19 Tipps für die Dienstleisterauswahl mittels Pitch-Termin 4-6

Dienstleisterauswahl: Hier findest du praktische Hinweise und Tipps, wie du Pitch-Termine, neudeutsch für Verkaufs-und Präsentations-Gespräche mit Dienstleistern optimal gestaltest.

Wie man mit drei Dingen in der Vorbereitung die Weichen auf Erfolg stellt. Über Kurzzusammenfassungen, Technik und Spielregeln.

Damit erreichst du

• eine höhere Qualität der Termine,
• mehr Erkenntnisse,
• deine bessere Entscheidungsgrundlage.

Für mehr Erkenntnisse bei Pitch-Terminen, liefern wir dir 19 nützliche Tipps.

Und wenn du willst, übernehme ich für dich die Moderation, damit du dich auf die richtige Auswahl deines Dienstleisters fokussieren kannst.

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4. Tipp: Erstelle standardisierte Kurzzusammenfassungen

Angebotsunterlagen umfassen schnell 50 bis 100 DIN A4-Seiten. Mitunter reichen bewerbende Unternehmen im Vorfeld Präsentations-Unterlagen mit diversen Anhängen à 40 Seiten ein. Will sich ein fremdvergebendes Unternehmen beispielsweise drei Bewerber an einem Tag ansehen, müssten möglicherweise 420 Blatt Papier von jedem Teilnehmer studiert werden. Es ist zu vermuten, dass möglicherweise nicht alle Personen diese 420 Blatt sorgfältig ansehen und durcharbeiten. Entscheidende Aspekte bleiben unter Umständen unberücksichtigt. Manche Einkäufer:innen fordern, um dem entgegenzuwirken, von Bewerbern eine Management Summary im Vorfeld an. Das ist eine gute Idee! Parallel empfiehlt es sich, im Vorfeld von mindestens einer Person aus dem Auswahlkomitee Kurzzusammenfassungen aller Angebote erstellen zu lassen.

• Nutze dazu einen einheitlichen, standardisierten Aufbau der Zusammenfassungen.
• Achte auf eine wertungsfreie Sprache.
• Hinweis von eisq: Anbieter schreiben häufig, was fehlt oder welche Aspekte ausgeschlossen werden. Liefere auch diese Informationen auf deiner Kurzzusammenfassung!

Vorteil: Damit stellt man sicher, dass die Zusammenfassungen einheitlich verfasst und nach annähernd gleichen Kriterien gegliedert werden. Daher rate ich dir: ⇒ Bereite standardisierte Kurzzusammenfassungen für deine Teilnehmer:innen vor. Das hilft dir und deinen Kolleg:innen, Entscheidungen zu fundieren. Deine Kolleg:innen werden dir dankbar sein.

Wollen wir einen Ablauf für einen Pitch-Termin Dienstleisterauswahl einmal unverbindlich durchsprechen?

Du überlegst, ob du an alles gedacht hast? Brauchst du vielleicht einen kleine Absicherung? Sprechen wir einen Pitch-Termin einfach unverbindlich durch. Hole dir via Microsoft Teams Hilfe und Inspiration ins Haus. Wie? Klicke auf den Link, wähle ein passendes Zeitfenster und lass dich inspirieren, bestätigen sowie voranbringen. Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0. Natürlich besuche ich dich gerne. Falls du lieber zu uns kommst, lade ich dich hiermit herzlich ein. Klicke den Link.

5. Tipp: Kläre die Technik vorab!

Die elektronischen Helferlein erleichtern uns den Alltag. Beamer, Presenter, Audio-System, Video-Konferenzsystem... die Möglichkeiten verwandeln Präsentationen in multimediale Erlebnisse. Obwohl die Dinge alle untereinander angeblich kompatibel sein sollen, hakt es doch immer wieder. Vorteil: Dadurch fällt es leichter, deinen Zeitplan einzuhalten, weil nicht wertvolle Minuten für Technik-Probleme verfließen. Daher rate ich dir: ⇒ Kläre die Technik vorab ab und führe vielleicht sogar einen kleinen Test durch. Nimm so auch von den präsentierenden Personen etwas Druck. Nebenbei entlastest du dadurch auch deinen Zeitplan. Entspannter lässt sich eine gute Präsentation auch viel besser genießen.

