Managed Outsourcing – was spricht dafür, was dagegen

Managed Outsourcing – was spricht dafür, was dagegen? Je 3 pros und cons.

Heute morgen lausche ich auf dem Weg ins Büro im Radio einer spannenden Diskussion über Aufträge, die das EU-Parlament vergibt. Es geht auch darum, wer in welcher Behörde die Ausgaben der Parlamentarier kontrolliert. Wie es sich für guten Journalismus gehört, beleuchtet der Beitrag beide Seiten. Die der betroffenen Parlamentarier und der Kontrolleure. Ich gestehe, als es um den EU-Rechnungshof und seine Kontrollfunktion geht, bin ich nicht mehr voll bei der Sache.

In Gedanken breche ich bereits den Beitrag auf Outsourcing und Managed Outsourcing als Form von Vendor Management herunter. Denn es geht genau darum.

Ordnen wir gemeinsam kurz die Begriffe ein.

Outsourcing bedeutet im Kern Folgendes. Ein Unternehmen oder eine Organisation, hier vielleicht besser Institution, lagert bislang selbst erbrachte Leistungen an externe Auftragnehmer oder Dienstleister aus.

Managed Outsourcing steht dafür die fremdvergebene Leistung durch einen ausgelagerten Dienstleister zu betreuen. Quasi das Outsourcing von Outsourcing, wenn du so willst.

Vendor Management lautet der neudeutsche Begriff für das Steuern von Dienstleistern bzw. Outsourcing Service Providern.

Welche 3 Argumente sprechen für das Managed Outsourcing? 

Was für 3 stehen dem gegenüber?

Was für Überlegungen und Positionen teilt das EU-Parlament dazu?

Managed Outsourcing

Schauen wir uns gemeinsam die Punkte genauer an.

Pro: Managed Outsourcing sorgt für maximale Kosteneffizienz und bessere Resultate

Das klingt erstmal nach einer zu belegenden Behauptung. Stimmt. Belegen wir sie gemeinsam.

1. Beginnen wir mit dem Argument der Arbeitsteilung des daraus resultierenden Produktivitäts-Zuwachses durch Spezialisierung. Unsere Gesellschaft, ja unser gesamtes Wirtchaftssystem beruht auf der Erkenntnis. Person A kümmert sich ums Brot backen, Person B ums Verkaufen, Person C ums Transportieren, …
   ⇒ Insofern ist es konsequent, das Steuern von Dienstleistern ebenfalls teilweise fremdzuvergeben. Das steigert die Effizienz von Kosten in der Steuerung.
2. Spezialisierung schafft Expertise. Nehmen wir zum Beispiel deine Outsourcing-Berater:innen von eisq. Wir arbeiten mit wissenschaftlich fundierten Methoden und holen uns regelmäßig die neuesten Erkenntnisse ins Haus. Vendor Management 2.0. Gleichzeitig schaffen wir permament Know-how in über 200 Outsourcing-Projekten. Natürlich gibt es immer eine Person, die noch besser ist. Das ist das Wesen von Fortschritt. Irgendwann bricht jeder olympische Rekord. 
   ⇒ Genau das beweist, Spezialisierung schafft Expertise. Zwar keine ultimative und dogmatische, sondern fundierte Expertise. Diese führt zu besseren Resultaten.
3. Dann gibt es noch den Skaleneffekt. Das Aufauen und betreiben der unterschiedlichen Mess-Instrumente, Management-Methoden, Steuerungswerkzeuge kostet in jedem Unternehmen, Geld, Zeit und Personalkapazität. Ein Managed Outsourcing-Institut verfügt über diese Dinge. Jedenfalls gilt das so für eisq. Ich gehe davon aus, dass das auch für unsere Bewunderer gilt.
   ⇒ Von dem Skaleneffekt profitieren alle Beteiligten. Die einen lasten besser ihre eigene Kapazität aus, die anderen, sprich Auftraggeber sparen Geld.
   

Kurz: maximale Kosteneffizienz und bessere Resultate

Contra: Verantwortung lässt sich nicht auslagern

Auftraggeber bleiben für ausgelagerte Dienstleistungen weiter verantwortlich. Die lässt sich nicht auslagern.

Dazu empfehle ich dir dieses 123 Sekunden kurzweilige Video: Outsourcen ohne Verantwortung

Pro: Managed Outsourcing wirkt Korruption entgegen

Bereits das Beziehungsgeflecht zu steuernder Dienstleister ⇔ Outsourcing Manager ⇔ Auftraggeber sorgt systemimmanent für eine Kontrollfunktion durch stets einen Player. Das Wesen von Korruption besteht darin, dass es stets auf dem Prinzip 1:1 beruht. Eine Partei besticht eine andere, sich gegen geltende Regelungen zu stellen. Bei drei Playern nimmt die Wahrscheinlichkeit, dass das funktioniert, deutlich ab. 

