Ausschreibung/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 4

Jede Woche erscheint ein neuer Schritt deiner 6-teiligen Serie. So gestaltest du deine Ausschreibungen/RFPs erfolgreicher. Hier folgt Ausgabe 4.

Es gibt viele Gründe Dienstleister via Ausschreibung zu suchen. Der gängigste: Das am besten passende Gesamtpaket im Wettbewerb identifizieren. Fairness, Objektivität oder rechtliche Vorgaben gesellen sich dazu.

Apropos Recht. Hier im 4. Teil der Serie widmen wir vielleicht eher dröge klingenden Aspekten wie deinen Kontrollrechten.

Erfahre, warum die für dich als Vendor Manager:in/Dienstleistersteuerer und ganz besonders in einer operativen Rolle besonders wichtig sind.

Ob Call Center, Patient Support Program, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele), Ausschreibungen zählen heute in der Regel ab relevanten Vergabesummen zur betrieblichen Routine. Als deine spezialisierte Unternehmensberatung für Outsourcing verfügen wir bei eisq über einen unermesslichen Schatz an Erfahrungen.

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Kontrollrechte und deren Einfluss auf deine Ausschreibung 

Was sind überhaupt Kontrollrechte und wozu brauchst du diese?

Kontrollrechte räumen dir die Mittel und Wege ein, in die Leistungserbringung bei deinen Outsourcing Service Providern Einblick zu nehmen. Deren Güte zu messen.

Wozu?

• Um deinen Job als Dienstleistersteuerer:in leben zu können, benötigst du Transparenz. 
• Um die Leistung deines Dienstleisters vollumfänglich würdigen, abnehmen und beurteilen zu können, brauchst du Transparenz.
• Um deinen Outsourcing-Partner sanft (oder weniger sanft) in die für dich und dein Unternehmen bessere Richtung schubsen zu können, hilft dir Transparenz.

Daher sichere dir in deiner Ausschreibung Transparenz.

3 praktische Tipps:

1. Personenbezogenes Messen und Auswerten sollten heute im digitalen und damit dauerüberwachten Zeitalter für dich möglich sein.
2. Du solltest jederzeit messen dürfen.
3. Auch die Möglichkeit, deinen Dienstleister besuchen und die Arbeit vor Ort kontrollieren zu dürfen, gehört dazu.

Bedenke:

Fürs Steuern helfen dir Daten und Fakten. Aus der Praxis als Berater weiß ich, wer die Kontrollrechte während der Ausschreibung nicht fordert, bekommt diese später kaum noch in den Vertrag. 

-> Gleich bei der Ausschreibung anführen.

Inspektionen und Audits

Im betrieblichen Alltag hoffen viele Manager:innen, der Kelch eines Audits oder einer Inspektion möge an ihnen vorübergehen. Du kennst es bestimmt aus deinem Arbeitsleben. Irgendwann erreicht auch dich das Thema.

Dann zahlt es sich immens aus, so du und dein Unternehmen Audits und Inspektionen bereits im Vorfeld geregelt habt.  

Reaktionsmuster von Dienstleistern sehen im Fall des Falles gerne in etwa so aus:

• Klar helfen wir beim Audit….
• Ist aber extrem kurzfristig (egal ob 2 Tage, 2 Wochen oder 2 Monate Vorlauf), ….
• Wer trägt die Kosten – die wir erst lange verhandeln, bevor …?

Bedenke:

Du erleichterst dir später das Leben. Es vorher in die Ausschreibung aufzunehmen, kostet dich praktisch nichts.

Sichere dir Vergleichbarkeit, in dem du “scheinbar harmlose” Komponenten wie Haftung, IT-Reaktionszeiten, rechtliche und technische Update-Zyklen, etc. gezielt abfragst.

Nimmt ein Dienstleister an einem Request for Proposal, wie Ausschreibungen gerne neudeutsch firmieren, teil, tut er das (in der Regel), weil er den Zuschlag erlangen will. Dafür greifen die Verkäufer gerne in die Trick-Kiste, um möglichst attraktive Konditionen vorzulegen.

Umfangreiche Haftungsausschlüsse, niedrige Versicherungssummen lauten nur zwei Möglichkeiten, um im rechtlichen Bereich günstiger zu sein. Technisch-operativ stehen Dinge wie Update-Zyklen für Software, das Umsetzen von Vertragsanpassungen bspw. für das Nutzen von Software zur Disposition.

Da praktisch jeder Dienstleister heute auf IT angewiesen ist, spielen auch die ‘internen IT-Reaktionszeiten’ deines Dienstleisters für dich als Vendor Manager eine große Rolle.

Benötigt Dienstleister A intern stets 1 Woche, um ein internes Ticket für das Vornehmen eines IT-Anpassung überhaupt zu prüfen, wirkt sich das auf deine Dienstleistung aus. Garantiert dir Dienstleister B, das Prüfen der gleiche Tickets intern binnen 24 Stunden, gewinnst du potentiell 6 Tage an Reaktionsgeschwindigkeit. Die kostet logischerweise Geld.

Diese scheinbar harmlosen Punkte summieren sich schnell zu relevanten Beträgen.

Bedenke:

Vorher in die Ausschreibung aufnehmen, erhöht deine Vergleichbarkeit.

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Willst du die vorherigen Schritte schmökern?

• Hier liest du Schritt 1
• Schritt 2 gibt es ebenfalls im Blog.
• Überraschung! Auch Nummer 3 findest Du hier.

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Christian Lorenz

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