Rechnungsprüfung: Dein Update zum 5. von 21 Tipp

Passt die Rechnung zum Projektfortschritt?

Deine Tipps für die optimale Rechnungsprüfung. Bestimmt weißt du es: Wir übernehmen für dich die Rechnungsprüfung im Managed Outsourcing.

Eigentlich müssten meine Nachbarn Imke und Alex diesen 5. Tipp für dich schreiben. Imke und Alex leben in einem netten Reihenhaus in Osnabrück. Sie leisteten sich 2021 einen schicken Terrassen-Wintergarten. Mitten in der Pandemie boomt das Geschäft von dem Anbieter offenbar so richtig. 2023, zwei Jahre später, ist der Wintergarten noch immer nicht fertig. Entnervt verzichten Imke und Alex auf die ursprünglich bestellten Jalousien. Das fehlende Licht installierte Alex Bruder. 

Was war passiert?

Imke und Alex vereinbarten ⅓ Anzahlung bei Auftragserteilung, ⅓ sobald das Aluminium-Gerüst steht und ⅓ nach Fertigstellung. Kurz vor Fertigstellung im Sommer 2021 meldete sich der Handwerksbetrieb. „Wegen Lieferschwierigkeiten … Jalousien nicht rechtzeitig …. Licht ziehe man in die vorbereiteten Kanäle zusammen mit der Montage der Jalousien ein … nein, genau könne man nicht sagen, wann. Lieferschwierigkeiten…. Imke und Alex sollen in der Zwischenzeit das letzte ⅓ abzüglich des Warenwerts der Jalousie bezahlen.“ 

Du ahnst es bestimmt. Dem Handwerksbetrieb fehlt jegliche Lust, das Projekt fertigzustellen.

Ich denke mir: An der Montage verdient der Betrieb nichts mehr. Die wurde schließlich mit dem letzten ⅓-Abschlag abzüglich des Warenwerts der Jalousie bezahlt. Die Marge auf die Jalousie rechtfertigt offenbar keinen Einsatz in Osnabrück. Deswegen vergisst die Firma einfach Imke und Alex.

Was im Geschäftsleben, sprich im Business gilt, kannst du leicht in die private Welt übertragen.

Direkt freigeben oder doch lieber Rechnungsprüfung? 

Die eingetroffene Rechnung passt von der Höhe her zu den Vormonaten und ins Budget. Den Button „Freigabe“ drücken und sich ums Tagesgeschäft kümmern? Zugegeben, stark verkürzt entspricht das der Situation, die viele Vendor Manager – der neue Begriff für Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Manager – gut kennen. Das intensive Prüfen einer Rechnung erfordert Zeit, die an anderer Stelle fehlt.

Gleich, ob es sich beispielsweise um Akquise-Projekte, die Erneuerung von Telefonanlagen oder um reguläre Wechsel von Stromzählern handelt, der Teufel steckt im Detail. Das Kontrollieren, ob die Rechnung zum Projektfortschritt passt, stellt aus Beratererfahrung eine entscheidende Aktivität dar.

5 Gefahren in der Rechnungsprüfung

Komplexe und damit teure, sowie personalintensive Tätigkeiten wandern gerne von Monat zu Folgemonat in die Aktivitäten-Planungen bei einigen Dienstleistern. Einfachere Schritte ziehen die Outsourcing Service Provider Stück für Stück vor. Diese Gefahren resultieren daraus:

• Operative Gefahren: Das Projektziel wie das Erneuern der Telefoninfrastruktur bis Jahresende wankt.
• Rechtliche Risiken: Gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise der Regelaustausch von Strom- oder Gaszählern innerhalb bestimmter Fristen droht der beauftragende Netzbetreiber eines Dienstleisters für Zählerwechsel zu brechen.
• Finanzielle Belastungen: Die Wahrscheinlichkeit, dass der Dienstleister für Unerwartetes später eine Nachforderung stellt, steigt gegen 100 Prozent.
• Zeitrahmen: Den überschreiten die oben genannten Beispiele ganz sicher.
• Fehlende Fertigstellung: … und manchmal werden Projekte angeschlossen, ohne fertig zu sein.

