21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 5

Rechnungsprüfung: Dein Update zum 5. von 21 Tipp

Passt die Rechnung zum Projektfortschritt?

Deine Tipps für die optimale Rechnungsprüfung. Bestimmt weißt du es: Wir übernehmen für dich die Rechnungsprüfung im Managed Outsourcing.

Eigentlich müssten meine Nachbarn Imke und Alex diesen 5. Tipp für dich schreiben. Imke und Alex leben in einem netten Reihenhaus in Osnabrück. Sie leisteten sich 2021 einen schicken Terrassen-Wintergarten. Mitten in der Pandemie boomt das Geschäft von dem Anbieter offenbar so richtig. 2023, zwei Jahre später, ist der Wintergarten noch immer nicht fertig. Entnervt verzichten Imke und Alex auf die ursprünglich bestellten Jalousien. Das fehlende Licht installierte Alex Bruder. 

Was war passiert?

Imke und Alex vereinbarten ⅓ Anzahlung bei Auftragserteilung, ⅓ sobald das Aluminium-Gerüst steht und ⅓ nach Fertigstellung. Kurz vor Fertigstellung im Sommer 2021 meldete sich der Handwerksbetrieb. “Wegen Lieferschwierigkeiten … Jalousien nicht rechtzeitig …. Licht ziehe man in die vorbereiteten Kanäle zusammen mit der Montage der Jalousien ein … nein, genau könne man nicht sagen, wann. Lieferschwierigkeiten…. Imke und Alex sollen in der Zwischenzeit das letzte ⅓ abzüglich des Warenwerts der Jalousie bezahlen.” 

Du ahnst es bestimmt. Dem Handwerksbetrieb fehlt jegliche Lust, das Projekt fertigzustellen.

Ich denke mir: An der Montage verdient der Betrieb nichts mehr. Die wurde schließlich mit dem letzten ⅓-Abschlag abzüglich des Warenwerts der Jalousie bezahlt. Die Marge auf die Jalousie rechtfertigt offenbar keinen Einsatz in Osnabrück. Deswegen vergisst die Firma einfach Imke und Alex.

Was im Geschäftsleben, sprich im Business gilt, kannst du leicht in die private Welt übertragen.

Direkt freigeben oder doch lieber Rechnungsprüfung? 

Die eingetroffene Rechnung passt von der Höhe her zu den Vormonaten und ins Budget. Den Button „Freigabe“ drücken und sich ums Tagesgeschäft kümmern? Zugegeben, stark verkürzt entspricht das der Situation, die viele Vendor Manager – der neue Begriff für Dienstleistersteuerer oder Outsourcing Manager – gut kennen. Das intensive Prüfen einer Rechnung erfordert Zeit, die an anderer Stelle fehlt.

Gleich, ob es sich beispielsweise um Akquise-Projekte, die Erneuerung von Telefonanlagen oder um reguläre Wechsel von Stromzählern handelt, der Teufel steckt im Detail. Das Kontrollieren, ob die Rechnung zum Projektfortschritt passt, stellt aus Beratererfahrung eine entscheidende Aktivität dar.

5 Gefahren in der Rechnungsprüfung

Komplexe und damit teure, sowie personalintensive Tätigkeiten wandern gerne von Monat zu Folgemonat in die Aktivitäten-Planungen bei einigen Dienstleistern. Einfachere Schritte ziehen die Outsourcing Service Provider Stück für Stück vor. Diese Gefahren resultieren daraus:

• Operative Gefahren: Das Projektziel wie das Erneuern der Telefoninfrastruktur bis Jahresende wankt.
• Rechtliche Risiken: Gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise der Regelaustausch von Strom- oder Gaszählern innerhalb bestimmter Fristen droht der beauftragende Netzbetreiber eines Dienstleisters für Zählerwechsel zu brechen.
• Finanzielle Belastungen: Die Wahrscheinlichkeit, dass der Dienstleister für Unerwartetes später eine Nachforderung stellt, steigt gegen 100 Prozent.
• Zeitrahmen: Den überschreiten die oben genannten Beispiele ganz sicher.
• Fehlende Fertigstellung: … und manchmal werden Projekte angeschlossen, ohne fertig zu sein.

