21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 18 Kontrollpflicht

Kontrollpflicht Rechnungsprüfung – Dein 18. Tipp: Wann prüfst du die Rechnung deiner Dienstleister? Zudem, wie geht du deiner Kontrollpflicht dabei nach?

Alles klar, oder etwa nicht? Irgendwie geht es hier also auch um Zeitmanagement und somit Prioritäten setzen. ➡️ 💡 ⏳ 📝

Tagesgeschäft hin, Termine, Meetings mit Kolleg:innen her, … der Terminplan von Partner Manager:innen, Outsourcing Koordinator:innen oder auch Dienstleistersteuerer:innen weist jedoch selten Lücken auf. ➡️ 🗓️ 📃 💻 📱 ☎️ Dazu landet meist monatlich das zu prüfende Rechnungsbuch auf der To-Do-Liste. Das sich Prioritäten deswegen aufgrund von Ereignissen verschieben, gehört außerdem zur Regel. Im Manager-Sprech heißt es dazu ‚Plan-trifft-auf-Realität‘.

Hol dir deswegen dazu hier praktische und vor allem auch realistisch umzusetzende Tipps, wie du deine Aufgaben als Partner Manager:in in punkto Rechnungsprüfung außerdem leichter wahrnehmen kannst. 📝 💡 🗂️ 

Unsere 21 Tipps umfassende Serien ergänzen wir nämlich hier um ein außerdem nützliches und folglich absolut passendes Praxisseminar für dich. Das machen wir, sodass du perfekt gerüstet bist und weil wir dich außerdem lieben. ❤️❤️❤️

Perfektes Doppel: Tipps Rechnungsprüfung und Seminar Dienstleister steuern: Durch Spezialisierung souveräner agieren!

Die Rechnungsprüfung fällt überdies in deine Kontrollpflichten und Kontrollrechte. Obwohl du bestimmt alles sehr gut machst, lohnt es sich jedoch bestimmt, die folgenden Zeilen dazu kurz zu überfliegen.🔎

Denn in unserem Praxisseminar für Vendor Manager:innen und Dienstleistersteuerer:innen Modul II: Durch Spezialisierung souveräner agierenerfährst du dazu noch mehr über deine Kontrollpflichten und außerdem Kontrollrechte. Die sind darüber hinaus von zentraler Bedeutung, um eine effiziente und somit reibungslose Zusammenarbeit mit Dienstleistern sicherzustellen. Darüber hinaus spielt die zeitnahe Wahrnehmung dieser Aufgaben eine entscheidende Rolle, um nicht nur potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen sondern folglich auch zu lösen. Deswegen ist es ratsam, sich kurz damit zu beschäftigen und dir zudem zu überlegen, was für Vorteile es dir außerdem bringen kann, an dem Praxisseminar teilzunehmen. 🤔🤔🤔

Notiere dir dazu gleich den Termin

Der nächste Termin für dieses bedeutende Seminar im Jahr 2023 ist der 14.11. – 17.11.2023. Es findet zudem online statt und dauert jeweils nur 4 Stunden, sodass du bequem von überall teilnehmen kannst.

Stelle dazu gleich deine Fragen. Sammle sie in Ruhe und kläre sie in einem Termin via 

Microsoft Teams. 

Klicke dazu und fixiere deinen Termin im Kalender 🗓️ . Zudem profitierst du von moderner Video-Telefonie 🌐.

Außerdem kannst du direkt  +49 541 580543-0 wählen. So wie du darauf klickst, verbindet dich dein Smartphone sogleich mit eisq.

Der vielleicht unrealistische Tipp in Sachen Kontrollpflicht Rechnungsprüfung vorweg

In der schicken Welt der Selbstoptimierungs-Coaches geistert nämlich die Pomodoro-Methode als Lösungsansatz umher. Lies dazu diese kleine Einleitung und erfahre außerdem, was es mit der Tomaten-Methode auf sich hat. Obwohl du dir vielleicht jetzt denkst, “Gibt es das wirklich?”, rate ich dir, das Intro dazu kurz zu lesen.

Lauras Pomodoro-Geschichte landet auf dem Bildschirm

“In einem geschäftigen Büro, wo Termine, sowie Aufgaben und Deadlines allgegenwärtig waren, arbeitete Laura, eine engagierte Mitarbeiterin. Ihr Arbeitsplatz befand sich in der Mitte des Großraumbüros, wodurch ständige Ablenkungen lauerten. Dennoch war sie fest entschlossen, ihr Zeitmanagement zu verbessern, um ihre Produktivität zu steigern.

Eines Tages, nachdem sie eine Vielzahl von Zeitmanagement-Techniken und Tipps recherchiert hatte, beschloss sie, eine neue Strategie anzuwenden. Sie begann ihren Tag, indem sie eine Liste ihrer wichtigsten Aufgaben erstellte. Daraufhin räumte sie ihren Schreibtisch auf und schaltete ihr Telefon auf “nur dringende Anrufe”. Dadurch konnte sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren, ohne von unnötigen Gesprächen abgelenkt zu werden.

