Warum Outsourcing? 5 Gründe

5 Gründe für Outsourcing: Effizienzsteigerung und Wettbewerbsvorteile?

Outsourcing, also die Auslagerung oder Fremdvergabe von Geschäftsprozessen an externe Dienstleister, hat sich in den letzten Jahren zu einem bedeutenden Trend entwickelt. Unternehmen weltweit nutzen Outsourcing, um Effizienzsteigerungen zu erzielen und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. In diesem Beitrag beleuchten wir die 5 Hauptgründe für das Outsourcing. 

Gleichzeitig ist ein neuer Berufszweig entstanden. Service Partner Manager:innen, Dienstleistersteuerer:innen, Vendor Manager:innen, Outsourcing Koordinator:innen, die Liste scheint endlos. Ohne Fremdvergabe gäbe es den Beruf nicht. Die Dienstleister, früher noch Outsourcing Service Provider tituliert, brauchen die Funktion im auslagernden Unternehmen wie einen Bissen Brot. Denn: Erfolg im Outsourcing entsteht stets gemeinsam. Und das gemeinsam trägt einen entsprechenden Namen. Heute, im Jahr 2023, nennen sich Dienstleister oftmals BPO. Dabei bedeutet BPO eigentlich was anderes. Die Definition von Business Process Outsourcing, kurz BPO lautet: Das Übertragen von bestimmten Geschäftsprozessen an externe Dienstleister. Wikipedia weiß dazu:

BPO bezeichnet das Auslagern ganzer Geschäftsprozesse. BPO unterscheidet sich damit von anderen Formen des Outsourcings darin, dass nicht ein Teil der Aufbauorganisation (d. h. eine organisatorische Einheit / Abteilung), sondern ein Teil der Ablauforganisation ausgelagert wird.

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Was sind nun die 5 Outsourcing Gründe, warum ein Unternehmen Dienstleister beauftragt?

1. von 5 Gründen Outsourcing: Kosteneinsparungen  

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Falls du jetzt spontan denken solltest: “Das ist doch das Problem meines Outsourcing Service Providers!”

Das ist auch dein Problem.

Hoher Personalwechsel, hohe Fluktuation bei deinem BPO-Dienstleister bedeutet nämlich:

• Wissen geht verloren.
• Prozesse haken.
• Ansprechpartner verändern sich permanent.
• Dadurch leidet die Customer Experience, das Kundenerlebnis.
• Du als Vendor Manager:in, Dienstleistersteuerer:in, Outsourcing-Koordinatorin verlierst eher schneller als mittelfristig Vertrauen in deinen externen Partner.
• Mit dem Verlust an Vertrauen steigen deine Sorgen.

Wenn deine Dienstleister keine Fluktuation haben, gratulieren wir dir ganz herzlich. Scrolle runter und widme dich den Tipps.

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Eine der Hauptmotivationen für Outsourcing ist das Reduzieren der Kosten. Durch die Auslagerung von bestimmten Aufgaben an externe Dienstleister können Unternehmen von Kostenvorteilen profitieren. Externe Anbieter können oft Dienstleistungen zu niedrigeren Kosten anbieten, da sie von Skaleneffekten und spezialisierten Ressourcen profitieren. Laut einer Studie von Deloitte aus dem Jahr 2020 konnten Unternehmen durch Outsourcing durchschnittlich 15-30% ihrer Kosten reduzieren. Ziehen die Unternehmen Dienstleister im Bereich Near- oder Offshore in Betracht, erhöht sich der Kostenvorteil.

Klingt zu schön, um wahr zu sein! In der Praxis zeigt sich:

1. Unzureichende Planung auf Seiten des Auslagernden: Eine unzureichende Planung und Analyse der Kostenstruktur vor dem Outsourcing-Prozess kann zu unrealistischen Erwartungen führen. Unternehmen sollten eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durchführen und alle potenziellen Kostenfaktoren berücksichtigen, einschließlich versteckter Kosten wie Implementierungs-, Schulungs- und Übergangskosten.
2. Systematisches Unterschätzen der Komplexität der Prozesse bei den Dienstleistern: Oftmals werden die Komplexität und die Herausforderungen der ausgelagerten Prozesse unterschätzt. Auftraggeber stellen regelmäßig fest, dass die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern zusätzlichen Aufwand erfordert, um die Kommunikation, das Management und die Koordination der Prozesse effektiv zu gestalten. Dies führt zu vorab nicht kalkulierten Kosten
3. Unklare Service-Level-Agreements (SLAs): Wenn die Service-Level-Agreements zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister nicht klar definiert sind, kann es zu – neutral formuliert – Verwirrungen und Missverständnissen kommen. Unklare SLAs können zu einer geringeren Servicequalität führen, was wiederum zu zusätzlichen Kosten führt, um die Probleme zu beheben oder den Dienstleister zu wechseln.
4. Mangelnde Kontrolle und Überwachung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über angemessene Kontrollmechanismen und Überwachungssysteme verfügen, um die Leistung des Dienstleisters zu überwachen. Wenn die Kontrolle fehlt oder unzureichend ist, können ineffiziente Prozesse und Qualitätsprobleme auftreten, die wiederum zu höheren Kosten führen. Das nennt man in der Fachsprache: Vendor Management.
5. Währungs- und Preisänderungen: Wenn Outsourcing in anderen Ländern stattfindet, kann die Wechselkursvolatilität zu unerwarteten Kosten führen. Währungsschwankungen können die Kosten für die ausgelagerten Dienstleistungen erhöhen oder verringern, was die geplanten Kosteneinsparungen beeinträchtigen kann. Die Türkei liefert mit aktuell 40-70% Inflation ein schönes Beispiel. Selbst wer eine Bezahlung in Euro vereinbarte, stellt plötzlich Fluktuationsraten jenseits von gut und böse fest. Das kostet