4 konkrete Schritte für Rechnungsprüfung Outsourcing

Wenn du als Dienstleistersteuerer:in bzw. Vendor Manager:in nach Stück/Vorgängen/Ergebnissen oder festen Teilbeträgen Partner bezahlst, helfen dir unter anderem diese 4 Schritte:

1. Gleiche Monat für Monat neben der Höhe auch den Stand der Leistungsinhalte mit dem vereinbarten Umsetzungsplan ab.
   Monat für Monat steht hier als Synonym für den vereinbarten Rechnungsturnus. 
2. Führe eine separate und vor allem eigene Backlog- oder Rückstandsliste. Kaum zu glauben, auf welche kreativen neuen Namensfindungen wir als Berater von eisq im Markt stoßen.
   Diese neuen Titel nutzen besonders pfiffige Dienstleister, um einen Backlog in eine neue Aktivität zu verwandeln.Die Kreativität nötigt mir Respekt ab. Mein liebster Fall stammt von einem medizinischen Außendienst. Die Mitarbeiter:innen führen monatliche Hausbesuche durch. Sie tauschen in dem Zusammenhang u. a. medizinische Geräte aus. Uns fiel auf, dass in zwei Regionen die Anzahl der vom Außendienst faktisch eingesendeten Geräte von der abgerechneten Summe abwich.
   Dafür fanden wir in den zwei Regionen eine Position auf den Leistungsnachweisen, die uns der Projektleiter nicht so recht erklären konnte: Aktualisierung Bestandsdaten 
   Unterm Strich: Arbeit abgerechnet aber nicht gemacht, dafür zusätzlich Zeit für das Dokumentieren der nicht erbrachten aber abgerechneten Leistung aufschreiben. Chapeau
3. Rechne jeweils die ausstehenden Tätigkeiten in Form von Kosten und Zeit hoch. Vergleiche das Ergebnis mit dem vereinbarten Rahmen. So fällt es dir leichter, rechtzeitig und vor allem wirksamer gegenzusteuern.
4. Fehlt dir die Zeit, setze auf uns Profis von eisq. Für dich checken wir die Rechnungen. Bevor du zu viel bezahlst oder Projektziele verfehlst, gönne die Entlastung.

Erziele bessere Resultate im Outsourcing. Dein Nutzen ist unsere Mission.

Gut zu wissen: Rechnungsprüfung inklusive im Managed Outsourcing von eisq

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• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
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Alles in allem umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Im Rahmen von ‚Weil wir dich lieben‘überarbeiten wir den Blog für dich.

Dazu ordnen wir die einzelnen Posts Kategorien zu. Dank der Preview-Funktion siehst du jetzt auf einen Blick besser die Inhalte. 

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Glückwünsche von Johann Wurzinger

Über Feedback und Lob freuen wir uns immer sehr. Deswegen behalten wir im Update auch die nette Nachricht von Johann.

„Lieber Bernhard, liebes eisq – Team, Herzlichen Glückwunsch zum 11. Geburtstag. Ich wünsche für die Zukunft weiterhin alles Gute und viel Erfolg, einen wertvollen Beitrag zur Steigerung der Customer Excellence & -Experience im Rahmen der Dienstleistersteuerung im Kundenservice zu leisten. Freue mich auch für die Zukunft auf bewährten Informationsaustaus und Zusammenarbeit. Liebe Grüße aus Österreich“
Johann Wurzinger, CIM-C Wurzinger e.U.

Beratungsbrief sichern – sobald der Shop startet, gibt es …. GUTSCHEINE

Wir starten in Bälde unseren Shop hier auf Vendor-Management.eu. 

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Tipp: Alle Abonennt:innen erhalten zu Ostern GUTSCHEINE.

Wofür? Lass dich überraschen.

Gut zu wissen:

Seit Januar 2023 erscheint dein Beratungsbrief von deiner Outsourcing-Beratung eisq in neuer Form. Jeden 2. Mittwoch des Monats kurzweilige, amüsante und aufschlussreiche Inhalte direkt ins E-Mail Postfach erhalten. Lesezeit etwa 5 Minuten für deine kleine Auszeit zwischendurch.

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Ein Witz zum Abschluss – laut Planet Wissen ein sehr …

beliebter Witz unter Frauen

Ein stolzer Vater hat sechs Kinder. Er ruft seine Frau zu deren Missfallen immer „Mutter von Sechs“. Eines Abends auf einer Party brüllt er quer durch den Raum: „Mutter von Sechs, wir gehen jetzt.“ Sie antwortet: „Bin gleich soweit, Vater von Vieren.“

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 5 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

21 Tipps für die Rechnungsprüfung: 3 von 21

Deine Tipps, um Rechnungen zu prüfen. Siehst du den Wald vor lauter Bäumen noch?

Verfehlen beauftragte Projekte die erwünschten Resultate, fordern Outsourcing Manager, Partner Manager oder neudeutsch Vendor Manager oftmals mehr Daten an. Das gilt auch für die Rechnung und das Rechnungen prüfen. Das natürliche Bedürfnis nach Transparenz und dem Wunsch zu wissen, woran es liegt und wofür man bezahlt, führen dazu. Gleichzeitig wissen erfahrene Dienstleistervertreter: je mehr Daten, desto größer die Intransparenz. Dahinter lassen sich gut negative Ergebnisse verstecken.

