21 Tipps für die Rechnungsprüfung: Tipp 14

Rechnung und Vertrag – 14. Tipp: Ist das überhaupt vertragskonform?

Bei dir als Dienstleistersteuerer:in, Outsourcing Koordinator:in oder neudeutsch Vendor Manager:in umfangreicher ausgelagerter Services landen oft bildlich gesprochen ganze Bücher voll mit Nachweisen zu Rechnungen auf dem Tisch. Manchmal trägst du auch einen Titel als Outsourcing Manager:in. 

Der Titel ändert nichts an deinen Aufgaben.

So sieht eine typische Beschreibung deiner Aufgaben auf LinkedIn aus:

• Regelmäßiges Überprüfen und Verbessern der Leistungserbringung unserer Dienstleister, um sicherzustellen, dass die Abnahme und Leistungsabrechnung vertragskonform erfolgen.
• Ansprechpartner für alle steuerungsrelevanten Anliegen im operativen Tagesgeschäft.
• Identifizieren und Priorisieren der Umsetzung von Optimierungspotenzialen unserer Dienstleister und sicherstellen der Erreichung unserer Serviceziele
• Sicherstellung der Einhaltung unserer Key Performance Indicators (KPIs) und ihrer Transparenz über alle Dienstleister-Standorte hinweg.
• Verantwortlich für Informationen im Zusammenhang mit dem Service sowie Sicherstellung von Standards für Berichtswesen, Ablage und Reports.
• Bewertung der Kosten und Preisgestaltung der Customer Contact Center unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte und Rentabilität.
• Regelung vertraglicher Themen in Zusammenarbeit mit unserer Beschaffung

Unser 14. Tipp für dich!

Die Sache mit dem Umfang von Rechnung und Vertrag

Zig Seiten dokumentieren Leistungen und Positionen, die deine Dienstleister für euch erbringen. Wer sich daran wagt, das gewissenhaft zu prüfen, vergisst leicht einen wichtigen Aspekt.
Denn der Wust an Informationen lenkt den Blick weg von der entscheidenden Frage. Ist das vertragskonform?

Gehen wir einen Schritt zurück.

Warum fallen Rechnungen oft so umfangreich aus?

Die Gründe für das Hinzufügen von Anhängen liegen neben der Transparenz  oft in den spezifischen Anforderungen des Rechnungsempfängers – sprich deiner Firma – und/oder den gesetzlichen Vorschriften im Rechnungswesen ab. Hier listen wir für dich 4 Beispiele auf.

1. Belege und Nachweise zur Transparenz: Anhänge können Belege oder Nachweise enthalten, die die in der Rechnung aufgeführten Leistungen oder Ausgaben unterstützen. Dazu können zum Beispiel Quittungen, Lieferscheine, Arbeitsberichte oder Verträge gehören. Durch das Bereitstellen dieser zusätzlichen Informationen verbessern die Autoren die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Rechnung
2. Steuerliche Anforderungen: In einigen Ländern gibt es spezifische steuerliche Vorschriften, die bestimmte Informationen oder Dokumente als Anhang zur Rechnung verlangen. Besonders knifflig wird dies im Nearhsore, wenn dein Dienstleister außerhalb der EU sitzt. Dies geht dann sofort über Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers oder die innergemeinschaftlichen Einhaltung bestimmter Dokumentationspflichten hinaus. Leistungsdatum, Abgrenzungs-Bestimmungen, Nachweise von Abgaben auf Teilleistungen, etc. müssen korrespondieren. 
3. Vertragsbedingungen: Wenn in einem Vertrag bestimmte Bedingungen oder Vereinbarungen festgelegt sind, die nicht direkt in der Rechnung selbst erfasst werden können, werden diese häufig als Anhang zur Rechnung beigefügt. Der Klassiker: Einhaltung des/der Service Level Agreements im Monatsverlauf, Zeitpunkte, wann Bestimmungen aufgehoben oder ausgesetzt werden.
   
