Rechnungsprüfung: Dein aktualisierter 2. von 21 Tipps

Handelt es sich um abrechenbare Leistungen?

Wer als Dienstleistersteuerer, Partner Manager oder neudeutsch Vendor Manager monatlich zwanzig und mehr Rechnungsseiten kontrolliert, kennt das Dilemma nur zu gut. Lies jetzt deine aktualisierten Tipps zu Rechnungsprüfung. Im Managed Outsourcing übernehmen wir das für dich.

Tipp 1 verpasst? Gleich nachholen.

Das intensive Studieren der Seiten und akribische Durchforsten der einzelnen Positionen kostet viel Arbeitszeit. Zeit, die an anderer Stelle für das Steuern fehlt. Deswegen fällt häufig nicht oder erst sehr spät auf, dass die eine oder andere Position in der Rechnung des Dienstleisters fehl am Platze ist. Oft handelt es sich um erkleckliche Summen, die dein Partner fälschlich ansetzt.

Beispiele, die die Berater von eisq in Rechnungsprüfungen für Klienten ausmachen, lauten:

• Positionen wie Faktura, Reisekostenabrechnung, Angebotserstellung oder Urlaubsplanung bei Projektleitern tauchen immer wieder auf. Dabei handelt es sich – Ausnahmen bestätigen die Regel – um innerbetriebliche Arbeiten, für die ein Auftraggeber nicht extra bezahlt.
• Bei Call-Center-Agenten identifizierten unsere Berater Positionen für interne Gesprächsminuten, Hygieneschulungen (im Zeitalter von Corona brandaktuell) oder Einstellungs-Testgespräche.

Ähnliches passiert auch bei IT- oder Agenturdienstleistungen. Das summiert sich schnell. Bevor du dauerhaft Leistungen ohne echte Prüfung anerkennst, lohnt sich ein kritischer Check.

Identifiziere drei Arten von Leistungen bei der Rechnungsprüfung

1. Nicht abrechenbare Leistungen -> Diese weist du zurück.
2. Diskutable Leistungen -> Hinterfrage die Positionen.
3. Unstrittig abrechenbare Leistungen -> Für die Positionen bezahlst du wirklich.

Praxisfall: Ein IT-Dienstleister setzte jeweils eine ½ IT-Stunde „Kundenakte“ je bearbeitetem Ticket zusätzlich in den Rechnungen an. Die Berater von eisq fanden heraus, dass es sich dabei um den internen Arbeitszeitnachweis der Mitarbeiter des Auftragnehmers handelte. Das ist definitiv keine Position, die ein Auftraggeber extra vergütet. Vielmehr handelt es sich um ein internes Führungsproblem der Firma.

Forste die Positionen in den Rechnungen und Nachweisen akribisch durch

Damit verhinderst du, dass du Leistungen anerkennst, die gar nicht existieren. Außerdem vermeide, dass dein Outsourcing Service Provider interne Führungsprobleme auf deine Kosten löst – siehe Praxisfall.

Die Hilfe durch die Spezialisten von eisq hat sich in den uns bekannten Projekten von selbst bezahlt. Das erfolgt entweder diskret im Hintergrund oder ganz offen als Signal an deine Dienstleister.

Gut zu wissen: Im Managed Outsourcing übernehmen wir die Rechnungsprüfung für dich

Nutze den praktischen Service deiner spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis.

• Unsere Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• So fokussierst du dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.

Du interessierst dich dafür, dein Vendor Management von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Services)?

• Besprechen wir dein Thema persönlich mit Hilfe Microsoft Teams .
• oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.

Wusstest du schon, dass wir auch deine Service-Qualität für dich wissenschaftlich fundiert messen können?

• Klicken, damit mit du und dein Unternehmen den bestmöglichen Service liefern.

• Oder lies direkt hier unsere Beiträge der Kategorie Qualitäts-Management.

Die gesamte Serie Rechnungsprüfung umfasst insgesamt 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Im Zeit 2020 bis 2021 erscheinen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Bog.

Im Zuge der Kampagne ‘Weil wir dich lieben’überarbeiten wir jeden Tag den Blog für dich. Dazu ordnen wir die einzelnen Posts Kategorien zu. Dank der Preview-Funktion siehst du jetzt auf einen Blick besser die Inhalte. 

Die Schaltflächen bieten dir mehr Komfort.