• Tipp 1 verpasst? Gleich nachholen.
• Hier geht es zu Tipp 2.

Wir lernen in einem Praxisfall:

Wechselseitig schaukelten sich Auftraggeber und Auftragnehmer eines Service Centers hoch. Die eisq vorgelegte Periodenabrechnung umfasste 139, in Worten einhundertneununddreißig, DIN-A4-Seiten. Jedes Blatt füllte fein säuberlich eine ausführliche Tabelle. Call-Minuten, Nettoarbeitszeit, Agentenstunden für Schulungen, Trainer, IT, Back Office, Fulfillment, Portokosten, Lagergebühren, Lizenzen, die Fülle der Positionen und Nachweise kannte keine Grenzen. Mehr Transparenz geht auf den ersten Blick nicht. Gleichzeitig lag die Erreichbarkeit des Service Centers zu dem Zeitpunkt bereits auf einem unterirdischen Niveau.

Hier liegt die Problematik

Von außen betrachtet fällt schnell auf, wo das Problem liegt. Der Auftragnehmer verbirgt die schlechte Erreichbarkeit unter einem Berg Zahlen. Die Vendor Manager des Auftraggebers finden vor lauter Rechnungsdokumenten keine Zeit, sich um etwas anderes zu kümmern. Umgekehrt binden der Auftraggeber und seine Dienstleistersteuerer wichtige Kapazitäten im Management des Partners. Es dauert, bis 139 Seiten Rechnung vorliegen. Damit fehlt eine wichtige Ressource für das eigentliche Thema – das Steuern des Service Centers.

Deshalb stelle dir selbstkritisch im übertragenen Sinn die Frage:

• Siehst du den Wald vor lauter Bäumen noch?
• Wäge ab, wie viele und wie detailliert du Informationen benötigst.
• Begrenze die Anzahl der Rechnungspositionen mit deinem Dienstleister auf ein für beide Seiten praktikables Maß.
• Diskutiere mit deiner Organisation, welche Nachweise zwingend sind und welche nur für den Datenfriedhof produziert werden.

⇒ Damit verhinderst du, dass du deine Kapazitäten und die deines Partners auf die Rechnung konzentrierst und stattdessen der Fokus wieder auf das Steuern gelegt wird.

Deine Profis von eisq helfen dir, wirksamer und aufwandsoptimierter mit deinen Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Erziele bessere Resultate.

Woher stammt die Redewendung „den Wald vor lauter Bäume nicht sehen“?

Wenn jemand „den Wald vor lauter Bäumen“ nicht sieht, dann bemerkt er etwas vollkommen Offensichtliches nicht oder erkennt die nächstliegende Lösung seines Problems vor lauter Auswahlmöglichkeiten nicht.

Diese Redewendung lässt sich ganz eindeutig auf einen einzigen Mann zurückführen, der sie bekannt machte: der Dichter und Übersetzer Christoph Martin Wieland (1733-1813).

Indem er den Ausdruck – offenbar in Anlehnung an antike lateinische Vorbilder – in mehreren seiner Werke verwendete, verhalf er ihm zu Bekanntheit in Deutschland.

Über Christoph Martin Weiland

Vielen ist er kein Begriff. Doch Weiland zählt als einer der bedeutensten Autoren der Aufklärung. So gehört er zum Viergestirn von Weimar, neben:

• Johann Wolfgang Goethe
• Friedrich Schiller
• Johann Gottfried Herder

Gut zu wissen: Im Managed Outsourcing prüfen wir Rechnungen für dich

Jetzt den praktischen Service deiner spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis nutzen:

• Unsere Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.

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• Oder lies direkt hier unsere Beiträge der Kategorie Qualitäts-Management.

Insgesamt umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Mit der neu angelaufenen Kampagne ‚Weil wir dich lieben‘überarbeiten wir jeden Tag den Blog für dich. Dazu ordnen wir die einzelnen Posts Kategorien zu. Dank der Preview-Funktion siehst du jetzt auf einen Blick besser die Inhalte. 

Ab wann findest du alle 21 Tipps voraussichtlich neu aufbereitet für dich?

Neben neuen Beiträgen aktualisieren wir jeden Arbeitstag auch ältere Werke. Insgesamt häuften sich im Laufe der Zeit insgesamt 127 Stück an. Heißt: Übe dich bitte etwas in Geduld!

Bis Sommer 2023 streben wir den Abschluss an.

Außerdem gestalten wir den Kommentar-Bereich schicker und führen einen modernen Service für nützliche Tools für deinen Alltag ein. Wir prüfen aktuell, wie wir dir mittels Shop-Funktion exklusiv digitale Werkzeuge, Checklisten, Handbücher und, und, und zugänglich machen.

Schreib uns gerne. Feedback nehmen wir gerne an!

