Rechnung und Vertrag – 14. Tipp: Ist das überhaupt vertragskonform?

Bei dir als Dienstleistersteuerer:in, Outsourcing Koordinator:in oder neudeutsch Vendor Manager:in umfangreicher ausgelagerter Services landen oft bildlich gesprochen ganze Bücher voll mit Nachweisen zu Rechnungen auf dem Tisch. Manchmal trägst du auch einen Titel als Outsourcing Manager:in. 

Der Titel ändert nichts an deinen Aufgaben.

So sieht eine typische Beschreibung deiner Aufgaben auf LinkedIn aus:

• Regelmäßiges Überprüfen und Verbessern der Leistungserbringung unserer Dienstleister, um sicherzustellen, dass die Abnahme und Leistungsabrechnung vertragskonform erfolgen.
• Ansprechpartner für alle steuerungsrelevanten Anliegen im operativen Tagesgeschäft.
• Identifizieren und Priorisieren der Umsetzung von Optimierungspotenzialen unserer Dienstleister und sicherstellen der Erreichung unserer Serviceziele
• Sicherstellung der Einhaltung unserer Key Performance Indicators (KPIs) und ihrer Transparenz über alle Dienstleister-Standorte hinweg.
• Verantwortlich für Informationen im Zusammenhang mit dem Service sowie Sicherstellung von Standards für Berichtswesen, Ablage und Reports.
• Bewertung der Kosten und Preisgestaltung der Customer Contact Center unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte und Rentabilität.
• Regelung vertraglicher Themen in Zusammenarbeit mit unserer Beschaffung

Unser 14. Tipp für dich!

Die Sache mit dem Umfang von Rechnung und Vertrag

Zig Seiten dokumentieren Leistungen und Positionen, die deine Dienstleister für euch erbringen. Wer sich daran wagt, das gewissenhaft zu prüfen, vergisst leicht einen wichtigen Aspekt.
Denn der Wust an Informationen lenkt den Blick weg von der entscheidenden Frage. Ist das vertragskonform?

Gehen wir einen Schritt zurück.

Warum fallen Rechnungen oft so umfangreich aus?

Die Gründe für das Hinzufügen von Anhängen liegen neben der Transparenz  oft in den spezifischen Anforderungen des Rechnungsempfängers – sprich deiner Firma – und/oder den gesetzlichen Vorschriften im Rechnungswesen ab. Hier listen wir für dich 4 Beispiele auf.

1. Belege und Nachweise zur Transparenz: Anhänge können Belege oder Nachweise enthalten, die die in der Rechnung aufgeführten Leistungen oder Ausgaben unterstützen. Dazu können zum Beispiel Quittungen, Lieferscheine, Arbeitsberichte oder Verträge gehören. Durch das Bereitstellen dieser zusätzlichen Informationen verbessern die Autoren die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Rechnung
2. Steuerliche Anforderungen: In einigen Ländern gibt es spezifische steuerliche Vorschriften, die bestimmte Informationen oder Dokumente als Anhang zur Rechnung verlangen. Besonders knifflig wird dies im Nearhsore, wenn dein Dienstleister außerhalb der EU sitzt. Dies geht dann sofort über Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers oder die innergemeinschaftlichen Einhaltung bestimmter Dokumentationspflichten hinaus. Leistungsdatum, Abgrenzungs-Bestimmungen, Nachweise von Abgaben auf Teilleistungen, etc. müssen korrespondieren. 
3. Vertragsbedingungen: Wenn in einem Vertrag bestimmte Bedingungen oder Vereinbarungen festgelegt sind, die nicht direkt in der Rechnung selbst erfasst werden können, werden diese häufig als Anhang zur Rechnung beigefügt. Der Klassiker: Einhaltung des/der Service Level Agreements im Monatsverlauf, Zeitpunkte, wann Bestimmungen aufgehoben oder ausgesetzt werden.
   
4. Regelungen des Rechnungswesens: Je nach nationalen Rechnungslegungsstandards oder branchenspezifischen Vorschriften können bestimmte Informationen als Anhang zur Rechnung erforderlich sein. Dies kann beispielsweise die Offenlegung von Rückstellungen, Abschlüssen oder spezifischen Anforderungen zur Bilanzierung betreffen. Oder aber auch Dokumentationspflichten zu Lieferketten, Chargen-Nummern, etc. zwecks Rückverfolgbarkeit.

Aus dem Blick verloren – vertragliche Bestimmungen und Rechnung

Von außen sieht man mehr. In unseren Checks für Klienten merken wir das. Oftmals vergessen die Menschen auf beiden Seiten – sprich bei  Auftragnehmer und Auftraggeber – die vertraglichen Bestimmungen. Das passiert und gehört dazu.

