21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 9

Deine 21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 9 – Die richtige Taktik

“Warum hat der Fußballtrainer seine Uhr in den Strafraum gestellt?
Damit seine Mannschaft mehr Taktik hat!”,
lautet eine bekannte Scherzfrage.

Dieser 9. Tipp deiner praktischen Serie Rechnungen von Dienstleistern leichter prüfen, dreht sich um das Thema Taktik.

Nicht nur Vendor Manager:innen, Dienstleistersteuerer:innen oder Service Partner Manager:innen, wie gängige Titel von Outsourcing-Koordinator:innen lauten, sollten sich diese Seite gleich besser merken. 

Wie hängen Taktik und Outsourcing zusammen und was hat das mit der Rechnungsprüfung zu tun?

Fangen wir an.

Was bedeutet Taktik im Management-Sprech? 

Im betrieblichen Vokabular steht taktisch für mittelfristig. Dabei macht es einen Unterschied, ob du in einem Start-up arbeitest oder eine Stelle in der öffentlichen Verwaltung bekleidest. In letzterer steht der Begriff taktisch für eine mittelfristige Perspektive 1-3 Jahre.

Beim Start-up versteht man eher einen Zeitraum von mehreren Wochen bis Monaten. In diesem Blog-Beitrag verwenden wir Taktik als Synonym für ein Zeitmaß > 6 Monate bis zum Anstehen des Reviews im Outsourcing. Das kann sich je nach Vertragsdauer beispielsweise auch über 1-2 Jahre erstrecken.

Taktik im Outsourcing und Vendor Management

Bei einer Auslagerung, wie Fremdvergaben noch auf Deutsch heißen, verfolgen Unternehmen Ziele. Wie gut diese Ziele im Outsourcing erreicht werden, misst du oder dein Unternehmen beim Review, bei der Evaluation. Im Vendor Management, sprich in der Dienstleistersteuerung spricht man von Taktik, wenn man die Phase vor dem Review betrachtet. 

Zur Illustration:

Angenommen, dein Unternehmen und dein Outsourcing Service Provider schließen einen Vertrag über 5 Jahre Laufzeit. Ihr befindet euch im 3. Jahr der Zusammenarbeit. Operativ planst du in dem fiktiven Beispiel 6 Wochen. Die taktische Perspektive wäre in dem Fall also jenseits deiner operativen Planung bis hin zum Punkt, an dem ihr mit dem Review (in der Regel vor den 5 Jahren) beginnt.

Rechnungsprüfung und Taktik

Das Prüfen von Rechnungen findet in der Regel auf der operativen Ebene statt. Doch dabei kannst du als Vendor Manager:in schnell eine Meta-Perspektive einnehmen und auf die taktische Ebene wechseln. In dem du auf Basis dir vorliegenden Zahlen extrapolierst. Du schließt aus dem dir Bekanntem unter Voraussetzung eines gleichbleibenden Verlaufs auf die Zukunft.

Dein Tipp: Stimmt die taktische/mittelfristige Perspektive noch?

Achte auf Stolperfallen. Auftraggeber und Auftragnehmer haben ggf. auch gleichförmige Rechnungen vereinbart. Jeden Monat ein fester Betrag. Sollte das bei dir der Fall sein, heißt es besonders Obacht geben?

Natürlich gilt dieser Tipp auch bei variablen Rechnungsbeträgen. 

Kennst du etwa solche oder ähnliche Ergebnisse aus deiner Arbeit?

Deine eisq-Spezialisten regelmäßig folgende Zustände in puncto falsche Rechnungsprüfungs Taktik!

