt es zudem in diversen Sprachen, denn den Ursprung hat es in einem Bibelspruch:

Rühme dich nicht des morgigen Tages; denn du weißt nicht, was der Tag bringt.

Verschiedene Varianten des Sprichworts sind in europäischen Sprachen bereits seit dem Mittelalter überliefert. Der vermutlich älteste Beleg findet sich in der Edda, einer Sammlung von nordischen Götter- und Heldenliedern aus dem 13. Jahrhundert. Der eigentliche Text dürfte dabei schon aus dem 10. oder 11. Jahrhundert stammen.

Die erste exakte Wort für Wort Formulierung des Sprichwortes tritt zum ersten Mal im Drama „Wallensteins Tod“ von Friedrich Schiller (1759–1805) auf. 

Im 5. Akt, 4. Auftritt warnt Obrist Gordon: „Man soll den Tag nicht vor dem Abend loben.“

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 11 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Deine 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 10 von 21

Eine Rechnung trifft ein und sie passt überhaupt nicht zu deiner Kalkulation? Ganze Werte und Kennzahlen weichen voneinander ab? Da denkst du dir zurecht, „lieber noch einmal mit Argosaugen auf die Rechnung schauen„. Häufig ist der Grund ganz simpel, Auftraggeber und -nehmer nutzen schlichtweg verschiedene Datensätze. Deswegen geht in diesem Tipp um diese Frage:

Welche Datenquelle gilt bei der Rechnungsprüfung?

Die Rechnung trifft ein und nennt eine Zahl von Vorgängen/Aktivitäten. Schnell einen Blick in die eigenen Statistiken werfen… und – Überraschung – andere Werte vorfinden. Dienstleistersteuerer oder Service Partner Manager, wie gängige Titel von Vendor Managern auch lauten, erleben das hoffentlich nicht regelmäßig.
Nutzen Auftragnehmer und Auftraggeber unterschiedliche Datenquellen für Reporte und Rechnungsstellung, weichen die Werte häufig ab.

Urlaubsreif? Ein aufheiternder Witz ist auch dabei

Um einen Sonderurlaub zu bekommen, entschließt sich eine Frau, ihrem Chef… Wie es weitergeht, erfährst du am Ende des Beitrags. 

Lösungen statt Tipps für selber machen gesucht? – Einfach! Kontaktieren

Suchst du direkt Lösungen? Dann geht es das ganz einfach.

• Hol die kostenfrei und unverbindlich Lösungen via Microsoft Teams .
• oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.

Typische Gründe für unterschiedliche Datenquellen

• Abweichende Definitionen: Selbst für (scheinbar) feststehende Begriffe gibt es verschiedene Beschreibungen. Beispiel Erreichbarkeit im Call Center Inbound: Unternehmen A definiert das wie folgt:

Erreichbarkeit = Zahl der angenommenen Anrufe pro Zeitperiode dividiert durch die Gesamtzahl der Anrufe pro Zeitperiode

Wohingegen Unternehmen B die gleiche Kennzahl so auslegt:

Erreichbarkeit = Zahl der angenommenen Anrufe pro Zeitperiode dividiert durch die Gesamtzahl der Anrufe abzüglich der Kurzabbrecher (< 5 Sekunden Länge) pro Zeitperiode

Liegt so eine Abweichung im Verständnis vor, stimmen auch die Werte folglich nicht mehr überein, wenn Unternehmen A die Kennzahl aus seinem System zieht und mit der von Unternehmen B vergleicht.

• Systemische Fehler: Blicken wir nochmals auf die Erreichbarkeit. Der Auftraggeber kommt vielleicht zu anderen Werten, wenn er die Erreichbarkeit basierend auf den Daten des Verbindungsnetzbetreibers nutzt. Verwendet nämlich der Dienstleister die Daten aus seinem Telekommunikationssystem, fallen per se alle Anrufe weg, die gar nicht bei ihm eintreffen. Das ist besonders ärgerlich, wenn der Dienstleister für den Auftraggeber etwa 30 Telefon-Kanäle bereitstellt, aber manchmal 32 Anrufe gleichzeitig erhält. Von den zwei Stück mehr erfährt die Telekommunikationsanlage des Auftragnehmers niemals, da diese niemals dort ankommen. Ergo weist der Dienstleister andere Erreichbarkeitswerte aus.

Deiner Fantasie für weitere Gründe, warum Werte bei unterschiedlichen Datenquellen differieren, sind keine Grenzen gesetzt.

Damit Vendor Manager:innen korrekte Werte freizeichnen, helfen vier praktische Empfehlungen:

1. Lege die Datenquelle vorab fest.
2. Fixiere die Definitionen für die Werte schriftlich.
3. Nutze nach Möglichkeit eigene Systeme. Dadurch minimierst du das Risiko, dass sich ohne dein Wissen die Datenquelle oder Definition einer Kennzahl ändern.
4. Prüfe regelmäßig, ob die Definition und Datenquelle der Kennzahlen in der Rechnung weiter stimmen.

Alternativ lagere die Aufgabe Rechnungsprüfung an die Spezialisten von eisq zum Festpreis aus.

Rechnungsprüfung machen lassen im Managed Outsourcing von eisq

Informiere dich gleich über den praktischen Service deiner spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis:

• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
• Dir halten wir den Rücken frei.

Ab 25.000 € Rechnungsvolumen steht dir auch eine rein erfolgsbasierte Option offen!

Nutze die Expertise von eisq. Zahle nicht zu viel, erleichtere dir die Arbeit.

Dank eisq erzielst du bessere Resultate im Outsourcing. Du steuerst wirksamer und aufwandsoptimierter deine Dienstleister.

Dein Nutzen ist unsere Mission.