4 Beispiele

• Vertragliche Termine für Reports, Rechnungen, Leistungsnachweisen weichen dem Tagesgeschäft. Das führt mitunter zu aufwändigen, teuren und vor allem sehr schwer zu durchschauenden Korrektur-, Abschlags-, Storno- und Schlussrechnungen.
  Problem! Buchhalterisches Chaos und Stress pur. 
• Leistungen, die im Vertrag anders definiert wurden, rechnen die Parteien faktisch fehlerhaft ab.
  Das führt auch zu falschen Marktdaten, mit denen der Auftraggeber arbeitet.
  Praxisfall: Ein Klient vergütete seinem Dienstleister jahrelang Termine im Außendienst und sogenannte Betreuungsanrufe. Laut Vertrag umfasst ein Termin mindestens einen Betreuungsanruf, um den Termin zu vereinbaren. Dieser Anruf ist mit dem Termin abgegolten. Da die Betreuungsanrufe jedoch alle auf der Rechnung auftauchten, glaubte die Bereichsleitung: ‚Der Außendienst des Dienstleisters würde sich viel intensiver um das Gebiet kümmern, als es der eigene Außendienst im anderen Gebiet tut.‘ 
  Problem! Zuviel bezahlt und falsche Daten intern verwendet. 
• Kosten erfahren falsche Zuordnungen.
  Das mag im operativen Tagesgeschäft nicht stören, bewirkt jedoch eine Fehlsteuerung auf Metaebene. Laut Vertrag sollte ein Dienstleister die Kosten je Produktlinie zuordnen. In der Praxis übernahm der Outsourcing Service Provider einfach stets die gleiche Vorlage. Beim Auftraggeber war man drauf und dran, eine scheinbar teurere Produktlinie aus dem Verkehr zu ziehen. Dabei ordnete der Dienstleister nur die Kosten falsch zu.
  Problem! Falsche Zuordnung führt zu falschen Schlussfolgerungen. 
• Auftraggeber bezahlen Leistungen mehrfach.
  Beide Parteien haben nicht mehr auf dem Schirm, wie lange oder welcher Umfang laut Vertrag bereits abgegolten ist. Ein IT-Dienstleister rechnete – ohne Absicht – jedes Jahr Lizenzgebühren je User:in ab. Der Vendor Manager vergaß ebenso, dass laut Vertrag nur Lizenzgebühren je Device anfallen. In dem Fall war das ärgerlich, dass weitaus weniger Devices als Mitarbeiter:innen im Einsatz waren. Der Unterschied betrug Faktor 4,3. Der fiel jedoch nicht auf, weil der Betrag Monat für Monat moderat stieg – nämlich mit jedem Wechsel einer Mitarbeiter:in.
  Problem! Kleine Ursache – große Wirkung

Nutze diese diese 3 erprobten Kniffe – Rechnung Vertrag

Mit diesen 3 Kniffen erleichtert du dir das Prüfen.

1. Wechsel dich beim Prüfen mit Kolleg:innen ab. Wer unbedarft an die Sache herangeht, entdeckt oft leichter Abweichungen.
   Kannst du nicht, weil du niemanden hast?
   Gute Nachricht: Wir helfen dir. Vereinbare gleich einen Termin für ein knackiges 20-minütiges Meeting via Microsoft Teams.
   Klicke einfach auf den Link, wähle dein gewünschtes Zeitfenster und los geht’s. Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.
   Dann vereinbaren wir für dich einen passenden Telefon- oder persönlichen Termin. 
2. Konsultiere lieber einmal öfter als nötig den Vertrag und gleiche die Positionen ab. Ja, ja, ist schon klar. Banaler Rat. Ich kenne das. Im Kopf meint man, alles beisammen zu haben. Doch die Dinge im Kopf entwickeln sich weiter und entfalten ein Eigenleben. Nachschlagen hilft.
3. Stellst du fest, dass Vertrag und Leistung nicht mehr zusammenpassen?
   Kein Ding. Das ist normal. Schließlich verändern wir uns alle jeden Tag.
   Aktualisiere den Vertrag! Schließlich regelt ein Vertrag die Zusammenarbeit und bildet die Grundlage. Dass du jetzt nicht „Hurra“ schreist, ist klar. So einen Vertrag aktualisieren kostet Zeit und Mühe. 
   Zum Glück stehen wir an deiner Seite.

