Billig gekauft, doppelt bezahlt im Outsourcing

Professor Parkinson op Schiphol *13 september 1961 Foto von Wim van Rossem für Anefo - Nationaal Archief, CC BY-SA 3.0 

Bestimmt kennst auch du das Sprichwort "Wer billig kauft, kauft zweimal!". Lies die Geschichte von Nils 'Doppelt bezahlt im Outsourcing'.  Wer von uns tätigte noch nicht die Erfahrung, für ein Schnäppchen teuer zu bezahlen? Das gilt natürlich auch im Outsourcing. Nils, mein Sport-Trainingspartner, erfährt diesen Schmerz am eigenen Leib. Als Geschäftsführer einer Transportfirma beging er einen sauteuren Fehler - zweimal hintereinander... Darüber ärgert er sich bis heute maßlos, wie er mir dieses Wochenende beim Sport berichtet. Seiner Erzählung lausche ich, während wir uns von Übung zu Übung vorarbeiten. Für mich vergeht das gemeinsame Training so besonders schnell. Am Ende erlaubt mir Nils, dir seine Geschichte zu erzählen. "Solange du meine Firma rauslässt, kannst du das machen. Wer mich kennt, weiß, ich entscheide oft spontan." Hätte mein Trainings-Partner doch schon beim ersten Mal auf Prof. Parkinson gehört!

„Wenn Sie eine seltene und schwierige Entscheidung treffen, holen Sie sich einen Berater. Der Berater begleitet permanent seltene und schwierige Entscheidungen. Darauf ist er spezialisiert. Dann haben Sie Erfolg. Wenn Sie eine wiederkehrende Entscheidung treffen müssen, eignen Sie sich das Wissen an. Sonst wäre der Berater ja nicht Berater, sondern Manager in Ihrem Unternehmen.“ Prof. Cyril Northcote Parkinson, In: Die nerzgefütterte Mausefalle, Econ Verlag, München 1980.

Die Sache mit der Spezifikation und Nils Geschichte

Heute weiß Nils, er wird nur etwas outsourcen, was er auch zuvor spezifiziert und beschreibt. Kann er das nicht, holt er sich Rat oder lässt es sein. Das war nicht immer so.... Es musste alles ganz schnell gehen in seiner Fima. Wir schreiben das Jahr 2020. Nils mittelständisches Transportunternehmen beschäftigt rund 50 Personen. Kurz nach Beginn der Corona-Pandemie tritt IT-Leiter Armin eine Elternzeit an. Neue Aufträge fordern die volle Aufmerksamkeit von Nils als Geschäftsführer. Für die adäquate Home-Office-IT-Infrastruktur, den Roll out von Office 365 oder gar einer Vertretung von Armin fehlt es in dem Unternehmen an Zeit. Nils erinnert sich, wie er bei drei IT-Outsourcern in unserer Region anfragt. "Eine Firma schlug einen Workshop vor" (welche Leistungen Nils konkret auslagern wolle), erzählt er zwischen zwei Übungen im Fitness-Studio. "Denen sagte ich sofort ab. Das war mir zu teuer. Leider!" Der Dienstleister mit dem günstigsten Stundensatz und der niedrigsten monatlichen Grundgebühr bekam den Zuschlag... 'Das war ein Griff ins Klo!', urteilt Nils trocken, während er Extra-Gewichte raufpackt. "Jeden Monat erzählten die mir, was Armin (Anmerkung sein IT-Leiter in Elternzeit) an Altlasten hinterlassen hätte. Jeden Monat kam die Story von unbedingt erforderlichen Investitionen in IT." Quasi jedes Ticket mündete sofort in ein Angebot von dem Dre***-Laden. Wir bitten, einen VPN-Zugang für einen neuen Mitarbeiter anzulegen. -> Die schicken mir ein Angebot für eine neue Firewall, weil unsere nicht mehr state of the art wäre. Den VPN-Zugang legten die natürlich nicht an. Ginge alles nicht."  Schon nach 6 Monaten kündigte Nils den Vertrag mit dem IT-Dienstleister 2020. Dummerweise weist der von ihm geschlossene IT-Vertrag eine Laufzeit von einem Jahr auf. 'Zähne zusammenbeißen' und einfach durch, dachte sich der Geschäftsführer. Am Ende des Jahres stand eine Verdopplung der IT-Kosten in den Büchern von Nils Transportunternehmen.