Managed Outsourcing by  eisq – Rechnungsprüfung inklusive

Willst du mehr wissen über die Möglichkeiten, Teile deines Vendor Management auszulagern und von eisq übernehmen zu lassen (in Form von Managed Outsourcing)?

Die Tipps für die Rechnungsprüfung

Bisherige Tipps für das Rechnungen prüfen verpasst?

Schau hier vorbei und finde alle weiteren Tipps zur Rechnungsprüfung.

Alles in allem umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Im Rahmen von ‚Weil wir dich lieben‘überarbeiten wir den Blog für dich.

Ab wann findest du hier alle 21 Tipps zur Rechnungsprüfung in frischem Glanz?

Neben neuen Beiträgen aktualisieren wir auch ältere Werke. Davon existieren 172 Stück. Mittlerweile haben wir auf 58 noch zu überarbeitende Beiträge reduziert. Heißt: Übe dich bitte noch ein bisschen in Geduld!

Voraussichtlich bis spätestens August 2023 erstrahlen alle Beiträge im neuen Glanz.

Für Anregungen, Feedback und Ideen nutze gerne die Kommentar-Funktion unter dem Beitrag.

Woher stammt „etwas mit Argosaugen überwachen“?

Zunächst einmal bedeutet diese Redewendung so viel wie, etwas unaufhörlich und unermüdlich zu beobachten bzw. etwas nicht aus den Augen zu lassen.

Sie stammt aus der griechischen Mythologie. Es spielte sich folgende Geschichte ab: Hera ließ Io, die aufgrund ihrer Beziehung zu Zeus in eine Kuh verwandelt wurde, von Argos überwachen.

Moment, wer?! Kurze Nachhilfe in griechischer Mythologie:

• Hera ist die Gattin von Zeus und zudem Göttin der Ehe, der Frauen und der Familie
• Zeus ist der Göttervater
• Io ist die Tochter des Flussgottes Inachos
• Argos ist ein treuer Diener Heras mit 100 Augen – die lateinische Schreibweise ist übrigens „Argus“
  

Mit den 100 Augen war es ihm möglich in alle Richtungen zu schauen. Zudem schliefen immer nur ein paar zeitgleich, so dass er Io immer im Blick behalten konnte. Laut der griechischen Mythologie überführte Hera nach dem Tod Argos‘ seine Augen in das Federkleid des Pfaus – als Zeichen des Dankes. Das war mir tatsächlich auch neu und wirft nochmal ein neues Licht auf dieses schöne Tier:

Zum Abschluss noch der versprochen Urlaubs-Witz für die gute Laune

Um einen Sonderurlaub zu bekommen, entschließt sich eine Frau, ihrem Chef vorzuspielen, verrückt zu sein. Sie hängt sich an die Zimmerdecke ihres Büros. Verwundert fragt ihr Kollege sie daraufhin, warum sie das tun würde. Sie erklärt es ihm und nach einer Weile kommt der Chef zu ihnen herein. Als er seine Mitarbeiterin an der Decke baumeln sieht, fragt er: „Was machen Sie denn da oben an der Decke?“
„Sehen Sie das denn nicht, ich bin eine Glühbirne.“
„Sie sind ja vollkommen verrückt, bleiben Sie am besten für die nächsten beiden Wochen zu Hause und ruhen sich aus. Danach sehen wir, wie es weitergeht.“
Die Frau geht. Doch als auch ihr Kollege seine Sachen packt, fragt der Chef irritiert, warum er denn gehen wolle. Daraufhin sagt sein Angestellter: „Wie soll ich denn im Dunkeln arbeiten.“

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 10 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Deine 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 9 – Die richtige Taktik

„Warum hat der Fußballtrainer seine Uhr in den Strafraum gestellt?
Damit seine Mannschaft mehr Taktik hat!“,
lautet eine bekannte Scherzfrage.

Dieser 9. Tipp deiner praktischen Serie Rechnungen von Dienstleistern leichter prüfen, dreht sich um das Thema Taktik.

Nicht nur Vendor Manager:innen, Dienstleistersteuerer:innen oder Service Partner Manager:innen, wie gängige Titel von Outsourcing-Koordinator:innen lauten, sollten sich diese Seite gleich besser merken. 

Wie hängen Taktik und Outsourcing zusammen und was hat das mit der Rechnungsprüfung zu tun?

Fangen wir an.

Was bedeutet Taktik im Management-Sprech? 

Im betrieblichen Vokabular steht taktisch für mittelfristig. Dabei macht es einen Unterschied, ob du in einem Start-up arbeitest oder eine Stelle in der öffentlichen Verwaltung bekleidest. In letzterer steht der Begriff taktisch für eine mittelfristige Perspektive 1-3 Jahre.

Beim Start-up versteht man eher einen Zeitraum von mehreren Wochen bis Monaten. In diesem Blog-Beitrag verwenden wir Taktik als Synonym für ein Zeitmaß > 6 Monate bis zum Anstehen des Reviews im Outsourcing. Das kann sich je nach Vertragsdauer beispielsweise auch über 1-2 Jahre erstrecken.

Taktik im Outsourcing und Vendor Management

Bei einer Auslagerung, wie Fremdvergaben noch auf Deutsch heißen, verfolgen Unternehmen Ziele. Wie gut diese Ziele im Outsourcing erreicht werden, misst du oder dein Unternehmen beim Review, bei der Evaluation. Im Vendor Management, sprich in der Dienstleistersteuerung spricht man von Taktik, wenn man die Phase vor dem Review betrachtet. 