Rechnung und Vertrag – profitiere von unserem Expertenblick von außen

Deine eisq-Berater:innen liefer dir kostenfrei zusätzliche Empfehlungen, worauf du bei der nächsten Vertragsgestaltung achtest. So wird deine Arbeit leichter.

Managed Outsourcing von eisq – Prüfen von Rechnung Vertrag inklusive

Hast du das gewusst?

• Die Rechnungsprüfung durch eisq bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Wir als marktführende Experten arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr. Uns offenbaren sich oft unberücksichtigte Aspekte.
• Du entlastest dich und sparst Zeit, Geld und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen und geben auf Wunsch auch Empfehlungen.

Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgenden Vorteil. Nicht nur, werden wie erwähnt auch unbeachtete Positionen aufgedeckt. Sondern es bietet dir auch die Möglichkeit, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten.

Ist doch besser als reaktiv, richtig?

Ab einem Rechnungsvolumen von 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, eine rein erfolgsbasierte Option zu wählen!

Nutze das Fachwissen von eisq. Vermeide überhöhte Kosten und erleichtere dir die Arbeit.

Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse im Outsourcing. Du kannst effektiver und ressourcenschonender deine Dienstleister steuern.

Erhalten wir die Möglichkeit, dein Anliegen persönlich zu besprechen?

Kontaktiere uns direkt und kostenlos über Microsoft Teams oder rufe uns an unter +49 541 580543-0..

Über unsere Tipps zur Rechnungsprüfung

Für alle hilfreichen Tipps zur Rechnungsprüfung besuche gerne unsere Webseite. Hast du bisherige Tipps zur Rechnungsprüfung verpasst?

Finde auch hier im Blog alle weiteren Tipps zur effektiven Rechnungsprüfung.

Insgesamt umfasst unsere Serie zum Thema Rechnungsprüfung 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Die Tipps wurden zwischen 2020 und 2021 zunächst auf eisq.eu veröffentlicht und kurz darauf in unserem Blog.

Der Beitrag 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 14 erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.

​Dienstleistersteuerer (m/w/d) oder Vendor Manager (m/w/d)? – Wie wird man das?

Vergangenes Wochenende treffe ich meine ehemalige Arbeitskollegin Sabine im Supermarkt. Heute leitet sie den Kundenservice bei einem Energieversorger. Zwischen Zucchini und Paprika fragt sie mich, ob es Dienstleistersteuerer (m/w/d) oder Vendor Manager (m/w/d) in der Stellenanzeige heißen solle? Auf die Fassung mit dem Titel ‚Sachgebietsleitung Prozesssteuerung (m/w/)‚ erhielt sie keinen Rücklauf.

Im Wissen um unsere Aus- und Weiterbildung für Dienstleistersteuerer:innen/Vendor Manager:innen, fragt mich meine ehemalige Kollegin, wie man Outsourcing Manager werde. Natürlich nutzt sie die Chance und fragt, wen ich ihr von unseren Absolvent:innen empfehle.

3 Gedanken, 1 Prise Humor, 2 Mal Lob, 4 Schritte

1. Was für den Ttel Dienstleistersteuerer (m/w/d) spricht …
2. Vendor Manager (m/w/d) klingt …
3. Wie fühlt sich die Frage nach Empfehlungen meiner ehemaligen Kollegin für mich an?
4. Welche 4 Schritte führen zum Dienstleistersteurer/Vendor oder Outsourcing Manager?

Was für den Titel Diensteistersteuerer:in (m/w/d) spricht …

2010 werbe ich im Magazin TeleTalk für einen Titel. Im Fachartikel ‚Der namenlose Steuermann‘ schreibe ich im Intro von Dienstleistersteuerern und Dienstleistersteuererinnen.

„In kaum mehr als 15 Jahren entwickelte sich die Branche der Call Center-Dienstleister zu einem bedeutenden Wirtschaftszweig in Deutschland. Und jenseits von Datenskandalen nehmen Politik, Medien und die breite Öffentlichkeit diese moderne Form der kommunikativen Massensachbearbeitung auch als einen wichtigen Wirtschaftsbereich wahr. Für den Beruf des Call Center Agent bis es mittlerweile einen eigenen Ausbildungsweg inklusive IHK-Zertfikat. Aber wie sieht es mit den Dienstleistersteurern und -steuererinnen aus?“ Irgend jemand beauftragt und steuert schließlich die Schar der Dienstleister mit ihren vielen Mitarbeitern….
TeleTalk 02/2010, Der namenlose Steuermann

Insofern bitte ich um Nachsicht, falls du meine nun folgenden Argumente pro Begriff Dienstleistersteuerer (m/w/d) für etwas unausgewogen erachtest. Ich bin eindeutig vorbelastet.

