Zeit sinnvoll nutzen – Tipp 21 von 21 Rechnungsprüfung

Zeit sinnvoll nutzen Rechnungsprüfung - Tipp 21 Als Vendor Manager:in gehört die sorgfältige Rechnungsprüfung zu deinen Kernaufgaben. Manchmal kann diese Aufgabe jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen und von anderen wichtigen Tätigkeiten ablenken. Hast du jemals festgehalten, wie viel Zeit du für die gründliche Rechnungsprüfung benötigst? Wenn es mehr als vier Arbeitstage im Monat sind, ist es an der Zeit, etwas zu ändern. Eine ehrliche Bewertung kann hierbei helfen. Vier Arbeitstage entsprechen etwa 20 % der Kapazität einer Vollzeitstelle. Basierend auf unserer Erfahrung bei eisq, sind höhere Zeitaufwände nur in Ausnahmefällen gerechtfertigt. Erkenne Zeitfresser bei der Rechnungsprüfung und vermeide sie. Wie das geht, erfährst du in dem Beitrag.

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21. Tipp:

Wie viel Zeit erfordert das gewissenhafte Prüfen der Rechnung?

Als Vendor Manager:in, wie Dienstleistersteuerer:innen neuerdings immer öfter als Titel tragen, widmet man sich auch dem Prüfen von Rechnungen. Wenn diese als Rechnungsbuch ausfallen, nimmt das mitunter sehr viel Zeit in Anspruch. Zeit, die für andere Aufgaben fehlt. Hältst du als Servicepartner-Consultant, Outsourcing Koordinator, etc. fest, wie viel Zeit du für das gewissenhafte Prüfen aufwendest? Lautet dein Ergebnis dabei, dass du dafür mehr als vier Arbeitstage im Monat benötigst, heißt es handeln. Schummeln gilt nicht. Nimm besser eine ehrliche Bewertung vor. Vier Arbeitstage entsprechen grob 20 % der Kapazität bei einer Vollzeitstelle. Unserer Erfahrung von eisq nach, scheinen höhere Werte höchstens in Ausnahmefällen gerechtfertigt.

So kannst du Zeit sparen

Die Rechnungsprüfung ist ein kritischer Bestandteil jeder geschäftlichen Transaktion, erfordert jedoch oft einen erheblichen Zeitaufwand. Das Identifizieren und Bewältigen von Zeitfressern in diesem Prozess kann deine Effizienz steigern und Fehler minimieren.

Rechnungsprüfung Zeit sinnvoll nutzen

Hier sind einige Ansätze, um Zeitfresser bei der Rechnungsprüfung zu erkennen:

1. Manuelle Dateneingabe: Manuelle Eingaben sind anfällig für Fehler und erfordern viel Zeit. Automatisierungstools können dir helfen, indem sie Daten direkt aus Rechnungen extrahieren übertragen.
2. Fehlende oder unvollständige Unterlagen: Zeit wird verschwendet, wenn Unterlagen fehlen oder unvollständig sind. Eine klare Kommunikation mit Lieferanten über die erforderlichen Dokumente kann dieses Problem minimieren.
3. Übermäßige Genehmigungsprozesse: Zu viele Genehmigungsstufen können zu Verzögerungen führen. Ein Überblick über den Genehmigungs-Fluss und die Identifizierung von Engpässen sind wichtig, um diesen Zeitfresser zu minimieren. Sprich uns gerne an! Wir lösen zu manchen gordischen Knoten.
4. Manuelle Prüfung jeder einzelnen Rechnung: Durch den Einsatz von prüfungsbezogenen Analysen und prädiktiven Tools können Muster identifiziert werden, um Rechnungen effizienter zu prüfen. Dies reduziert den Bedarf an manueller Prüfung jeder einzelnen Rechnung.
5. Mangelnde Integration von Systemen: Uneffektive Integration zwischen Buchhaltungssoftware und anderen relevanten Systemen kann Zeit kosten. Eine nahtlose Integration ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch.
6. Kommunikations-Engpässe: Eine klare Kommunikation zwischen den beteiligten Abteilungen ist entscheidend. Probleme können auftreten, wenn Informationen nicht reibungslos zwischen den Teams ausgetauscht werden.

Indem du diese potenziellen Zeitfresser identifizierst und entsprechende Maßnahmen ergreifst, kann die Effizienz der Rechnungsprüfung gesteigert und die Gesamtleistung des Unternehmens verbessert werden.