Zur Illustration:

Angenommen, dein Unternehmen und dein Outsourcing Service Provider schließen einen Vertrag über 5 Jahre Laufzeit. Ihr befindet euch im 3. Jahr der Zusammenarbeit. Operativ planst du in dem fiktiven Beispiel 6 Wochen. Die taktische Perspektive wäre in dem Fall also jenseits deiner operativen Planung bis hin zum Punkt, an dem ihr mit dem Review (in der Regel vor den 5 Jahren) beginnt.

Rechnungsprüfung und Taktik

Das Prüfen von Rechnungen findet in der Regel auf der operativen Ebene statt. Doch dabei kannst du als Vendor Manager:in schnell eine Meta-Perspektive einnehmen und auf die taktische Ebene wechseln. In dem du auf Basis dir vorliegenden Zahlen extrapolierst. Du schließt aus dem dir Bekanntem unter Voraussetzung eines gleichbleibenden Verlaufs auf die Zukunft.

Dein Tipp: Stimmt die taktische/mittelfristige Perspektive noch?

Achte auf Stolperfallen. Auftraggeber und Auftragnehmer haben ggf. auch gleichförmige Rechnungen vereinbart. Jeden Monat ein fester Betrag. Sollte das bei dir der Fall sein, heißt es besonders Obacht geben?

Natürlich gilt dieser Tipp auch bei variablen Rechnungsbeträgen. 

Kennst du etwa solche oder ähnliche Ergebnisse aus deiner Arbeit?

Deine eisq-Spezialisten regelmäßig folgende Zustände in puncto falsche Rechnungsprüfungs Taktik!

• Soll und Ist weichen meilenweit voneinander ab:
  Ein Auftragnehmer vereinbart mit einem Auftraggeber, durchschnittlich 1.000 Vorgänge im Monat abzuarbeiten. Anfangs etwas weniger, Hochlaufphase, später etwas mehr (Routinebetrieb). Laufzeit: 1 Jahr.
  Klingt das vertraut für dich? – Ab hier findest du reale Zahlen.
  In den ersten 6 Monaten erreicht der Auftragnehmer einmal 870 Stück (sic!) im Monat. Sonst schwanken die Werte um 800. Im Sommermonat Juli – Urlaubssaison – erreicht er gar nfur 640 Stück. Wie realistisch ist es, dass der Dienstleister neben den monatlich 1.000 Stück (Soll), das Delta von 1.400 Stück zusätzlich in den ausbleibenden fünf Monaten schafft? Ziemlich unrealistisch. 👉 Stimmt die taktische Perspektive noch? Extrapoliere die Daten. 
• Budgets fehlen:
  Das prognostizierte Volumen trifft nicht zu. Der Outsourcing-Bedarf steigt und steigt. Das dafür reservierte Budget in deinem Unternehmen wird nicht ausreichen.
  Achtung: Hast du feste Budgets vereinbart? Oder fehlt in deinem Unternehmen ein entsprechender Posten?
  Wie wahrscheinlich wird ein Dienstleister dauerhaft mehr leisten und dafür gleich viel/also in Relation weniger erhalten? Wohl wenig wahrscheinlich. ❓Während der Pandemie konnten wir so einen Fall hautnah mitverfolgen. Wie reagierte der Auftraggeber? Der steckte erstmal den Kopf in den Sand. Besser: rechtzeitig zum Thema machen. 
• Die Tätigkeit passt nicht mehr zum ursprünglich vereinbarten Auftrag:
  Auch das passiert. Ein eCommerce-Unternehmen engagierte eine Marketingagentur für das Betreuen der Social-Media-Seiten. Für einen festen Betrag pro Monat sollte sich die Agentur um vier Auftritte kümmern. Ein Jahr später existieren nur mehr zwei Social-Media-Accounts. Dafür versendet die Marketingagentur plötzlich tausende von Produktproben Monat für Monat. Vermutest du auch, dass das Geld möglicherweise nicht mehr richtig wertschöpfend eingesetzt wird? 🔎 Der Agentur wollen wir an der Stelle explizit keinen Vorwurf machen. Wir meinen, mit dem Blick auf die taktische Perspektive hätte das eCommerce-Unternehmen rechtzeitig mit seinem Dienstleister nach einer für beide Seiten nutzenstiftenden Modifikation reagieren können.

Setze den Tipp in Sachen Taktik Rechnungsprüfung von Outsourcing Service Providern mit 2 Ansätzen um:

Damit du souverän vergleichbare Situationen umschiffst, findest du hier zwei praktische bewährte Ansätze:

1. Plane und steuere euer Outsourcing auch taktisch. Das heißt: Aktualisiere fortlaufend. eisq empfiehlt: Gleiche 1 Mal pro Tertial eure mittelfristigen Outsourcing-Aktivitäten mit eurem ursprünglichen Plan/Ziel ab. Glaub mir, es ist total normal, den Plan und das Ziel zu ändern. Blöd nur, wenn das Ziel noch gilt, die Aktivitäten aber nicht mehr passen. 
2. Nutze die Chance einer neutralen Einschätzung von außen. Von außen und zu zweit sieht man bekanntlich mehr.  Im letzten Projekt dazu trafen wir uns in 2 Sparrings-Terminen, um Outsourcing-Ziele mit dem Status quo abzugleichen. Ganz schön clever, oder?

Profitiere vom Wissen aus hunderten Outsourcing-Projekten. Zertifiziertes Know-how. Dank eisq erzielst du bessere Resultate im Outsourcing. Steuere wirksamer und aufwandsoptimierter Dienstleister.

Rechnungen prüfen lassen im Managed Outsourcing von eisq

Keine Zeit, für langwierige Prüfungen?

Die gute Nachricht lautet:
Deine spezialisierten Berater von eisq liefern dir diesen praktischen Service zum Festpreis:

• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
• Dir halten wir den Rücken frei.