Den Fachartikel aus dem Magazin TeleTalk findest du bei uns auf der Website von eisq. In der Rubrik ‚Veröffentlichungen‘ wähle ‚Fachpublikationen‘ und dann das Jahr ‚2010‘. Einfacher geht es mit diesem Link.

Für den Begriff ‚Dienstleistersteuerer (m/w/d)‚ spricht aus meiner Sicht:

1. Für meine Ohren klingt der Begriff konkreter nach einer Aufgabe.
2. Ich finde, lokal tätige Unternehmen benötigen nicht für jede Stelle in Deutchland einen englischsprachigen Titel.
3. Zu dem Energieversorger meiner ehemaligen Kollegin passt irgendwie keine ‚Sachgebietsleitung Vendor Management‘. In meinem Kopf wirkt das auf mich komisch, um nicht zu sagen widersprüchlich.

Wie geht es dir damit?  

Bei Stepstone gebe ich vorhin probehalber ‚Dienstleistersteuerer‘ im Suchschlitz ein. Prompt erhalte ich 4 Treffer. Darunter befindet sich 1 Touristik-Unternehmen. was ich eher mit einer internationalen Tätigkeit assoziiere. 2 Treffer verweisen auf andere Energieversorger. 1 Mal handelt sich um eine Sparkasse. Wirklich viel Auswahl sieht anders aus.

Vendor Manager (m/w/d) klingt …

deutlich internationaler. Im Rahmen unserer Zusammenarbeit mit TÜV Rheinland lerne ich:

• Das Gros der Stellenbeschreibungen in Organisationen mit über 250 Mitarbeitern strotzt vor Anglizismen. Kein Wunder. Diese Unternehmen arbeiten häufig international. Ein englischer Titel hilft dabei, anderen Personen zu erklären, was man tut.
• Agiles Arbeiten und die voranschreitende Digitalisierung verändern unser Arbeitsleben und damit auch Jobbezeichnungen. Englischsprachige Titel sind offenbar hipper und innovativer denn je.
• Vendor Manager, Vendor Management und damit verbundene Wort-Kombinationen liegen bei Google in Deutschland weit vor Dienstleistersteuerer und Dienstleistersteuerung.

Das gilt heute mehr denn je. Deswegen heißt dieser Blog auch Vendor Management. Die Domain www.dienstleistersteuerung.de kauften wir extra von einem befreundeten Unternehmensberater.

Gut zu wissen:

Damit gelangst du auf die Startseite von vendor-management.eu.

Gibt du auf Stepstone in den Suchschlitz Vendor Manager ein …. Dann begrüßt die Stepstone mit der Information „112 Treffer für Vendor Manager Jobs“. (Zumindest zum Zeitpunkt des Erstellens dieses Blog-Postings.)

‚Nothing for ungood – Was rätst du?‘,
fragt mich Sabine

Die anderen Leute im Supermarkt amüsieren sich bestimmt ebenfalls. Über Sabines geschickt eingestreute Prise Humor pruste ich vor Lachen los. Diese tolle denglische Wendung kenne ich bis zu diesem Samstag nicht. Meiner ehemaligen Kollegin rate ich, es mit Dienstleistersteuerer zu probieren. 

Zu dem Zeitpunkt war mir nicht bewusst, wie eindeutig das Ergebnis bei Stepstone ausfallen wird.

Wie fühlt sich die Frage nach Empfehlungen meiner ehemaligen Kollegin für mich an?

Prinzipiell fühle ich mich geehrt. Allerdings tue ich mir echt schwer mit der Bitte, Absolvent:innen anderen Unternehmen zu empfehlen. Für mich gelten im dem Zusammenhang zwei Grundsätze:

1. ‚Interna bleiben im Raum‘, so lautet eine feste Spielregel in unserer Ausbildung für Dienstleistersteuerer/Vendor Manager.  -> Also wird nie irgendjemand von mir etwas über unsere Teilnehmer:innen erfahren.
2. ‚eisq vertritt ausschließlich die Interessen unserer Klienten und nimmt keine Provisionen von Dritten an‘, steht es in unserer Unternehmenscharta. -> Das gilt auch für eine ehemalige Kollegin. 

Deswegen handhabe ich das auch im Fall meiner ehemaligen Arbeitskollegin so, wie ich es immer halte.