Lob von Profis

„Aus unserer Sicht bietet vor allem der ungewöhnlich offene Austausch und der professionelle Dialog herausragende Chancen für alle.“
Markus Stephan, dtms

„Überaus wertvoll! Die Arbeit in der Gruppe zeigte mir neue Sichtweisen und bestätigte mich zugleich in einigen Dingen. Es hat uns allen viel Spaß gemacht!“
Hervè Kronen, 3C Dialog

„Wer versteht, warum Dienstleister wie denken, kann sich besser darauf einstellen, wie der Dienstleister erfolgreich gesteuert werden kann. Wir verstehen uns gemeinsam mit unseren Auftraggebern als Partner, die jeweils ihre Ziele und Erwartungen darstellen und auf dieser Basis gemeinsam alles unternehmen, um die jeweiligen Ziele in den Projekten sicher zu erreichen. Egal wie gut und erfahren ein Dienstleister auch ist: Ohne die partnerschaftliche Steuerung durch den Auftraggeber erreicht man nicht das optimale Ergebnis. Natürlich profitieren auch wir von dem Praxistag. Einmal erhalten wir sehr offene Rückmeldungen wie wir als Dienstleister erlebt werden, was wir gut machen und wo es möglicherweise Potenzial für Verbesserungen gibt.“
Rüdiger Wolf, TAS Mülheim

Humor

Ein deutscher Schäferhund, ein Dobermann und eine Katze sind gestorben und kommen in den Himmel.
Alle drei stehen vor Gottes Thron. Gott schaut sich die Drei an und möchte von jedem wissen, woran sie glauben.
Gott fragt den ersten Hund: „Schäferhund, woran glaubst du?“
Der deutsche Schäferhund antwortet: „Ich glaube an Disziplin und Treue zu meinem Herrchen.“
„Gut“, sagt Gott. „Dann setze dich an meine rechte Seite.
Dann fragt Gott den anderen Hund: „Dobermann, woran glaubst du?“
Der Dobermann antwortet: „Ich glaube daran, dass ich mein Herrchen über alles Liebe und dass ich mich um seinen Schutz kümmern muss.”
„Ah, sehr gut!“ sagte Gott, „du darfst zu meiner Linken sitzen.”
Gott wendet sich der Katze zu: „Und Katze. Woran glaubst du?“
Die Katze antwortet: „Ich glaube, du sitzt auf meinem Platz.“

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 3 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

Hier findest Du am Ende der Woche ein Update zu unserem Blog für Vendor Manager:innen, bevor es für mich, Marcus, in 1 Woche Urlaub geht.

Damit du als Leser:in den bestmöglichen Nutzen und Lesespaß aus unseren Beiträgen ziehst, erstellen wir einen Redaktionsplan. Nach ganz neuem Konzept, doch dazu gleich mehr.

Um genau zu sein, es handelt sich sogar um 2 Redaktionspläne: Einer für diesen Blog und der andere für unsere ,Google My Business‘ Seite. Auf der Google-Seite erscheint 2 Mal im Monat ein Post. Hier im Blog liest du jeden Werktag ein nützliches leichter. 

Neues Konzept im Blog speziell für dich

Ab sofort gliedern wir für dich immer in 3 Kategorien, bzw. bieten dir 3 Optionen:

• ,Selbst schaffen‘: Wir liefern dir für deine tägliche Werkzeuge und Know-how.  
  • Besuche beispielsweise unsere Seminare für Vendor Manager – 4 Module je nach Einsatzgebiet oder als passende Ausbildungen erhalten.
  • Individuelles Sparring nutzen – Dich begleiten wir in deinem Projekt als Sparringspartner.
• ,Gemeinsam gestalten‘: Gemeinsam arbeiten wir in einem Beratungsprojekt zusammen. 
  • Qualitätsmanagement betreiben
  • Dienstleistersteuerung/Vendor Management optimieren
  • Outsourcing konzipieren
  • Ausschreibungen durchführen,
  • Kosteneffizienz erzielen
  • Bonus/Malus wirksam einführen
  • lauten ein paar unserer Experten-Gebiete, in denen wir auf über 13 Jahre Erfahrung blicken.
• ,Machen lassen‘: Du lehnst dich zurück, wir übernehmen.
  • Für dich und dein Unternehmen übernehmen wir zum jährlichen Festpreis Managed Services. 
  • Bspw. die Qualität der Services wissenschaftlich fundiert messen
  • Bspw. deine Dienstleister steuern inkl. laufender Quality Checks, Rechnungsprüfungen, laufender Koordination, Forecasting, … 

Kennst du dieses Zitat?

„Schön, dass es Berater gibt, die eine konsequente Einstellung haben und sich nicht verbiegen.“

– Rainer Schulte, smartOPTIMO 

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