6. Tipp: Steuere und lege Spielregeln fest

Es passiert häufiger als gedacht:

• Zum Pitch-Termin erscheinen plötzlich acht anstelle von drei eingeladenen Vertreter:innen.
• Oder besonders wortgewaltige Verkäufer:innen versuchen bewusst, den zeitlichen Rahmen zu sprengen. Schließlich bedeutet das weniger Zeit für nachfolgende Unternehmen.

Umgekehrt kann es auch passieren, dass interne Vertreter:innen plötzlich mal eben den Ablauf ändern wollen, da sie einen wichtigen Folgetermin haben. Solche Abweichungen stören massiv eine ausgewogene Entscheidungsfindung. So geht's:

• Lege daher im Vorfeld Spielregeln fest.
• Kommuniziere diese rechtzeitig vor dem Termin.
• Hole dir zu deinen Spielregeln von allen Beteiligten (intern & extern) im Vorfeld eine Bestätigung ein. Das kannst du ganz leicht via Mail tun.

Vorteile: Tja, neben dem offensichtlichen Vorteil "Zeit einhalten", gibt es noch mindestens 2 weitere.

1. Du signalisierst allen Personen, du bist Herr:in es Verfahrens.
2. Du kommunizierst deutlich "Wertschätzung" und damit die "Wertigkeit" der Dienstleisterauswahl (was die Position in Verhandlungen stärkt). 

Wenn es dann trotzdem Abweichungen gibt, sorgt eine gute (externe) Moderation für sanfte und zugleich wirksame Korrekturen.  Daher rate ich dir: ⇒ Steuere den Termin. Lege Spielregeln fest und profitiere von einer ausgewogenen Entscheidungsfindung.

Wo finde ich die anderen Tipps zur Dienstleisterauswahl?

Zu den ersten 3 gelangst du mit einem Klick gleich hier. Die anderen 13 Stück wirst du nach und nach hier im Blog finden.  Oder du schaust auf unserer Website nach. Dort stehen bereits alle 19 Stück für dich zum Abruf bereit!

Wie wäre es mit einem externen Moderator für die Dienstleisterauswahl?

Warum du mit mir als Advanced Communicator Gold von Toastmasters den idealen Moderator für deinen Pitch-Termin an deiner Seite hasz

Hast du schon gewusst, dass ich Advanced Communicator Gold nach Toastmasters International bin? Die Moderation eines Pitch-Termins ist mitentscheidend für den Erfolg. Du kannst dich dadurch zurücklehnen und dich auf die Auswahl fokussieren.  Als Advanced Communicator Gold (ACG) von Toastmasters bringe ich neben einer umfangreichen Erfahrung vor allem bewährte Fähigkeiten mit. Der ACG-Titel ist das Ergebnis jahrelanger intensiver Schulungen und Praxiserfahrung in der Kunst des öffentlichen Redens und der Moderation. Er steht für Präzision, Empathie und exzellente Rhetorik. Ich verstehe, wie wichtig es ist, eine positive Atmosphäre zu schaffen, die Klarheit fördert und Ideen auf den Punkt bringt. Mein Fokus liegt darauf, sowohl die Pitches der Teilnehmer:innen als auch die anschließende Diskussion professionell zu steuern. Mit gezielten Fragen und einem Gespür für den richtigen Tonfall stelle ich sicher, dass alle relevanten Aspekte beleuchtet werden. Gleichzeitig sorge ich dafür, dass der Zeitrahmen eingehalten und die Dynamik lebendig bleibt. Zusätzlich bin ich geübt darin, auch in herausfordernden Situationen souverän zu agieren. Ich erkenne, wann ein Thema vertieft werden sollte und wann es Zeit ist, weiterzugehen, ohne die Gesprächspartner:innen aus dem Blick zu verlieren. Wenn du eine effektive, professionelle und inspirierende Moderation suchst, bin ich die richtige Wahl, um deinen Pitch-Termin erfolgreich zu machen. Nimm einfach unverbindlich Kontakt auf. Hole dir via Microsoft Teams praktische Hilfe und Inspiration ins Haus.

Wie?

Klicke auf den Link, wähle ein passendes Zeitfenster und lass dich inspirieren, bestätigen sowie voranbringen. Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0. Natürlich besuche ich dich gerne. Falls du lieber zu uns kommst, lade ich dich hiermit herzlich ein. Klicke den Link.