4 konkrete Schritte für Rechnungsprüfung Outsourcing

Wenn du als Dienstleistersteuerer:in bzw. Vendor Manager:in nach Stück/Vorgängen/Ergebnissen oder festen Teilbeträgen Partner bezahlst, helfen dir unter anderem diese 4 Schritte:

1. Gleiche Monat für Monat neben der Höhe auch den Stand der Leistungsinhalte mit dem vereinbarten Umsetzungsplan ab.
   Monat für Monat steht hier als Synonym für den vereinbarten Rechnungsturnus. 
2. Führe eine separate und vor allem eigene Backlog- oder Rückstandsliste. Kaum zu glauben, auf welche kreativen neuen Namensfindungen wir als Berater von eisq im Markt stoßen.
   Diese neuen Titel nutzen besonders pfiffige Dienstleister, um einen Backlog in eine neue Aktivität zu verwandeln.Die Kreativität nötigt mir Respekt ab. Mein liebster Fall stammt von einem medizinischen Außendienst. Die Mitarbeiter:innen führen monatliche Hausbesuche durch. Sie tauschen in dem Zusammenhang u. a. medizinische Geräte aus. Uns fiel auf, dass in zwei Regionen die Anzahl der vom Außendienst faktisch eingesendeten Geräte von der abgerechneten Summe abwich.
   Dafür fanden wir in den zwei Regionen eine Position auf den Leistungsnachweisen, die uns der Projektleiter nicht so recht erklären konnte: Aktualisierung Bestandsdaten 
   Unterm Strich: Arbeit abgerechnet aber nicht gemacht, dafür zusätzlich Zeit für das Dokumentieren der nicht erbrachten aber abgerechneten Leistung aufschreiben. Chapeau
3. Rechne jeweils die ausstehenden Tätigkeiten in Form von Kosten und Zeit hoch. Vergleiche das Ergebnis mit dem vereinbarten Rahmen. So fällt es dir leichter, rechtzeitig und vor allem wirksamer gegenzusteuern.
4. Fehlt dir die Zeit, setze auf uns Profis von eisq. Für dich checken wir die Rechnungen. Bevor du zu viel bezahlst oder Projektziele verfehlst, gönne die Entlastung.

Erziele bessere Resultate im Outsourcing. Dein Nutzen ist unsere Mission.

Gut zu wissen: Rechnungsprüfung inklusive im Managed Outsourcing von eisq

Informiere dich gleich über den praktischen Service deiner spezialisierten Berater von eisq zum Festpreis:

• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
• Dir halten wir den Rücken frei.

Willst du mehr wissen über die Möglichkeiten, Teile deines Vendor Management auszulagern oder von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Outsourcing)?

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Alles in allem umfasst die Serie zu Rechnungen prüfen 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Von 2020 bis 2021 erschienen die Tipps zunächst auf eisq.eu und kurz darauf hier im Blog.

Im Rahmen von ‚Weil wir dich lieben‘überarbeiten wir den Blog für dich.

Dazu ordnen wir die einzelnen Posts Kategorien zu. Dank der Preview-Funktion siehst du jetzt auf einen Blick besser die Inhalte. 

Wie gut gefällt dir das neue Layout?

Schreib unten in den Kommentar. Oder schick mir eine Mail.

Glückwünsche von Johann Wurzinger

Über Feedback und Lob freuen wir uns immer sehr. Deswegen behalten wir im Update auch die nette Nachricht von Johann.

„Lieber Bernhard, liebes eisq – Team, Herzlichen Glückwunsch zum 11. Geburtstag. Ich wünsche für die Zukunft weiterhin alles Gute und viel Erfolg, einen wertvollen Beitrag zur Steigerung der Customer Excellence & -Experience im Rahmen der Dienstleistersteuerung im Kundenservice zu leisten. Freue mich auch für die Zukunft auf bewährten Informationsaustaus und Zusammenarbeit. Liebe Grüße aus Österreich”
Johann Wurzinger, CIM-C Wurzinger e.U.

Beratungsbrief sichern – sobald der Shop startet, gibt es …. GUTSCHEINE

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Wofür? Lass dich überraschen.

Gut zu wissen:

Seit Januar 2023 erscheint dein Beratungsbrief von deiner Outsourcing-Beratung eisq in neuer Form. Jeden 2. Mittwoch des Monats kurzweilige, amüsante und aufschlussreiche Inhalte direkt ins E-Mail Postfach erhalten. Lesezeit etwa 5 Minuten für deine kleine Auszeit zwischendurch.

• Verschlankter
• Fokussierter
• Genauso nützlich

Ein Witz zum Abschluss – laut Planet Wissen ein sehr …

beliebter Witz unter Frauen

Ein stolzer Vater hat sechs Kinder. Er ruft seine Frau zu deren Missfallen immer “Mutter von Sechs”. Eines Abends auf einer Party brüllt er quer durch den Raum: “Mutter von Sechs, wir gehen jetzt.” Sie antwortet: “Bin gleich soweit, Vater von Vieren.”