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2. von 5 Gründen Outsourcing: Fokussieren auf Kernkompetenzen

Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen und strategisch wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Indem sie nicht-kerngeschäftliche Prozesse an externe Dienstleister übergeben, können Unternehmen ihre internen Ressourcen besser nutzen und sich auf Bereiche konzentrieren, in denen sie einen Wettbewerbsvorteil haben. Dieser Fokus auf die Kernkompetenzen kann zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität führen.

So lautet die graue Wirtschaftstheorie. Denn:

In der Praxis funktioniert das nur, wenn der ausgelagerte Bereich entsprechend gesteuert wird. Fraunhofer IAO weiß, dass die Mehrzahl der Outsourcing-Projekte die gesteckten Ziele verfehlt!

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3. von 5 Gründen Outsourcing: Flexibilität, Schnelligkeit und Skalierbarkeit

Outsourcing ermöglicht Unternehmen eine größere Flexibilität, Schnelligkeit und Skalierbarkeit. Sie können die Ressourcen und Dienstleistungen je nach Bedarf anpassen, abrufen und skalieren. Dies ist besonders vorteilhaft in Zeiten von saisonalen Schwankungen oder bei kurzfristigen Projekten. Externe Dienstleister können die Kapazitäten schnell anpassen und so Engpässe oder Überkapazitäten vermeiden.

Deine Dienstleistung hebt ab wie eine Rakete.

Wenn du nun schmunzelst, verstehe ich das nur zu gut.

In vielen Wirtschaftszweigen erweisen sich gerade die BPO-Anbieter als wenig flexibel und alles andere als schnell in der Umsetzung. Wir erleben eine Verschiebung der Macht von der Auftraggeber- zur Auftragnehmer-Seite.

Gemeinsam finden wir den für dich am besten passenden Outsourcing-Dienstleister. Hol dir gleich einen Termin.

4. von 5 Gründen Outsourcing: Risikominderung/Rechtliche Gründe

Die Auslagerung bestimmter Aufgaben kann Unternehmen dabei helfen, Risiken zu mindern. Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern, die über fundiertes Wissen und Erfahrung verfügen, können Unternehmen potenzielle Risiken im Zusammenhang mit bestimmten Geschäftsprozessen reduzieren und auf Dienstleister übertragen. Zudem können sie sich auf ihre Kerngeschäfte konzentrieren und dadurch wettbewerbsfähiger werden.

Typische Beispiele findest du beispielweise in der Energiewirtschaft. Im Zuge von Unbundling verlagern Stadtwerke gerne den Kundenservice an eine neutrale Gesellschaft, die sowohl die Interessen für Vertrieb und für das Netz vertritt.

Du merkst, hier geht es überhaupt nicht um Kostenreduktion.

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5. von 5 Gründen Outsourcing: Zugang zu Fachwissen und Technologie/Innovation

Durch BPO erhalten Unternehmen Zugang zu externem Fachwissen und spezialisierter Technologie. BPO-Dienstleister sind auf bestimmte Geschäftsprozesse spezialisiert und verfügen über Expertise und Erfahrung auf diesem Gebiet. Sie können Best Practices einsetzen, innovative Lösungen anbieten und die neuesten Technologien nutzen, um die Effizienz und Qualität der ausgelagerten Prozesse zu verbessern.

Damit das funktioniert, musst das auch als Outsourcing-Ziel definieren!

Zu viele Fremdvergaben scheitern, weil sie Ziele nicht explizit benennen und als messbares Kriterium hinterlegen. Hol dir gleich einen Termin. Im ersten Schritt beraten wir dich kostenfrei und unverbindlich.

Das waren 5 Gründe: Outsourcing ist deswegen wichtig.

Goethe, grau, genaue Herkunft

“Grau ist alle Theorie” stammt von keinem geringeren als Goethe. Im Original-Text von “Faust. Der Tragödie erster Teil” heißt es:

Grau, teurer Freund, ist alle Theorie,Und grün des Lebens goldner Baum.

Im Studierzimmer spricht Mephistopheles zum Schüler.

Johann Wolfgang von Goethe lebte von 1749 – 1832. Es gilt als einer, wenn nicht sogar der bedeutendste Repräsentant deutschsprachiger Dichtung.