Ich erinnere mich, dass im Radio-Beitrag ein Herr von einer EU-Behörde noch einen zweiten Punkt aufwirft. Der meint nämlich sinngemäß, dass es für EU-Parlamentarier durch das Managed Outsourcing durch sein Amt sehr viel schwieriger geworden wäre, mit Scheinrechnungen uns Bürger:inenn zu schädigen. Früher, so verstehe ich die Reportage, hätte die Rechnungsstelle nur prüfen können, ob auf der Rechnung auch steht, was davor bestellt wurde. Heute begleiten seine Kolleg:innen die Projekte.

Für mich klingt das nach Managed Outsourcing.

Ich frage mich, ob du das auch so empfindest.

Contra: Teile der Steuerung bleiben trotzdem im eigenen Haus

Definitiv! Genauso wie Unternehmen nicht Verantwortung auslagern können, gibt es weitere Themen die zwangsläufig bei jedem Auftraggeber verbleiben.

1. Das Integrerien des Dienstleisters in die eigene Organisation. Solange es sich um eine ausgelagerte Tätigkeit handelt, bleibt diese untrennbar mit dem Auftraggeber verbunden. Das Zusammenspiel von Prozessen, das Weitergeben von Informationen, ggf. das gemeinsame Nutzen von IT-Systemen, …. hier entstehen überall Aufgaben, die sich nicht gänzlich auslagern lassen.
2. Die Vertragshoheit bleibt auch stets beim Auftraggeber. Er schließt mit seinen Dienstleistern Verträge. Anderenfalls wären es ein Sub-Dienstleister…
   Im Managed Outsourcing kümmern sich, sofern gewünscht, externe Spezialisten um das Vertragsmanagement. Wann laufen die Verträge ab? Was gilt es für Anpassungen vorzunehmen? Welche Änderungen ergeben sich? …. Solche Support-Leistungen vermögen externe Spezialisten zu erbringen. Die Hoheit bleit stets im eigenen Haus.
3. Ich weiß, einige unserer Klienten sehen das anders. Ich finde, dass der Aspekt ‘Identifizieren mit dem Auftraggeber’ stets durch diesen selbst bedient werden sollte.

Pro: Managed Outsourcing – Clevere Lösung, um fehlendes Know-how/fehlende Ressourcen zu ersetzen

Wenn dir in deiner Organisation die Kapazität und die Ressourcen fehlen, um die Dienstleister adäquat zu steuern, stellt Managed Outsourcing in meinen Augen eine, wenn nicht die clevere Lösung dar.

Den oder die externen Dienstleister nicht oder ungenügend zu steuern, bedeutet schlicht und ergreifend Geld verschwenden. 

Das ist nicht so, weil Dienstleister etwa per se schlecht arbeiteten.

Der Grund lautet: kein Dienstleister kann ohne Auftraggeber erfolgreich arbeiten! Erfolg entsteht immer gemeinsam. 

Beim Schreiben dieses Punktes schwebt sofort Katrin vor meinem geistigen Auge. Katrin arbeitet bei einem Medizintechnik-Konzern und kümmert sich um den Dienstleister im Anwender-Service. Katrin gibt jeden Monat den Newsletter frei und steuert damit einen zweiten Marekting-Dienstleister.

Daneben steckt sie permament in Projekten. So hilft sie bspw. mit, die Werbeagentur mit Anwender-Berichten für das neue Produkt zu versorgen. Für die eigentliche Arbeit im Vendor Management bleibt ihr damit kaum Zeit. 

Stecken du und dein Unternehmen in einer vergleichbaren Situation? 

In dem Fall löst Managed Outsourcing einen Großteil deines Kapazitäts-Engpasses. 

Contra: drohender Verlust von (noch mehr) Know-how über den ausgelagerten Teil

Verlust von Know-how führt unter Umständen zu Abhängigkeiten. Das vermag sich in der einen oder anderen Konstellation als kritisch und unkritisch erweisen.

Handelt es sich beispielsweise um eine hoch standardisierte Tätigkeit, für die es viele Anbieter gibt, benötigen Unternehmen tendenziell weniger Know-how über die Prozesse im Detail. Umgekehrt wäre es möglichweise fatal, bei hoch komplexen und sehr variable Dienstleistungen mit wenigen Anbietern auch noch deren Steuerung außer Haus zu geben.

Eine klassische Frage von Make or Buy.

Lies dazu  ggf. auch diesen  Post.

Abschließender Tipp: Nutze die QSC im Vendor Management! Steuere Dienstleister ganzheitlich!

Bei der Quality Scorecard handelt es sich also um dein ganzheitliches Kennzahlensystem. Dein Steuerungsinstrument!

Dank der QSC behältst du alle Aspekte im Blick. Du wichtest, welche Punkte für dich, dein Unternehmen und deine Kunden wie wichtig sind. Dadurch setzt du Leitplanken für deinen Dienstleister.

Misst du regelmäßig, weißt du anhand der QSC, wo dein Outsourcing Service Provider steht.

Lässt du deinen Dienstleister/Outsourcing Service Provider durch eisq im Managed Outsourcing betreuen, erhältst du automatisch jeden Monat Resultate als QSC!

⇒ Ganzheitlich steuern – Vendor Management 2.0

Schönes Lob

„Schön, dass es Berater gibt, die eine konsequente Einstellung haben und sich nicht verbiegen.“

– Rainer Schulte, smartOPTIMO GmbH & Co. KG

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