4. Regelungen des Rechnungswesens: Je nach nationalen Rechnungslegungsstandards oder branchenspezifischen Vorschriften können bestimmte Informationen als Anhang zur Rechnung erforderlich sein. Dies kann beispielsweise die Offenlegung von Rückstellungen, Abschlüssen oder spezifischen Anforderungen zur Bilanzierung betreffen. Oder aber auch Dokumentationspflichten zu Lieferketten, Chargen-Nummern, etc. zwecks Rückverfolgbarkeit.

Aus dem Blick verloren – vertragliche Bestimmungen und Rechnung

Von außen sieht man mehr. In unseren Checks für Klienten merken wir das. Oftmals vergessen die Menschen auf beiden Seiten – sprich bei  Auftragnehmer und Auftraggeber – die vertraglichen Bestimmungen. Das passiert und gehört dazu.

4 Beispiele

• Vertragliche Termine für Reports, Rechnungen, Leistungsnachweisen weichen dem Tagesgeschäft. Das führt mitunter zu aufwändigen, teuren und vor allem sehr schwer zu durchschauenden Korrektur-, Abschlags-, Storno- und Schlussrechnungen.
  Problem! Buchhalterisches Chaos und Stress pur. 
• Leistungen, die im Vertrag anders definiert wurden, rechnen die Parteien faktisch fehlerhaft ab.
  Das führt auch zu falschen Marktdaten, mit denen der Auftraggeber arbeitet.
  Praxisfall: Ein Klient vergütete seinem Dienstleister jahrelang Termine im Außendienst und sogenannte Betreuungsanrufe. Laut Vertrag umfasst ein Termin mindestens einen Betreuungsanruf, um den Termin zu vereinbaren. Dieser Anruf ist mit dem Termin abgegolten. Da die Betreuungsanrufe jedoch alle auf der Rechnung auftauchten, glaubte die Bereichsleitung: ‚Der Außendienst des Dienstleisters würde sich viel intensiver um das Gebiet kümmern, als es der eigene Außendienst im anderen Gebiet tut.‘ 
  Problem! Zuviel bezahlt und falsche Daten intern verwendet. 
• Kosten erfahren falsche Zuordnungen.
  Das mag im operativen Tagesgeschäft nicht stören, bewirkt jedoch eine Fehlsteuerung auf Metaebene. Laut Vertrag sollte ein Dienstleister die Kosten je Produktlinie zuordnen. In der Praxis übernahm der Outsourcing Service Provider einfach stets die gleiche Vorlage. Beim Auftraggeber war man drauf und dran, eine scheinbar teurere Produktlinie aus dem Verkehr zu ziehen. Dabei ordnete der Dienstleister nur die Kosten falsch zu.
  Problem! Falsche Zuordnung führt zu falschen Schlussfolgerungen. 
• Auftraggeber bezahlen Leistungen mehrfach.
  Beide Parteien haben nicht mehr auf dem Schirm, wie lange oder welcher Umfang laut Vertrag bereits abgegolten ist. Ein IT-Dienstleister rechnete – ohne Absicht – jedes Jahr Lizenzgebühren je User:in ab. Der Vendor Manager vergaß ebenso, dass laut Vertrag nur Lizenzgebühren je Device anfallen. In dem Fall war das ärgerlich, dass weitaus weniger Devices als Mitarbeiter:innen im Einsatz waren. Der Unterschied betrug Faktor 4,3. Der fiel jedoch nicht auf, weil der Betrag Monat für Monat moderat stieg – nämlich mit jedem Wechsel einer Mitarbeiter:in.
  Problem! Kleine Ursache – große Wirkung

Nutze diese diese 3 erprobten Kniffe – Rechnung Vertrag

Mit diesen 3 Kniffen erleichtert du dir das Prüfen.

