21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 1

Deine 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: 1 von 21

Nachrechnen lohnt - Rechnungsprüfung leichter gemacht

Dienstleistersteuerer, Outsourcing Manager oder neudeutsch Vendor Manager umfangreicher fremdvergebener Services erhalten oft Rechnungsbücher. Monat für Monat. Auf vielen, vielen Seiten stehen Terminlisten, Stunden-Nachweise, IT-Positionen oder ähnliches. Manipulationssichere Rechnungen liegen entweder in Papierform oder als PDF/A vor. Das hält sehr häufig Auftraggeber davon ab, alle ausgewiesenen Werte mathematisch zu überprüfen. Sprich: Wurden die Werte korrekt addiert? Kontrollen, die deine Berater von eisq für Klienten durchführen, zeigen:

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Diese Fehlerquellen kommen besonders häufig vor.

• Fehler in den Additionen auf 10 Seiten und mehr Leistungsnachweisen stellen eher die Regel als die Ausnahme dar.
• Die Fehler fallen größtenteils zulasten der Auftraggeber aus.
• Zeitnachweise zeigen sich besonders anfällig.

3 praktische Kniffe helfen dir

Bevor du manuell alles nachrechnest, findest du hier 3 praktische Kniffe:

1. Papierrechnungen scannst du am besten ein. Moderne Büroscanner verfügen fast immer über eine OCR-Software. OCR steht für „Optical Character Recognition“ und bedeutet auf Deutsch „optische Zeichenerkennung“. Damit bekommst du Werte, welche du mithilfe von Excel überprüfst. Nimm dir ausreichend Zeit, um die Datei korrekt zu verformeln. -> Unserer Erfahrung nach bleibt die Struktur von Rechnungen oft über Jahre gleich. Das erleichtert dir die Sache.
2. Fordere zu der Rechnung parallel die Leistungsnachweise z. B. direkt in Excel an. So fällt dir das Prüfen am leichtesten. Leider liefern nur wenige Outsourcing Service Anbieter diese Transparenz. Kontrolliere die Formen und die Zellbezüge akribisch. -> Kleine unabsichtliche Fehler summieren sich schnell.
3. PDF-Rechnungen lassen sich beispielsweise mit den kostenpflichtigen Produkten aus dem Hause Adobe sehr gut in Excel exportieren. Wirklich funktionierende kostenfreie Softwareprodukte kenne ich noch nicht. Hier gilt wie vorne: Nimm dir ausreichend Zeit, um die Formeln richtig einzugeben.

⇒ Prüfe die Rechnungen, bevor du zu viel bezahlst/freigibst. Das mathematische Nachrechnen zeigt, wie korrekt dein Dienstleister arbeitet.

Gut zu wissen: Im Managed Outsourcing übernehmen wir die Rechnungsprüfung für dich

Nutze den praktischen Service deiner spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis.

• Unsere Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• So fokussierst du dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.

Du interessierst dich dafür, dein Vendor Management von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Services)?

• Besprechen wir dein Thema persönlich mit Hilfe Microsoft Teams .
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• Oder lies direkt hier unsere Beiträge der Kategorie Qualitäts-Management.

Die gesamte Serie Rechnungsprüfung umfasst insgesamt 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Im Zeit 2020 bis 2021 erscheinen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Bog. Im Zuge der Kampagne 'Weil wir dich lieben'überarbeiten wir jeden Tag den Blog für dich. Dazu ordnen wir die einzelnen Posts Kategorien zu. Dank der Preview-Funktion siehst du jetzt auf einen Blick besser die Inhalte.  Die Schaltflächen bieten dir mehr Komfort.

Ab wann findest du alle 21 Tipps voraussichtlich neu aufbereitet für dich?