Ich antworte Sabine: „Als Unternehmensberater bekomme ich Arbeitsplatzwechsel immer erst im Nachinein mit. Da kann ich dir nicht helfen…“

Bislang leuchtet das auch allen Personen ein, die mich fragen. Schließlich engagiert niemand einen Unternehmensberater, um sich einen neuen Job zu suchen.

Welche 4 Schritte führen zum Dienstleistersteuerer, Vendor oder Outsourcing Manager?

Ja, du liest richtig. Outsourcing Manager ist noch so ein Begriff für den solange namenlosen Steuermann, die solange namenlose Steuerfrau. In meiner Wahrnehmung verwenden aktuell – sprich Ende 2022/Anfang 2023 – vor allem Banken und Finanzdienstleister den Begriff.

Das hängt in meinen Augen sehr mit den Novellen in der MaRisk und dem WpIG. MaRisk steht für Mindestanforderungen im Risikomanagement. Ein eigenes Kapitel, nämlich Nummer 9, widmet sich dem Thema Auslagerungen. WpIG lautet die Abkürzung für Wertpapierinstitutsgesetz. § 40 trägt den Titel Auslagerung von Aktivitäten und Prozessen, Verordnungsermächtigung. Hier vermute ich den Rückenwind für den Begriff Outsourcing Manager.

Dazu findest du ebenfalls einen Beitraghier im Blog.

Und welche 4 Schritte führen nun zum Dienstleistersteuerer?

Ganz einfach.

1. Schritt: Starte deine Ausbildung bei eisq – wähle eines der Module aus, du kannst diese in beliebiger Reihenfolge absolvieren
2. Schritt: Bleibe am Ball und vertiefe dein Know-how
3. Schritt: Erwerbe einen Abschluss – Operativer Vendor Manager, Operativer Vendor Manager mit taktischer Vertiefung oder Strategischer Vendor Manager bietet dir deine Outsourcing-Beratung eisq an
4. Schritt: Steuere deine Dienstleister mit der Vendor Management 2.0 – Methodik 

Hier findest du 2 weitere Tipps.

1. Bilde dich weiter als Vendor Manager:in.
   • Erfahre noch viel mehr– direkt im digitalen Folder
2. Schaue dir all unsere Module und Ausbildungs-Pakete in kurzen Videos an.
   • Gleich Playlist auf YouTube ansehen.

„Ich habe einige Impulse und gute Ideen mitgenommen, um meinen Dienstleister zukünftig besser zu steuern.“
Dr.ⁱⁿ Silvia Guth, MSD SHARP & DOHME

Vor ein paar Donnerstagen veröffentlichen wir ‚Was macht die Seminare von eisq besonders?‘ – gilt weiterhin!

2:11 Minuten – Ton an und rasch informieren.

Lust auf Hintergrundinfos zu deinen Videos?

• Erfahre, wie es hinter den Kulissen und vor dem Greenscreen aussieht. Im Beitrag Erwischt: Videodreh Seminare für Vendor Manager.
• Schaue in unseren Reiseführer mit einer kleinen Auswahl an Videos.
• Lerne unseren Cutter Dennis kennen, der die Videos (fast) in Eigenregie produziert.

Du fragst dich, wie du deine Dienstleister konkret leichter steuerst oder wie du deine Ausbildung als Vendor Manager:in/Dienstleistersteuerer startest?

1. Tausche dich via Microsoft Teams  kostenfrei mit mir aus.
   Link klicken, passendes Zeitfenster wählen und einfach mal quatschen. 
2. Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.
   Dann vereinbaren wir für dich einen passenden Telefon- oder persönlichen Termin.

„Wer versteht, warum Dienstleister wie denken, kann sich besser darauf einstellen, wie der Dienstleister erfolgreich gesteuert werden kann. Wir verstehen uns gemeinsam mit unseren Auftraggebern als Partner, die jeweils ihre Ziele und Erwartungen darstellen und auf dieser Basis gemeinsam alles unternehmen, um die jeweiligen Ziele in den Projekten sicher zu erreichen. Egal wie gut und erfahren ein Dienstleister auch ist: Ohne die partnerschaftliche Steuerung durch den Auftraggeber erreicht man nicht das optimale Ergebnis. Natürlich profitieren auch wir von dem Praxistag. Einmal erhalten wir sehr offene Rückmeldungen wie wir als Dienstleister erlebt werden, was wir gut machen und wo es möglicherweise Potenzial für Verbesserungen gibt.“
– Rüdiger Wolf, TAS Mülheim

Der Beitrag ​Dienstleistersteuerer (m/w/d) oder Vendor Manager (m/w/d)? – Wie wird man das? erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.