• Soll und Ist weichen meilenweit voneinander ab:
  Ein Auftragnehmer vereinbart mit einem Auftraggeber, durchschnittlich 1.000 Vorgänge im Monat abzuarbeiten. Anfangs etwas weniger, Hochlaufphase, später etwas mehr (Routinebetrieb). Laufzeit: 1 Jahr.
  Klingt das vertraut für dich? – Ab hier findest du reale Zahlen.
  In den ersten 6 Monaten erreicht der Auftragnehmer einmal 870 Stück (sic!) im Monat. Sonst schwanken die Werte um 800. Im Sommermonat Juli – Urlaubssaison – erreicht er gar nfur 640 Stück. Wie realistisch ist es, dass der Dienstleister neben den monatlich 1.000 Stück (Soll), das Delta von 1.400 Stück zusätzlich in den ausbleibenden fünf Monaten schafft? Ziemlich unrealistisch. 👉 Stimmt die taktische Perspektive noch? Extrapoliere die Daten. 
• Budgets fehlen:
  Das prognostizierte Volumen trifft nicht zu. Der Outsourcing-Bedarf steigt und steigt. Das dafür reservierte Budget in deinem Unternehmen wird nicht ausreichen.
  Achtung: Hast du feste Budgets vereinbart? Oder fehlt in deinem Unternehmen ein entsprechender Posten?
  Wie wahrscheinlich wird ein Dienstleister dauerhaft mehr leisten und dafür gleich viel/also in Relation weniger erhalten? Wohl wenig wahrscheinlich. ❓Während der Pandemie konnten wir so einen Fall hautnah mitverfolgen. Wie reagierte der Auftraggeber? Der steckte erstmal den Kopf in den Sand. Besser: rechtzeitig zum Thema machen. 
• Die Tätigkeit passt nicht mehr zum ursprünglich vereinbarten Auftrag:
  Auch das passiert. Ein eCommerce-Unternehmen engagierte eine Marketingagentur für das Betreuen der Social-Media-Seiten. Für einen festen Betrag pro Monat sollte sich die Agentur um vier Auftritte kümmern. Ein Jahr später existieren nur mehr zwei Social-Media-Accounts. Dafür versendet die Marketingagentur plötzlich tausende von Produktproben Monat für Monat. Vermutest du auch, dass das Geld möglicherweise nicht mehr richtig wertschöpfend eingesetzt wird? 🔎 Der Agentur wollen wir an der Stelle explizit keinen Vorwurf machen. Wir meinen, mit dem Blick auf die taktische Perspektive hätte das eCommerce-Unternehmen rechtzeitig mit seinem Dienstleister nach einer für beide Seiten nutzenstiftenden Modifikation reagieren können.

Setze den Tipp in Sachen Taktik Rechnungsprüfung von Outsourcing Service Providern mit 2 Ansätzen um:

Damit du souverän vergleichbare Situationen umschiffst, findest du hier zwei praktische bewährte Ansätze:

1. Plane und steuere euer Outsourcing auch taktisch. Das heißt: Aktualisiere fortlaufend. eisq empfiehlt: Gleiche 1 Mal pro Tertial eure mittelfristigen Outsourcing-Aktivitäten mit eurem ursprünglichen Plan/Ziel ab. Glaub mir, es ist total normal, den Plan und das Ziel zu ändern. Blöd nur, wenn das Ziel noch gilt, die Aktivitäten aber nicht mehr passen. 
2. Nutze die Chance einer neutralen Einschätzung von außen. Von außen und zu zweit sieht man bekanntlich mehr.  Im letzten Projekt dazu trafen wir uns in 2 Sparrings-Terminen, um Outsourcing-Ziele mit dem Status quo abzugleichen. Ganz schön clever, oder?

Profitiere vom Wissen aus hunderten Outsourcing-Projekten. Zertifiziertes Know-how. Dank eisq erzielst du bessere Resultate im Outsourcing. Steuere wirksamer und aufwandsoptimierter Dienstleister.

Rechnungen prüfen lassen im Managed Outsourcing von eisq

Keine Zeit, für langwierige Prüfungen?

Die gute Nachricht lautet:
Deine spezialisierten Berater von eisq liefern dir diesen praktischen Service zum Festpreis:

• Die Rechnungsprüfung bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Du fokussierst dich auf die wichtigen Themen im Steuern deiner Dienstleister.
• Dir halten wir den Rücken frei.

Willst du mehr wissen über die Möglichkeiten, Teile deines Vendor Management auszulagern oder von eisq übernehmen zu lassen (bspw. in Form von Managed Outsourcing)?

• Besprechen wir dein Thema persönlich und kostenfrei via Microsoft Teams .
• oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.

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Taktischer Witz:

Das ist auch ‘ne Taktik:

Zettel an der Tür gefunden:

“Machen Party. Könnte laut werden!”

Drunter geschrieben:

“Zünde um 23:00 Uhr das Haus an. Es könnte heiß werden!”

Amüsiert? Schreib und gerne deine Lieblingswitze in den Kommentar.

Klaus schrieb uns diesen:

Warum spielen Araber kein Schach?

Weil sich die Dame frei bewegen darf.