Willst du mehr wissen über die Möglichkeiten, Teile deines Vendor Management auszulagern oder von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Outsourcing)?

• Besprechen wir dein Thema persönlich und kostenfrei via Microsoft Teams .
• oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.

Weitere Tipps zur Rechnungsprüfung Taktik gesucht?

Schau hier vorbei und finde mehr Tipps.

Auf unserer Hauptseite findest du hier ebenfalls nützliche Informationen, damit du deine Entscheidung, uns zu kontaktieren, absicherst.

Taktischer Witz:

Das ist auch ’ne Taktik:

Zettel an der Tür gefunden:

„Machen Party. Könnte laut werden!“

Drunter geschrieben:

„Zünde um 23:00 Uhr das Haus an. Es könnte heiß werden!“

Amüsiert? Schreib und gerne deine Lieblingswitze in den Kommentar.

Klaus schrieb uns diesen:

Warum spielen Araber kein Schach?

Weil sich die Dame frei bewegen darf.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 9 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Deine 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 8 von 21

Wie oft rechnen Dienstleister ein und dieselbe Arbeit, Lizenz etc. mehrfach ab?

Scheinbar praktisch, wenn Auftragnehmer die Rechnung passend für unterschiedliche Kostenstellen in Einzelrechnungen splitten. Gleichzeitig steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein und dieselbe Leistung gleich mehrfach auf den Bons finden. Vendor Manager:innen, Dienstleistersteuerer:innen oder Service Partner Manager:innen, wie gängige Titel von Outsourcing-Koordinator:innen lauten, kennen das. Bei einigen Mehrfachabrechnungen wird sprichwörtlich der Hund in der Pfanne verrückt.

2 Beispiele aus unserer Praxis beim Rechnungen prüfen

In der Beraterpraxis identifiziert eisq besonders anfällige Themen für unberechtigt mehrfach abgerechnete Leistungen. Dazu zwei Beispiele:

• Lizenzen – dreimal ist zweimal zu viel: Sprachaufzeichnung, SAP, Videokonferenz: Immer mehr Software-Hersteller verrechnen monatliche oder jährliche Lizenzgebühren. Diese geben Dienstleister gerne an dich als Auftraggeber:in weiter. So weit, so gut. Splitten Outsourcing Service Provider, die mit einem Team für den Auftraggeber mit drei verschiedenen Kostenstellen arbeiten, auf, heißt es aufpassen. Drei Kostenstellen bedeutet nämlich keineswegs, das User-gebundene Lizenzen dreimal anfallen. Das wäre zweimal zu viel.
• Projektmanagement – der fleißige Herr M.: Solche Fälle erleben die Berater von eisq häufiger. Ein Klient nutzte einen Logistik-Dienstleister für fünf Geschäftsbereiche. Herr M. arbeitet als Projektmanager beim Dienstleister. Jeder Geschäftsbereich erhält jeweils sauber aufgeschlüsselt alle Sendungen pro Monat einzeln in seiner Rechnung. Dazu fallen Stunden im Projektmanagement von Herrn M. an. Als eisq die Leistungsnachweise von Herrn M. zusammenzählte, rieben wir uns verwundert die Augen: 112 Stunden pro Woche arbeitete Herr M. laut Nachweisen. Nur für den Auftraggeber. An Meetings nahm Herr M. lt. Rechnungen mehrfach gleichzeitig teil. Fleißig! Oder siehst du da auch Ungereimtheiten?

Damit du oder dein Unternehmen Dinge nur einmal bezahlt:

1. Gleiche die Rechnungen mit anderen beauftragenden Geschäftsbereichen regelmäßig ab. Nimm dir dafür ausreichend Zeit.
2. Prüfe insbesondere, ob dein Dienstleister die Leistungen korrekt und vertragskonform aufteilt.
3. Es hilft sehr, wenn du an einer Stelle im strategischen Dienstleistermanagement alle Informationen und Rechnungen zum Dienstleister bündelst.
   

Fazit für das Rechnungen prüfen

⇒ Prüfe die Rechnungen! Damit bleibst du näher an deinem Dienstleister. Es schützt Sie davor, dieselben Leistungen mehrfach zu bezahlen.

Alternativ profitierst du von der Expertise der spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis.

Wusstest du schon?

Ab 25.000 € Rechnungsvolumen steht dir auch eine rein erfolgsbasierte Option offen!

Nutze die Expertise von eisq. Zahle nicht zu viel, erleichtere dir die Arbeit.

Dank eisq erzielst du bessere Resultate im Outsourcing. Du steuerst wirksamer und aufwandsoptimierter deine Dienstleister.

Dein Nutzen ist unsere Mission.

Bisherige Tipps für das Rechnungen prüfen verpasst?

Schau hier vorbei und finde alle weiteren Tipps.

Woher stammt die Redewendung „da wird der Hund in der Pfanne verrückt“?

Mit dem Sprichwort drücken wir meist aus, dass etwas Unerhörtes passiert ist. Beziehungsweise, dass wir über etwas erstaunt oder überrascht sind.

Der Ursprung liegt, wie so oft, in einer alten Geschichte. Genau genommen, bei dem allseits bekannten Till Eulenspiegel. Till arbeitet in dieser Erzählung bei einem Bierbrauer. Der Bierbrauer fährt in die Stadt um etwas zu erledigen und trägt ihm vorher auf, den Hopfen sorgfältig zu sieden.

Allerdings hat der Braumeister auch einen Hund, der „Hopf“ heißt. Du kannst es dir sicher denken: Till wirft den Hund in die Braupfanne und wird vom Hof gejagt.