Ab wann findest du alle 21 Tipps voraussichtlich neu aufbereitet für dich?

Im Wechsel mit neuen Beiträgen aktualisieren wir jeden Arbeitstag ältere Werke. Im Laufe der Zeit sammelten sich insgesamt 127 Stück an. Heißt: Übe dich bitte etwas in Geduld!

Bis Sommer 2023 streben wir den Abschluss an.

Außerdem gestalten wir den Kommentar-Bereich schicker und führen einen modernen Service für nützliche Tools für deinen Alltag ein. Wir prüfen aktuell, wie wir dir mittels Shop-Funktion exklusiv digitale Werkzeuge, Checklisten, Handbücher und, und, und zugänglich machen.

Schreib uns gerne. Feedback nehmen wir gerne an!

Lob von Profis

“Wer versteht, warum Dienstleister wie denken, kann sich besser darauf einstellen, wie der Dienstleister erfolgreich gesteuert werden kann. Wir verstehen uns gemeinsam mit unseren Auftraggebern als Partner, die jeweils ihre Ziele und Erwartungen darstellen und auf dieser Basis gemeinsam alles unternehmen, um die jeweiligen Ziele in den Projekten sicher zu erreichen. Egal wie gut und erfahren ein Dienstleister auch ist: Ohne die partnerschaftliche Steuerung durch den Auftraggeber erreicht man nicht das optimale Ergebnis. Natürlich profitieren auch wir von dem Praxistag. Einmal erhalten wir sehr offene Rückmeldungen wie wir als Dienstleister erlebt werden, was wir gut machen und wo es möglicherweise Potenzial für Verbesserungen gibt.“
Rüdiger Wolf, TAS Mülheim

“Flexibel, dynamisch, vielfältig, praxisnah, kompetent, großes Netzwerk, qualitativ, offen, kurzweilig, herzlich, witzig, abwechslungsreich, lebhaft, aufschlussreiche Austausche und Rollenspiele, häufige Perspektivwechsel – einfach klasse!”
Phuong Thao Nguyen, Union Investment

“Unter der Marke eisq haben Bernhard Gandolf und sein Team in den vergangenen 11 Jahren wichtige Impulse in den Gebieten Dienstleistersteuerung (neudeutsch: Vendor Management), Qualitätsmanagement und Projektmanagement für die gesamte Kundenservice-Branche gesetzt. Die angebotenen Seminare helfen den Teilnehmern, sich weiterzuentwickeln, während die Beratungsprojekte konkrete Lösungen bereitstellen. Und der monatliche Beratungsbrief gibt interessante Einblicke in die Welt des Kundenservice. Ich wünsche eisq weitere 11 erfolgreiche Jahre und freue mich auf das nächste Schnapszahlen-Jubiläum zum 22. Geburtstag!“
Ralf Mühlenhöver, VIER – zum 11-jährigen Jubiläum von eisq

Humorvoller Einschub zum Abschluss

Der Papst fährt in seiner Limousine. Vorne sitzt der Fahrer.

Da sagt der Papst zum Fahrer: „Lieber Chauffeur, Sie machen einen ausgezeichneten Job. Aber ich bin schon seit 4 Jahren kein Auto mehr gefahren. Würden Sie mich bitte mal fahren lassen? Da hätte ich jetzt wirklich mal wieder Lust drauf“.

Da sagt der Fahrer „natürlich – kein Problem“, und lässt den Papst ans Steuer. Nach nur 500 Metern sieht der Papst die Polizei mit Blaulicht im Rückspiegel. Er fährt direkt rechts ran. Der Polizist nähert sich, schaut durchs Fenster, dreht um, setzt sich in seinen Dienstwagen und ruft seinen Vorgesetzten an.

Polizist: „Herr Polizeidirektor, ich habe eine sehr wichtige Persönlichkeit angehalten, was soll ich tun.”

Der Polizeidirektor: „Wie wichtig? Den Bürgermeister?”

Polizist: „Nein, wichtiger.”

Der Polizeidirektor: „Ach ja? Ein wichtiger Politiker?”

Polizist: „Nein, noch wichtiger.”

Der Polizeidirektor: „Ein Musikstar, oder was?”

Polizist: „Nein, viel wichtiger.”

Der Polizeidirektor: „Ok, wer ist es dann!?”

Polizist: „Keine Ahnung, aber er wird vom Papst gefahren.”