1. Wechsel dich beim Prüfen mit Kolleg:innen ab. Wer unbedarft an die Sache herangeht, entdeckt oft leichter Abweichungen.
   Kannst du nicht, weil du niemanden hast?
   Gute Nachricht: Wir helfen dir. Vereinbare gleich einen Termin für ein knackiges 20-minütiges Meeting via Microsoft Teams.
   Klicke einfach auf den Link, wähle dein gewünschtes Zeitfenster und los geht’s. Oder ruf uns an unter +49 541 580543-0.
   Dann vereinbaren wir für dich einen passenden Telefon- oder persönlichen Termin. 
2. Konsultiere lieber einmal öfter als nötig den Vertrag und gleiche die Positionen ab. Ja, ja, ist schon klar. Banaler Rat. Ich kenne das. Im Kopf meint man, alles beisammen zu haben. Doch die Dinge im Kopf entwickeln sich weiter und entfalten ein Eigenleben. Nachschlagen hilft.
3. Stellst du fest, dass Vertrag und Leistung nicht mehr zusammenpassen?
   Kein Ding. Das ist normal. Schließlich verändern wir uns alle jeden Tag.
   Aktualisiere den Vertrag! Schließlich regelt ein Vertrag die Zusammenarbeit und bildet die Grundlage. Dass du jetzt nicht “Hurra” schreist, ist klar. So einen Vertrag aktualisieren kostet Zeit und Mühe. 
   Zum Glück stehen wir an deiner Seite.

Rechnung und Vertrag – profitiere von unserem Expertenblick von außen

Deine eisq-Berater:innen liefer dir kostenfrei zusätzliche Empfehlungen, worauf du bei der nächsten Vertragsgestaltung achtest. So wird deine Arbeit leichter.

Managed Outsourcing von eisq – Prüfen von Rechnung Vertrag inklusive

Hast du das gewusst?

• Die Rechnungsprüfung durch eisq bezahlt sich in der Regel von selbst.
• Wir als marktführende Experten arbeiten wissenschaftlich fundiert und akribisch.
• Von außen sieht man mehr. Uns offenbaren sich oft unberücksichtigte Aspekte.
• Du entlastest dich und sparst Zeit, Geld und Nerven.
• Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, um deine Dienstleister zu steuern.

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess und fassen die Ergebnisse für dich zusammen und geben auf Wunsch auch Empfehlungen.

Das Überprüfen deiner Rechnung mit einem neutralen Blick von außen hat übrigens auch folgenden Vorteil. Nicht nur, werden wie erwähnt auch unbeachtete Positionen aufgedeckt. Sondern es bietet dir auch die Möglichkeit, den Prozess der Nachforderung aktiv zu gestalten.

Ist doch besser als reaktiv, richtig?

Ab einem Rechnungsvolumen von 25.000 € hast du auch die Möglichkeit, eine rein erfolgsbasierte Option zu wählen!

Nutze das Fachwissen von eisq. Vermeide überhöhte Kosten und erleichtere dir die Arbeit.

Mit eisq erzielst du bessere Ergebnisse im Outsourcing. Du kannst effektiver und ressourcenschonender deine Dienstleister steuern.

Erhalten wir die Möglichkeit, dein Anliegen persönlich zu besprechen?

Kontaktiere uns direkt und kostenlos über Microsoft Teams oder rufe uns an unter +49 541 580543-0..

Über unsere Tipps zur Rechnungsprüfung

Für alle hilfreichen Tipps zur Rechnungsprüfung besuche gerne unsere Webseite. Hast du bisherige Tipps zur Rechnungsprüfung verpasst?

Finde auch hier im Blog alle weiteren Tipps zur effektiven Rechnungsprüfung.

Insgesamt umfasst unsere Serie zum Thema Rechnungsprüfung 21 Tipps aus unserem Berateralltag. Die Tipps wurden zwischen 2020 und 2021 zunächst auf eisq.eu veröffentlicht und kurz darauf in unserem Blog.