Armin, der Unfall und zum zweiten Mal keine Spezifikation

"Wie hast du das mit Vertrag gelöst und was ist schief gegangen?", frage ich Nils atemlos. Ich hoffe, ich vermag mit der Frage davon abzulenken, wie mir die Puste ausgeht. Irrtum. 'Noch 3', fordert Nils von mir, bevor er weitererzählt. "Armin bekam ein fantastisches Job-Angebot in der Elternzeit. Da konnte ich nicht mithalten. Heute sucht ja jedes Unternehmen IT-ler. Da musste ich mich nochmals selber um einen Dienstleister kümmen. Ich hatte Null-Bock darauf." "Mit dem Niederlassungsleiter (Anmerkung des neuen Anbieters) verstand ich mich auf Anhieb. Der versicherte mir, die  werden mir keine Hardware (wie die erste Firma) andrehen versuchen. Das wäre auch versized für uns, was wir alles an Komponenten hätten." Der  neue IT-Dienstleister übernimmt. Das Angebot und damit die Vertragsgundlage umfassen 3 Seiten, wie ich erfahre. Auf eine Spezifikation, was der neue IT-Outsourcing-Anbieter genau tun soll, verzichtet Nils zum zweiten Mal. Zähneknirschend gesteht er ein, dass das keine so gute Idee war. Die beiden jungen IT-ler von Nils hätten ein gutes Gefühl gehabt. Gemeinsam mit der vorherigen Firma führten sie einen Übergabe-Termin durch. Sie berichteten Nils, die geschasste IT-Dienstleister hätte keine vollständige Dokumentation gehabt! Nils beauftragte den neuen Dienstleister, eine vollständig IT-Dokumentation seiner Firma zu erstellen. Die anderen zu erbringenden Leistungen würde die neue Firma nach 'Industriestandard' erbringen... Bis zum Unfall.

Bloß, was genau ist Industriestandard?

"Ich habe nie erfahren, was passiert ist. Nach einem Unfall war der Niederlassungsleiter von der IT-Firma weg. Die Niederlassung von dem Laden, die für uns arbeiteten, hat glaube ich über 100 Leute."  Nils und seine Firma lernen in der Folge, Industriestandard bedeutet nichts. Während ich schwitze, berichtet mein Trainingspartner. Das tut ihm offenbar gut. Ich merke, wie sich seine Stimmung hebt. Neugierig frage ich, was er konkret erlebte. "Da kamen so komische Dinge, wie die Netzwerkprofile der Mitarbeiter entsprächen nicht dem Industriestandard. Deswegen mehr Aufwand, mehr Kosten und blablabla.... Stell dir das mal vor!", spricht er mich an. "Der Hammer überhaupt war ja, die zuvor teuer angeschaffte neue Firewall bei dem Griff ins Klo entspricht nicht Industriestandard! Mann, da habe sowas im Strahl gekotzt. Irgendwelche notwendigen .... So einen Mist brauchst du nicht! .... Es begann das gleiche Spiel wie zuvor. Die IT-Rechnungen stiegen Monat für Monat. Da hab ich dann einen Berater geholt." Nils holte sich voriges Jahr einen IT-Berater ins Haus, der die Anforderungen von Nils spezifizierte.

