21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Tipp 17 von 21

Dein 17. Tipp Rechnungsprüfung Durchlaufposten: klingt für mich total dröge. 🤩 Hey, wer hat gesagt, dass guter Service keinen Spaß machen darf? Heute haben wir uns auf ein Video-Interview-Abenteuer mit der Service-Pilotin Ulrike Dolle begeben. Sie ist nicht nur inspirierend, sondern auch unsere Service-Kapitän! ✈️👩‍✈️ Aber lasst uns über diese Auslagen und Reisekosten sprechen – sind das unberechenbare Überraschungen, eine angenehme Zugabe für deine Dienstleister oder wirklich nur Durchlaufposten? 🤷‍♂️💸 Die Antwort gibt's im 17. Tipp. In unserem passenden Seminar für Vendor Manager:innen und Dienstleistersteuerer:innen, Modul II: "Durch Spezialisierung souveräner agieren", startet ihr praktisch durch. Darin erfahrt ihr mehr über eure Kontrollpflichten und -Rechte als Outsourcing-Manager:in. 🛠️📚 Diese sind entscheidend, um eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit mit Dienstleistern sicherzustellen. Außerdem spielt die zeitnahe Erledigung dieser Aufgaben eine wichtige Rolle, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. 🕒🔍 Das Prüfen von Rechnungen fällt da genau rein. Markiert euch den Termin! Der letzte Ausgabe dieses wichtigen Seminars im Jahr 2023 findet vom 14. bis 17. November statt. 🗓️

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Auslagen und Reisekosten – unkalkulierbare Zusatzkosten, nettes Zubrot oder wirklich Durchlaufposten?

Perfektes Match Rechnungsprüfung Durchlaufposten und Seminar Dienstleister steuern!

In unserem Praxisseminar für Vendor Manager:innen und Dienstleistersteuerer:innen Modul II: Durch Spezialisierung souveräner agierenerfährst du mehr über deine Kontrollpflichten und -Rechte.  Denn die sind von zentraler Bedeutung, um eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit mit Dienstleistern sicherzustellen. Darüber hinaus spielt die zeitnahe Wahrnehmung dieser Aufgaben eine entscheidende Rolle, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.  Der nächste Termin für dieses bedeutende Seminar im Jahr 2023 ist der 14.11. - 17.11.2023. 

Rechnungsbücher entstehen mitunter, weil die Anhänge für sogenannte Durchlaufposten umfangreich ausfallen. Kilometergelder, Fahrtkosten, Tickets, Hotelübernachtungen, Porti, Gebühren, Telekommunikationsaufwendungen und vieles mehr – die Liste möglicher Auslagen ist schier endlos. Hier sind der Phantasie kaum Grenzen gesetzt. 💰🌍 🤔 Doch was sind eigentlich Durchlaufposten und worauf achten wir bei der Rechnungsprüfung?      

Durchlaufposten - worum geht's und was ist das?

Ein Durchlaufposten in einer Rechnung bezieht sich auf einen Kostenpunkt oder eine Position, die zwar auf der Rechnung erscheint, jedoch nicht direkt vom Rechnungsempfänger bezahlt wird. 📤💼 Anmerkung: Rechnungsempfänger meint hierbei den Auftraggeber, also beispielsweise dein Unternehmen. Stattdessen handelt es sich um eine Auslage oder eine Gebühr, die der Rechnungsaussteller, hier in unserem Beispiel der Auftragnehmer, im Namen des Kunden begleicht. Normalerweise erfolgt dies im Zusammenhang mit einer outgesourcten Dienstleistung. Durchlaufposten können dazu beitragen, die Gesamtkosten für den Auftraggeber transparent darzustellen. Dafür ist es wichtig, diese Posten sorgfältig zu identifizieren und zu verwalten, um Missverständnisse zu vermeiden und die finanzielle Klarheit in Geschäftsbeziehungen sicherzustellen. 👁️💼 Aber Vorsicht: Für den Dienstleister können Durchlaufposten auch ein nettes Zubrot sein! 💰🤝

Mittel zum Zweck?

Auf den ersten Blick dienen viele der vorgenannten Durchlaufposten lediglich als Mittel zum Zweck. Dazu musst du als erfahrene Dienstleistersteuerer:in wissen, mitunter stellen diese Leistungen auch mehr als ein nettes Zubrot für Outsourcing-Partner dar. Einige Marketing- und Eventagenturen verdienen an den Durchlaufposten jedoch mehr Marge als mit den eigenen Leistungen! Kickback-Zahlungen, Provisionen, oder sogenannten Handling-Fees sei Dank. Da stellt sich schnell die Frage, was für den Dienstleister im Vordergrund steht. Die eigene Leistung oder der Verdienst mit Provisionen? Beim Prüfen von Durchlaufposten kannst du schnell entdecken, ob deine Partner davon prozentual profitieren, euch scheinbare Sonderangebote überteuert verkaufen, und so weiter und so fort.

