Rechnungserfassung auslagern, 4 Tipps aus 2 Perspektiven

Nicht nur Großkonzerne widmen sich dem Thema auslagern von Rechnungen erfassen. Mittelständler und Einzelunternehmen springen ebenso auf den Zug auf. Dank des Voranschreitens der Digitalisierung existieren mittlerweile eine Fülle von Tools und Dienstleistern, um Rechnungen und Belege automatisiert digital zu erfassen. Dabei zeigen sich schnell die Tücken der Systeme. Ganz ohne manuelles Nachbearbeiten funktioniert es nicht. In die Nische drängen immer mehr Dienstleister und Start ups. Damit du mit deinem Projekt ‚Rechnungserfassung auslagern/Outsourcing Rechnungserfassung‘ alles richtig machst, verraten wir dir hier 4 Tipps.

Vorweg: Das perfekte Tool und den perfekten Dienstleister gibt es (bislang) nicht.

Damit du wirklich Kosten sparst anstelle neue zu generieren:

• nutze diese 4 Tipps.
• Oder führe das Projekt gemeinsam mit uns durch. Dich, dein Unternehmen und dein Projekt führen wir als erfahrene Outsourcing-Beratung zum Erfolg.

Damit du und dein Unternehmen eure Lieferanten anstelle zu verprellen. Weiterhin von guter Leistung profitieren:

• Denke über die Beispiele nach und was du wie besser angehst.
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1.) Welchen Service bieten du/dein Unternehmen oder dein Dienstleister den Lieferanten?

Bevor du dein Auslagerungsprojekt startest, halte kurz inne. Wechsle kurz die Perspektive und überlege, wozu nutzt dein Unternehmen Lieferanten. Prüfe, welche Rolle die Lieferaten für dein Unternehmen innehaben. Sind Teile deiner Lieferanten gar teilweise Kunden deines Unternehmens? Leite aus den vorgenannten Punkten ab, was das für das Betreuen deiner Lieferanten im Bereich Rechnungserfassung bedeutet.

Kennst du Gedanken wie die folgenden aus deinem Umfeld? Kommen die spontan Einwände wie diese in den Sinn?

Moment mal, es handelt sich um Rechnungen und Belege. Firmen, die etwas von uns wollen! Was soll die Frage nach Service?
⇒ Umgekehrt wird ein Schuh daraus. Es handelt sich um Dokumente von Unternehmen, von denen deine Firma, deine Organisation etwas möchte und Leistungen bezieht.

Was gibt es bei Rechnungen groß zu besprechen oder was für Rückfragen sollen entstehen?
⇒ Auch in diesem Fall lohnt ein Blick auf die andere Seite. Bei eurem Lieferanten fragt sich möglichweise eine Person, ob dein Unternehmen Sammelrechnungen bearbeiten kann. Dabei handelt es sich keineswegs um eine ungewöhnliche Frage. Unsere Erfahrung als Outsourcing-Berater zeigt, viele Dienstleister tun sich sich mit Sammelrechnungen und deren korrekter Zuordnung verdammt schwer. Stichwort manuelle Nacharbeit. Die Sammelrechnung steht hierbei nur stellvertretend für eine Fülle von Themen. Wen und wie vermag die andere Person bei dem Outsourcing Service Provider oder in deiner Organisation möglichst unkompliziert hierzu kontaktieren?

Trotzdem! Das funktioniert heute alles vollautomatisiert. Das sind höchtens alles Sonderfälle, nicht wahr?
⇒ Rechne zu Beginn einer Zusammenarbeit mit einem Outsourcing Service Provider für Rechnungserfassung mit ca. 40-50% korrekt erfasster Rechnungen. Den Wert werdet ihr gemeinsam – auch dank der Hinweise der Lieferanten – steigern.

Erster Tipp: ⇒ Schaffe von Anfang an eine kompetente Stelle/einen kompetenten Service für Rückfragen. Informiere aktiv eure Lieferanten und bitte sie um Verständnis und Hilfe beim korrekten Erfassen. Bedenke: Dein Unternehmen benötigt die Hilfe und die Leistungen der Lieferanten. Sonst hättet ihr die Lieferanten nicht. Perspektive wechseln lohnt.

2.) Wer kontrolliert den Outsourcing Service Provider für das Erfassen der Rechnungen?

