19 Tipps für mehr Erkenntnisse bei Pitch-Terminen. Tipp 13 bis 15 Vendor Selection Process Optimierung

13. Tipp: Mehr Teilnehmer:innen – weniger Ergebnis? – Vendor Selection Process Optimierung

Wie du deinen Vendor Selection Process dank unserer Tipps optimierst.

Du kennst das sicher:

Der wichtige Pitch-Termin im Rahmen der Dienstleisterauswahl steht an – vielleicht die erste Präsentation, vielleicht schon die zweite, finale Entscheidungsrunde. Und weil alle mitreden sollen, sind plötzlich zehn oder mehr Kolleg:innen im Call oder direkt im Raum mit am Tisch.

Das klingt erstmal demokratisch und nachvollziehbar – aber ist es auch produktiv?

Die harte Wahrheit: 

! Mehr Teilnehmer:innen führen nicht automatisch zu besseren Entscheidungen. Im Gegenteil: Oft leidet gerade dadurch die Effizienz!

Warum?

• Die Anspannung steigt. Vor allem für die Anbieter, aber auch intern. Wer redet wann? Wer darf entscheiden?

• Unsicherheit führt zu Schweigen. Weniger erfahrene Kolleg:innen neigen dazu, sich in der Gruppe zu verstecken – wichtige Impulse bleiben aus.

• Die Gesprächsführung wird schwierig. Anbieter können kaum noch gezielt auf einzelne Fragen eingehen. Die persönliche Ansprache („Was meinst Du, Julia?“) geht verloren.

• Entscheidungen werden verwässert.

• Je mehr Meinungen im Raum, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass am Ende niemand wirklich eine Meinung hat.

Unser Ratschlag an dich lautet:

⇒ Begrenze die Anzahl der internen und externen Teilnehmer:innen. Faustregel: 3 Personen pro Partei stellen eine häufig passende Größe dar.
Und vor allem: Schaffe Räume für echte Diskussion – nicht für stilles Abtauchen.

Deine Vorteile:

So wird Dein Vendor Selection Process nicht nur schlanker, sondern auch besser. Versprochen.

Du erzielst somit bessere Resultate.

Vendor Selection Process Optimierung mit eisq

Effizienz. Klar. Passend.

Mit eisq als deine Outsourcing-Beratung wird Dein Vendor Selection Process nicht nur effizienter – sondern auch leichter, strukturierter und angenehmer für alle Beteiligten.

Unsere Vendor Selection Process Optimierung hilft Dir, genau den Dienstleister zu finden, der wirklich zu Dir passt – fachlich, wirtschaftlich und kulturell. Das Ergebnis: Du wirst entlastet, vermeidest Reibungsverluste und sparst bares Geld.

Und natürlich begleiten wir Dich auf Wunsch von Anfang an – Schritt für Schritt durch den gesamten Auswahlprozess:

• Entwicklung oder Schärfung Deiner Sourcing-Strategie

• Strukturierte Ausschreibung mit fundierter Marktkenntnis

• Recherche, Suche und Vorauswahl geeigneter Dienstleister

• Qualifikation und Bewertung potenzieller Partner

• Vertragsverhandlungen mit klarem Blick auf Risiken und Chancen

• Ramp-up-Management und Übergangsplanung

• Geordnete Rückführung bei Exit-Szenarien (falls nötig)

• Übergabe in den Regelbetrieb – sauber, dokumentiert, nachhaltig

Kurz: Vendor Selection Process Optimierung ist unser Daily Business. Und wir lieben es.

Du willst mehr wissen oder direkt loslegen?

Dann nimm jetzt unverbindlich Kontakt zu uns auf.

Neu: Du kannst uns auch direkt anrufen – ganz ohne Umwege-

Microsoft Teams

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Dir den besten Partner zu finden – und Deinen Auswahlprozess wirklich wertschöpfend zu gestalten.

Falls wir einmal nicht sofort rangehen können, nutze auch gerne unseren Kalender.

Wie?

Klicke auf den LinkLink, wähle ein passendes Zeitfenster und lass dich inspirieren, bestätigen sowie voranbringen.

Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.

Natürlich besuchen wir dich auch gerne. Und sofern du lieber zu uns kommst, lade wir dich hiermit herzlich ein. Klicke den Link.

In einem Pitch-Termin ist die Spannung meist ohnehin schon greifbar: Zeitdruck, Erwartungshaltung, Entscheidungsoffenheit – für alle Beteiligten ist es fordernd.

