Von spontanen Absprachen zu strukturierten Prozessen

Wenn Walter Benedikt auf seine drei Jahrzehnte im Outsourcing zurückblickt, wird eines deutlich: Die Spielregeln haben sich grundlegend verändert. In den 1990er-Jahren war vieles noch von persönlichem Austausch und schnellen Entscheidungen geprägt. Damals griff zum Telefon, sprach mit dem richtigen Ansprechpartner – und die Sache war erledigt. Entscheidungen wurden direkt getroffen, auf Basis gegenseitigen Vertrauens.

Heute hingegen bestimmen digitale Systeme, Prozessvorgaben und formalisierte Abläufe die Zusammenarbeit. Ohne SAP-Buchung oder schriftliche Freigabe läuft nichts mehr. Was früher ein Handschlag regelte, wird heute durch E-Mails, Tickets und Systemeinträge dokumentiert.

Kürzere Laufzeiten und geringerer Handlungsspielraum

Eine der größten Veränderungen betrifft die Menschen auf der Gegenseite: Vendor Manager:innen und Dienstleistersteuerer haben heute weniger Entscheidungsspielraum und bleiben oft nicht mehr so lange im Unternehmen wie früher. Während man früher über Jahre mit denselben Ansprechpartnern zusammenarbeitete, wechseln heute Teams häufig durch Übernahmen, Reorganisationen oder Aufstiege.

Für Dienstleister bedeutet das: Prozesse müssen klar dokumentiert, Vereinbarungen sauber nachgewiesen und Abläufe stabil gestaltet werden, weil persönliche Beziehungen allein nicht mehr tragen. Hinzu kommt der wachsende Einfluss externer Abteilungen – insbesondere der Finanzbereiche, die zunehmend über Kennzahlen und Budgetvorgaben steuern.

30 Jahre Erfahrung: So hat sich Outsourcing verändert

Direkt ins Gespräch eintauchen – in nur 5:38 Minuten

In Teil 5 der Reihe spricht Walter Benedikt über den Wandel im Outsourcing und Vendor Management in den letzten 30 Jahren. Er gibt Einblicke in veränderte Prozesse, neue Rollenbilder und den Einfluss der Digitalisierung auf die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Dienstleistern.

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Das Transkript zum Video

Bernhard Gandolf (BG) 

Du hast gerade darüber gesprochen, wie sich Dienstleistersteuerer und Vendor Manager:innen neues Know-how aneignen und neue fachliche Kompetenzen aufbauen sollten, was in der Technik funktioniert. Magst du mal ein bisschen aus dem Nähkästchen plaudern? Wie hat sich die Zusammenarbeit mit dieser Gruppe von Menschen in den letzten 20 Jahren deiner Karriere verändert? 

Walter Benedikt (WB) 

Ja, das hat sich erheblich verändert. Wenn ich 30 Jahre zurückblicke – vieles, was ich früher gemacht habe, wäre heute wahrscheinlich ein Kündigungsgrund. Damals konnten wir wirklich noch viel selbst entscheiden. Ich erinnere mich: 1995 hat jemand 500 Apparate gebraucht – und das lief alles noch per Absprache. Man hat mit dem Kunden gesprochen, der andere hat’s gebraucht – und das wurde einfach gemacht. Wenn du heute 500 Apparate ohne SAP verschieben würdest, käme das gar nicht gut an. Früher war das anders – man konnte sich viel mehr auf Absprachen verlassen. Wir haben etwas ausgemacht, und so wurde es gemacht. Die Ansprechpartner hatten damals auch eine längere Lebenszeit im Unternehmen. 

Heute ist das anders: Oft wird nach kurzer Zeit alles übernommen oder umstrukturiert

Du arbeitest zehn Jahre super mit jemandem zusammen – dann wird die Firma aufgekauft, alles ändert sich, und dein Ansprechpartner hat plötzlich nichts mehr zu sagen. Das ist die Schwierigkeit: Du musst Prozesse schriftlich festhalten, Mails bestätigen lassen. Teilweise werden heute 200.000 Calls „Lieferung frei Bordsteinkante“ bestellt, weil es das in SAP nur so gibt. 

Die größte Veränderung ist, dass die Mitarbeitenden auf der Gegenseite weniger Entscheidungsspielraum haben und auch kürzer im Unternehmen bleiben. Das ist etwas, das wir alle nicht wirklich beeinflussen können. Oft wird zusätzlich Druck von außen gemacht – etwa von der Finanzabteilung. Für die zählt nur die Zahl, egal, ob sie von einem oder vom anderen Lieferanten kommt. Der Einfluss von außen ist also größer geworden. Früher hat ein Handschlag gegolten – heute nicht mehr. 

BG 

Ich verstehe – früher gab es mehr Handschlagqualität, heute herrscht stärkere Formalisierung. Du nimmst also wahr, dass Vendor Manager:innen und Dienstleistersteuerer kürzere Laufzeiten haben, schneller wechseln oder aufsteigen. Und dass das Thema Kosten stärker im Fokus steht als früher. Das finde ich sehr spannend. Vielen Dank. Abschließende Frage, mein Lieber: Du hast mir im Vorgespräch verraten, du nimmst nur noch Projekte an, die dir Spaß machen, und genießt ansonsten das Leben. 