Rechnungen prüfen lassen im Managed Outsourcing von eisq

Informiere dich gleich über den praktischen Service deiner spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis:

• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
• Dir halten wir den Rücken frei.

Willst du mehr wissen über die Möglichkeiten, Teile deines Vendor Management auszulagern oder von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Outsourcing)?

• Besprechen wir dein Thema persönlich und kostenfrei via Microsoft Teams .
• oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.

Vom 22. bis zum 24. Mai findet das 3. EVENT INNOVATION FORUM statt. Bernhard moderiert moderiert die Veranstaltung am 22.05.2022 gemeinsam mit der Veranstalterin höchstpersönlich: Iris Lohmann. Sie ist Gründerin und Geschäftsführerin von SM:ILe Communication und beschäftigt sich damit, was virtuelle Events erfolgreicher macht.

Auf der Konferenz referieren Branchenexperten über Einsatzmöglichkeiten und praxistaugliche Lösungen für innovative Vermarktungs- und Digitalisierungs-Strategien bezogen auf Veranstaltungen.

Erfahre außerdem von Bernhard, wie du nicht nur im Outsourcing aus einzelnen Zutaten tolle Services kreierst. Am 22. Mai referiert er mit einem eigenen Vortrag und verrät dir, worauf es wirklich ankommt.

Weiterführende Informationen zum Event:

• Die komplette Agenda zu der Veranstaltung findest du unter diesem Link.
• Für vergünstigte Tickets (99,00€ statt 349,00€) hier klicken und Code „EF##23“ beim Buchen angeben.

„Auf diesem Wege wollte ich mich nochmals sehr herzlich bei Ihnen für die hervorragende Moderation in Leipzig bedanken!“
Michael Reisser, The World Class Business Leaders

Und zum Abschluss…

… wünscht dir dein eisq-Team ein besinnliches Osterfest mit deinen Liebsten. Genieß die freien Tage und lass es dir gut gehen. Der nächste Beitrag erscheint aufgrund der Feiertage am Dienstag, den 11.04.2023. Bei dir bedanke ich mich fürs Lesen. Bis bald!

Lob von Profis

„Mein Fazit zu den Seminartagen: Optimale Verbindung von Theorie mit Praxis, da man das Gelernte direkt vor Ort anwenden kann.“
André Burat, Merck

„Wer versteht, warum Dienstleister wie denken, kann sich besser darauf einstellen, wie der Dienstleister erfolgreich gesteuert werden kann. Wir verstehen uns gemeinsam mit unseren Auftraggebern als Partner, die jeweils ihre Ziele und Erwartungen darstellen und auf dieser Basis gemeinsam alles unternehmen, um die jeweiligen Ziele in den Projekten sicher zu erreichen. Egal wie gut und erfahren ein Dienstleister auch ist: Ohne die partnerschaftliche Steuerung durch den Auftraggeber erreicht man nicht das optimale Ergebnis. Natürlich profitieren auch wir von dem Praxistag. Einmal erhalten wir sehr offene Rückmeldungen wie wir als Dienstleister erlebt werden, was wir gut machen und wo es möglicherweise Potenzial für Verbesserungen gibt.““ 
Rüdiger Wolf, TAS Mülheim

„Unter der Marke eisq haben Bernhard Gandolf und sein Team in den vergangenen 11 Jahren wichtige Impulse in den Gebieten Dienstleistersteuerung (neudeutsch: Vendor Management), Qualitätsmanagement und Projektmanagement für die gesamte Kundenservice-Branche gesetzt. Die angebotenen Seminare helfen den Teilnehmern, sich weiterzuentwickeln, während die Beratungsprojekte konkrete Lösungen bereitstellen. Und der monatliche Beratungsbrief gibt interessante Einblicke in die Welt des Kundenservice. Ich wünsche eisq weitere 11 erfolgreiche Jahre und freue mich auf das nächste Schnapszahlen-Jubiläum zum 22. Geburtstag!“
gratuliert Ralf Mühlenhöver zum 11-jährigen Jubiläum im Jahr 2020

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 8 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Deine 21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Tipp 7 von 21

Diesmal dreht sich alles um die berühmte Blackbox. Wie du weißt, aktualisieren wir für dich als Vendor Manager:in, Dienstleistersteuer:in die Beiträge hier im Blog. Neben dem klickbaren Inhaltsverzeichnis findest du seit heute auch mehr Dynamik.

Wie gut gefallen dir die animierten Gifs im Beitrag? Und hast du schon auf vendor-management.eu vorbeigesehen? Dort erscheint ebenfalls ein neuer dynamischer Glanz.

Wie sehr ähneln IT-Leistungen einer Blackbox?

IT-Nachweise gelten häufig als Blackbox. Allerdings weniger in Form des Gegenstands bei Flugzeugen, wo ein mitgeführtes Gerät sämtliche Parameter aufzeichnet. Es handelt sich um ein Gebilde, in das man vorne Anforderungen reinsteckt und am Ende steht ein Output als Rechnungsbetrag.

Dienstleistersteuerer:innen, Vendor Manager:innen oder Outsourcing-Koordinator:innen, wie Service Partner Manager:innen auch firmieren, wissen, worum es geht. Tauchen IT-Leistungen auf der Rechnung zusammen mit dem Leistungsnachweis auf, ist das Prüfen oft sehr schwer bis unmöglich.

Vielschichtige Ursachen sorgen für Intransparenz par excellence in der Rechnungsprüfung

• Verschiedene Ticketnummern/Bezeichnungen und (scheinbar?) abweichende Themen verhindern effektive Kontrollen.

