Rechnungsprüfung: Dein Update zum 5. von 21 Tipp

Passt die Rechnung zum Projektfortschritt?

Deine Tipps für die optimale Rechnungsprüfung. Bestimmt weißt du es: Wir übernehmen für dich die Rechnungsprüfung im Managed Outsourcing.

Eigentlich müssten meine Nachbarn Imke und Alex diesen 5. Tipp für dich schreiben. Imke und Alex leben in einem netten Reihenhaus in Osnabrück. Sie leisteten sich 2021 einen schicken Terrassen-Wintergarten. Mitten in der Pandemie boomt das Geschäft von dem Anbieter offenbar so richtig. 2023, zwei Jahre später, ist der Wintergarten noch immer nicht fertig. Entnervt verzichten Imke und Alex auf die ursprünglich bestellten Jalousien. Das fehlende Licht installierte Alex Bruder. 

Was war passiert?

Imke und Alex vereinbarten ⅓ Anzahlung bei Auftragserteilung, ⅓ sobald das Aluminium-Gerüst steht und ⅓ nach Fertigstellung. Kurz vor Fertigstellung im Sommer 2021 meldete sich der Handwerksbetrieb. „Wegen Lieferschwierigkeiten … Jalousien nicht rechtzeitig …. Licht ziehe man in die vorbereiteten Kanäle zusammen mit der Montage der Jalousien ein … nein, genau könne man nicht sagen, wann. Lieferschwierigkeiten…. Imke und Alex sollen in der Zwischenzeit das letzte ⅓ abzüglich des Warenwerts der Jalousie bezahlen.“ 

Du ahnst es bestimmt. Dem Handwerksbetrieb fehlt jegliche Lust, das Projekt fertigzustellen.

Ich denke mir: An der Montage verdient der Betrieb nichts mehr. Die wurde schließlich mit dem letzten ⅓-Abschlag abzüglich des Warenwerts der Jalousie bezahlt. Die Marge auf die Jalousie rechtfertigt offenbar keinen Einsatz in Osnabrück. Deswegen vergisst die Firma einfach Imke und Alex.

Was im Geschäftsleben, sprich im Business gilt, kannst du leicht in die private Welt übertragen.

Direkt freigeben oder doch lieber Rechnungsprüfung? 

Die eingetroffene Rechnung passt von der Höhe her zu den Vormonaten und ins Budget. Den Button „Freigabe“ drücken und sich ums Tagesgeschäft kümmern? Zugegeben, stark verkürzt entspricht das der Situation, die viele Vendor Manager – der neue Begriff für Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Manager – gut kennen. Das intensive Prüfen einer Rechnung erfordert Zeit, die an anderer Stelle fehlt.

Gleich, ob es sich beispielsweise um Akquise-Projekte, die Erneuerung von Telefonanlagen oder um reguläre Wechsel von Stromzählern handelt, der Teufel steckt im Detail. Das Kontrollieren, ob die Rechnung zum Projektfortschritt passt, stellt aus Beratererfahrung eine entscheidende Aktivität dar.

5 Gefahren in der Rechnungsprüfung

Komplexe und damit teure, sowie personalintensive Tätigkeiten wandern gerne von Monat zu Folgemonat in die Aktivitäten-Planungen bei einigen Dienstleistern. Einfachere Schritte ziehen die Outsourcing Service Provider Stück für Stück vor. Diese Gefahren resultieren daraus:

• Operative Gefahren: Das Projektziel wie das Erneuern der Telefoninfrastruktur bis Jahresende wankt.
• Rechtliche Risiken: Gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise der Regelaustausch von Strom- oder Gaszählern innerhalb bestimmter Fristen droht der beauftragende Netzbetreiber eines Dienstleisters für Zählerwechsel zu brechen.
• Finanzielle Belastungen: Die Wahrscheinlichkeit, dass der Dienstleister für Unerwartetes später eine Nachforderung stellt, steigt gegen 100 Prozent.
• Zeitrahmen: Den überschreiten die oben genannten Beispiele ganz sicher.
• Fehlende Fertigstellung: … und manchmal werden Projekte angeschlossen, ohne fertig zu sein.

4 konkrete Schritte für Rechnungsprüfung Outsourcing

Wenn du als Dienstleistersteuerer:in bzw. Vendor Manager:in nach Stück/Vorgängen/Ergebnissen oder festen Teilbeträgen Partner bezahlst, helfen dir unter anderem diese 4 Schritte:

