21 Tipps Rechnungsprüfung: Tipp 16

Tipp 16 Rechnungsprüfung. Stimmt die periodengerechte Zuordnung? Klingt dröge? Es beinhaltet eine gewaltige Menge Sprengkraft. Wenn du in deiner Rolle als Dienstleistersteuerer:in, Outsourcing Koordinator:in oder im modernen Begriff Vendor Manager:in umfangreiche ausgelagerte Dienstleistungen verwaltest, dann kennst du sicherlich die Herausforderung. Oftmals befasst sich auch der Outsourcing Manager:in mit dieser Thematik. Rechnungsnachweise zuhauf landen auf deinem Schreibtisch. Es gehört zu deinen Aufgaben, diese prüfen. Zeitnah. Akribisch. Genau genommen handelt es sich sogar um eine Kontrollpflicht.

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In unserem Praxisseminar für Vendor Manager:innen und Dienstleistersteuerer:innen Modul II: Durch Spezialisierung souveräner agierenerfährst du mehr über deine Kontrollpflichten und -Rechte.  Denn die sind von zentraler Bedeutung, um eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit mit Dienstleistern sicherzustellen. Darüber hinaus spielt die zeitnahe Wahrnehmung dieser Aufgaben eine entscheidende Rolle, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.  Der nächste Termin für dieses bedeutende Seminar im Jahr 2023 ist der 14.11. - 17.11.2023.  Mit Hilfe der 21 Tipps zur Rechnungsprüfung geht dir die Arbeit leichter von der Hand. Oder du holst dir die Profis von eisq. Wir übernehmen das gerne für dich.  Jetzt starten wir mit deinem 16. Tipp  Rechnungsprüfung.

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Worin bestehen die Tücken der periodenfremden Rechnungen?

Als periodenfremd bezeichnen Finanz-Manager:innen Rechnungen,

• in denen Einnahmen oder Ausgaben für Leistungen oder Produkte erfasst sind,
• die zeitlich nicht in den Abrechnungszeitraum oder den Buchungszeitraum passen,
• in dem sie tatsächlich hätten erfasst werden sollen.

Dies kann zu Unstimmigkeiten in der Buchführung und in den Finanzberichten eines Unternehmens führen. Da die Buchführung normalerweise darauf abzielt, Einnahmen und Ausgaben in dem Zeitraum zu verbuchen, in dem sie tatsächlich angefallen sind, um eine genauere Darstellung der finanziellen Leistung und Position des Unternehmens zu gewährleisten. Periodenfremde Rechnungen können verschiedene Ursachen haben,

• einschließlich Verzögerungen in der Rechnungsstellung,
• Fehlbuchungen oder absichtliche Bilanzmanipulationen.

Wem jetzt zusätzlich ‚Rechnungsabgrenzungsposten‘ und ‚Buchhaltung‘ als Stichworte in den Sinn kommen, kennt das Dilemma der Kolleg:innen im Finanzbereich. Das Ermitteln eines sogenannten periodengerechten Erfolges (einfach ausgedrückt: Was verdient deine Sparte, dein Bereich, dein Unternehmen wirklich?) mutiert mitunter zur kaum lösbaren Aufgabe. Im Kontext der Dienstleistersteuerung resultieren aus periodenfremden Rechnungen häufig:

1. Falsche Bewertungen der Leistung des Dienstleisters
2. Beeinträchtigungen der Budgetplanung für die fremdvergebene Dienstleistung
3. Fehlentscheidungen im Vendor Management oder zumindest das Risiko von solchen Fehlentscheidungen
4. Vertrauensverlust gegenüber seinem Dienstleister

->  Es ist wichtig, solche Unstimmigkeiten frühzeitig zu identifizieren und zu korrigieren, um die Genauigkeit der (finanziellen) Berichterstattung sicherzustellen.  

Operativ ergeben sich Fallen

Praxisbeispiel Ein Klient erhielt von seinem Dienstleister Rechnungen über

• • • • 468 Installationen bei Kunden im Januar,
      • 454 im Februar,
      • 441 im März und
      • 612 im April.

Auf den ersten Blick scheint es so, als ob der Klient im April besonders erfolgreich unterwegs wäre. Faktisch handelte sich jedoch bei 251 Stück um nachträgliche Werte für das erste Quartal. -> Der April lief damit schlecht und weit unter den Erwartungen! Auf der Rechnung des Dienstleisters stand zwar ‚Leistungszeitraum = April‘, doch das stimmte operativ nicht. Die Rechnungsangaben verleiten zu falschen Entscheidungen.

Vorsicht vor Steuerbetrug und Bilanzmanipulation

Ein weiteres Problem, das in diesem Zusammenhang auftreten kann, lautet Steuerbetrug oder Bilanzmanipulation. Dies betrifft sowohl die Unternehmen, die Rechnungen ausstellen, als auch diejenigen, die sie erhalten. Beide Parteien könnten theoretisch periodenfremde Rechnungen verwenden, um ihre jeweiligen Bilanzen zu "optimieren". Jedoch ist dies keine Praxis, die von verantwortungsbewussten Vendor Manager:innen aktiv unterstützt werden sollte. Damit du als Dienstleistersteuerer:in oder Outsourcing-Koordinatorin und somit Leser:in dieser Tipps gefeit bist, helfen dir diese 4 Schritte:

1. Checke die Rechnungswerte jedes Mal auf Plausibilität. -> Vergleich sie zum Beispiel mit deinen eigenen Daten.
2. Durchforste akribisch die Leistungsnachweise, ob diese der korrekten Periode entsprechen.
3. Fordere fehlende Leistungsnachweise oder Angaben nach.
4. Nimm dir ausreichend Zeit, die Rechnung gewissenhaft zu prüfen und freizugeben. Denn: Periodenfremde Zuordnungen zeigen sich erfahrungsgemäß selten auf den ersten und zweiten Blick.

Effektive Steuerung als Dreh- und Angelpunkt

Wir möchten auch betonen, dass es bei der Auslagerung von Aufgaben und Dienstleistungen an externe Partner auf eine effektive Steuerung ankommt. Die Prüfung von Rechnungen dient dir dabei als Hilfsmittel. Wenn dir und deiner Organisation die Zeit dafür fehlt, haben wir von eisq die passende Lösung für dich parat.

Managed Outsourcing by eisq - das Prüfen von Rechnung und Vertrag ist inklusive

Kennst du schon diese Fakten?

• Eine Rechnungsprüfung durch eisq refinanziert sich von selbst.
• Wir als marktführende Experten arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr. Uns offenbaren sich oft unberücksichtigte Aspekte.
• Du entlastest dich und deine Organisation. Oben spart ihr Zeit, Geld und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess der Rechnungsprüfung. Dazu fassen wir die Ergebnisse zusammen. Zusätzlich profitierst du von Tipps, Empfehlungen und Hinweisen. Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgende Vorteile: ✔️ Wir decken Positionen auf.

Du bist gefeit vor Vorteilsannahme. 

➕ Du und deinen Unternehmen könnt den Prozess der Nachforderung aktiv gestalten. Ist doch besser als reaktiv, oder? Ab einem Rechnungsvolumen von 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, eine rein erfolgsbasierte Option zu wählen! Nutze das Fachwissen von eisq. Vermeide überhöhte Kosten und erleichtere dir die Arbeit. Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse im Outsourcing. Du kannst effektiver und ressourcenschonender deine Dienstleister steuern.

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