Was meinen wir damit? Dieses kurze Beispiel illustriert das bestimmt:

Ein Auftraggeber meldet an seinen IT-Dienstleister das Anlegen eines neuen Benutzers. In der Rechnung taucht entweder eine Ticketnummer (erhalten beim Melden „neuer Benutzer“) oder der Vorgang „neuer Benutzer anlegen“ auf. Fünf Zeilen später taucht der Vorgang „Mail-Problem beheben“ oder eine neue Ticketnummer auf. Bezieht sich „Mail-Problem beheben“ auf den Vorgang, der eigentlich durch „neuer Benutzer“ schon abgegolten wurde, jedoch nicht korrekt stattfand? Oder stellt „Mail-Problem beheben“ ein neues Thema dar?

Jeder, der so eine Rechnung samt Leistungsnachweis prüft, steht vor dem gleichen Dilemma. Faktisch fällt ein Check flach.

• Fragmentiertes Bearbeiten sorgt für ein Informationsleck.

Werfen wir wieder einen Blick auf die Praxis:

Dienstleister A kümmert sich um eine Umstellung. Mitarbeiter 1 von Dienstleister A benötigt Zuarbeit von Dienstleister B. Mitarbeiter 2 von Dienstleister B liefert Daten an Mitarbeiter 3 von Dienstleister A. Der spielt den Ball wiederum zu Mitarbeiter 4 bei Dienstleister A. Beim Testen durch den Auftraggeber fällt auf, … das Spiel beginnt von Neuem bei Mitarbeiter 1. Einzelvorgänge tauchen auf unterschiedlichen Nachweisen und meist auch in verschiedenen Monaten auf. Wer diese Daten noch übereinanderlegen und wirksam kontrollieren will, sieht sich schnell einer Sisyphusarbeit gegenüber.

• Leistungsnachweise für unterschiedliche Qualifikationen/Vergütungssätze sorgen für ungewollte Anreize.

Schlaue Idee. Aber nur auf den ersten Blick. Nicht jede IT-Aufgabe benötigt teure Top-Spezialisten. Deswegen führen viele Auftraggeber und -nehmer unterschiedliche Vergütungssätze je nach Qualifikation. In der Praxis führt das zu einem ungewollten Anreiz bei vielen Dienstleistern: Fortan versuchen diese, bei möglichst vielen Aufgaben Teilbereiche für teurere Spezialisten zu identifizieren. Folge: Fragmentiertes Bearbeiten, siehe vorne, unterschiedliche Ticketnummern/Bezeichnungen, siehe vorne, und mittelfristig sehr häufig höhere Kosten.

Diese Fragen raten wir dir bei der Rechnungsprüfung zu stellen:

• Wie setzen sich die Werte zusammen? Stimmen sie mit Ihrem Auftrag überein? Baue beispielsweise in Excel die Aktivitäten nach deinen beauftragten Themen wieder zusammen.
• Wer besitzt den längeren Atem? Bitte bei allen unklaren Ticketnummern/Bezeichnungen um eine Erklärung.
  Praxisfall: Auf dem Leistungsnachweis eines Dienstleisters stand für ein Datum „Vorgang: 2200362“, „Dauer: 40 Minuten“ und Bearbeiterkürzel. Weißt du, was damit gemeint ist? In der beauftragenden Firma rätselten die Spezialisten: „Vielleicht ein Fehlercode oder eine unvollständige Gerätenummer?“ Beim ersten Durchlauf reagierte der Client Manager des Auftragnehmers noch unwirsch auf die Rückfragen seines Auftraggebers. Nach vier Monaten wiesen alle Leistungsnachweise verständlichere Beschreibungen der Tätigkeiten auf.
• Wie vereinfachst du für dich den Prozess „Rechnung“ und erleichterst dir gleichzeitig die Kontrolle? Meist führt ein Modifizieren zu einer Arbeitserleichterung auf beiden Seiten. Vor allem: Nimm nur korrekt erbrachte Leistungen ab! Wenn drei Vorgänge aufeinander aufbauen, zahlst du sonst auch für Fehler und Auslassungen.

Nutze die Expertise von eisq. Zahle nicht zu viel, sondern erleichtere dir die Arbeit.

Dank eisq erzielst du bessere Resultate im Outsourcing. Du steuerst wirksamer und aufwandsoptimierter deine Dienstleister.

Dein Nutzen ist unsere Mission.

Bisherige Tipps für Rechnungsprüfung verpasst?

Schau hier vorbei und finde alle weiteren Tipps.

Übrigens: Rechnungsprüfung ist inklusive im Managed Outsourcing von eisq

Informiere dich gleich über den praktischen Service deiner spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis:

• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
• Dir halten wir den Rücken frei.

Willst du mehr wissen über die Möglichkeiten, Teile deines Vendor Management auszulagern oder von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Outsourcing)?

• Besprechen wir dein Thema persönlich und kostenfrei via Microsoft Teams .
• oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.

Gut zu wissen: Wir messen deine Service-Qualität wissenschaftlich fundiert

• Schau in die Beiträge der Kategorie Qualitäts-Management.
• Klicken, damit mit du und dein Unternehmen den bestmöglichen Service liefern.

Alles in allem umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Im Rahmen von ‚Weil wir dich lieben‘überarbeiten wir den Blog für dich.

Dazu ordnen wir die einzelnen Posts Kategorien zu. Dank der Preview-Funktion siehst du jetzt auf einen Blick besser die Inhalte. 

Ab wann findest du hier alle 21 Rechnungsprüfung Tipps?

Neben neuen Beiträgen aktualisieren wir jeden Arbeitstag auch ältere Werke. Heißt: Übe dich bitte etwas in Geduld!

Bis Sommer 2023 streben wir den Abschluss an.

