21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 4

Rechnung prüfen - 21 Tipps für die Rechnungsprüfung - Tipp 4 von 21

Deine Tipps für optimales Prüfen der Rechnung deines Dienstleisters. Übrigens: Wir übernehmen für dich die Rechnungsprüfung im Managed Outsourcing.

Die Rechnung trudelt ein und umfasst dutzende Seiten. Das Rechnungen Prüfen erfordert Zeit. Dienstleistersteuerer, Outsourcing Manager oder neudeutsch Vendor Manager umfangreicher fremdvergebener Services kämpfen Monat um Monat mit dem Zwiespalt: Zeit fürs Kontrollieren der Rechnung aufwenden oder doch die anstehenden operativen Themen behandeln? Oft verlassen sich Fachbereiche, die Rechnungen freigeben und die bearbeitenden Buchhaltungen gegenseitig auf eine formale Prüfung. Die bleibt zu oft lückenhaft. Ganz konkret: Stimmen die Rechnungsangaben? Rechnungen, die die Berater von eisq für Klienten prüfen, strotzen überraschend oft von fehlerhaften Angaben. Drei Beispiele illustrieren, worum es geht.

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Stimmen die Formalia? Hier liegt der Hase im Pfeffer. Rechnung prüfen

• Leistungszeiträume weichen ab oder sind schlicht falsch. Das periodengerechte Zuordnen entpuppt sich oft als Lottospiel. Auch das vermag nur in bestimmten Konstellationen eine Buchhaltung zu übernehmen. Mitunter erfolgen Rechnungsstellungen schließlich verspätet, im Voraus oder nachträglich.
• Auftragnehmer nutzen für unterschiedliche Projekte die gleiche Bestellnummer oder auch P.O., was für „Purchase Order Number“ steht. Zugegeben, das vermag kaum eine Buchhaltung für einen Fachbereich übernehmen. Damit fällt die Kostenkontrolle später schwer. Ggf. landen derartige Kosten bei den falschen Kostenstellen.
• Abweichend ausgewiesene Ansprechpartner auf der Rechnung erschweren ebenfalls das Kontrollieren. Manchmal geistern Dokumente durch Unternehmen, bis dann jemand entnervt auf das berühmte Knöpfchen „Freigabe“ in SAP drückt.

Damit du alles im Blick behältst, findest du hier drei konkrete Kniffe. Wer Monat für Monat auf ein ähnlich aufgebautes Dokument blickt, übersieht leicht, wenn beispielsweise zum dritten Mal hintereinander der gleiche Leistungsmonat genannt wird. Das geht den Verfassern der Rechnung mutmaßlich genauso.

1. Baue dir eine Checkliste für die wesentlichen Felder. Die erinnert dich Monat für Monat und du brauchst diese bloß abzuhaken. Fertig. Schwupps, fällt der vorgenannte Fehler „sich wiederholender Leistungsmonat“ auf.
2. Wenn du im Team arbeitest, wechselst du dich beim Prüfen ab. Das verhindert den Routine-Effekt.
3. Oder nutze den praktischen Service der spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis. Diese Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst. So fokussierst du dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister. Prüfe die Rechnungen, bevor du zu viel bezahlst. Das mathematische Nachrechnen zeigt, wie korrekt dein Dienstleister arbeitet.

Mit eisq steuerst du wirksamer und aufwandsoptimierter deine Outsourcing-Partner. Erziele bessere Resultate mit Fremdvergaben. Setze auf eisq.

Woher stammt die Redewendung „der Hase liegt im Pfeffer“?

Um genau zu sein, liegt der sprichwörtliche Hase bei dieser Phrase nicht im Pfeffergewürz. Er liegt tatsächlich als Braten in einer Pfeffersauce und steht sinnbildlich dafür, dass es kein Entkommen mehr gibt. Genauso gut lässt sich damit aber auch aussagen: "Hier liegt das Problem" oder "das ist der entscheidende Punkt". Das Gericht auf das man Bezug nimmt nennt sich "Hasenpfeffer". Verspeist wird es seit dem Mittelalter und es ist nicht anderes als ein gewürztes Hasen-Ragout. In der Tat ist Pfeffer ein kulinarischer Begriff:

Als Pfeffer (franz. civet) bezeichnet man Ragouts aus Fleisch von Haarwild (wilde Kaninchen und Hasen, Reh, Wildschwein) oder Schwein, die unter bestimmten Voraussetzungen zubereitet werden.