Um ihre Zeit effizienter zu nutzen, nutzte Laura außerdem eine Technik namens “Pomodoro-Methode”. Sie arbeitete konzentriert für 25 Minuten, gefolgt von einer fünfminütigen Pause,um sich zu erholen. Diese kurzen Pausen nutzte sie, um sich zu dehnen und frische Luft zu schnappen. Dadurch schaffte sie es, ihre Gedanken flüssig zu strukturieren.

Des Weiteren setzte Laura Prioritäten, indem sie Aufgaben in “dringend” und “wichtig” unterteilte. Sie erkannte, dass nicht alles, was zudem dringend schien, auch wirklich wichtig war. Dies ermöglichte es ihr, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die jedoch langfristig den größten Nutzen brachten.

In der Folgezeit bemerkte Laura, wie ihre Produktivität stetig zunahm. Sie konnte Aufgaben schneller erledigen, ohne jedoch ständig von E-Mails, Chats oder sozialen Medien abgelenkt zu werden. Ihr Vorgesetzter bemerkte ebenfalls ihre gesteigerte Effizienz und Belastbarkeit.

Laura hatte gelernt, dass das richtige Zeitmanagement und zudem die Verwendung von Techniken wie Priorisierung und der Pomodoro-Methode dazu beitragen konnten, den hektischen Büroalltag zu bewältigen. Von diesem Zeitpunkt an war ihr Büro nicht mehr nur ein Ort der Hektik, sondern ein Raum der Effizienz und Ruhe.”
Aus dem Intro zu einem Pomodoro-Kurs

Es klingt für mich als Leser nach der goldenen Lösung für alles. Folglich frage auch ich mich, gibt es diese Tomaten-Methode wirklich? Gleichwohl was hat es zudem damit auf sich? Und außerdem, will Laura wirklich ihre Effizienz erhöhen, sodass sie eventuell noch mehr Aufgaben zu bekommt?

Ein kurzer Blick ins Netz zeigt mir jedoch, ja, die 🫑 Pomodoro-Methode gibt es. Auf Wikipedia findest du dazu außerdem im Oktober 2023 weiterhin folgende Zeilen:

Die Pomodoro-Technik (orig. pomodoro technique von italienisch pomodoro = Tomate und englisch technique = Methode, Technik) ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen. Der Name pomodoro stammt von der Küchenuhr, die Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte.Die Methode basiert auf der Idee, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern können.

Deshalb überlege ich weiter.

In der Praxis kaum komplett umzusetzen

Spontan geistern auch dir vielleicht Gedanken wie diese durch den Kopf? Wie soll ich mich jedoch 3 Tage lang komplett herausnehmen, außerdem das Telefon abschalten und zudem keine Mails beantworten?  Es gehört allerdings zu meinem Job, für meine Dienstleister und für meine internen Kolleg:innen folglich gut erreichbar zu sein. 📱💻

Das verstehen wir sehr gut. In der Praxis beobachten wir von eisq auch diese Phänomene bei deinen Mitstreiter:innen in dem Zusammenhang.

4 Phänomene dazu

• Rechnungen zeichnet die oder der Prüfende ohne weitere Kontrolle und/oder nur nach kurzem Sichten ab.
  -> In der Folge lässt sich nicht mehr guten Gewissens beantworten, ob ein Auftraggeber zu viel oder zu wenig bezahlt. Überdies entspricht dies nicht mehr wirklich einer Kontrollpflicht als Dienstleistersteuerer:in.
• Der Check der Zahlen in der Rechnung wandert schon mal gerne dazu in Randstunden. Dabei handelt es sich um Zeiten, in den die Aufmerksamkeit und zudem die Konzentrationsfähigkeit bei uns Normalsterblichen sinkt. 🔎
  -> Das bedeutet nicht nur, dass die Qualität der Rechnungsprüfung leidet und außerdem damit die Wahrscheinlichkeit, den einen oder anderen Fehler zu übersehen, steigt. Es bedeutet auch, ob ein Auftraggeber nun zu viel oder zu wenig bezahlt, deswegen niemand mehr weiß. 💰
• Die Rechnungsprüfung mutiert überdies zur Nebenbeschäftigung zwischen verschiedenen Aufgaben. Das beobachten wir allerdings sehr häufig, so daß diese wichtige Kontrollpflicht deswegen leidet.
  ->In diesem Fall steigt jedoch die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu übersehen, dazu massiv. Die Frage, ob ein Auftraggeber zudem alle beauftragten Leistungen oder gar zu viele vergütet, ist deswegen nicht fundiert zu beantworten. ❌

