21 Tipps für die Rechnungsprüfung. Tipp 12
Von Bernhard Gandolf
Mai 22, 2023
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12. Tipp: Zieht dein Dienstleister Fehler korrekt ab?
Aus unserer Erfahrung in über 14 Jahren Unternehmensberatung zeigt sich: Strafzahlungen, Korrekturposten, Abzüge und ähnliche Positionen finden sich zu häufig nicht oder unvollständig auf den Fakturen. Wer als Outsourcing Manager:in oder Dienstleistersteuerer:in zunächst Fehler anmahnt, verfügt über mehrere Handlungsoptionen.Du...
- forderst eine Rechnungskorrektur.
- vergütest nur einen Teilbetrag.
- lässt es durchgehen und drückst beide Augen zu.
- vereinbarst mit dem Dienstleister, dass bei einer Folgerechnung entsprechende Abzüge erfolgen.
Ein Fallbeispiel in puncto Rechnungsprüfung
Unser Klient erhielt eine Rechnung mit 160 Schulungsstunden. Der Outsourcing-Koordinator merkte an, dass 85 dieser Schulungsstunden noch gar nicht stattgefunden hätten. Das für den Monatsletzten geplante Training und die damit verbundenen Kosten verschoben beide Parteien einvernehmlich kurzfristig auf den Folgemonat. Der Outsourcing Koordinator und sein Projektansprechpartner auf der anderen Seite einigten sich pragmatisch. Die Rechnung war schon geschrieben. Die blieb bestehen. Die Schulungen würden einfach im Folgemonat erfolgen.Erstens kommt es anders
Du ahnst es: Aus operativen Gründen fanden die Qualifikationsmaßnahmen nicht mehr statt. Der Projektansprechpartner genoss seinen Urlaub. Die 85 Schulungsstunden zog der Dienstleister auf der Folgerechnung nicht ab. Darauf angesprochen, meinte der Vorgesetzte des Projektansprechpartners des Dienstleisters, dass die Schulungsstunden im ersten Monat ihre Richtigkeit hätten. Er verfüge über keine anderen Daten.Zweitens als man denkt - direkt die Lösung parat dank eisq
Unser Klient profitierte an der Stelle von seinem Wissen aus der Zusammenarbeit mit eisq:- Weil der Outsourcing-Koordinator zu allen Absprachen immer kurze schriftliche Notizen selbst verfasst und versendet, war er im Vorteil. Er zog seine E-Mail-Bestätigung zum Verschieben der Kosten und der Schulung in den Folgemonat hervor.
- Indem der Outsourcing-Koordinator eine fortlaufende Excel-Datei mit Zahlungen, Abzügen, Budgetverschiebungen und Co. pflegte, verfügte er über die notwendige Transparenz.
- Da er ruhig und sachlich agierte, nahm der dem Vorgesetzen die emotionale Schärfe und somit den Wind aus den Segeln.
- Der Dienstleistersteuerer drehte den Spieß erfolgreich um. Indem er die Partnerschaft betonte, ersetzte er das Gefühl „Hier nimmt uns der Auftraggeber etwas weg“ durch „Der geht fair mit uns um.“
"Das was du, lieber Outsourcing-Partner für uns tust, ist für uns relevant. Auch dann, wenn es nichts gerade ums Geld geht."Bei Bedarf ziehe gerne die Profis von eisq hinzu.
Rechnungsprüfung machen lassen im Managed Outsourcing von eisq
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- Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
- Dir halten wir den Rücken frei.
Dein Nutzen ist unsere Mission.
Über unsere Tipps für die Rechnungsprüfung
Bisherige Tipps für das Rechnungen prüfen verpasst? Schau hier vorbei und finde alle weiteren Tipps zur Rechnungsprüfung. Alles in allem umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.Das Sprichwort "Wo gehobelt wird, da fallen Späne"
Wieder stellen wir eines der bekanntesten (deutschen) Sprichwörter vor. Es kommt aber auch in vielen anderen Sprachen vor - wie slowenisch, slowakisch, ungarisch oder tschechisch. Es bedeutet entweder, dass- Entscheidungen und Handlungen auch Nachteile mit sich bringen (zum Beispiel entstehen Schmutz und Unordnung, wo gearbeitet wird) oder
- wer etwas bewirken will, darf nicht zimperlich sein und muss derartige Nachteile in Kauf nehmen.
Fun facts über den Span
Der altnordische Verwandte des Wortes hieß spánn und war nicht nur ein nutzloses Abfallprodukt, sondern konnte auch ein Utensil sein, mit dem man Suppe löffeln konnte. Und, einige mögen es jetzt schon erahnen: Später wandelte sich daraus das englisch Wort "spoon" (deutsch: Löffel) ab. Die Frühform des Löffels war also ein leicht gekrümmter Holzspan, mit dem man bereits vor undenklichen Zeiten Suppen verspeisen konnte. Deswegen ist auch diese Redewendung entfernt mit "Wo gehobelt wird, fallen Späne" verwandt:"One man is born with a silver spoon in his mouth, and another with a wooden ladle", heißt so viel wie, dass die Ausgangsbasis halt nicht für alle Kinder gleich ist. Die Redewendung geht auf ein Zitat von Oliver Goldsmith (1728-1774) zurück.Das Spanferkel hat nichts mit dem Holz zu tun, auf dem es oft zubereitet wird. Das alte mittelhochdeutsche Wort spen/span hat auch die Nebenformen spünne/spüne, was so übersetzt "Mutterbrust" oder Zitze" bedeutet. Dem ursprünglichen Wortsinn nach ist ein Spanferkel also ein Milchferkel, das noch gesäugt wird.
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