1. Gleiche Monat für Monat neben der Höhe auch den Stand der Leistungsinhalte mit dem vereinbarten Umsetzungsplan ab.
   Monat für Monat steht hier als Synonym für den vereinbarten Rechnungsturnus. 
2. Führe eine separate und vor allem eigene Backlog- oder Rückstandsliste. Kaum zu glauben, auf welche kreativen neuen Namensfindungen wir als Berater von eisq im Markt stoßen.
   Diese neuen Titel nutzen besonders pfiffige Dienstleister, um einen Backlog in eine neue Aktivität zu verwandeln.Die Kreativität nötigt mir Respekt ab. Mein liebster Fall stammt von einem medizinischen Außendienst. Die Mitarbeiter:innen führen monatliche Hausbesuche durch. Sie tauschen in dem Zusammenhang u. a. medizinische Geräte aus. Uns fiel auf, dass in zwei Regionen die Anzahl der vom Außendienst faktisch eingesendeten Geräte von der abgerechneten Summe abwich.
   Dafür fanden wir in den zwei Regionen eine Position auf den Leistungsnachweisen, die uns der Projektleiter nicht so recht erklären konnte: Aktualisierung Bestandsdaten 
   Unterm Strich: Arbeit abgerechnet aber nicht gemacht, dafür zusätzlich Zeit für das Dokumentieren der nicht erbrachten aber abgerechneten Leistung aufschreiben. Chapeau
3. Rechne jeweils die ausstehenden Tätigkeiten in Form von Kosten und Zeit hoch. Vergleiche das Ergebnis mit dem vereinbarten Rahmen. So fällt es dir leichter, rechtzeitig und vor allem wirksamer gegenzusteuern.
4. Fehlt dir die Zeit, setze auf uns Profis von eisq. Für dich checken wir die Rechnungen. Bevor du zu viel bezahlst oder Projektziele verfehlst, gönne die Entlastung.

Erziele bessere Resultate im Outsourcing. Dein Nutzen ist unsere Mission.

Gut zu wissen: Rechnungsprüfung inklusive im Managed Outsourcing von eisq

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• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
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Alles in allem umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Im Rahmen von ‚Weil wir dich lieben‘überarbeiten wir den Blog für dich.

Dazu ordnen wir die einzelnen Posts Kategorien zu. Dank der Preview-Funktion siehst du jetzt auf einen Blick besser die Inhalte. 

Wie gut gefällt dir das neue Layout?

Schreib unten in den Kommentar. Oder schick mir eine Mail.

Glückwünsche von Johann Wurzinger

Über Feedback und Lob freuen wir uns immer sehr. Deswegen behalten wir im Update auch die nette Nachricht von Johann.

„Lieber Bernhard, liebes eisq – Team, Herzlichen Glückwunsch zum 11. Geburtstag. Ich wünsche für die Zukunft weiterhin alles Gute und viel Erfolg, einen wertvollen Beitrag zur Steigerung der Customer Excellence & -Experience im Rahmen der Dienstleistersteuerung im Kundenservice zu leisten. Freue mich auch für die Zukunft auf bewährten Informationsaustaus und Zusammenarbeit. Liebe Grüße aus Österreich“
Johann Wurzinger, CIM-C Wurzinger e.U.

Beratungsbrief sichern – sobald der Shop startet, gibt es …. GUTSCHEINE

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Gut zu wissen:

Seit Januar 2023 erscheint dein Beratungsbrief von deiner Outsourcing-Beratung eisq in neuer Form. Jeden 2. Mittwoch des Monats kurzweilige, amüsante und aufschlussreiche Inhalte direkt ins E-Mail Postfach erhalten. Lesezeit etwa 5 Minuten für deine kleine Auszeit zwischendurch.

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Ein Witz zum Abschluss – laut Planet Wissen ein sehr …

beliebter Witz unter Frauen

Ein stolzer Vater hat sechs Kinder. Er ruft seine Frau zu deren Missfallen immer „Mutter von Sechs“. Eines Abends auf einer Party brüllt er quer durch den Raum: „Mutter von Sechs, wir gehen jetzt.“ Sie antwortet: „Bin gleich soweit, Vater von Vieren.“

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Neues Jahr, neue Folge deiner Serie über erfolgreichere Ausschreibungen.

Folge 2 von 6 – Deine fundierte Spezifikation

Du profitierst von unserem schier unendlichen Erfahrungsschatz.

Im zweiten Teil unserer sechs Ausgaben umfassenden Serie widmen wir uns der Spezifikation.

Ob Call Center, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele), Ausschreibungen gehören zum Tagesgeschäft.

e‌i‌s‌q ist deine spezialisierte Unternehmensberatung. Wie du Dienstleister effektiver steuerst und mit Sourcing Management 2.0 mehr Nutzen aus Fremdvergaben erzielst, ist unser Geschäft.

Jährlich begleiten wir mehrere Ausschreibungen.

Das Herzstück deiner Ausschreibung – deine Spezifikation!

Sie bildet das Herstück deiner Ausschreibung – deine Spezifikation.

Wie du weißt, handelt es sich beim Herz um ein lebenswichtiges Organ. Ohne können wir nicht leben. Genauso verhält es sich bei Einladungen zur Angebotsabgabe. Deine Spezifikation bildet das Herzstück. 

Darin steht, welche Leistung du konkret suchst.

Tipp: Schaue dir deine Ausschreibung ganz nüchtern von außen an. Wie viel Raum nimmt deine Spezifikation in Relation zum gesamten Dokument ein? 

Eine fundierte Spezifikation zu erstellen, erweist sich oft schwieriger als gedacht!

Warum ist das so?