Außerdem gestalten wir den Kommentar-Bereich schicker und führen einen modernen Service für nützliche Tools für deinen Alltag ein. Wir prüfen aktuell, wie wir dir mittels Shop-Funktion exklusiv digitale Werkzeuge, Checklisten, Handbücher und, und, und zugänglich machen.

Schreib uns gerne. Feedback nehmen wir gerne an!

Beratungsbrief sichern – sobald der Shop startet, gibt es … GUTSCHEINE

Wir starten in Kürze unseren Shop auf Vendor-Management.eu. 

Abonniere hier schnell den Beratungsbrief, falls du ihn noch nicht beziehst.

Tipp: Alle Abonennt:innen erhalten zu Ostern GUTSCHEINE.

Wofür? Lass dich überraschen.

 „Wertvolle Tipps und interessante Themen“
Heidrun Knittler, RIEMSER Pharma über unseren Beratungsbrief

By the way:

Seit Januar 2023 erscheint dein Beratungsbrief von deiner Outsourcing-Beratung eisq in neuer Form. Jeden 2. Mittwoch des Monats kurzweilige, amüsante und aufschlussreiche Inhalte direkt ins E-Mail Postfach erhalten. Lesezeit etwa 5 Minuten für deine kleine Auszeit zwischendurch.

• Verschlankter
• Fokussierter
• Genauso nützlich

Lob von Profis

„Ich habe einige Impulse und gute Ideen mitgenommen, um meinen Dienstleister zukünftig besser zu steuern.“
Dr.ⁱⁿ Silvia Guth, MSD SHARP & DOHME

„Toll! Es ist super spannend für mich zu sehen, dass auch ganz andere Arten von Dienstleistern ganz ähnlich gesteuert werden. Der Austausch mit anderen Teilnehmern bringt mir sofort etwas.“
André Burat, Bayer

„Wer versteht, warum Dienstleister wie denken, kann sich besser darauf einstellen, wie der Dienstleister erfolgreich gesteuert werden kann. Wir verstehen uns gemeinsam mit unseren Auftraggebern als Partner, die jeweils ihre Ziele und Erwartungen darstellen und auf dieser Basis gemeinsam alles unternehmen, um die jeweiligen Ziele in den Projekten sicher zu erreichen. Egal wie gut und erfahren ein Dienstleister auch ist: Ohne die partnerschaftliche Steuerung durch den Auftraggeber erreicht man nicht das optimale Ergebnis. Natürlich profitieren auch wir von dem Praxistag. Einmal erhalten wir sehr offene Rückmeldungen wie wir als Dienstleister erlebt werden, was wir gut machen und wo es möglicherweise Potenzial für Verbesserungen gibt.“
Rüdiger Wolf, TAS Mülheim

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 7 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 6 von 21

Wie gut stimmen die Rechnungsangaben mit deinen Reports überein?

Eine Selbstverständlichkeit, dass Rechnung und Report übereinstimmen, denkst du vielleicht jetzt. Oder etwa nicht? Dienstleistersteuerer, Vendor Manager, Servicepartner Consultant oder Outsourcing-Koordinatoren wissen ein Lied von dem Leid zu singen. In (zu) vielen Fällen stimmen die Monatsreports nicht 1:1 mit den Monatsrechnungen überein. Mal sind es bei der Rechnungsprüfung große Diskrepanzen, mal sind es kleine – doch auch Kleinvieh macht Mist.

3 Gründe für Rechnungsprüfung

Typische operative Gründe dafür sind beispielsweise:

• Echtzeit-Reporte bilden immer den aktuellen Zeitpunkt ab. Durch nachträgliche Korrekturen, abweichende Zeitperioden bei Datenquellen, etc. ergeben sich Unterschiede. Manchmal dokumentieren Mitarbeiter eines Dienstleisters Vorgänge vom 31. eines Monats erst am 4. oder 5. des Folgemonats. Dazwischen liegen ggf. ein Wochenende und die Monatsabrechnung.
• Monatswerte und Rechnungsperioden weichen oft voneinander ab.
• Leistungsnachweise für Rechnungen nutzen mitunter andere Datenquellen als der Kundenreport.

⇒ Genau wegen dieser operativen Gründe erweist es sich als hochgradig sinnvoll, die Rechnungsanhänge akribisch mit den Reporten abzugleichen

Die Kernfrage lautet:

• Wie leitet sich aus dem Report die Monatsrechnung her?

Diese Arbeit lohnt gleich mehrfach.

• Du als Auftraggeber erlangst mehr Transparenz, was bei deinem Dienstleister passiert.
• Du verstehst operativ besser, wie sich die Ergebnisse zusammensetzen.
• Du signalisierst, dass es sich um eine für dich wichtige Dienstleistung handelt.

3 Beispiele für Rechnungsprüfung aus unserer Praxis

Den Beratern von eisq sind hierzu folgende Praxisbeispiele bei der Rechnungsprüfung für Klienten begegnet:

• Prozessfehler beim Dienstleister: Der Klient vereinbarte mit seinem Auftragnehmer bis zu 5 Zustellversuche. Die sind zusammen wie eine erfolgte Zustellung abzurechnen. Da die Zusteller in anderen Projekten nur 3 Zustellversuche unternehmen, handhabten sie das auch so. Der Report wies zwar den Wert für ‚5 erfolglose Zustellversuche‘ auf, in Wahrheit standen nur jeweils 3 dahinter. Das zeigte sich erst bei Durchsicht der Leistungsnachweise, die sich aus den Protokollen der Mitarbeiter speisten.
• Übergabefehler im eigenen Haus: In einem Vertriebsprojekt lieferte der Auftraggeber teilweise falsche Daten. Da im Report immer alle Zahlen stimmten, fiel das nicht auf. Erst durch den intensiven Abgleich der Rechnungswerte mit den Reporten trat das Delta zutage. Nota bene: Den Dienstleister traf keine Schuld oder gar ein Versäumnis.
• Der Dienstleister verlagert das Führen der eigenen Mannschaft auf den Auftraggeber: In einem Außendienstprojekt fakturierte der Outsourcing Service Provider Monat für Monat die Anzahl der Termine entsprechend der Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter. Im Report standen die wahrgenommenen Besuche. Wenn am letzten Freitagnachmittag im Monat noch drei Besuche seitens der Gesprächspartner „überraschend“ nicht wahrgenommen werden, entstehen Kosten. Solange beim Auftraggeber niemand sagt, dass da ein Außendienstmitarbeiter nicht korrekt arbeitet, rechnet der Dienstleister einfach ab und erspart sich das vielleicht „lästige“ Feedbackgespräch mit seinem Mitarbeiter.