Und dann passiert es: Jemand nutzt die Gelegenheit, um einen fachlichen Diskurs zu starten. Das kann sowohl durch ein:e interne:n Kolleg:in als auch durch eine externe Person ausgelöst werden.

Das klingt auf den ersten Blick wie echtes Interesse – doch in der Praxis bringt es oft mehr Probleme als Erkenntnisse.

Hier drei typische Szenarien:

1. Der Monolog-Falle:
   Die Person bei Dienstleister antwortet fachlich fundiert – aber sehr ausführlich. Die Hälfte der Zuhörer:innen ist gedanklich raus. Ein Dialog zwischen zwei Personen entsteht – der Rest verliert den Anschluss.

   → Kein Mehrwert für den Gesamtprozess.

2. Die Ego-Falle:
   Die Frage-stellende Person ist mit der Antwort unzufrieden – und reitet fortan immer wieder auf „ihrem“ Punkt herum. Nicht selten steckt Geltungsdrang oder verletzter Stolz dahinter.
   
   → Spannungen steigen, Konflikte drohen.

3. Die Stress-Falle:
   Die Vertreter:innen des Dienstleisters geraten unter Druck, obwohl sie eigentlich fachlich stark sind. Nervosität nimmt zu, die Präsentation verliert an Qualität.
   → Ein starker Anbieter wirkt plötzlich schwach.

All das hilft nicht – weder Dir noch dem Auswahlprozess.

Unser Ratschlag an dich lautet:

⇒ Verlagere Fachdiskurse bewusst in separate 1:1-Sessions oder Kleingruppen. Das schafft Raum für echte Tiefe – ohne den Flow des Haupttermins zu stören.

Deine Vorteile:

Du wirst merken: Weniger Reibung bedeutet mehr Klarheit. Und genau die brauchst Du, wenn Du den besten Partner finden willst.

Pitch-Tag. Die Agenda steht, die Räume sind vorbereitet, und das erste Team steht vor der Tür – manchmal früher als geplant. Vielleicht ist der vorige Anbieter noch vor Ort. Und genau hier beginnt etwas, das viele unterschätzen: Der Wartebereich wirkt – offline wie online.

Was passiert da?

Psychologie am Empfang:

Wenn Anbieter aufeinandertreffen, startet unbewusst ein Vergleich.

Fall 1: Ein Team sieht die Konkurrenz – und zweifelt plötzlich an den eigenen Chancen.
→ Weniger Energie, weniger Engagement.

Fall 2: Imponiergehabe. Vor allem bei Männern wird der Auftritt lauter und überzogen.
→ Die Präsentation wirkt unauthentisch.

Fall 3: „Wir gegen die“-Stimmung. Anbieter solidarisieren sich – und die Offenheit leidet. Plötzlich entsteht ein Gefühl “Wir-gegen-die”. Menschen neigen dazu, sich größeren Gruppen anzuschließen und dadurch mehr Sicherheit zu erlangen.

→ Der Pitch wird zur Abwehrhaltung.

Und online? Genau das Gleiche.

Wenn Du mehrere Anbieter in denselben virtuellen Warteraum (z. B. MS Teams, Zoom) lässt, entsteht dieselbe Dynamik:
Blicke wandern, Namen werden gegoogled, Small Talk beginnt – und plötzlich spürt man den Wettbewerb, wo keiner sein sollte.
→ Beispiel: Zwei Anbieter landen versehentlich gemeinsam in der Lobby. Einer dominiert das Gespräch, der andere wirkt gehemmt. Der Einstieg in den Pitch ist gestört.

⇒ Steuern Sie daher den Prozess. Kümmern Sie sich um den Wartebereich. Sorgen Sie für eine ‘Außenmoderation’ und zeigen Sie Wertschätzung gegenüber allen Personen. Sie erhalten mehr Erkenntnisse und bessere Ergebnisse in Ihrem Pitch.

Unser Ratschlag an dich lautet:

⇒ Steuere den Wartebereich bewusst:

• Online: Eine neutrale Person, gerne ein professioneller Moderator, begrüßt jeden Anbieter einzeln im Wartebereich. Falls du separate Teams- oder Zoom-Wartebereiche nutzt, sollte eine Person aus deinem Haus mit den Gästen warten.

• Offline: Auch hier gilt: freundlicher Empfang, eine Person oder ein professioneller Moderator sollte jede Person begrüßen und gemeinsam als neutraler Puffer mit weiteren externen Gästen warten.

• In beiden Fällen: Wertschätzung zeigen – vor dem ersten Slide.

Dein Vorteil:

Wer den Wartebereich klug gestaltet, sorgt für einen besseren Start – und bessere Entscheidungen.