Womit gestaltet ein umtriebiger Unternehmer wie du seine Freizeit? 

WB 

Ach, da gibt’s genug zu tun. Ich habe viele Hobbys – ich will nicht sagen, ich bin der verlängerte Hausmeister, aber ich mache vieles selbst. Ob Smart-Home-Umrüstungen, kleine Bauprojekte oder einfach Handwerkliches – ich mache das gerne. Ich wollte vor ein paar Jahren ein Tiny-Haus bauen, das ist dann an der Baugenehmigung gescheitert, aber beschäftigt bin ich immer.

Ich wohne ja in Alpennähe – ich darf gar nicht sagen, wie viele Skitage ich habe. Früher musste ich mit meinem Sohn immer diskutieren: „Wir müssen um 8:30 Uhr an der Gondel sein, sonst kriegen wir keinen Parkplatz!“ – heute sagt er: „Warum fahren wir nicht um acht?“ Mich interessieren weiterhin neue Entwicklungen in der Welt. Da bleib ich immer noch dran und das bleibt spannend. 

Das Leben bietet so viele Freizeitmöglichkeiten. Früher habe ich sehr extrem Ski gefahren, gehe heute noch, im Sommer gehe ich Mountainbiken. Golf spiele ich auch, aber schlecht – das kann ich nicht wirklich als Hobby bezeichnen. Rund ums Haus gibt’s immer etwas zu tun – langweilig wird’s mir nicht. 

BG 

Das klingt fantastisch – beneidenswert! Prost und auf dein Wohl, mein Lieber. Zu diesem positiven Freizeitstress wünsche ich dir von Herzen alles Gute. Ich danke dir für das inspirierende Gespräch, dein Wissen und deine Zeit. Wenn du dich mit dem Thema Outsourcing beschäftigst – lass uns sprechen. Den Link zu meinem Kalender findest du unten. Und falls du Walter als Speaker oder Berater buchen willst – seine Seite ist ebenfalls verlinkt. Bis zur nächsten Tasse Tee, dein Bernhard Gandolf. 

WB 

Bernhard, wünsch dir was – bis dann! 

Fazit: Outsourcing hat sich stark gewandelt

Die Outsourcing-Welt ist heute stärker formalisiert, schnelllebiger und zahlengetriebener als früher. Wer erfolgreich mit Dienstleistern und Vendor Manager:innen arbeiten will, muss sich auf diese Realität einstellen – mit klarem Prozesswissen, digitaler Kompetenz und professioneller Dokumentation. Gleichzeitig zeigt Walter Benedikt: Mit Erfahrung, Anpassungsfähigkeit und Leidenschaft lässt sich dieser Wandel nicht nur meistern, sondern aktiv gestalten.

Teil 1: „Ich will ein unbequemer Outsourcing Dienstleister sein!“

Im ersten Teil hat Walter erklärt, warum ein guter Outsourcing-Dienstleister nicht nur zustimmen, sondern auch mal widersprechen sollte.

Sein Appell: Mitdenken statt nur mitmachen – denn echte Partnerschaft entsteht dort, wo auch unbequeme Wahrheiten ausgesprochen werden.

Hier kannst du Teil 1 mit praktischen Transkript nachlesen oder direkt anschauen.

Teil 2: „Gelungenes Outsourcing im Kundenservice: Zusammenarbeit zählt„

In Teil 2 unserer Videoreihe gibt Walter Benedikt praxisnahe Einblicke in genau diese Fragen. Kompakt, direkt und ehrlich – in nur 5:20 Minuten.

Jetzt anschauen und neue Perspektiven für dein Outsourcing-Setup gewinnen.

Hier kommst du direkt zu Teil 2 inklusive Transkript und Link zum Video.

Teil 3: „Motivation statt Kritik: Warum ehrliches Lob im Outsourcing den Unterschied macht„

Im 3. Teil unserer Videoreihe gibt Walter Benedikt Eindrücke zu Motivation und Kritik im Outsourcing. Kompakt und praxisnah – in nur 6:37 Minuten.

Jetzt anschauen und neue Perspektiven für dein Vendor Management gewinnen.

Hier kommst du direkt zu Teil 3 inklusive Transkript und Link zum Video.

Teil 4: „Zwischen Steuerung und Mitwirkung: Die neue Realität des Vendor Managements“

In Teil 4 unserer Videoreihe erklärt Walter Benedikt wie KI & IT die Zusammenarbeit im Outsourcing verändert. Kompakt und praxisnah – in nur 3:50 Minuten.

Tauche ein und erhalte wertvolle Impulse für dein eigenes Vendor Management.

Hier geht es direkt zu Teil 4 inklusive Transkript und Link zum Video.

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Der Beitrag Vom Handschlag zur Prozesskette: Outsourcing im Wandel der Zeit erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.