Gleiche die Rechnungen akribisch mit den Reporten ab. Für dich lohnt es sich. Fehlt dir dafür die Zeit, nutze die Expertise von eisq.

Denn mit eisq erzielst du bessere Resultate im Outsourcing. Du steuerst wirksamer und aufwandsoptimierter deine Dienstleister.

Dein Nutzen ist unsere Mission.

Bisherige Tipps für Rechnungsprüfung verpasst?

Schau hier vorbei und finde alle Tipps.

Woher kommt die Redewendung „Kleinvieh macht auch Mist?“

Es existiert tatsächlich keine genaue Auskunft zu der Herkunft dieser Redewendung. „Kleinvieh macht auch Mist“ ist zwar im „Deutschen Sprichwörter-Lexikon“ und im Duden-Wörterbuch zu Redewendungen verzeichnet, aber ohne einen Hinweis auf die Herkunft.

Was sich sicher festhalten lässt:

• Schriftlich überliefert ist die Redewendung etwa seit der Mitte des 19. Jahrhunderts.
• Es kann sowohl positiv als auch negativ gemeint sein.
• Das Sprichwort gibt es auch in anderen Sprachen.

Gut zu wissen: Im Managed Outsourcing prüfen wir Rechnungen für dich

Nutze den praktischen Service deiner spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis:

• Unsere Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.

Interessierst du dich dafür, dein Vendor Management auszulagern oder von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Services)?

• Besprechen wir dein Thema persönlich und kostenfrei via Microsoft Teams .
• oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.

Weißt du schon, dass wir Service-Qualität für dich wissenschaftlich fundiert messen?

• Klicken, damit mit du und dein Unternehmen den bestmöglichen Service liefern.

• Oder lies direkt hier unsere Beiträge der Kategorie Qualitäts-Management.

Insgesamt umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Mit der neu angelaufenen Kampagne ‚Weil wir dich lieben‘überarbeiten wir jeden Tag den Blog für dich. Dazu ordnen wir die einzelnen Posts Kategorien zu. Dank der Preview-Funktion siehst du jetzt auf einen Blick besser die Inhalte. 

Ab wann findest du hier alle 21 Rechnungsprüfung Tipps?

Neben neuen Beiträgen aktualisieren wir jeden Arbeitstag auch ältere Werke. Insgesamt häuften sich im Laufe der Zeit insgesamt 127 Stück an. Heißt: Übe dich bitte etwas in Geduld!

Bis Sommer 2023 streben wir den Abschluss an.

Außerdem gestalten wir den Kommentar-Bereich schicker und führen einen modernen Service für nützliche Tools für deinen Alltag ein. Wir prüfen aktuell, wie wir dir mittels Shop-Funktion exklusiv digitale Werkzeuge, Checklisten, Handbücher und, und, und zugänglich machen.

Schreib uns gerne. Feedback nehmen wir gerne an!

Beratungsbrief sichern – sobald der Shop startet, gibt es … GUTSCHEINE

Der Beratungsbrief ist interessant und kurzweilig gemacht. Das muss erstmal jemand toppen!“
Elke Willmann, Stadtwerke Leipzig

Wir starten in Kürze unseren Shop auf Vendor-Management.eu. 

Abonniere hier schnell den Beratungsbrief, falls du ihn noch nicht beziehst.

Tipp: Alle Abonennt:innen erhalten zu Ostern GUTSCHEINE.

Wofür? Lass dich überraschen.

Lob von Profis

„Im Rahmen der Veranstaltung habe ich wichtige Werkzeuge in meinem Werkzeugkasten schärfen und ein paar spannende Werkzeuge zusätzlich mitnehmen können. Es war sehr angenehm, ich empfehle euch gerne weiter. Vielen Dank!“
Stephan Bock, Kabel Deutschland, heute Vodafone

„Sehr abwechslungs- und lehrreicher Workshop, der neue Perspektiven für operative und strategische Aufgaben aufgezeigt hat. Wir haben viele neue Impulse bekommen.“
Volker Messerschmidt, RheinEnergie

„Unter der Marke eisq haben Bernhard Gandolf und sein Team in den vergangenen 11 Jahren wichtige Impulse in den Gebieten Dienstleistersteuerung (neudeutsch: Vendor Management), Qualitätsmanagement und Projektmanagement für die gesamte Kundenservice-Branche gesetzt. Die angebotenen Seminare helfen den Teilnehmern, sich weiterzuentwickeln, während die Beratungsprojekte konkrete Lösungen bereitstellen. Und der monatliche Beratungsbrief gibt interessante Einblicke in die Welt des Kundenservice. Ich wünsche eisq weitere 11 erfolgreiche Jahre und freue mich auf das nächste Schnapszahlen-Jubiläum zum 22. Geburtstag!“
Ralf Mühlenhöver gratulierte 2020 zu unserem 11-jährigen Jubiläum

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 6 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.