Im Wechsel mit neuen Beiträgen aktualisieren wir jeden Arbeitstag ältere Werke. Im Laufe der Zeit sammelten sich insgesamt 127 Stück an. Heißt: Übe dich bitte etwas in Geduld! Bis Sommer 2023 streben wir den Abschluss an. Außerdem gestalten wir den Kommentar-Bereich schicker und führen einen modernen Service für nützliche Tools für deinen Alltag ein. Wir prüfen aktuell, wie wir dir mittels Shop-Funktion exklusiv digitale Werkzeuge, Checklisten, Handbücher und, und, und zugänglich machen. Schreib uns gerne. Feedback nehmen wir gerne an!

Lob von Profis

„Das Exzellenzforum Dienstleistersteuerung, eine gemeinsame Veranstaltung von eisq und qualitycube, bietet für die Teilnehmer verschiedene Einsichten in die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Durch Praxisbeiträge, interaktive Workshops und viel Zeit zum informellen Netzwerken ist die 2-tägige Veranstaltung ein wichtiger Bestandteil für den Entscheidungs- und Verbesserungsprozess für diese wichtige Aufgabe im Unternehmen. Die Zusammenstellung der Teilnehmer als ausgewiesene Experten mit breitem Fachwissen, die Moderation durch den Branchenexperten Günter Greff und die Veranstalter sowie das Rahmenprogramm runden die Veranstaltung hervorragend ab.“  Ralf Mühlenhöver "Toll! Es ist super spannend für mich zu sehen, dass auch ganz andere Arten von Dienstleistern ganz ähnlich gesteuert werden. Der Austausch mit anderen Teilnehmern bringt mir sofort etwas.“ André Burat, Bayer „Ich habe einige Impulse und gute Ideen mitgenommen, um meinen Dienstleister zukünftig besser zu steuern.“ Dr.ⁱⁿ Silvia Guth, MSD SHARP & DOHME

Humor

Humor ist, wenn man trotzdem lacht. Mathematische Witze in 10 facher Ausführung für dich - gefunden auf matheretter.de.

1. Lehrer: "75 % aller Schüler in dieser Klasse haben keine Ahnung von Prozentrechnung." Schüler: "Herr Lehrer, so viele sind wir doch gar nicht!"
2. Triff ein Cos(x) ein Gruppe von Sin(x). Fragt der Cos(x) „Was muss ich tun, um bei euch dabei zu sein? Darauf antworte ihm einer der Sin(x)s „Du musst dich integrieren“.
3. Was macht ein Mathematiker, der vor dem Fliegen Angst hat, dass eine Bombe im Flugzeug ist? Er nimmt eine eigene Bombe mit, da die statistische Wahrscheinlichkeit, dass sich in einem Flugzeug zwei Bomben befinden, nahezu Null ist.
4. Zwei Studenten: "Wie spät ist es?" – "Donnerstag!" – "So genau wollt ich's gar nicht wissen. Nur ob Sommer oder Wintersemester…"
5. Mathematiker in der Physikprüfung. Prof.: "Malen Sie doch mal eine Skizze vom Sinus." (Prüfling malt) Prof.: "Sieht doch schon ganz gut aus." Student: "Nein, das sollte die x-Achse sein, ich bin so aufgeregt."
6. Anrufbeantworter eines Mathematikers: "Die Nummer die sie gewählt haben ist imaginär. Bitte drehen sie ihr Telefon um 90 Grad und probieren sie es erneut."
7. Man muss drei Dinge tun, um ein echter Mann zu werden: 1. Ein Haus bauen, 2. Einen Baum pflanzen, 3. Den Laplace-Operator in Kugelkoordinaten ausrechnen.
8. Ein Mathematiker erzählt einen Witz: "Es gibt drei Sorten von Mathematikern, die einen können zählen, die anderen nicht."
9. Eine Mathe-Aufgabe: Die Mutter ist 21 Jahre älter als ihr Kind. In 6 Jahren wird das Kind fünfmal jünger sein als die Mutter. Frage: Wo ist der Vater?
10. Was macht ein Mathematiker im Garten? Wurzeln ziehen.