5 pragmatische Prüfschritte für dich

1. Lässt sich der Arbeitsaufwand des Prüfens durch andere Arbeitsweisen oder Werkzeuge verkürzen? Ganz simple Tricks können die helfen. Lassen sich Rechnungen mittels Texterkennung bearbeiten? Kannst du Leistungsnachweise als offene Datei anfordern? 
2. Verfügst du im Vendor Management über die erforderliche personelle Kapazität für die Aufgabe? Wenn nein, lass uns überlegen, wie wir Dinge simplifizieren.
3. Stimmt die Form der Zusammenarbeit mit deinem Dienstleister mit deiner Steuerungskapazität überein? Eventuell ist es sinnvoller, Management-Kapazität bei deinem Dienstleister zu beziehen und dafür mehr Risiko und Verantwortung auf deinen Partner zu übertragen. Das kostet in der Regel zwar Geld, jedoch weniger, als es nicht zu tun.
4. Passt der vertraglich verpflichtete Modus zur Aufgabe der Dienstleistung? Vgl. historisch bedingte Leistungen und Positionen spiegeln ggf. nicht den aktuellen Bedarf.
5. Wie stellen wir uns im Vendor Management ähnlich einem Besuch mit dem Auto beim TÜV auf den Prüfstand? Prüfst du einmal jährlich, ob du und dein Team noch perfekt aufgestellt seid?

Deine spezialisierten Berater von eisq lösen so manchen Knoten. Vor allem sorgen wir für das aufwandsoptimiertere Steuern. Sprich: Du setzt deine Zeit besser ein. Mehr Lebensqualität durch Vendor Management 2.0!

Für dich - Vendor Management 2.0: damit profitierst du

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1 Nobelpreisträger und 2 Wirtschafts-Wissenschaftler

'More is different' von Nobelpreisträger Prof. Philip Warren Anderson gilt als Standardwerk im Diskurs "Was ist Qualität?". In dem Werk erklärt er, wie mehr oder weniger von etwas lediglich eine Hilfsdimension von Qualität repräsentiert. Er erklärt dies mit Beispielen aus dem Leben, der Physik und anhand von Services. Das Englische Wort Service bedeutet Dienstleistung oder Dienst. Sein und unser Appell lautet: Wer ganzheitlich alle Aspekte eines Dienstes/einer Dienstleistung steuert, erlangt bessere Resultate. Die beiden Wirtschafts-Wissenschaftler Robert S. Kaplan und David P. Norten schaffen mit der Balanced Scorecard (BSC) ein bis heute unerreichtes Vorgehenskonzept für Unternehmen und deren Führung. Das Konzept transferiert die Erkenntnis von ganzheitlichen Denken auf das ganzheitliche Denken im Unternehmen. Dazu formulieren Unternehmen Ziele und Kennzahlen, mit denen sie das Erreichen der Ziele messen. Die Ziele ordnen Firmen den verschiedene Perspektiven/Dimensionen zu.

Zeit sinnvoll nutzen in der Rechnungsprüfung

Die Kennzahlen für die einzelnen Perspektiven der Balanced Scorecard nennen Kaplan und Norten Key-Performance-Indicators. Der Begriff KPI lässt sich aus unserem modernen Wirtschaftswesen nicht mehr wegdenken. Bei der klassischen Balanced Scorecard gibt es diese vier Perspektiven samt entsprechender KPI:

• Finanzen
• Kunde
• Prozesse
• Potentiale 

Heute exisitieren zahlreiche Adaptionen. 

• Die Project Scorecard als Steuerungskonzept für strategische Projekte
• Die Public-Value-Scorecard als Erweiterung der BSC um gesellschaftliche Chancen und Risiken um Unternehmensumfeld.
• Die Sustainability Balanced Scorecard mit der Ergänzung des BSC um Umweltaspekte.

Unsere Quality Scorecard im Vendor Management 2.0

Dein Steuerungswerkzeug im Outsourcing! Dank der Quality Scorecard erzielen Unternehmen ganzheitlich bessere Resultate.

Schau - 6 Aspekte für dich als Vendor Manager:in

1. Inhalte - Wie korrekt ist das, was dein Dienstleister tut? Beispielsweise stimmen die Antworten?  
2. Prozesse - Wie gut handelt dein Dienstleister? Hält er die Prozesse ein? Wie gut nutzt er die Systeme? 
3. Kommunikation - Wie steht es um kommunikative Aspekte? Wie freundlich? 
4. Kunde - Wie lautet das Feedback der Endkunden? Wie zufrieden zeigen sich diese?
5. Finanzen - Was kostet dein Dienstleister? Was bringt dein Dienstleister? Hier stehen typischerweise Vorgangskosten oder Verkäufe.
6. Quantität - Der am leichtesten zu messende Aspekt. Wie häufig? Wie lange? ....

Die QSC im Vendor Management - dein praktisches Werkzeug, um deine Dienstleister ganzheitlich zu steuern

Bei der Quality Scorecard handelt es sich um dein ganzheitliches Kennzahlensystem. Du behältst alle Aspekte im Blick. Du wichtest, welche Punkte für dich, dein Unternehmen und deine Kunden wie wichtig sind. Dadurch setzt du Leitplanken für deinen Dienstleister. Misst du regelmäßig, weißt du anhand der QSC, wo dein Outsourcing Service Provider steht. 

Für dich - die meistgefragten Tipps zur Rechnungsprüfung: 

Link zu den 21 Tipps

Rechnungsprüfung - blog.vendor-management