Du als Vendor Manager:in, Dienstleistersteuerer:in weißt, dass das in dein Ressort fällt. Kontrolliert ein Dienstleister sich selbst, heißt das, den sprichwörtlichen Bock zum Gärtner machen.

Setze daher von Anfang an geeigente Mess-Instrumente ein, um die Qualität der Arbeit zu überwachen und zu steuern. Dabei nimmst du mit Sicherheit Stichproben und überprüfst diese in den Systemen. Stichproben stellen eine Art der Prozessbeobachtung dar. Frage deine Lieferanten. Nutze die Spot-Befragung!

Vor allem: benennt intern zuständige Personen als Vendor Manager und befähigt diese.

Hier findest du mehr Informationen über Mess-Instrumente:

• Spot-Befragung als Sonderform der Kundenzufriedenheitsbefragung
• Zum Thema verdeckte Tests/Mystery Activities findest du hier weitere Informationen

Vendor Manager befähigen:

• Hier informierst du dich über die profunden Ausbildungpakete für Vendor Manager.

Zweiter Tipp: ⇒ Etabliere ein Vendor Management für den Dienstleister. Denkt an die Kontrolle!

3.) Warum stellen Deepl und Google-Translator keine tauglichen Werkzeuge im Erfassen von Rechnungen dar?

Es klingt zu schön, um wahr zu sein. ‚Dank modernster KI erkennt unser System alle Einträge und ordnet diese automatisch korrekt zu. Unsere geschulten Mitarbeiter pürfen jedes Schriftstück zusätzlich.‘, mit diesen Worten wirbt ein großer Outsourcing Service Provider für sich und seine Dienste im Bereich Rechnungs- und Belegerfassung auf seiner Startseite.

Die geschulten Mitarbeiter arbeiten an einem Standort in Tschechien. Sie kontrollieren die korrekte Zuordnung mit Hilfe von Deepl und Google-Translator. Auf einer Rechnung stehen sehr häufig weit mehr Dinge als die modernste KI kennt.

Aus der Praxis für die Paxis:

Kunden-Nummer, KD, Klient, Client, KD-NR.; Produktummmer, Customer ID, Cust, … lauten nur einige Beispiele für mögliche Identifitier seintens des Rechnungsstellenden. Identifier steht in der Fachsprache für ‚Merkmal zum eindeutigen Identifizieren des tragenden Objekts‘ – bspw. dient eine Hausnummer als Identifier bei einer Straße für ein bestimmtes Haus. Das Problem besteht darin, dass die moderne KI nicht zu unterscheiden vermag, um was für einen Identifier, oder eine ggf. ungültige Bestellnummer, eine bislang unbekannte Bankverbindung, eine Steuernummer oder was auch immer handelt. Daher fragt die Software den User. Gibt der User, hier der geschulte Mitarbeiter in Tschechien mangels entsprechender Deutsch- und Englisch-Kenntnisse ‚Cust ID‘ in Deepl ein, lautet die Antwort ‚Cust ID‘. Das hilft kein Stück weiter! Gib den Suchbegriff in Google ein. Ein  Treffer lautet ‚Customs Identification Number‘ – sprich Zoll-Identifikationsnummer oder im Behördensprech ‚Economic Operators‘ Registration and Identification Number‘.

Du erkennst sofort. Hier entsteht Murks hoch zehn. 

Die Daten, die du in deine Systeme übernimmst, sind hochgradig fehlerbehaftet. Unter Umständen stimmt sogar deine Bilanz nicht mehr.

Dritter Tipp: ⇒ Überzeuge dich davon, dass der Dienstleister und dessen Personal für das Erfassen deiner Rechnungen und Belege über ausreichend Deutsch- und Englisch-Kenntnisse sowie kaufmännisches Basiswissen verfügt.

4.) Wie hängen die weiteren Finanz-Prozesse und die Fachbereiche in deinem Unternehmen mit dem Erfassen von Rechnungen zusammen?

Zu jeder Rechnung gehört ein Vertrag. Viele Firmen und Organisationen nutzen den Prozess des Rechnungsversands, um Änderungen im Vertrag zu kommunizieren. Wie stellen du und dein Unternehmen sicher, diese für dein Unternehmen relevanten Informationen bei einer ausgelagerten Rechnungserfassung zu erhalten?

