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Januar 3
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Ausschreibungen/RFP erfolgreicher gestalten – Schritt 2
Von Bernhard Gandolf
Januar 3, 2023
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Neues Jahr, neue Folge deiner Serie über erfolgreichere Ausschreibungen.
Folge 2 von 6 – Deine fundierte Spezifikation
Du profitierst von unserem schier unendlichen Erfahrungsschatz.
Im zweiten Teil unserer sechs Ausgaben umfassenden Serie widmen wir uns der Spezifikation.
Ob Call Center, Abrechnungsservice, Druckdienstleistungen oder IT-Support (als Beispiele), Ausschreibungen gehören zum Tagesgeschäft.
eisq ist deine spezialisierte Unternehmensberatung. Wie du Dienstleister effektiver steuerst und mit Sourcing Management 2.0 mehr Nutzen aus Fremdvergaben erzielst, ist unser Geschäft.
Jährlich begleiten wir mehrere Ausschreibungen.
Das Herzstück deiner Ausschreibung – deine Spezifikation!
Sie bildet das Herstück deiner Ausschreibung – deine Spezifikation.
Wie du weißt, handelt es sich beim Herz um ein lebenswichtiges Organ. Ohne können wir nicht leben. Genauso verhält es sich bei Einladungen zur Angebotsabgabe. Deine Spezifikation bildet das Herzstück.
Darin steht, welche Leistung du konkret suchst.
Tipp: Schaue dir deine Ausschreibung ganz nüchtern von außen an. Wie viel Raum nimmt deine Spezifikation in Relation zum gesamten Dokument ein?
Eine fundierte Spezifikation zu erstellen, erweist sich oft schwieriger als gedacht!
Warum ist das so?
1.) Es handelt sich um einen hochgradig individuellen Teil einer Ausschreibung in deinem Unternehmen.
Mutmaßlich existieren beispielsweise für die Bedingungen einer Teilnahme potenzieller Anbieter geprüfte und mehrfach erprobte Textbausteine. Gleiches gilt sinngemäß für Texte rund um den Ablauf oder Formvorschriften. Für die Spezifikation fehlen in der Regel entsprechende Textblöcke.
2.) Es zeigt sich im Privat- wie im Berufsleben: Eine klare Vorstellung und eine klare Beschreibung auf Papier von etwas zu haben, sind zwei Paar Schuhe.
Wenn du bei deiner Prüfung feststellst, dass deine Spezifikation noch unterrepräsentiert ist, findest du unten praktische Tipps. Die zeigen dir, wie du fundiert beschreibst, was du wie, wann, wozu getan wissen willst.
Dein gutes Gefühl: Du befindest dich in guter Gesellschaft. Die überwiegende Mehrzahl der uns bekannten Ausschreibungen verfügt in der ersten Fassung nur über eine rudimentäre Spezifikation.
Dein direkter Nutzen:
- Je präziser du beschreibst, was du benötigst und erwartest, desto wahrscheinlicher werden deine Erwartungen erfüllt oder sogar übertroffen.
- Du erhältst mehr Leistung für dein Budget, weil du weniger Abweichungen später korrigierst. Six Sigma lehrt uns: Abweichungen bedeuten Verschwendung.
So spezifizierst du fundiert, damit du mehr Gegenwert für dein Budget erhältst!
So prüfst du ganz leicht, ob deine Spezifikation die wesentlichen Punkte berücksichtigt.
Als sehr bewährte Methode erweisen sich die W-Fragen.
Beispiele lauten:
- Was soll ein Dienstleister tun?
- Wie soll er es vollbringen?
- Wozu soll er es machen?
- Welche Anforderungen stellst du an die Zusammenarbeit?
- Wer soll konkret was tun?
- Was für Rollen siehst du vor?
- Wann möchtest du worüber informiert werden?
- Wo soll dein Dienstleister was machen?
Der Vorteil der Vorgehensweise besteht darin, dass du mit der Beantwortung der W-Fragen implizite Gedanken hervorholst und zu Papier bringst. Du reicherst deine Spezifikation schlagartig ungemein an.
Deine praktischen Nutzen:
- Durch deine präzise Formulierungen vermag ein Anbieter besser zu kalkulieren. Das bedeutet für dich: bessere Preise.
- Durch die umfassende Beschreibung steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du eine umfassende und perfekte Dienstleistung erhältst. Du bekommst mehr Gegenwert für dein Budget.
- Wenn du so deine Erwartungen umfassend kommunizierst, werden diese von deinem potenziellen Dienstleister wahrscheinlicher (über-)erfüllt.
Die Kür bringt Unterlage voran! Wann erachtest du etwas als richtig gut gemacht?
In jeder Zusammenarbeit mit einem Dienstleister stellt sich die Frage: Wie gut erledigt er die Aufgabe?
Diese Frage wirft automatisch weitere auf. Dazu stehen stellvertretend diese drei:
- Wie weiß dein Dienstleister, wann du eine Leistung als jeweils wie gut erachtest?
- Woher weiß dein Dienstleister, wie du die Güte der Leistungserbringung misst und erkennt er deine Messergebnisse an?
- Wie stellst du sicher, dass dein Dienstleister die Antworten der ersten beiden Fragen kennt und akzeptiert?
Tipp: Beschreibe in deiner Spezifikation auch diese Punkte – sprich dein Mess-System:
- Wie definierst du die Leistungsgüte in den möglichen Ausprägungen?
- Wie misst du? (Wenn du beispielsweise verdeckte Tests und Stichprobenkontrollen durchführst, hilft es, wenn beide Seiten die Spielregeln dazu kennen.)
- Wann misst du wie oft? (Wenn du beispielsweise einmal im Jahr die Kundenzufriedenheit misst, sollte das als Bedingung für beide Seite transparent sein.)
Das unterschiedliche Auslegen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer über die Beurteilung, was gut und was schlecht ist, ist einer der Hauptkonfliktpunkte in der Zusammenarbeit.
Betrachte den hier geschilderten Aspekt “Mess-System” gerne als Kür deiner Spezifikation – als Bestandteil einer gelungenen Ausschreibungsunterlage.
Deine 3 direkten Nutzen:
- Indem du dein Mess-System zur Ausschreibungsbedingung machst, minimierst du Reibungsverluste.
- Indem du deine Beurteilung transparent machst, erhöhst du die Kalkulierbarkeit deiner Aufgabe und erhältst bessere Preise.
- Indem du dein Verständnis von Güte mit den Anbietern harmonisierst, desto leichter steuerst du später.
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