21 Tipps Rechnungen leichter prüfen: Tipp 15

Rechnungen von Dienstleistern leichter prüfen mit eisq.  Tipp 15 Routine Julia, 112.000 € und ihr Lieblingswitz.  Nächste Woche, wenn ein neuer Monat anfängt, wirst du Julia nicht erreichen. Das liegt allerdings weder daran, dass die Urlaubszeit anbricht, geschweige denn hat es etwas mit neuen Kampagnen zum Monatsstart zu tun. Als Managerin Patient Services steuert sie den externen Field Service eines Pharma-Unternehmens in Deutschland.   Julia steht in der ersten Woche eines Monats externen Ansprechpartner:innen einfach nicht zur Verfügung. In dieser Zeit quillt ihr Schreibtisch nämlich über. Da türmen sich die Abrechnungen, Kilometer-Nachweise, Besuchsprotokolle, und Reports. Daneben liegen Listen mit Gerätenummern ausgegebener und zurückgenommener Devices, von Schulungs-Materialanforderungen sowie von außerplanmäßigen Besuchs-Anforderungen.

Julia prüft die Monatsabrechnung! Fast 112.000,00 € 2022

Julias Vorgesetzte stellte vor längerer Zeit einmal die Frage, ob die ganze Arbeit wirklich sein müsse. Ob nicht auch Stichproben reichten. Obwohl die Idee unserer Heldin gut gefiel, sollte die Managerin davor eine Excel erstellen, wie hoch die Rechnungskorrekturen pro Jahr zugunsten des Pharma-Unternehmens auf Basis von Julias Arbeit ausfallen. Was soll ich dir sagen, für das Jahr 2022 nennt die Excel die stolze Summe von fast 112.000,00 €. Bei so einem Betrag stellt niemand in Frage, ob sich die Arbeit lohne.

Ihr größter Feind bei der Rechnungsprüfung - die Routine

"Eigentlich macht es mir Spaß, Fehler aufzuspüren. Wenn ich allerdings zum dritten Mal in Folge bei einer bestimmten Person im Außendienst die gleichen Dinge sehe, wird es langweilig."  Julia, Manager Patient Services

Mit der Zeit entwickelte Julia ihre eigene Routine, wozu das Blocken der ersten Woche eines Monats gehört. So gehen ihr die Dinge leichter und schneller von der Hand. Allerdings fühlt sich sich dadurch vielleicht in eine Komfortzone eingesperrt. Bedenke: Indem wir immer wieder dieselben Aufgaben auf dieselbe Weise erledigen, entsteht ein Mangel an Kreativität und Innovation. Wir verpassen möglicherweise neue Möglichkeiten und Erfahrungen, weil wir uns zu sehr an das Bekannte klammern. Routine kann auch zu Monotonie und Langeweile führen, was sich wiederum negativ auf unsere Motivation und unser Engagement auswirkt. Zudem kann sie uns unflexibel machen, da wir uns schwer an Veränderungen anpassen können. Wir sind weniger bereit, neue Herausforderungen anzunehmen und uns außerhalb unserer Komfortzone zu bewegen. Daher ist es wichtig, einen gesunden Ausgleich zwischen Routine und Abwechslung zu finden, um das Potenzial für persönliches Wachstum und neue Erfahrungen nicht zu vernachlässigen.

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15. Tipp: Schütze dich vor Routine; Rechnungen leichter prüfen – Wie geht das?

Neuer Monat, neues Rechnungsbuch. Vendor Manager:innen, wie Dienstleistersteuerer:innen neudeutsch firmieren, wissen, was das heißt.  Es gehört zu den Aufgaben, die eingehenden Rechnungen gewissenhaft zu prüfen. Dank der Routine geht das von Monat zu Monat leichter und schneller von der Hand.     Dabei lauert eine große Gefahr in Form der Nachteile des Routine-Effekts.

Per se bietet Routine eine Menge Vorteile…

Menschen werden in dem, was sie tun/arbeiten/erledigen immer besser. Der Grad der Ausprägung verhilft uns, erfolgreicher zu sein. Sprich, routinierte Menschen erledigen Dinge schneller und meist und cleverer. Das spart Zeit und lässt sich unter Lernkurve subsumieren.

… und kostet zeitgleich.

Routine führt umgangssprachlich zu Betriebsblindheit. Damit meint der Volksmund eine Arbeitsweise ohne Selbstkritik, ohne Blick für eigene Fehler oder Mängel. Psychologen sprechen in dem Zusammenhang vereinfacht heruntergebrochen davon, dass ‚Arbeiten ohne bewusstes Nachdenken‘ erledigt werden können. Das birgt die oben genannten Vor- sowie einige Nachteile. Fußballer nennen dies Automatismen. Piloten trainieren solange, bis sie ohne nachzudenken ein Flugzeug steuern. Die Nachteile liegen auf der Hand:

1. Routinearbeiten gelten als Demotivator oder Motivationsbremse.
2. Wer sich nicht mehr fragt, ob er richtig handelt, läuft Gefahr, den gleichen Fehler immer wieder zu begehen.
3. Der Pilot, der routiniert in schneller Abfolge das Flugzeug bedient, begeht möglicherweise in Krisensituationen tödliche Fehler.

Um sich als Outsourcing-Koordinator:in vor Betriebsblindheit, also der Kehrseite des Routine-Effekts zu schützen, helfen diese drei Dinge:

• Wechsel dich mit Kolleg:innen ab. Es hilft ungemein, wenn eine andere Person die Aufgabe Rechnungen prüfen für einen Monat übernimmt und kritisch rückfragt.
• Durchbreche bewusst deine Routine-Prüfprozesse. So wie Piloten in regelmäßigen Abständen ihre Lizenz mit Simulationen und sich verändernden Bedingungen erneuern, kannst auch du dich wappnen. Oft genügt es, eine Komponente anders zu gestalten und schon denkt das Gehirn wieder aktiver mit und es macht dir mehr Spaß! Nutze beispielsweise ein neues Tabellenblatt, baue eine Formel neu, vergleiche andere Zahlen…

Oder:

• Profitiere von einem neutralen unvoreingenommenen Expertenblick von außen.

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Deine eisq-Berater:innen liefern dir kostenfrei zusätzliche Empfehlungen.

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Hast du das gewusst?

• Die Rechnungsprüfung durch eisq bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Wir als marktführende Experten arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr. Uns offenbaren sich oft unberücksichtigte Aspekte.
• Du entlastest dich und sparst Zeit, Geld und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen und geben auf Wunsch auch Empfehlungen. Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgenden Vorteil. Nicht nur, werden wie erwähnt auch unbeachtete Positionen aufgedeckt. Sondern es bietet dir auch die Möglichkeit, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten. Ist doch besser als reaktiv, richtig? Ab einem Rechnungsvolumen von 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, eine rein erfolgsbasierte Option zu wählen! Nutze das Fachwissen von eisq. Vermeide überhöhte Kosten und erleichtere dir die Arbeit. Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse im Outsourcing. Du kannst effektiver und ressourcenschonender deine Dienstleister steuern.