9.000 € Kosten  vs. 25.000 € Schaden -> doppelt bezahlt im Outsourcing

Nils beendet seinen Satz Übungen. Während er mit zusieht, zieht er nüchtern Bilanz. "Der IT-Berater nahm 9.000 €. Wir haben jetzt die Spezifikation unserer benötigten IT-Leistungen. Hätte ich das 2020 gemacht, müssten wir jetzt nicht Notebooks im Wert von locker 25.000 € verschrotten." Niemand bei Nils hätte es für möglich gehalten, dass der Griff-ins-Klo-Dienstleister sämtliche 2020 konfigurierten Notebooks mit einem speziellen BIOS-Passwort schützte, das bei Nils niemand kennt. Bei dem Dienstleister kann sich auch 2023 niemand an das Passwort erinnern. 2021, bei dem Wechsel wurden alle Unterlagen vernichtet. Außerdem habe Nils oder sein Team niemals gefordert, dass die BIOS-Passwörter übergeben werden. Es wäre Industriestandard, BIOS mit einem Passwort... Jetzt kauft Nils neue Notebooks und lässt diese neu einrichten. Doppelt bezahlt im Outsourcing. Mit dem Niederlassungsleiter vereinbart Nils Ende 2022 anhand der Spezifikation einen neuen umfassenden Vertrag. Läuft alles nach Plan, sinken die IT-Kosten wieder auf das Vor-Corona-Niveau. Ich drücke Nils die Daumen.

So wie Nils ergeht es 6 von 10 Firmen

2017 erscheint die erfolgreiche Fremdvergabe. Darin zitiere ich aus Studien, woran es beim Outsourcing hakt. Hier liest du einen kurzen Textauszug. Du siehst, doppelt bezahlt im Outsourcing kommt öfters vor, als so mancher denkt.  "6 von 10 verfehlen die Ziele Fraunhofer, Universität Bayreuth und freie Studien (z. B. Horvath & Partner) ermitteln ein gleiches Bild. Rund sechs von zehn Fremdvergaben in Deutschland verfehlen branchenübergreifend die gesetzten Ziele. Das gilt auch für Energieversorger. Kosteneinsparungen fallen niedriger als geplant aus. Die Umsetzung dauert länger. Anstelle von mehr Flexibilität finden sich Auftraggeber in einem starren Konstrukt wieder. Kunden äußern sich unzufrieden. Auf Treffs wie ‚Energieforen Leipzig‘ oder ‚Die Netzwerkpartner‘ diskutieren Teilnehmer, ob man besser Aufgaben zurückhole. Gleich, ob es sich um IT, Kundenservice oder Abrechnung handelt, die Erfahrungen der EVU-Manager decken sich mit denen anderer Industrien. In der Mehrzahl klappt es mit dem Outsourcing nicht richtig."

In schön von Nils: "Wer billig kauft, kauft zweimal!"

Nils sendete mir heute morgen eine Mail mit dem Betreff: In schön Wer billig kauft, kauft zweimal! Es enthält dieses Zitat vom englischen Universalgelehrten John Ruskin: 

Es gibt kaum etwas auf dieser Welt, das nicht jemand ein wenig schlechter machen und etwas billiger verkaufen könnte. Und die Menschen, die sich nur am Preis orientieren, werden die gerechte Beute solcher Machenschaften. Es ist unklug zuviel zu bezahlen, aber es ist genauso unklug zu wenig zu bezahlen. Wenn Sie zuviel bezahlen, verlieren Sie etwas Geld, das ist alles. Bezahlen Sie dagegen zu wenig, verlieren Sie manchmal alles, da der gekaufte Gegenstand die ihm zugedachte Aufgabe nicht erfüllen kann. Das Gesetz der Wirtschaft verbietet es, für wenig Geld viel Wert zu erhalten ... Das funktioniert nicht. Nehmen Sie das niedrigste Angebot an, müssen Sie für das eingegangene Risiko etwas hinzurechnen. Wenn Sie das aber tun, dann haben Sie auch genug Geld, um für etwas Besseres zu bezahlen.

Du fragst dich, wie du im Outsourcing nicht doppelt bezahlst?

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