Gerne darfst du es googlen, es stimmt und ist mir persönlich auch neu. Ich kannte das Wort Pfeffer ebenfalls aus der Küche, jedoch nur aus dem Gewürzschrank.

Good to know: Rechnung prüfen lassen mit Managed Outsourcing von eisq

Gleich den praktischen Service deiner spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis nutzen:

• Unsere Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.

Bist du daran interessiert, dein Vendor Management auszulagern oder von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Outsourcing)?

• Besprechen wir dein Thema persönlich und kostenfrei via Microsoft Teams .
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• Oder lies direkt hier unsere Beiträge der Kategorie Qualitäts-Management.

Alles in allem umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog. Mit der neu angelaufenen Kampagne ‚Weil wir dich lieben‘überarbeiten wir jeden Tag den Blog für dich. Dazu ordnen wir die einzelnen Posts Kategorien zu. Dank der Preview-Funktion siehst du jetzt auf einen Blick besser die Inhalte. 

Ab wann findest du hier alle 21 Tipps zu Rechnung prüfen?

Neben neuen Beiträgen aktualisieren wir jeden Arbeitstag auch ältere Werke. Insgesamt häuften sich im Laufe der Zeit insgesamt 127 Stück an. Heißt: Übe dich bitte etwas in Geduld! Voraussichtlich aktualisieren wir bis Sommer 2023 alle Beiträge. Außerdem gestalten wir den Kommentar-Bereich schicker und führen einen modernen Service für nützliche Tools für deinen Alltag ein. Wir prüfen aktuell, wie wir dir mittels Shop-Funktion exklusiv digitale Werkzeuge, Checklisten, Handbücher und, und, und zugänglich machen. Schreib uns gerne. Feedback nehmen wir gerne an!

Lob von Profis

„Wer versteht, warum Dienstleister wie denken, kann sich besser darauf einstellen, wie der Dienstleister erfolgreich gesteuert werden kann. Wir verstehen uns gemeinsam mit unseren Auftraggebern als Partner, die jeweils ihre Ziele und Erwartungen darstellen und auf dieser Basis gemeinsam alles unternehmen, um die jeweiligen Ziele in den Projekten sicher zu erreichen. Egal wie gut und erfahren ein Dienstleister auch ist: Ohne die partnerschaftliche Steuerung durch den Auftraggeber erreicht man nicht das optimale Ergebnis. Natürlich profitieren auch wir von dem Praxistag. Einmal erhalten wir sehr offene Rückmeldungen wie wir als Dienstleister erlebt werden, was wir gut machen und wo es möglicherweise Potenzial für Verbesserungen gibt.““  Rüdiger Wolf, TAS Mülheim

 

„Mein Fazit zu den Seminartagen: Optimale Verbindung von Theorie mit Praxis, da man das Gelernte direkt vor Ort anwenden kann.“ André Burat, Bayer   „Die Teilnahme hat meinem Verständnis der Denkweise eines Dienstleisters sehr viel gebracht. Super!“ Agneta Heidberg, CEWE

Zum Abschluss ein Häschen-Witz

Häschen geht zum Bäcker: "Haddu ein soooooooo großes Brot?" "Nein, solch große Brote haben wir leider nicht." Am nächsten Tag geht Häschen wieder zum Bäcker: "Haddu ein soooooooo großes Brot?" "Nein, so ein großes Brot habe ich leider nicht." So geht das zwei Wochen lang. Schließlich wird es dem Bäcker zu dumm, und er backt extra für Häschen ein großes Brot. Am nächsten Tag geht Häschen wieder zum Bäcker. Der sagt: "Schau mal, heute habe ich ein soooooooo großes Brot für dich." Da sagt Häschen: "Kanddu mir bitte zwei Scheiben davon abschneiden?"