1.) Es handelt sich um einen hochgradig individuellen Teil einer Ausschreibung in deinem Unternehmen. 

Mutmaßlich existieren beispielsweise für die Bedingungen einer Teilnahme potenzieller Anbieter geprüfte und mehrfach erprobte Textbausteine. Gleiches gilt sinngemäß für Texte rund um den Ablauf oder Formvorschriften. Für die Spezifikation fehlen in der Regel entsprechende Textblöcke. 

2.) Es zeigt sich im Privat- wie im Berufsleben: Eine klare Vorstellung und eine klare Beschreibung auf Papier von etwas zu haben, sind zwei Paar Schuhe.

Wenn du bei deiner Prüfung feststellst, dass deine Spezifikation noch unterrepräsentiert ist, findest du unten praktische Tipps. Die zeigen dir, wie du fundiert beschreibst, was du wie, wann, wozu getan wissen willst.

Dein gutes Gefühl: Du befindest dich in guter Gesellschaft. Die überwiegende Mehrzahl der uns bekannten Ausschreibungen verfügt in der ersten Fassung nur über eine rudimentäre Spezifikation.

Dein direkter Nutzen:

• Je präziser du beschreibst, was du benötigst und erwartest, desto wahrscheinlicher werden deine Erwartungen erfüllt oder sogar übertroffen.
• Du erhältst mehr Leistung für dein Budget, weil du weniger Abweichungen später korrigierst. Six Sigma lehrt uns: Abweichungen bedeuten Verschwendung.

So spezifizierst du fundiert, damit du mehr Gegenwert für dein Budget erhältst!

So prüfst du ganz leicht, ob deine Spezifikation die wesentlichen Punkte berücksichtigt.

Als sehr bewährte Methode erweisen sich die W-Fragen.

Beispiele lauten:

• Was soll ein Dienstleister tun?
• Wie soll er es vollbringen?
• Wozu soll er es machen?
• Welche Anforderungen stellst du an die Zusammenarbeit?
• Wer soll konkret was tun?
• Was für Rollen siehst du vor?
• Wann möchtest du worüber informiert werden?
• Wo soll dein Dienstleister was machen?

Der Vorteil der Vorgehensweise besteht darin, dass du mit der Beantwortung der W-Fragen implizite Gedanken hervorholst und zu Papier bringst. Du reicherst deine Spezifikation schlagartig ungemein an.

Deine praktischen Nutzen:

• Durch deine präzise Formulierungen vermag ein Anbieter besser zu kalkulieren. Das bedeutet für dich: bessere Preise.
• Durch die umfassende Beschreibung steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du eine umfassende und perfekte Dienstleistung erhältst. Du bekommst mehr Gegenwert für dein Budget.
• Wenn du so deine Erwartungen umfassend kommunizierst, werden diese von deinem potenziellen Dienstleister wahrscheinlicher (über-)erfüllt.

Die Kür bringt Unterlage voran! Wann erachtest du etwas als richtig gut gemacht?

In jeder Zusammenarbeit mit einem Dienstleister stellt sich die Frage: Wie gut erledigt er die Aufgabe?

Diese Frage wirft automatisch weitere auf. Dazu stehen stellvertretend diese drei:

1. Wie weiß dein Dienstleister, wann du eine Leistung als jeweils wie gut erachtest?
2. Woher weiß dein Dienstleister, wie du die Güte der Leistungserbringung misst und erkennt er deine Messergebnisse an?
3. Wie stellst du sicher, dass dein Dienstleister die Antworten der ersten beiden Fragen kennt und akzeptiert?

Tipp: Beschreibe in deiner Spezifikation auch diese Punkte – sprich dein Mess-System:

• Wie definierst du die Leistungsgüte in den möglichen Ausprägungen?
• Wie misst du? (Wenn du beispielsweise verdeckte Tests und Stichprobenkontrollen durchführst, hilft es, wenn beide Seiten die Spielregeln dazu kennen.) 
• Wann misst du wie oft? (Wenn du beispielsweise einmal im Jahr die Kundenzufriedenheit misst, sollte das als Bedingung für beide Seite transparent sein.)

Das unterschiedliche Auslegen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer über die Beurteilung, was gut und was schlecht ist, ist einer der Hauptkonfliktpunkte in der Zusammenarbeit.

Betrachte den hier geschilderten Aspekt „Mess-System“ gerne als Kür deiner Spezifikation – als Bestandteil einer gelungenen Ausschreibungsunterlage. 

Deine 3 direkten Nutzen:

• Indem du dein Mess-System zur Ausschreibungsbedingung machst, minimierst du Reibungsverluste.
• Indem du deine Beurteilung transparent machst, erhöhst du die Kalkulierbarkeit deiner Aufgabe und erhältst bessere Preise.
• Indem du dein Verständnis von Güte mit den Anbietern harmonisierst, desto leichter steuerst du später.

Unsere Linkempfehlung für dich passend zum Thema. Deine fundierte Service- und Dienstleistungs-Spezifikation zum Festpreis.

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• Lies auch Schritt 1 dieser Serie, falls du ihn verpasst hast
  

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