Wie das funktioniert? Nehmen wir das Beispiel Agenturprovision

Nehmen wir an, eine Marketing-Agentur erwirbt für einen Kunden Bildrechte bei Adobe. Im Anschluss stellt die Agentur die Rechnung für die geleistete Arbeit und führt im Anhang den Kauf-Beleg mit den Bildrechten an. Was im Beleg nicht auftaucht ist die Provision aus dem Adobe-Partnerprogramm. Scheinbar vergütet der Auftraggeber 1:1 das Bild. Scheinbar, weil eine Marketing-Agentur sich einen je nach Partnerprogramm einen fetten Anteil rückvergüten lässt. Denn Adobe bietet verschiedene Partnerprogramme für Marketing-Agenturen an. Darunter fallen das Adobe Partner Connection-Programm und das Adobe Affiliate-Programm. In diesen Programmen erhalten Agenturen Provisionen für den Verkauf von Adobe-Produkten und -Dienstleistungen. 

Weitere Beispiele, warum Rechnungsprüfung Durchlaufposten so sinnvoll ist

Auch wählen viele Dienstleister in der Regel selten den wirtschaftlich besten Weg für den Auftraggeber, sondern für sich als Outsourcing-Service-Provider. Dein Managementberater wählt vielleicht den Flug anstelle der umweltfreundlicheren und preisgünstigeren Bahnverbindung, kassiert die Flugmeilen und produziert überhöhte Reisekosten. Der Callcenter-Dienstleister versendet ggf. alle Briefe für den Kunden mit Deutscher Post anstelle eines alternativen Dienstleisters mit niedrigerem Porto und Vorsteuerabzugsfähigkeit (In einem Fall tat das der Dienstleister, weil er eben auch für Deutsche Post an anderer Stelle arbeitete). Der Fliesenleger bezieht eventuell deine Fliesen über ein Kundenkonto völlig überteuert beim Fachhändler und bekommt dann 25% als Treue-Rabatt rückvergütet. Durchlaufposten können sich derart schnell schnell zu einem unkalkulierbaren Kostenblock  entwickeln.

5 konkrete Schritte in Sachen Rechnungsprüfung Durchlaufposten

Als Vendor Manager:in, die Rechnungsanhänge prüft und freigibt, nützen dir dabei fünf konkrete Schritte:

1. Faustregel anwenden: Übersteigen die Auslagen/Durchlaufposten 5% der Rechnungssumme? Dann lohnt g sich genaues Hinsehen.
2. Hinterfrage von Zeit zu Zeit Auslagen. Denn damit signalisierst du zweierlei. Einerseits zeigst du Interesse, indem du genau hinsiehst. Andererseits nutzt deine genaue Beschäftigen beispielsweise mit der Frage, warum kein alternativer Postdienstleister die Briefe zustellt, dem aktiven Kostenmanagement.
3. Nutze als Benchmark die eigene Kostenstruktur in deinem Unternehmen. Denn liegen die Fremdkosten für die sogenannten Durchlaufposten über denen in deiner Firma, hol dir die entsprechende Leistung eventuell wieder ins Haus.
4. Setze Durchlaufposten als Zubrot nur punktuell ein. Es kann gut sein, dass du bewusst als Belohnung deinem Dienstleister eine einmalige Belohnung zukommen lassen willst, indem dein Dienstleister beispielsweise bei einem Druckauftrag eine zusätzliche Provision erhält. Das ist die eine Sache. Tust du als Dienstleistersteuerer:in das regelmäßig, entsteht schnell ein Interessenkonflikt bei deinem Dienstleister. Am Ende arbeitet er für die Druckerei...
5. Identifiziere Schatten-Bereiche einmal jährlich auch mit Hilfe deiner Durchlaufposten. Das umfasst Ausgaben, die unabhängig von vorhandenen Zentralbereichen in deinem Unternehmen anfallen. Damit würdest du parallele Strukturen aufbauen und pflegen. Das verursacht Doppelkosten und hemmt à la longue deine gesamte Organisation. 

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Vorschau amüsanter Video-Talk mit Ulrike Dolle

Freut euch auf ein exklusives Video-Interview mit der Service-Pilotin Ulrike Dolle! Teil 1 ist bereits ab Montag auf dem Schneidetisch und wird entweder nächste oder übernächste Woche hier veröffentlicht. Taucht ein in die Welt des exzellenten Service und lasst euch von Ulrikes inspirierender Idee begeistern. Bleibt dran – das Beste kommt erst noch! 💫🎥