Rechnungen zurückweisen – Dein 20. von 21 Tipp für die Rechnungsprüfung

Oder aber auch: Wie gut nutzt du die Bandbreite deiner Reaktionsmöglichkeiten?

Hier bekommst du deinen 20. von 21 Tipps für die leichtere und obendrein wirksamere Rechnungsprüfung von deiner spezialisierten Outsourcing-Beratung eisq. Außerdem liefern wir dir ein tolles und zugleich kostenfreies Webinar als Zugabe. 

Fehlerhafte Rechnungen können ganz schön nerven.

Aber keine Sorge, ich hab da ein paar Tipps für dich.

In diesem Post erfährst du, wie du mit fehlerhaften Rechnungen korrekt und zudem souverän umgehst. Dir enthülle ich dazu nämlich gleich 5  Handlungsoptionen inklusive Text-Vorlagen.

Erfolgs-Webinar!

Sorgenfreies Outsourcing: Das geheime Rezept für Fluktuation beim Dienstleister

Viele Service Partner Manager:innen fragen, wie gehen Sie mit Rechnungen und speziell fehlerhaften korrekt um?

Wie gehst du mit fehlerbehafteten Rechnungen um?

Gerade fehlerhafte Rechnungen können ganz schön nervig sein.

Aber keine Sorge, ich hab da ein paar Tipps für dich.

**Zuerst heißt es dazu herausfinden, ** wann und warum eine Rechnung fehlerhaft ist.

Formelle Fehler lauten zum Beispiel:

• falsche Firmierung oder Anschrift
• fehlende Angaben zu Leistungszeitraum, Steuernummer, etc.

Sachliche Fehler wären etwa:

• falsche Positionen, Leistungen
• Rechenfehler, Dopplungen, usw. ❌

Wenn du eine fehlerhafte Rechnung erhältst, wählst du aus mehreren Optionen aus.

Welche Option du wählst, hängt von der Art des Fehlers ab. 

Unser Tipp für doch:

Nutze stets dafür stets einen ✍️ schriftlichen Kanal, um auch eine Nachvollziehbarkeit für Dritte zu gewährleisten.

Option 1. Rechnung zurückweisen

Wenn sich die Rechnung formell oder sachlich als falsch erweist, kannst du sie zurückweisen.

Das geht ganz einfach:

• Schreibe deinem Dienstleister einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre, warum du die Rechnung zurückweist.
• Fordere deinen Dienstleister auf, die Rechnung zu korrigieren.

Vorschlag:

Hallo [Name des Dienstleisters],

ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten. Offenbar ist dabei ein kleiner Irrtum unterlaufen.

Deswegen muss ich Ihnen leider mitteilen, dass ich die Rechnung aufgrund folgender Fehler zurückweise:

* Die Firmierung auf der Rechnung ist falsch.
* Der Leistungszeitraum ist nicht korrekt angegeben.

Bitte korrigieren Sie die Rechnung und senden Sie mir diese erneut zu.

Vielen Dank für Ihre Mühe.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Möglichkeit 2: Rechnung zurückstellen

Wenn du dir nicht sicher bist, ob die Rechnung fehlerhaft ist, kannst du sie auch zurückstellen.

Das geht auch ganz einfach:

• Schreibe deinem Dienstleister dazu einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre dabei, warum du die Rechnung zurückstellst.
• Fordere deinen Dienstleister dazu auf, den möglichen Fehler zu klären.

Möglicher Text:

Hallo [Name des Dienstleisters],

ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten.

Ich bin mir nicht sicher, ob die Rechnung korrekt ist. Ich habe dazu folgende Fragen:

* Sind die Positionen der Rechnung korrekt?
* Ist der Rechnungsbetrag korrekt?

Bitte klären Sie die Fragen und senden Sie mir die ggf. die korrigierte Rechnung erneut zu.

Vielen Dank für Ihre Mühe.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Oder 3: Teilbetrag freigeben

Wenn du die Leistung teilweise anerkennst, kannst du natürlich einen angemessenen Teilbetrag freigeben.

Das geht so:

• Sprich dafür mit deiner Buchhaltung ab, wie viel du freigeben möchtest.
• Schreibe dazu deinem Dienstleister einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre darin, warum du nur einen Teilbetrag freigibst.

Beispiel:

Hallo [Name des Dienstleisters],


ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten.


Bitte lassen Sie uns zeitnah über Position [Positionsnummer] sprechen, da wir hierzu möglicherweise unterschiedliche Ansichten haben.

In der Zwischenzeit habe ich die Positionen [Positionsnummern] freigegeben und zur Bezahlung weitergeleitet.

Vielen Dank für Ihre Mühe. 

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Option 4: Freigabe mit Vorbehalt

Wenn du die Rechnung mit Vorbehalt freigibst, bedeutet das, dass du die Zahlung rechtlich erst endgültig leisten wirst, wenn ein möglicher Fehler geklärt worden ist.

Das geht so:

• Schreibe dazu deinem Dienstleister einen Brief oder eine E-Mail.
• Erkläre dabei, warum du die Rechnung mit Vorbehalt freigibst.
• Fordere deinen Dienstleister zugleich auf, den eventuellen Fehler mit dir zu klären.

Beispiel:

Hallo [Name des Dienstleisters],

ich habe am [Datum] Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten.

Dein Link zu den 21 Tipps

Rechnungsprüfung – blog.vendor-management

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