Wie geht dein Unternehmen mit erhaltenen Mahnungen um? Angenommen, eine Lieferantenrechnung bleibt wegen einer fehlerhaften Erfassung unbezahlt (siehe Punkt 3). Euer Lieferant versendet daraufhin eine Zahlungserinnerung. Mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit wird der Outsourcing Service Provider mit der Zahlungserinnung überfordert sein. Im besten Fall leitet er sie an deine Finanz-Abteilung weiter. Oder erfasst diese als neue Rechnung, die wegen einer fehlenden Ursprungsrechnung von deinem Unternehmen nicht weiter verarbeitet werden kann.

Dieses Dilemma erkennen immer mehr Firmen, die das Erfassen von Rechnungen auslagerten. Ein typischer Versuch eines größtenteils unwirksamen Lösungsansatzes sieht so aus. 

Hier wendet sich ein Unternehmen an seine Lieferanten mit dem Betreff: ‚Updates zu Rechnungen‘. Sehr wahrscheinlich zählt dieses Outsourcing-Projekt zu der Kategorie ‚Ziel verfehlt, wir versuchen zu heilen, was sich noch heilen lässt.‘

Original-Text:

Bitte beachten Sie dabei, dass

• die Rechnung als PDF Dokument gemäß Umsatzsteuergesetz in Ihrer E-Mail übermittelt wird.

• je Rechnung (inkl. Anlagen) eine PDF Datei erstellt werden muss.

• eine E-Mail mehrere PDF Dateien enthalten kann.

• keine Mahnungen oder sonstiger Schriftverkehr an das genannte Postfach übermittelt wird.

• die Rechnungszustellung ab diesem Zeitpunkt ausschließlich elektronisch erfolgt.

Analysieren wir gemeinsam die Nachricht:

Was bedeutet möglicherweise

• ‚die Rechnung als PDF Dokument gemäß Umsatzsteuergesetz in Ihrer E-Mail übermittelt wird.‘?

Mindestens diese beiden Deutungen halte ich für wahrscheinlich. Wie denkst darüber?

1. Liebe Lieferanten, bitte achten Sie auf eine vollständige Rechnung mit allen gesetzlich verpflichtenden Angaben.
2. Liebe Lieferanten, wir verstehen, wir dürfen Ihnen nicht vorschreiben, wo in Ihrer Rechnung was wie steht. Auch für uns gelten die Gesetze der Bundesrepublik Deutschland.

Und was steckt hinter

• ‚je Rechnung (inkl. Anlagen) eine PDF Datei erstellt werden muss.‘?

Vielleicht heißt es, dass der Dienstleister keine Sammelrechnungen zu verarbeiten vermag… Was meinst du dazu?

Vgl. Punkt 1.

Wieso steht

• ‚eine E-Mail mehrere PDF Dateien enthalten kann.‘?

3 Thesen:

1. Liebe Lieferanten, wir haben verstanden, dass es für Euch sehr aufwändig wäre, für 5 Rechnungen 5 eMails zu senden.
2. Liebe Lieferanten, ja, wir dürfen Euch nicht vorschreiben, ob Ihr einen Leistungsnachweis separat als Anhang versendet oder nicht. Stichwort Umsatsteuergesetz.
3. Liebe Lieferanten, helft uns bitte bei der Administration. Untereilen wir intern einen Prozess auf mehrere bearbeitende Personen bei unserem Dienstleister, entstehen uns mehr Kosten und Fehler.

Welche vierte These kommt dir in den Sinn?

Warum betont das Unternehmen

• ‚keine Mahnungen oder sonstiger Schriftverkehr‘?

Vielleicht, weil das Unternehmen obiges schmerzhaft lernte…

Wozu dient die Formulierung

• ‚die Rechnungszustellung ab diesem Zeitpunkt ausschließlich elektronisch erfolgt.‘?

Für mich spricht einiges dafür, dass es in dem Unternehmen noch keinen Prozess gibt, um eine Doppelerfassung auszuschließen. 

Vierter Tipp: Verschaffe dir im Vorfeld/vor der Auslagerung Klarheit über die Finanz-Prozesse und die Fachbereiche. 

Für dich nützliche Beiträge rund um das Thema:

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Der Beitrag Rechnungserfassung auslagern erschien zuerst auf Vendor-Management.eu.