Wir stecken alle in der Tretmühle des Arbeitslebens. Ratschläge zum Zeitmanagement füllen deshalb dazu jedoch zig Websites, wie der oben dazu Tomaten-Tipp mit Lauras Geschichte. Wir liefern dir hier allerdings mehr als eine Pomodoro-Methode aus dem Internet. Weil wir deine Spezialisten für Outsourcing-Beratung sind, teilen wir mit dir dazu echte bewährte Praxis-Tipps, so als ob du direkt schon mit uns zusammenarbeiten würdest. 🤛🤛🤛

4 Fragen als schlecht getarnte Praxis-Tipps zur Kontrollpflicht Rechnungsprüfung

Allerdings helfen uns und eisq-Klienten diese vier Fragen ganz ausgezeichnet:

1. Wie viel Puffer planen wir uns für das Prüfen der Rechnungen dazu im Kalender ein?
   Legen wir im Zweifel jedoch lieber eine (Zeit-) Schippe drauf.
   -> Du weißt, obwohl du mehr Aufgaben gleichzeitig erledigen willst, führt das jedoch in der Regel zu mehr Fehlern. Weil das so ist, hilft deswegen konsequentes Gegensteuern.
2. Wie verteilen wir zudem die Arbeit mit Kolleg:innen? Was für eine Möglichkeit besteht außerdem, das Prüfen im Wechsel mit anderen durchzuführen?
   Wir von eisq empfehlen deswegen ausdrücklich, sich bei der Kontrolle der Rechnungen und Leistungsnachweise dazu mit Kolleg:innen abzulösen.
3. Wie sehr setzen uns interne und externe Zeitlinien zudem unter Druck? Unter Umständen leidet die Qualität während enger Zeitkorrodore unserer Arbeit darunter. Außerdem bedenken wir auch, dass das bewusste Zurückstellen einer Rechnungsfreigabe zudem ein Instrument im Vendor Management ist.
   -> Tipp: Informiere dich außerdem dazu gleich über unsere Ausbildung Operativer Vendor Manager. 💡
4. Wie viel ausreichend Zeit steht uns für das Prüfen der Rechnungen regelmäßig realistisch zur Verfügung? Fehlt uns dazu die Kapazität? Obwohl wir uns so engagieren?
   – > Weil das oft der Fall sein kann, reorganisieren und optimieren wir von eisq dazu euer Dienstleistermanagement.
   Als spezialisierte Unternehmensberatung findet eisq deswegen die für euch am besten funktionierende Lösung. Weil Mehr-Arbeit nicht die Lösung sein kann, finden wir für euch deswegen eine funktionierende.

Hilfe dazu von eisq gleich holen

Deine Outsourcing-Profis von eisq helfen dir, damit du wirksamer und aufwandsoptimierter mit Dienstleistern zusammenarbeiten kannst. Erziele außerdem bessere Resultate im Outsourcing, indem wir dich passgenau beraten und somit unterstützen.

Hol dir dazu entweder gleich deinen Termin via 

Microsoft Teams 

Klicke dazu und fixiere deinen Termin im Kalender 🗓️ . Zudem profitierst du von moderner Video-Telefonie 🌐.

Außerdem kannst du direkt +49 541 580543-0 wählen.

Denn ein Klick genügt und dein Smartphone verbindet dich mit uns, so daß du deine Fragen direkt klären kannst.

3 Beispiele, was du erwarten kannst

Hannelore vertraut uns im Managed Outsourcing die Rechnungsprüfung an. Folglich freut sich ihr Team über mehr Zeit mit Hannelore und die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern klappt deutlich harmonischer und kostengünstiger. 

Für Julia konnten wir durchschnittlich 2,5 Arbeitstage pro Monat freischaufeln, sodass heute Julia besser und zudem effizienter ihrer Kontrollpflicht nachkommt. Das erreichten wir, indem wir die Abrechnungsgrundlagen umstellen. Dadurch verfügt Julia heute über genauso viel Transparenz und die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister klappt zudem reibungsloser. Folglich geht es Julia in ihrem Job besser und das zeigt sich auch im persönlichen Empfinden zur Zufriedenheit.

Volker genießt heute viele, viele entspannte Arbeitstage im Vergleich zu davor. Denn er führt heute viel weniger Diskussionen bezüglich abzurechnender Boni und Mali. Das erzielten wir, indem wir dazu sein Bonus-/Malus-System und folglich die darauf aufbauenden Rechnungen sanft angepasst haben.  

Sehr abwechslungs- und lehrreicher Workshop, der neue Perspektiven für operative und strategische Aufgaben aufgezeigt hat. Wir haben viele neue Impulse bekommen.
Volker Messerschmidt, RheinEnergie

Hast du Interesse am Managed Outsourcing? Dann nimm deswegen direkt Kontakt auf und informiere dich dazu unverbindlich. Somit kannst du nur profitieren.